Schaeffler beschleunigt, innoviert und transformiert Teamarbeit mit Atlassian

Herausforderung: Schaeffler, ein deutscher Automobilzulieferer, sah sich einem harten Wettbewerb, geringen Margen und der Notwendigkeit ausgesetzt, effizienter, agiler und innovativer zu werden, um seine Spitzenposition zu behaupten. Durch eine Fusion wurde es noch schwieriger, Teams, Systeme und Arbeitsweisen zusammenzuführen. 

Lösung: Das Unternehmen löst diese Herausforderungen, indem es zu einem zentralisierten System of Work migriert und Atlassian als Teil seiner digitalen Transformation von Prozessen und Plattformen nutzt.  

Auswirkungen: Die Umstellung bei Schaeffler führt bereits zu Kosteneinsparungen sowie zu Verbesserungen in den Bereichen Zusammenarbeit, Governance, Compliance, Systemleistung und Mitarbeiterproduktivität.

Wettbewerb und Übernahmen machen eine Weiterentwicklung unerlässlich

Die Konsolidierung von Tools, die Modernisierung von Altsystemen und die gleichzeitige Fusion zweier etablierter Großunternehmen klingt nach dem perfekten Rezept für Chaos. Für Schaeffler war dies jedoch alles Teil einer gut geplanten Transformation – einer Transformation, die die Arbeitsweise und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens neu definiert.

Als führender deutscher Hersteller von hochpräzisen Automobilkomponenten steht Schaeffler vor den bekannten Herausforderungen der Branche: zunehmender Wettbewerb, knappe Margen und die ständige Notwendigkeit, effizienter, agiler und innovativer zu werden. Die Fusion mit Vitesco Technologies trug zur Lösung dieser Probleme bei, brachte jedoch auch neue Komplexitäten mit sich, was die Vereinheitlichung von Teams, Systemen und Prozessen betraf.

"Der Wechsel von mehreren Tools und Deployments zur Zusammenarbeit in einem zentralen Atlassian Cloud System of Work war ein wichtiger Faktor für die Zusammenführung unserer beiden Unternehmen nach der Fusion. So konnten wir Tausende Mitarbeiter miteinander verbinden und Schaeffler zu einem zukunftsfähigen Unternehmen der Automobilindustrie machen", so Tina Weber, Product Owner im Collaborative Tool Solutions Team. 

Obwohl Schaefflers Weg noch nicht zu Ende ist, sind bereits erste Erfolge zu verzeichnen, darunter:

• Bessere Zusammenarbeit zwischen Geschäfts- und Technikteams im gesamten Unternehmen

• Optimierte Governance

• Verbesserte Compliance

• Gesteigerte Systemleistung und Mitarbeiterproduktivität 

• Zukunftsorientierte Arbeitsweise im Team-, Aufgaben- und Projektmanagement

Das Schaeffler-Team ist überzeugt, dass sich diese Vorteile noch positiver auswirken werden, wenn weitere Teams Atlassian Cloud Enterprise einsetzen, wodurch das volle Potenzial des Unternehmens ausgeschöpft und der Weg für die nächste Generation von Innovationen geebnet wird.

Methode, Denkweise, Tool: Schaefflers ganzheitlicher Transformationsansatz

Schaeffler wusste, dass die Konsolidierung von Tools auf einer vernetzten Cloud-Plattform Effizienzsteigerungen und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen und mithilfe von KI die Produktivität der Teams steigern würde. Die Verbesserung der Infrastruktur war jedoch nur ein Teil des Puzzles. Das Team hatte ein größeres Ziel: die Modernisierung der Kultur und Arbeitsweise des Unternehmens, nicht nur seiner Tools – ein Ansatz, den das Team „Methode, Mindset, Tool“ oder MMT nennt. 

Während des gesamten Transformationsprozesses – von der Vorbereitung und Bereinigung über die Migration und das Testen bis hin zur Inbetriebnahme – arbeitete Schaeffler eng mit seinem Solution Partner catworkx zusammen. Diese Zusammenarbeit ermöglichte eine doppelte Lizenzierung (paralleler Betrieb von Atlassian Data Center und Cloud im Sinne der Geschäftskontinuität), erhöhte die Kapazität und beschleunigte den Zeitplan, insbesondere nachdem die Fusion mit Vitesco die Vereinheitlichung der Plattform noch dringlicher gemacht hatte.

Eine einheitliche Cloud-Plattform, endlose Möglichkeiten und Funktionalitäten

Die Zahl der Atlassian-Nutzer bei Schaeffler hat sich seit Beginn der Migration verzehnfacht und wächst weiter. Je mehr Teams auf die Atlassian-Plattform umsteigen, desto mehr Möglichkeiten werden spürbar zur Realität.

"Mit Atlassian Cloud Enterprise haben wir einen viel größeren Funktionsumfang! So schaffen wir mit weniger Aufwand viel mehr als vorher. Tatsächlich haben wir bereits damit begonnen, redundante Tools abzuschaffen", sagt Tina. Diese neuen Funktionen haben es Schaeffler ermöglicht, die Nutzung überflüssiger Tools aufzugeben.

Die Konsolidierung spart nicht nur noch mehr Zeit und Budget, sondern schafft auch ein einziges, vernetztes System of Work, das für Benutzer, Admins und das Unternehmen besser ist. Mitarbeitern im gesamten Unternehmen fällt es beispielsweise leichter:

• Silos abzubauen und Teams aus vielen Abteilungen zusammenzubringen, darunter IT, Personalwesen, Beschaffung, Branding und Nachhaltigkeit.

• Governance zu standardisieren. 

• durch verbesserte Sicherheit, mehr Datenschutz, optimierte Überprüfungen und gleichzeitige Verwaltung mehrerer Zulieferer die Compliance zu gewährleisten. 

• Workflows einzuhalten, mit weniger Unterbrechungen und weniger Kontextwechseln.

• mit vereinheitlichten Daten und den KI-Funktionen von Rovo schneller und intelligenter zu arbeiten.

Tina bemerkt den Unterschied auch bei den Verwaltungsaufgaben ihres Teams. "Durch die Migration zur Atlassian Cloud wird unser Collaborative Tool Solutions Team von einem Dienstleister zu einem Wegbereiter, der unsere Geschäftskollegen unterstützt und mit den richtigen Methoden, Denkweisen und Tools einen Mehrwert schafft." 

Ausbau des System of Work von Schaeffler für eine bessere und schnellere Teamarbeit

Durch das Upgrade auf Atlassian Cloud Enterprise erhalten die Teams von Schaeffler Zugriff auf neue Funktionen und Tools, mit denen sie noch effizienter und effektiver arbeiten können.  

Teamwork Collection zur Steigerung der Zusammenarbeit und Produktivität 

Jira und Confluence sind seit jeher das Rückgrat der Zusammenarbeit bei Schaeffler. Mit der Ergänzung von Loom über die Teamwork Collection konnten Tina und ihr Team die Teamarbeit durch KI-gestützte Videos und Transkripte, die direkt in Confluence-Seiten eingebettet sind, noch weiter verbessern. "Teamwork Collection verbindet unsere Teams und Tools noch enger miteinander, was unserer Zusammenarbeit und Kreativität guttun wird", so Tina. 

Während Jira und Confluence bereits weit verbreitet waren, war Tinas Team positiv überrascht, wie schnell die Business- und Technikteams die neuen Cloud-Tools und -Funktionen von Teamwork Collection einsetzten. Die Teams begannen, Jira Plans für die funktionsübergreifende Planung zu nutzen, führten Brainstorming-Sitzungen mit Confluence-Whiteboards durch und erstellten kurze, ansprechende Video-Updates, um bessere und effizientere Meetings abzuhalten. Tina dazu: "Loom hat uns geholfen, lange E-Mails und Statusbesprechungen durch kurze Videos zu ersetzen, die sich die Teammitglieder tatsächlich anschauen."

Rovo: Für schnelleres und intelligenteres Arbeiten

Schaeffler hat durch die Aufnahme von Rovo in seine Plattform noch mehr Potenzial erschlossen. Es ist zu einem leistungsstarken neuen Teammitglied in ihrem Atlassian System of Work geworden und hilft Teams dabei, schneller Antworten zu finden, neue Ideen zu entwickeln und alltägliche Aufgaben zu automatisieren. "Unsere Teams verwenden Rovo, um App-übergreifend zu suchen, Informationen zusammenzufassen, ihre Texte zu verbessern und mühsame Aufgaben wie das Gruppieren von Ideen in Confluence-Whiteboards zu beschleunigen", berichtet Tina. "Außerdem möchten sie mit Rovo Studio benutzerdefinierte Agenten erstellen, die Prozesse automatisieren und noch mehr Zeit sparen können."

Jira Product Discovery zur Beschleunigung des Prozesses von der Idee bis zur Umsetzung

Durch die erweiterte Nutzung von Jira Product Discovery kann Schaeffler Produktverbesserungen schneller denn je erfassen, bewerten und planen und dann dank Jira schnell in die Umsetzung übergehen.  

Tina sagt: "Die Integration von Jira Product Discovery in unser Atlassian System of Work ermöglicht es uns, die Produktentwicklung von der Idee bis zur Umsetzung an einem Ort zu verwalten. Das wird uns dabei helfen, die wichtigsten Produkte und Funktionen schneller auf den Markt zu bringen."

Ziel: Beschleunigung und Innovation

Die meisten Unternehmen würden es als "unmöglich" bezeichnen, ihre Mindsets, Methoden und Tools weiterzuentwickeln. Für Schaeffler war es alleine unmöglich, aber gemeinsam möglich.

Durch die Partnerschaft mit Atlassian und catworkx beschleunigen die Teams von Schaeffler ihre Transformation – sie entwickeln die Methoden, Mindsets und Tools, die erforderlich sind, um Innovationen über die nächsten 80 Jahre und darüber hinaus voranzutreiben.