Put the System of Work into Practice
Discover what Atlassian's Teamwork Lab has learned about how successful technology-driven organizations make teamwork work.
Enable all teams to drive impact, together
Our Lab-tested, team-approved Practices are the core behaviors that, together, establish a System of Work.
Arbeit an Zielen ausrichten
Plan and track work, together
Unleash collective knowledge
Das volle Potenzial von KI-Teamkollegen ausschöpfen
Arbeit an Zielen ausrichten
Teams with clear goals are 20% more productive.
When goals are visible and reflect business priorities, they become a powerful tool to align teams and drive meaningful progress. A great goal makes teamwork easier for everyone.
Best Practices
- Set clear and ambitious goals
- Make goals visible
- Use goals to align work to priorities
Set clear and ambitious goals
Set only 3-5 goals per team annually
This forces you to deprioritize less important work and focus on what matters most. Each goal should state what you want to achieve and how you’ll measure if you’ve succeeded, and be ambitious enough to stretch everyone just beyond their comfort zones.
Set shared goals
When teams share a common goal, they’re more likely to collaborate effectively – and build the best solution.
Review goals quarterly (and evolve them if needed)
To be useful, goals need to reflect the most important work happening. If you find during a quarterly review that a goal no longer aligns to your top strategic priorities, update it.
Make goals visible
Document goals in a centralized platform
When everyone can see each other’s goals – and which projects and teams are driving them – silos and redundant work decrease.
Talk about where goals will get you
Paint an exciting vision for the future and outline how the goals you’ve set will help everyone get there. Connecting work to the bigger picture makes teams more motivated and engaged.
Share regular progress updates
Document monthly progress for goals and weekly progress for projects. Updates should be sent to key stakeholders, who can help teams get the support they need to keep moving forward.
Use goals to align work to priorities
Align all projects to goals
Nest projects under relevant goals to show what is needed to achieve that goal.
Rank goals in order of priority
Set up a monthly ritual to check that teams are still focused on the most important work. Re-prioritize goals only if absolutely necessary.
Plan and track work, together
Clear processes make teams 4.6x more likely to be productive.
When teams are clear on how the work will get done and why they’re doing it, they move faster and make better decisions. Team goals translate into meaningful work when processes are put in place that identify everyone’s top priorities.
Best Practices
- Create an understanding of the plan and purpose
- Get clear on what needs to be done
- Learn and adapt plans for impact
Create an understanding of the plan and purpose
Write a clear brief at the start of every project
A useful brief outlines the problem you’re solving, your primary audience, the impact you want to drive, and everyone’s responsibilities. Keep things as simple as possible and ensure everyone has access to the brief.
Map stakeholders and collaborators
At the start of a project, identify who will be involved and how they can be most impactful. Set up the right communication channels and cadence to keep all parties informed and up-to-date.
Set working agreements
Create a clear understanding of how everyone will work and communicate during the project. Shared rituals and expectations help teams move faster and collaborate more effectively.
Get clear on what needs to be done
Break down work into clear tasks with clear owners
Assign an owner to each task – someone who will drive the work forward until that task is complete. Define what “done” looks like so that everyone knows when the job is finished.
Map task-level dependencies
Mark tasks that are connected. For example, “Send company-wide announcement” can't start until “Get approval from internal communications” is done. This makes it clear what work needs to happen when.
Keep project progress visible
Document progress on tasks and update their status in real time, and share weekly updates that include potential risks and key accomplishments with stakeholders.
Learn and adapt plans for impact
Build reflection points into every project
Plan for key reflection points throughout your project cycle, like pre-mortems, midpoint check-ins, and post-mortems. Reflection rituals help teams mitigate risks, avoid repeat issues, and improve and automate their processes.
Create processes to unblock work fast
Set up channels where teams can quickly get leadership support when needed. Offer guidance on when to escalate issues to leadership.
Set timebound milestones
Outline clear deadlines for project phases and review progress as a team every two weeks. Regular alignment on short-term plans helps teams stay focused on delivery and keep team members learning as they go.
Unleash collective knowledge
Self-serve knowledge helps teams work faster and smarter.
When teams can easily learn from each other, they waste less time searching for context and are better able to solve the right problems, together.
Best Practices
- Share information async
- Prioritize quality over quantity
- KI nutzen, um Wissen für alle verfügbar zu machen
Share information async
Share monthly updates on top priorities
Communicate how current priorities connect to company goals and why they matter. Create an ongoing dialogue with teams to help them understand context, raise concerns, and continuously align their work to the company’s strategic direction.
Replace more meetings with high-quality content
Too many meetings are used to share information or talk about doing work, which eats up time and leaves no accessible record. Encourage teams to replace these types of meetings with high-quality written materials and videos.
Lead every meeting with a page
When meetings do happen, start with a page that lays out context, meeting goals, and key discussion points—then document any decisions made during the meeting. Your page then becomes part of your company’s shared knowledge system.
Prioritize content quality over quantity
Be clear and concise
Konzentriere dich darauf, was deine Zielgruppe wissen muss und warum dies wichtig ist. Mache Dinge dabei nicht komplizierter, als sie sind. Eindeutige, prägnante Nachrichten sorgen für Klarheit und bringen die Arbeit voran.
Beitragende einbeziehen, bevor Seiten allgemein geteilt werden
Lasse Seiten von mehreren Beitragenden überprüfen und ergänzen, bevor du sie außerhalb des Teams teilst. Dies verbessert die Ausrichtung und reduziert gleichzeitig die Informationsflut.
Organisierte Transparenz einführen – Aufgaben in frühen Phasen für alle zugänglich machen und dabei den Status kennzeichnen
Gib klar und deutlich an, ob Inhalte noch in Bearbeitung oder offiziell genehmigt sind. Verwende Tags und unterschiedliche Bereiche, um zu zeigen, ob es sich bei Inhalten um erste Überlegungen oder offizielle Leitfäden handelt oder ob dafür Feedback benötigt wird. So können alle voneinander lernen und ihre Aufgaben auf denen der anderen aufbauen. Gleichzeitig wissen sie, worauf sie sich verlassen können.
KI nutzen, um Wissen für alle verfügbar zu machen
Informationen online verfügbar und für KI zugänglich machen
Erstelle einen zentralen Ort für Informationen zu Zielen, Projekten und Teams. Wenn Wissen durchsuchbar und aktuell ist, wird es zu einem mächtigen Werkzeug, das Abstimmung, intelligentere Entscheidungsfindung und Innovation fördert.
Rituale im Zusammenhang mit der Aktualisierung der Dokumentation erstellen
Entwickle einfache Gewohnheiten und arbeite mit KI-Agenten zusammen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation aktuell ist. Wenn Teams Wissen regelmäßig aktualisieren, kann KI die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitstellen – und Mitarbeiter können den gefundenen Inhalten vertrauen.
Erst suchen, dann fragen
Unterdrücke den Instinkt, Kollegen anzupingen, wenn du nach Informationen suchst. Arbeite stattdessen mit KI zusammen und suche zuerst in vorhandenen Dokumenten.
Das volle Potenzial von KI-Teamkollegen ausschöpfen
Erfolgreiche Teams integrieren KI als Teil des Teams.
Es geht nicht nur darum, Aufgaben zu automatisieren. Teams, die am meisten von KI profitieren, fördern die Experimentierfreudigkeit und erstellen Agenten, um Innovation und Effizienz auf ein neues Level zu heben.
Best Practices
- KI nutzen, um das Lernen zu beschleunigen
- Zu einem Ersteller werden
- Mach KI zu einem Teil des Teams
KI nutzen, um das Lernen zu beschleunigen
Jeden Workflow mit Kontext versorgen
Arbeite mit KI-Agenten zusammen, um verstreute Daten in jedem Schritt deines Workflows schnell in nützliche Erkenntnisse umzuwandeln und so intelligentere, schnellere Entscheidungen treffen zu können.
KI nutzen, um die Recherche zu beschleunigen
Unterstütze Teams dabei, schnell Expertenwissen und Informationen zu erhalten. KI fasst große Datensätze effizient zusammen und analysiert sie. So wird die Recherche erleichtert und das Lernen schneller und zugänglicher gemacht. Dieser Ansatz fördert eine Kultur der Neugier, Kreativität und Innovation.
Erkenntnisse aus der Community nutzen, um effektiver zu arbeiten
Teams lernen am besten voneinander, wie sie mit KI arbeiten – formelle Schulungen sind wenig hilfreich. Fördere die Akzeptanz, um messbare Ergebnisse zu erzielen. Richte Demo-Tage, Slack-Channels und Community-Gruppen ein, in denen Personen reale Anwendungsfälle präsentieren, Erkenntnisse teilen und anderen dabei helfen können, neue Wege zu entdecken, um von der KI-Nutzung zu profitieren.
Zu einem Ersteller werden
KI-Teamkollegen generieren und testen
Gib Teams die Möglichkeit, KI-Agenten zu erstellen, die sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen können, und diese kontinuierlich zu verbessern. Wenn KI an die spezifischen Bedürfnisse von Teams und Einzelpersonen angepasst wird, kann sie aktiv dazu beitragen, Aufgaben zu erledigen.
Experimentieren und Neues ausprobieren
Fördere die Experimentierfreudigkeit und unterstütze deine Teams so dabei, innovative Wege zu entdecken, um KI in ihre Workflows zu integrieren.
Vertrauen durch Transparenz aufbauen
Unsicherheit verlangsamt das Experimentieren. Transparente Tools, klare Richtlinien und offene Kommunikationswege ermöglichen es Teams, sicher und selbstbewusst mit KI zu lernen und zu experimentieren.
KI in deinem Team etablieren
KI-Agenten zu unverzichtbaren Mitarbeitern machen
Betrachte KI-Agenten als kreative und technische Partner zum Brainstormen, Iterieren und Präzisieren von Ideen. Setze sie als Assistenten zur Automatisierung von Routineaufgaben ein und gewinne so Zeit für strategische Aufgaben. Nutze Agenten als fachkundige Berater, die das Wissen erweitern, die Entscheidungsfindung verbessern und sicherstellen, dass dein Team innovativ und effizient arbeiten kann.
Mit KI zusammenarbeiten, um Innovationszyklen zu beschleunigen
Setze Ideen schneller in konkrete Ergebnisse um. KI hilft Teams dabei, Brainstorming in strukturierte Entwürfe, Präsentationen oder Prototypen umzuwandeln und somit sofortige Feedback-Schleifen zu schaffen, die für Abstimmung sorgen. Durch Ergebnisse, die innerhalb von Sekunden oder Minuten von KI generiert werden, können Teams ihre Überlegungen zu einem frühen Zeitpunkt präzisieren und so Missverständnisse und unnötige Aufgaben reduzieren.
Klare Rollen für KI-Teammitglieder definieren
Die besten Teams stimmen sich darüber ab, welche Aufgaben erforderlich sind und wie der Ablauf aussehen soll. Teams, die durch KI unterstützt werden, sind da keine Ausnahme. Entscheidet als Team, welche Aufgaben von KI übernommen werden und wie sie mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten wird.
Die Wissenschaft effektiver Teamarbeit
Das Teamwork Lab von Atlassian ist eine Gruppe von Wissenschaftlern, die sich der Entwicklung von Best Practices für moderne Teams widmet. Ihre Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Praktiken und Apps von Atlassian. Außerdem helfen sie Unternehmen dabei, das Atlassian System of Work zu implementieren.
Den Erfolg mit unserem Team-Playbook beschleunigen
Das Team-Playbook von Atlassian ist eine Sammlung taktischer Übungen, die dir dabei helfen, unser System of Work umzusetzen. Spiele helfen Teams nachweislich dabei, effektiver zu arbeiten und Herausforderungen schneller zu lösen.
Meetings
Wöchentliche Team-Updates
Teile mit, wie die Dinge laufen – ohne ein weiteres Meeting zu vereinbaren.
Meetings
Seitenbasierte Meetings
Der optimale Ausgangspunkt für Meetings ist eine Seite, auf der der Zweck, die erwarteten Ergebnisse und die wichtigsten Diskussionspunkte angegeben werden.
Kommunikation
Benutzerhandbuch
Teile deinen Teamkollegen mit, wie sie am besten mit dir zusammenarbeiten können.
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