Projektstatusbericht-Vorlage

Erstellt von:

Arizona State University

Teams mit Confluence und Jira über den Stand deiner Projekte informieren

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Projektmanagement
Finanzen und Operations

Wichtige Features

Risikobewertung
Projektmanagement
Berichtfunktion

Das Project Management Office (PMO) der Arizona State University hat diese Vorlage für Projektstatusberichte erstellt, um zu standardisieren, wie die Beteiligten über alle ihre Projekte auf dem Laufenden gehalten werden. Mithilfe anpassbarer und gemeinsam nutzbarer Vorlagen für Projektstatusberichte hat die Universität die Nachverfolgung des Projektfortschritts optimiert. Die Vorlagen bieten auch allgemeine Abschnitte, die an spezifische Projektanforderungen angepasst werden können.

Sieh dir an, wie die Universität die Vorlage verwendet, und passe sie dann so an, dass die Anforderungen deiner Organisation erfüllt werden. Erstelle Jira-Vorgangstypen oder benutzerspezifische Felder für einen Statusbericht. Wenn du die Vorlage einmal für deine Teams angepasst hast, speichere sie als neue Vorlage. Dann müssen deine Projektmanager einfach nur die JQL im Confluence-Makro bearbeiten und den Projektschlüssel durch den ihres jeweiligen Projekts ersetzen.

Vorteile der Berichterstellung zum Projektstatus

Die Berichterstellung zum Projektstatus bietet diverse Vorteile, die zum Projekterfolg beitragen und die Zufriedenheit der Stakeholder steigern:

Transparenz und Sichtbarkeit: Du kannst mit Berichten zum Projektstatus das Vertrauen in die Fähigkeiten des Teams fördern, indem du Stakeholdern transparente und aktuelle Informationen zur Verfügung stellst. Transparenz fördert auch die Verantwortlichkeit und eine offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.
Ausrichtung und Fokussierung: Statusberichte helfen dabei, Stakeholder und Teammitglieder auf gemeinsame Projektziele, Prioritäten und Zeitpläne auszurichten. Sie heben wichtige Meilensteine und Ergebnisse hervor und sorgen dafür, dass alle die gemeinsamen Ziele und Erwartungen im Blick behalten.
Risikomanagement und -minderung: Projektteams können potenzielle Risiken und Probleme durch regelmäßige Statusberichte frühzeitig erkennen und so zeitnah Strategien zur Risikominderung anwenden. Durch den proaktiven Umgang mit Risiken können bei Projekten kostspielige Verzögerungen und Rückschläge vermieden werden.
Entscheidungsfindung und Kurskorrektur: Mit genauen und umfassenden Projektdaten können Stakeholder fundierte Entscheidungen treffen und Projektpläne anpassen. Unabhängig davon, ob Ressourcen neu zugewiesen, Zeitpläne angepasst oder Strategien überarbeitet werden müssen, liefern Statusberichte die notwendigen Erkenntnisse für eine effektive Entscheidungsfindung.
Verwaltung mehrerer Projekte: Die Verwendung von Vorlagen für Projektstatusberichte kann die Verwaltung mehrerer Projekte erheblich erleichtern. Sie bieten nämlich eine zentrale Nachverfolgung und die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Projekten und Projektmanagern zu unterscheiden. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Projekt genau überwacht und effektiv verwaltet wird, um es an den übergeordneten Zielen des Unternehmens auszurichten.
Kontinuierliche Verbesserung: Durch langfristige Analysen von Trends und Mustern können Projektteams Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und Prozessoptimierungen implementieren. Die Statusberichterstellung entspricht einer Feedback-Schleife, die es den Teams ermöglicht, aus früheren Erfahrungen zu lernen und die zukünftige Projektausführung zu optimieren.

Die Berichterstellung zum Projektstatus bietet diverse Vorteile, die maßgeblich zum Projekterfolg beitragen und die Zufriedenheit der Stakeholder steigern. Statusberichte begünstigen den Projekterfolg, indem sie die Transparenz und Ausrichtung begünstigen und ein effektives Risikomanagement und die Entscheidungsfindung fördern. Sie beschleunigen zudem kontinuierliche Verbesserungen und ermöglichen es den Teams, aus früheren Erfahrungen zu lernen und ihre Prozesse für den zukünftigen Erfolg zu präzisieren.

Verwendung der Vorlage "Projektstatus"

1
Jira und Confluence für die Zusammenarbeit einrichten
Die Projektstatus-Vorlage geht Hand in Hand mit den Jira-Projekten des Hochschul-PMO, die alle dasselbe Schema haben. In diesem Schema erfasst ein bestimmter Vorgangstyp namens PMO-Projekt Metadaten, einschließlich der Projektdetails wie Projektname, Projektmanager und Sponsor, Berichtsdatum, Projektstatus, Einschränkungen und Status.
Mit diesen Informationen werden die in der Confluence-Vorlage eingebetteten Jira-Makros aktualisiert, sodass deine Stakeholder einen Überblick über den Fortschritt des Projekts erhalten. Es gibt nur ein PMO-Projektvorgang pro Projekt und alles wird vom Projektmanager ausgefüllt. Diese Integration stellt außerdem sicher, dass der Status des Projekts kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert wird, sodass man sofort einen Überblick über den aktuellen Zustand oder Fortschritt des Projekts erhält.
2
Dem Update eine Status-Zusammenfassung hinzufügen
Die ASU füllt außerdem den Abschnitt Zusammenfassung in der Vorlage automatisch aus, indem zwei benutzerdefinierte Felder im PMO-Projekt-Vorgang erstellt werden: das Feld "Status Note" (Statushinweis) und das Feld "Constraints" (Einschränkungen). So entsteht praktisch eine Zusammenfassung des Projektstatus. Diese Zusammenfassung bietet wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern einen kurzen Überblick über den Projektfortschritt, einschließlich Fortschrittsberichten über abgeschlossene Arbeiten, bevorstehende Aufgaben und Projektmeilensteine. Im Anschluss wurde das Jira-Makro in Confluence so eingerichtet, dass nur diese Felder in die Tabelle Zusammenfassung importiert werden.
Um diesen Trick selbst durchzuführen, stelle die Anzeige so ein, dass nur "Status Note" (Statushinweis) und "Constraints" (Einschränkungen) (oder welche benutzerdefinierten Felder du auch immer als deine Statuszusammenfassung festgelegt hast) in den entsprechenden Spalten angezeigt werden. Einmal eingerichtet, müssen deine Projektmanager nur den Projektschlüssel in der JQL des Makros durch ihren eigenen ersetzen. In diesem Abschnitt wird der Projektfortschritt anhand von Statusnotizen und Einschränkungen dargestellt. Er enthält wichtige Updates, um das Team auf Kurs zu halten, Risiken proaktiv zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Stakeholder den Projektfortschritt verfolgen können.
Da der Projektmanager all diese Daten automatisch im Blick hat, ist es für ihn viel einfacher, den Projektstatus – grün, gelb oder rot – mit einem Blick zuzuweisen.
3
Jira-Bericht einbetten
Verwende das Jira-Berichtsmakro, um alle Vorgänge im Projekt anzuzeigen, einschließlich der Verfolgung des Projektfortschritts und der Abstimmung mit dem Projektzeitplan, und lass dann deine Projektmanager den Projektschlüssel durch ihren eigenen ersetzen. Im ASU-Beispiel siehst du, dass das Team seinen PMO-Projektvorgangstyp eingerichtet hat, mit dem die benutzerdefinierten Felder für Zusammenfassung, Status, Startdatum, Enddatum und Beschreibung angezeigt werden.
4
Projektfortschritt, nächste Schritte und Risiken aufzeigen
Gib deinen Stakeholdern einen Überblick über die neuesten Erfolge, nächsten Schritte und Risiken oder Vorgänge. Hier nutzt die ASU wieder Vorgangstypen, die in jedem PMO-Projekt verwendet werden.
In der Spalte für Erfolge fügt die ASU ihre erledigten Aufgaben der letzten sieben Tage ein. In JQL formuliert: Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). Dies umfasst auch Fortschrittsberichte über abgeschlossene Arbeiten, bevorstehende Aufgaben und Projektmeilensteine, die einen klaren Überblick über die erreichten Ziele bieten.
Noch nicht erledigte Aufgaben werden mithilfe folgender JQL-Formulierung in die Spalte für die nächsten Schritte übernommen: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.
Bei benutzerdefinierten Vorgangstypen werden auch Risiken und Vorgänge berücksichtigt. Die Bewertung des Projektzustands ist entscheidend, um potenzielle Risiken zu identifizieren, sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, und die Stakeholder über wichtige Metriken, Risiken und den Budgetstatus zu informieren.
5
Diese Vorlage als eigene Vorlage speichern
Sobald du die Vorlage für dein Team eingerichtet hast, kannst du sie als eigene Vorlage speichern, sodass deine Projektmanager nur ihren Projektschlüssel eintragen müssen, um loszulegen. Biete deinen Stakeholders und Teams eine zentrale Quelle für aktuelle Informationen zu allen Projekten in standardisierter Form.

Maximiere den Projekterfolg mit einer Confluence-Vorlage für Projektstatusberichte

Die Berichterstellung zum Projektstatus ist ein Eckpfeiler eines effektiven Projektmanagements und bietet den Stakeholdern zeitnahe Einblicke in den Projektfortschritt, die Risiken und Erfolge. Unternehmen können die Berichterstellung optimieren, indem sie die Integration zwischen Confluence und Jira nutzen und so sicherstellen, dass ihre Daten korrekt, zugänglich und umsetzbar sind.

Für das Project Management Office (PMO) der Arizona State University im Besonderen und Unternehmen auf der ganzen Welt im Allgemeinen haben standardisierte Statusberichte die folgenden Vorteile: Transparenz, Abstimmung, Risikominderung, fundierte Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung. Durch die Einhaltung von Best Practices wie Anpassung, Automatisierung, Verständlichkeit und Regelmäßigkeit können Teams robuste Vorlagen für Statusberichte erstellen, die den Projekterfolg und die Zufriedenheit der Stakeholder fördern.

Wann der Statusbericht herausgegeben wird, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und der Dynamik jedes Projekts ab. Die Häufigkeit der Aktualisierungen sollte jedoch auf die Komplexität des Projekts und die Erwartungen der Stakeholder abgestimmt sein.

Bei der effektiven Berichterstellung zum Projektstatus geht es nicht nur darum, Informationen zu vermitteln. Sie soll auch die Zusammenarbeit, die Verantwortlichkeit und das Vertrauen zwischen Projektteams und Stakeholdern fördern. Durch eine Kultur, die viel Wert auf Transparenz und proaktive Kommunikation legt, können Unternehmen Herausforderungen souverän bewältigen, Chancen nutzen und letztendlich ihre Projektziele erreichen.

Projektstatusbericht-Vorlage

Vorteile der Berichterstellung zum Projektstatus

Verwendung der Vorlage "Projektstatus"

Maximiere den Projekterfolg mit einer Confluence-Vorlage für Projektstatusberichte

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