Wie die weltweit verteilten Teams von Remote mit Loom in zwei Jahren über 20.000 Stunden Besprechungszeit eingespart haben

Herausforderung: Das Unternehmen Remote, Anbieter einer globalen HR-Plattform für dezentrale Teams, benötigte ein Tool für die einfache asynchrone Kommunikation mit dem weltweit verteilten Personal. 

Lösung: Remote nutzt Loom für die gesamte asynchrone Kommunikation: Bekanntmachungen, Zusammenarbeit, Leistungsbeurteilungen, Trainings, IT und Enterprise Service Management, Vertrieb, Kundensupport und mehr.

Auswirkung: Die über 1.500 Mitarbeiter von Remote weltweit haben in nur zwei Jahren mehr als 20.000 Stunden eingespart und gleichzeitig die Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessert.

Alles auf asynchron

Remote, die Macher einer führenden globalen HR-Plattform für weltweit verteilt arbeitende Teams, steht an der Spitze der wachsenden Unterstützer für verteiltes Arbeiten, die traditionelle Kommunikationsmethoden auf den Kopf stellen – und davon profitieren.

Remote beschäftigt über 1.500 Mitarbeitende in mehr als 75 Ländern. Das Unternehmen hat eine effiziente, vollständig remote arbeitende Organisation aufgebaut, die asynchronen Prinzipien folgt (was bedeutet, dass Arbeit und Kommunikation nicht in Echtzeit stattfinden). Damit hat Remote bewiesen, dass die Schaffung effektiver, global verteilter Teams nicht nur möglich, sondern die bessere Organisationsstruktur ist. 

„Durch asynchrones Arbeiten können leistungsstarke Teams mit weniger Unterbrechungen, höherer Effizienz und größerer Zuverlässigkeit mehr erledigen“, schreibt Marcelo Lebre, President und Mitbegründer von Remote. Er gründete Remote im Jahr 2019 als dezentrales Unternehmen und hat seither ein Team aufgebaut, das sich der Aufgabe verschrieben hat, den Wert von Remotearbeit sowohl im eigenen Unternehmen als auch für Kunden aufzuzeigen. 

Ein Start-up zu einem milliardenschweren Einhorn zu entwickeln, ist eine seltene Leistung – noch beeindruckender ist, dass es sich um ein vollständig dezentral organisiertes Unternehmen handelt. Das Remote-Team konnte diese Erfolge erzielen, weil es die richtigen Leute zusammengebracht und sie mit den Prinzipien, Prozessen und Plattformen ausgestattet hat, um Arbeit effizient zu erledigen. Der erste Part erforderte die Anpassung der internen Strukturen. Der zweite Part gelang durch die Integration geeigneter Tools zur Implementierung des asynchronen Arbeitsmodells – und dazu gehörte auch Loom.

Mit Loom gegen die Zeitzonen-Tyrannei

Je größer Remote wurde, desto mehr wuchs auch die Anzahl der Kommunikationstools. Um das Toolset zu vereinfachen und zu standardisieren, entschied sich Remote dafür, Zoom für Besprechungen mit externen Kunden und Partnern, Google Meet für interne Besprechungen in Echtzeit und Loom und Slack für die asynchrone Kommunikation zu verwenden. 

Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, sagt, dass die vermehrte Nutzung von Loom die Effizienz und Zusammenarbeit verbessert hat, selbst wenn sich die Mitarbeitenden nicht zu einem festen Termin treffen können – oder nicht wollen. 

„Wir wollen nicht unbedingt asynchron arbeiten, aber wir müssen es, weil wir ein globales Unternehmen sind. Wir hätten keinen Erfolg, wenn wir warten müssten, bis sich alle in einem Meeting zusammenfinden, um etwas zu besprechen“, erklärt er. „Das ist das Geniale an Loom. Einmal im Monat trifft sich die gesamte Belegschaft. Ansonsten wird so viel wie möglich über Loom, Slack und andere asynchrone Tools erledigt.“

Kreative Nutzung für die gesamte Kommunikation – von Marseille nach Manila und bis Montana

Seitdem Loom standardmäßig für die Videokommunikation verwendet wird, ist das Tool laut Sean aus der Unternehmenskultur von Remote nicht mehr wegzudenken. Er war angenehm überrascht, wie schnell die Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen das Tool angenommen haben. Noch mehr überrascht war er von den kreativen Einsatzmöglichkeiten, die sie entdeckt haben. 

Loom wird inzwischen im gesamten Unternehmen genutzt: für die Unternehmenskommunikation und die Zusammenarbeit, für Leistungsbeurteilungen und Trainings, für das IT und Enterprise Service Management sowie die Vertriebsunterstützung und im Kundensupport. 

Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie die Teams von Remote Loom nutzen, um die Zahl der Meetings zu reduzieren und gleichzeitig besser zu kommunizieren.

Unternehmenskommunikation

„Loom wird von den Führungskräften bei Remote sehr oft genutzt. Es ist ganz normal, dass man an einem Tag von der einen Führungskraft ein einminütiges Erklärungsvideo zu einem Thema erhält, während eine andere ein Video aufzeichnet, in der sie asynchron Fragen aus einem Medieninterview beantwortet. 

Unser CEO veranstaltet regelmäßig „Ask-me-anything“-Sitzungen, in denen er eine Frage nach der anderen beantwortet. Bei einem Unternehmen wie dem unseren ist es schwierig, mit jedem der 1.500 Mitarbeitenden persönlichen Kontakt zu halten. Loom-Videos sind da sehr hilfreich.“ – Connor Murphy, Global Communications Manager, Arbeitsort: Oregon

„Wer liest heute schon noch lange E-Mails? Jeder steht unter Zeitdruck. Da kommt so ein Tool wie Loom gerade recht. Wenn jemand keine Zeit hat, einen langen Text zu lesen oder sich etwas anzuschauen, dann schicke ich dieser Person einfach ein Loom. Man kann es anklicken, mit vierfacher Geschwindigkeit wiedergeben, sich von der KI eine Zusammenfassung erstellen lassen oder die Transkripte lesen, die inzwischen wirklich gut geworden sind ... Wir erreichen viel mehr Menschen mit Informationen zu Änderungen und wichtigen Ankündigungen.“ – Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, Arbeitsort: South Carolina

1:1-Gespräche und funktionsübergreifende Zusammenarbeit

„Loom ermöglicht es mir, mit Menschen persönlich in Kontakt zu treten, auch wenn sie mich nicht immer von Angesicht zu Angesicht sehen werden. Ich übermittle damit mehr Informationen als in jeder schriftlichen Kommunikation, ich denke da an den Ton, meine Persönlichkeit und meine Werte als Teamleiter ... Ich liebe die Kapitel, die Loom automatisch erstellt, und die man einfach überspringen kann. Die Möglichkeit, Pausen herauszuschneiden und unnötige Teile mit der Loom AI zu überspringen, ist Gold wert!“ – Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, Arbeitsort: Vereinigtes Königreich

„Das Solutions Consulting Team muss eng mit dem Product Team zusammenarbeiten, Updates kommunizieren und unsere Roadmap verstehen. Es ist unmöglich, alle in einen Raum zu bekommen, also verwenden wir Loom, um uns gegenseitig Fragen zu stellen.“ – Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, Arbeitsort: Vereinigtes Königreich

„Ich verwende Loom, um mit meinem Team zu kommunizieren und Informationen, Ziele und Feedback auszutauschen. Das funktioniert wunderbar und unabhängig von Zeitzonen oder Standorten.“ – Pierre, VP Corporate Controller, Arbeitsort: Frankreich

Leistungsbeurteilung und Training

„Remote verfolgt bei der Leistungsbeurteilung durch das Management einen klar definierten Prozess. Ich hatte 12 direkt unterstellte Mitarbeiter. Ich habe mich selbst in Loom aufgezeichnet, wie ich ganz natürlich über die Teammitglieder spreche, und das Transkript dann verwendet, um eine schriftliche Leistungsbeurteilung zu erstellen. So werde ich das auch in Zukunft machen!“ – Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, Arbeitsort: Vereinigtes Königreich

„Ich bin Legastheniker und ein visueller Lerner. Loom hat deshalb für mich das Spiel komplett verändert. Ich finde es einfacher, anderen meinen Denkprozess mithilfe von Bildern zu erklären. Für ein Unternehmen zu arbeiten, das komplett remote und asynchron arbeitet und Loom als Tool zu haben, hat meinen Arbeitsablauf komplett verändert. Ich kann mir nicht vorstellen, in ein Arbeitsleben zurückzukehren, in dem es Loom nicht gibt.“ – Mitarbeitender im Homeoffice

„Loom ermöglicht es, auf dem Laufenden zu bleiben und so zu lernen, wie man will. Zum Beispiel können Trainer Inhalte aufnehmen und teilen. Die Lernenden üben die Inhalte und reichen aufgezeichnete Looms ein. Die Trainer überprüfen und kommentieren die Videos und entscheiden anhand dessen über die Zertifizierung.“  – Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, Arbeitsort: Vereinigtes Königreich

IT-Support und Enterprise Service Management

„Wir haben Loom-Tutorials aufgenommen, um einen Wissenskatalog aufzubauen. Zum Beispiel verwende ich das Tool, um häufig gestellte Support-Fragen zu beantworten und Leuten zu zeigen, wie sie unsere Tools verwenden. Anstatt auf Zoom gehen und jemandem erklären zu müssen, wie man etwas macht, schicke ich einfach einen Link zu einem Loom-Video.“  – Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, Arbeitsort: South Carolina

„Ich verwende Loom, um mit Teams in anderen Zeitzonen zusammenzuarbeiten, insbesondere für die Dokumentation von Funktionen und Bugs und für Lehrvideos.“ – Francisco, Front End Engineer, Arbeitsort: Portugal

"Du kannst viel Geld für professionelle Produktionen und Tutorials ausgeben, die in 18 Monaten wertlos sein werden. Oder du kannst ein Produkt wie Loom nutzen, für das du keine Spezialausrüstung und keine Filmerfahrung brauchst, und in wenigen Minuten ein wirklich hochwertiges Video erstellen." – Sean Stanley, Documentation and Internal Communications Partner, Arbeitsort: South Carolina

Vertriebsförderung und Kundensupport

"Ich nutze Loom, um Partnern Verkaufsstrategien und Produkte per Video zu erklären. Es eignet sich hervorragend für die schnelle interne Kommunikation, aber auch für Weiterbildungen und zum Erklären komplexer Prozesse gegenüber Kunden." – Fiona, Senior Solutions Consultant, Arbeitsort Schweden

"Mit Loom können wir erklären, was wir sehen, ein Angebot oder andere Materialien durchgehen und zusätzliche Informationen zu unserer Arbeit bieten, beispielsweise zu einem von uns erstellten Asset." – Rebecca Applewhite, Director of Solutions Consulting, Arbeitsort Vereinigtes Königreich

"Die beste Herangehensweise für Meetings ist, darauf zu verzichten."

Die Mitarbeiter von Remote nutzen Loom auf unzählige Arten. Bei einem wesentlichen Vorteil sind sich aber alle einig: Sie sparen Zeit, weil weniger Meetings nötig sind. Viele Teams betrachten Meetings als unverzichtbar für gute Zusammenarbeit und Kommunikation – Remote sieht das ganz anders.

"Die beste Herangehensweise für Meetings ist, darauf zu verzichten", erklärt Rebecca. Sean fügt hinzu: "Wie sorgen wir dafür, dass sich Mitarbeiter nicht persönlich treffen müssen, um miteinander zu kommunizieren? Anstelle eines Meetings genügt oft eine E-Mail. Statt einer E-Mail kann auch eine Slack-Nachricht ausreichend sein. Und viele Slack-Nachrichten lassen sich durch Loom-Videos ersetzen."

Die stark verteilte Arbeitsweise von Remote und die Benutzerfreundlichkeit von Loom haben sich als die perfekte Kombination erwiesen, um viel Zeit zu sparen. Von 2022 bis 2024 konnten die Mitarbeiter auf Meetings im Umfang von mehr als 20.000 Stunden verzichten. Diese Veränderung der Kommunikationsmethoden ist nicht nur ein Beweis für die wachsende Effizienz von Remote als Unternehmen, sondern auch dafür, dass die Mitarbeiter die Unternehmenswerte selbst umsetzen und ihren Kunden als Vorbild dienen. 

"Wir sind in unserem Bereich die Besten, weil wir von unserer Vorgehensweise überzeugt sind. Wir arbeiten nicht nur remote und wir arbeiten nicht nur asynchron. Vielmehr arbeiten wir asynchron remote – und beweisen damit, dass dies ein erfolgreiches Geschäftsmodell sein kann", so Sean. "Loom ist auf dem Markt das beste Produkt für asynchrone Kommunikation. Jeder kann damit komplexe Informationen in kurzer Zeit zuverlässig und mit minimalem Aufwand vermitteln. Ich kann das Tool gar nicht genug loben."