Cómo agilizar las comunicaciones internas con grabaciones de vídeo en Loom

5 pasos para dominar las comunicaciones internas y reducir los cuellos de botella

Sigue estos cinco pasos para mejorar la comunicación interna y mantener el ritmo de trabajo sin retrasos innecesarios.

Paso 1. Identifica los cuellos de botella de comunicación

Antes de empezar a grabar, da un paso atrás y detecta dónde pierde tiempo tu equipo. Observa los tipos de mensajes que causan más fricción. Estas son las que requieren intercambios de ida y vuelta, se malinterpretan o arrastran a las personas a reuniones que no necesitaban ocurrir.

Las áreas comunes donde fallan las comunicaciones internas incluyen:

• Actualizaciones de estado y reuniones de seguimiento: Las reuniones recurrentes que se celebran solo para compartir el progreso a menudo se pueden reemplazar con una actualización grabada que todos vean cuando mejor les venga.
• Explicaciones de procesos: Las instrucciones escritas para describir flujos de trabajo que contienen varios pasos tienden a volverse largas y confusas, especialmente cuando las imágenes pueden aclarar las cosas al instante.
• Comentarios y revisiones: Escribir comentarios detallados sobre un diseño, documento o plan de proyecto lleva tiempo y a menudo pierde los matices que una grabación de pantalla capturaría en cuestión de minutos.

Una vez que detectes dónde se pierde mas tiempo, decide qué mensajes funcionarían mejor como vídeo. No todo necesita una grabación. Por ejemplo, las preguntas simples que se responden con sí o no siguen debiendo hacerse en el chat. Pero cualquier cosa que requiera mostrar o guiar a alguien a través de algo es una buena candidata.

Paso 2. Usa Loom para grabar vídeos cortos y centrados en un tema

Los mejores vídeos de Loom son concisos, cubren un tema y van directos al grano. Intenta que dure entre dos y cinco minutos. Este tiempo es más que suficiente como para ser exhaustivo, pero también es lo suficientemente corto como para que las personas realmente vean todo el contenido.

La grabadora de pantalla de Loom facilita todo en gran medida. Puedes compartir la pantalla, la cámara, o ambas, lo que significa que puedes explicar una hoja de cálculo, hacer una demo de una función, o guiar a través de un proceso mientras tu equipo ve exactamente lo que tú ves.

Aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta al grabar:

• Comienza con un propósito: consigue que las personas que vean el vídeo sepan qué cubre y por qué es importante en los primeros 10 segundos para que puedan decidir si es relevante para ellos en ese momento.
• Aprovecha el uso compartido de pantalla para poner todo en contexto: mostrar la pantalla mientras explicas algo reduce los malentendidos y elimina el intercambio de mensajes que las instrucciones basadas en texto suelen requerir.
• Termina con un siguiente paso claro: dile a quienes vean el video qué necesitas de ellos para que no se pase nada por alto. Ya sea una respuesta, una tarea o simplemente un reconocimiento.
  

Paso 3. Almacena los vídeos de Loom en un espacio de trabajo compartido para facilitar el acceso

Cuanto más fácil sea para las personas encontrar un vídeo, más probable es que lo usen en lugar de recurrir por defecto a una reunión o a un hilo de correo electrónico largo. Una vez que empieces a crear una biblioteca de grabaciones, necesitas un sistema para mantenerlas organizadas. El objetivo es organizar las comunicaciones internas para que los miembros del equipo puedan encontrar lo que necesitan sin tener que buscar en conversaciones antiguas o pedirle a alguien que les reenvíe un enlace.

Configura una estructura que tenga sentido para tu equipo. Puede suponer crear carpetas independientes por departamento para que cada grupo tenga un espacio específico para sus grabaciones. También podrías organizarlos por tema, agrupando los vídeos por temas como incorporación, actualizaciones de producto o documentación de procesos para que las personas puedan navegar por lo que buscan en lugar de por quién lo grabó.

Los vídeos más importantes o que se consultan con frecuencia puedes fijarlos en un Canal de Slack compartido o en una herramienta de gestión de proyectos para que siempre se puedan encontrar con facilidad.

Paso 4. Integra los vídeos con las herramientas existentes para reducir el cambio de contexto

Tu equipo ya tiene un conjunto de herramientas de comunicación interna que usa a diario. En lugar de hacer que las personas salten a una plataforma separada cada vez que necesiten ver un video, lleva los videos hasta ellas.

Loom se integra con herramientas como Slack, Jira y Confluence, para que puedas insertar grabaciones directamente donde tu equipo ya está trabajando. Un desarrollador puede seguir un tutorial de informe de errores directamente dentro del ticket de Jira, o un gerente puede revisar una presentación de vídeo sin salir de Confluence.

Cuando el vídeo está dentro de la herramienta en la que se produce la actividad relacionada, las personas no tienen que saltar de una aplicación a otra para obtener la imagen completa. Ven la explicación visual junto con los detalles del proyecto, lo que significa menos preguntas de seguimiento y decisiones más rápidas. Todo (tareas, contexto y explicaciones en video) permanece en un solo lugar, para que nada se pierda en el proceso.

Paso 5. Fomenta la comunicación asíncrona para mantener una colaboración eficiente

Una de las mayores ventajas de usar Loom para las comunicaciones internas es que admite comunicación asíncrona. No es necesario que todas las personas estén disponibles al mismo tiempo para que la información fluya sin problemas. Cuando grabas una actualización en vídeo en lugar de organizar una reunión en vivo, las personas pueden verla cuando les convenga según su horario.

Esto es útil para equipos distribuidos que trabajan en diferentes zonas horarias. En lugar de intentar encontrar un horario de reunión que le venga bien a todo el mundo, puedes adoptar actividad asíncrona con Loom y asegurarte de que todo el equipo esté informado independientemente de dónde o cuándo trabajen.

Para que la colaboración asíncrona sea productiva, anima a tu equipo a usar las funciones de comentario y reacción de Loom. Los visualizadores pueden dejar comentarios con marca de tiempo en partes específicas de un video, lo que crea un hilo de discusión enfocado sin requerir una reunión separada.

¿Qué ejemplos de comunicaciones internas puedes grabar con Loom?

Loom funciona para prácticamente cualquier mensaje que sea más fácil de mostrar que de explicar. Estas son algunas de las grabaciones más comunes que crean los equipos:

• Actualizaciones del proyecto: comparte el progreso, los obstáculos y los próximos pasos en una grabación rápida que las partes interesadas pueden ver cuando mejor les venga.
• Instrucciones de incorporación: sirve de guía para las nuevas contrataciones con herramientas, procesos y normas del equipo con vídeos de formación que pueden ver mientras se ponen al día.
• Tutoriales de procesos: muestran exactamente cómo completar un flujo de trabajo, presentar una solicitud o usar un software paso a paso.
• Resúmenes de reuniones: resume las decisiones y elementos de acción de una reunión para que las personas que no pudieron asistir tengan todo el contexto.
• Anuncios del equipo: comparte noticias de la empresa, cambios de políticas o hitos del equipo en un formato más personal que un correo masivo.
• Demostraciones de herramientas: graba explicaciones rápidas de nuevas funciones o actualizaciones de software para que tu equipo sepa cómo usarlas sin tener que programar una sesión de formación.