Deinen Inhalts-Workflow mit Confluence und Rovo automatisieren
Kleine tägliche Aufgaben wie Seitenaktualisierungen und Statusüberprüfungen mögen unbedeutend erscheinen. Aber mit der Zeit senken sie heimlich, still und leise die Produktivität. Hochgerechnet auf das gesamte Team entsteht durch unproduktive Beschäftigungen ein Verlust ganzer Arbeitstage. Dies führt zu langsameren Fortschritten, mehr Fehlern und letztendlich auch Burn-out.
Die Automatisierung von Routineaufgaben verschafft Zeit für wichtigere Arbeit. Mit der No-Code-Automatisierung von Confluence und der KI-Unterstützung von Rovo kann dein Team Workflows vereinfachen und Projekte am Laufen halten.
Automatisierung und KI in Confluence
Die Automatisierung erledigt Routineaufgaben wie die Archivierung oder Benachrichtigungen, damit sich dein Team auf das Wesentliche konzentrieren kann. KI geht noch einen Schritt weiter und erweitert deinen Workflow um Inhaltsgenerierung und kontextbezogene Vorschläge.
In Confluence können Automatisierungsregeln inaktive Seiten bereinigen, Erinnerungen senden, wenn Deadlines näher rücken, oder Genehmigungen auslösen, wenn Inhalte aktualisiert werden. Diese Regeln benötigen keinen Code und können in wenigen Minuten eingerichtet werden.
Rovo ergänzt dies mit einer KI-Ebene, die Anweisungen interpretiert, Inhalte schreibt, Dokumente übersetzt und Feedback zusammenfasst. So werden aus manuellen Aufgaben automatisierte Einblicke.
Zusammen verwandeln diese Tools Confluence in einen Arbeitsbereich, der sich selbst aktualisiert, Inhalte organisiert und Probleme meldet – ohne ständige Wartung.
Routinearbeiten in Confluence automatisieren
Mit der Confluence-Automatisierung kommen deine Teams dank der Vermeidung manueller Schritte und dem Etablieren konsistenter Workflows schneller voran. Mit nur wenigen Klicks kannst du Regeln erstellen, die deine Projekte auf Kurs halten.
So setzen Teams dies um.
Veraltete Inhalte automatisch bereinigen lassen
In so gut wie jedem Arbeitsbereich sind veraltete Inhalte zu finden – alte Einführungshinweise, nicht weiter verfolgte Strategien, doppelte Dokumente. Die Suche nach aktuellen Informationen wird von Quartal zu Quartal schwieriger.
Confluence-Automatisierungen helfen dir dabei, deinen Arbeitsbereich zu organisieren, indem veraltete Seiten nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität, etwa sechs Monaten, automatisch archiviert werden. Projektmanager können Produkteinführungsdokumente nach dem Release löschen. Marketingteams können alte Kampagnen nach einem festgelegten Zeitplan aussortieren. Und dies ganz ohne vierteljährlichen Audits oder manuelle Aktionen.
Mit an Vorlagen orientierten Regeln können neue Seiten bei der Erstellung automatisch beschriftet werden – so bleibt deine Wissensdatenbank vom ersten Tag an gut organisiert.
Halte alle auf dem Laufenden
Informationslücken unterbrechen die Dynamik. In asynchronen Teams wird gerne vergessen, geänderte Deadlines oder den Dokumentenstatus zu aktualisieren. Dies führt zu Verzögerungen bei der Überprüfung der Dokumente und zu überflüssiger Arbeit.
Confluence-Automatisierungen schließen diese Lücken. Löse Benachrichtigungen aus, wenn Seiten von "Entwurf" zu "Überprüfen" wechseln oder wenn Inhalte seit Wochen nicht aktualisiert wurden. Leite diese Updates an Slack, Jira oder jedes andere Tool weiter, das dein Team zur Kommunikation verwendet.
Ein verteiltes Team könnte zum Beispiel einrichten, dass Prüfer in Slack automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Spezifikationsdokument den Status "Bereit zur Überprüfung" erreicht. Diese Regel alleine reduziert unabhängig von der Zeitzone Folgeverzögerungen und hält Feedback-Schleifen in Bewegung.
Wiederholbare Workflows erstellen
Oft wird bei wiederkehrenden Projekten immer wieder bei Null begonnen – neue Seiten werden manuell erstellt, Benennungen sind inkonsistent und die Inhalte verteilen sich auf verschiedene Bereiche. Ohne einen Standardprozess werden wichtige Schritte übersehen und der Fortschritt wird gehemmt.
Confluence-Automatisierungen helfen Teams dabei, Systeme einzurichten, die eigenständig laufen. Intelligente Schaltflächen können Genehmigungen mit einem Klick auslösen. Generiere automatisch Projektvorlagen und starte neue Bereiche, in denen immer bereits die richtigen Seiten vorhanden sind.
Nehmen wir an, ein regionales Marketingteam startet jeden Monat Kampagnen. Mithilfe der Automatisierung wird jeder neue Kampagnenbereich vorausgefüllt geöffnet: Briefings, Zeitpläne, Checklisten – alles ist startklar. Überprüfung und Genehmigung folgen jedes Mal dem gleichen Prozess. Projekte sind konsistent und laufen reibungslos.
Mit Rovo intelligenter arbeiten
Während sich die Automatisierung um alles Repetitive kümmert, bringt Rovo Intelligenz mit ein. Rovo hilft Teams, Inhalte schneller zu erstellen, sofort Einblicke zu gewinnen und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand auf dem Laufenden zu bleiben.
So macht sich Rovo im Arbeitsalltag nützlich
Inhalte mit einfachen Prompts generieren
Leere Seiten bremsen Teams aus. Rovo sorgt für Abhilfe, indem das Tool Prompts direkt in Confluence in strukturierte Gliederungen, Zusammenfassungen oder Entwürfe umwandelt.
Zum Beispiel kann ein Teamleiter Rovo nach einem Meeting auffordern, automatisch eine Zusammenfassung und Aktionspunkte zu erstellen und diese Zusammenfassung dann per E-Mail zu versenden, damit alle auf dem Laufenden sind. Anstatt dass alles von Grund auf neu verfasst werden muss, erhält das Team sofort einen klaren Überblick und wird über die nächsten Schritte informiert.
Marketingteams können mit Rovo in jeder Phase die Erstellung von Inhalten beschleunigen. Mit einem Prompt wie "Briefing zur Produkteinführung im dritten Quartal" können eine strukturierte Gliederung für die Zielgruppe, Benachrichtigungen und Kanäle erstellt werden. Nach der Veröffentlichung können die Teams Rovo bitten, die Kampagne zusammenzufassen oder Folgeinhalte wie ein Produktupdate oder einen Newsletter zu entwerfen.
Automatisierungen mit natürlicher Sprache erstellen
Confluence-Automatisierungen sind ausgesprochen leistungsstark, aber nicht allen ist klar, wo sie anfangen sollen. Rovo erleichtert den Einstieg, da du einfach beschreiben kannst, was du möchtest – ohne jegliche technische Einrichtung.
Möchtest du Besitzern von Inhalten eine Erinnerung senden, wenn eine Seite seit ein paar Wochen nicht mehr aktualisiert wurde? Gib einfach die Anfrage ein: "Sende dem Inhaltseigentümer eine Erinnerung, wenn eine Seite seit 14 Tagen nicht aktualisiert wurde." Rovo verwandelt Klartext in eine aktive Regel – du musst nicht in Menüs navigieren oder die Bedingungslogik verstehen. Infolgedessen können die Teams Routineaufgaben leicht selbst automatisieren.
Seiten für globale Teams übersetzen
Eine langsame Übersetzung verzögert die Arbeit in einem internationalen Umfeld. Mit Rovo entfällt diese Verzögerung, da Confluence-Seiten mit einem Klick in mehrere Sprachen lokalisiert werden können.
Mit dem Globalen Übersetzer – dem Rovo-Agenten für Übersetzungen –, kann ein Marketingteam ein englisches Kampagnen-Briefing in wenigen Minuten ins Spanische, Japanische und Deutsche übersetzen. Das beschleunigt nicht nur die Arbeit, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitteilungen in allen Regionen konsistent bleiben.
Teams Tool-übergreifend aufeinander abstimmen
Für Produkt- und Entwicklerteams ist es eine tägliche Herausforderung, trotz verschiedener Tools aufeinander abgestimmt zu bleiben. Der Rovo-Agent für Produktanforderungen hilft dabei, die Lücke zu schließen, indem er eine gemeinsame Dokumentation generiert, die Updates sowohl in Jira als auch in Confluence widerspiegelt.
Wenn ein Projektmanager Anforderungen in Jira eingibt, generiert Rovo eine entsprechende Confluence-Seite. Wenn sich der Umfang oder die Story später ändert, wird auch die Seite aktualisiert, sodass Engineers und Stakeholder immer dieselben Informationen sehen. Die Echtzeitsynchronisierung sorgt für mehr Klarheit, beschleunigt Überprüfungen und verknüpft die Planung mit der Ausführung.
Aus Feedback Erkenntnisse ableiten
Kundenfeedback kann überwältigend sein, wenn es über mehrere Kanäle eingeht. Der Rovo-Agent "Feedback Analyst" hilft Teams, Supporttickets, Antworten auf Umfragen und Bewertungen schnell zu sortieren und zusammenzufassen, um Muster und Prioritäten zu erkennen.
Support-Teams können ähnliche Anfragen leicht gruppieren, Produktmanager können nach wiederkehrenden Themen suchen. Anstatt Hunderte von Tickets durchsuchen zu müssen, erhalten sie einen Bericht darüber, was Kunden wollen, was kaputt ist und worauf sie sich konzentrieren müssen. So können sie leichter zielgerichtete Maßnahmen ergreifen.
Automatisierung vs. KI: Warum beides nötig ist
Stell dir die Confluence-Automatisierung als Motor vor. Sie treibt deine Workflows an, indem sie Regeln ausführt, Aufgaben auslöst und Dinge in Bewegung hält. Rovo ist das Navigationssystem und hilft dir mit KI-gesteuerten Vorschlägen und generierten Inhalten dabei, die richtige Richtung zu finden.
So ergänzen sich die beiden Konzepte:
Confluence-Automatisierung
- Führt von dir definierte Workflows aus
- Reduziert manuelle Schritte
- Sendet Warnmeldungen und löst Aufgaben aus
Rovo KI
- Hilft bei der Erstellung und Verbesserung von Workflows
- Schlägt Inhalte vor, fasst sie zusammen und generiert sie
- Übersetzt, entwirft und analysiert Feedback
Jedes Tool für sich bietet viele Vorteile. Zusammen helfen sie Teams dabei, mit der Arbeit voranzukommen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und aufeinander abgestimmt zu bleiben, ohne die Komplexität zu erhöhen.
Diese Woche einen Workflow optimieren
Produktivität lässt sich am schnellsten steigern, indem du Prozesse, die dich verlangsamen, automatisierst.
Du musst nicht alles komplett überarbeiten. Identifiziere zunächst deinen idealen Workflow mithilfe der Workflow-Vorlage. Fange dann mit einer Sache an – etwa der automatischen Archivierung veralteter Seiten oder dem Anstupsen von Prüfern. Nutze Rovo, um verstreute Ideen in strukturierte Pläne umzuwandeln. Du wirst weniger Zeit damit verbringen, nach Updates zu suchen, und mehr Zeit für wertvolle Arbeit haben, die für dein Team relevant ist.
Probiere die Automatisierung mit Confluence aus und aktiviere Rovo, um unproduktive Arbeit zu eliminieren und Projekte schneller abzuschließen.
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