Usa Loom para compartir actualizaciones de equipo claras y mantener la coordinación
- Las actualizaciones de equipo son esenciales para mantener a los equipos coordinados, lo cual es especialmente importante cuando trabajas con equipos distribuidos o híbridos.
- Las actualizaciones de equipo tradicionales presentan varios desafíos, incluida la fatiga de las reuniones, los conflictos de zona horaria y la pérdida de información después de la reunión.
- Hay varios tipos de actualizaciones de equipo, incluidas las actualizaciones de estado del proyecto, actualizaciones de los líderes, actualizaciones de coordinación interdisciplinar y actualizaciones de sprint o hito.
- Puedes usar Loom para grabar, editar y compartir actualizaciones de equipo con equipos distribuidos e híbridos. Loom permite a los equipos dejar comentarios con marca de tiempo para proporcionar comentarios detallados sobre las actualizaciones.
Cuando diriges una empresa, es importante mantener a todo el mundo al tanto. Los equipos necesitan tener una idea clara del progreso actual y las prioridades en todo momento para asegurar que los proyectos salgan según lo planeado.
Compartir actualizaciones de equipo puede ser un desafío con el correo electrónico y otros métodos de comunicación tradicionales, pero Loom ofrece una alternativa simple. Aprende a usar Loom para compartir actualizaciones de equipo claras y mantener a todos tus equipos coordinados.
¿Qué son las actualizaciones de equipo?
Las actualizaciones de equipo son comunicaciones recurrentes que los líderes del equipo utilizan para compartir el progreso, las prioridades y las decisiones clave entre los equipos. Estas actualizaciones son esenciales después de grandes cambios, cambios de distribución y planificación.
Las actualizaciones constantes son clave para mantener la coordinación entre equipos y líderes, ya que ayudan a que todos los equipos trabajen alineados de cara a un objetivo común.
Por qué las actualizaciones de equipo tradicionales a menudo se quedan cortas
Las actualizaciones de equipo tradicionales pueden funcionar si tienes equipos pequeños que trabajan de forma presencial, pero el mundo empresarial ha cambiado. A medida que más empresas están cambiando hacia equipos distribuidos e híbridos, las actualizaciones de equipo tradicionales se quedan cortas:
- Fatiga por exceso de reuniones: los equipos necesitan actualizaciones periódicas para mantenerse coordinados, pero eso también significa que tienen que reunirse con frecuencia. Con el tiempo, estas reuniones frecuentes pueden provocar fatiga, y esto puede ser mentalmente agotador y afectar negativamente a la productividad.
- Conflictos de zonas horarias: cuando tienes equipos distribuidos e híbridos en diferentes zonas horarias, encontrar una hora y fecha de reunión que les vaya bien a todos puede ser todo un desafío. Esto es especialmente difícil para las personas que trabajan de forma remota en otros países.
- Pérdida de información: puede ser difícil absorber toda la información durante una reunión, lo que puede provocar pérdida de información si esa reunión no se graba.
Las actualizaciones escritas también son una alternativa, pero carecen del contexto, la claridad y la implicación que ofrecen las reuniones en vivo y la comunicación asíncrona con vídeos.
Cómo compartir actualizaciones de equipo con Loom
Loom es una forma sencilla de compartir actualizaciones de equipo a través de mensajes de vídeo cortos y contextuales. Esta comunicación asíncrona permite que los equipos distribuidos reciban actualizaciones cuando mejor les convenga, lo cual reduce la necesidad de reuniones frecuentes y fomenta la coordinación entre equipos.
Loom tiene un flujo de trabajo estructurado para crear actualizaciones de vídeo efectivas que mantienen a los equipos coordinados, por lo que es fácil usar Loom para la coordinación de equipos.
Paso 1: Define el propósito de la actualización
Si quieres grabar actualizaciones de equipo eficaces con Loom, lo primero que debes hacer es definir su propósito. ¿Estás proporcionando una actualización de equipo para informar del estado, comunicar decisiones o visibilizar el progreso?
También es importante asegurarse de que el mensaje de la actualización se centre en los resultados clave para que cada actualización de equipo resulte práctica.
Paso 2: Prepara los puntos clave que abordarás
Antes de grabar una actualización de equipo con Loom, describe los hitos principales, los riesgos y los próximos pasos. Estos serán los puntos clave que abordarás durante la actualización y que te ayudarán a transmitir claramente el propósito de la actualización.
La preparación es un aspecto clave de las actualizaciones de equipo eficaces porque reduce los detalles innecesarios. Esquematizar los puntos clave que abordarás te ayudará a ofrecer una actualización de equipo clara y sin relleno, con un guion flexible que seguir mientras grabas.
Paso 3: Graba tu actualización con Loom
El siguiente paso es usar el grabador de pantalla de Loom para grabar la actualización de equipo. Comienza iniciando sesión en tu cuenta y luego descarga e instala la aplicación de Loom.
Abre la aplicación de Loom y haz clic en Record (Grabar). Se abrirá otra ventana que te permite elegir si grabas solo tu pantalla o todo tu escritorio.
Selecciona tu micrófono y luego haz clic en Start Recording (Iniciar grabación) para empezar a grabar la actualización de equipo. Cuando termines de grabar, haz clic en Stop Recording (Detener grabación) y el archivo se subirá a tu cuenta de Loom.
Usa la grabación de pantalla para mostrar paneles, hojas de ruta o documentos mientras narras. También puedes usar Loom para grabar una narración después de captar la grabación de la pantalla, lo que puede ayudar a mejorar la claridad.
El contexto visual ayuda a los equipos a comprender mejor las actualizaciones de equipo.
Paso 4: Comparte la actualización con las partes interesadas relevantes
Cuando termines de grabar, Loom creará automáticamente un enlace que puedes usar para compartir la actualización de equipo con las partes interesadas relevantes. Puedes compartir este enlace a través de las herramientas de comunicación y colaboración que ya estás usando, como Jira, Confluence o Slack. También puedes enviar el enlace por correo electrónico.
La comunicación asíncrona con Loom es una parte clave para mantener la conexión y coordinación entre equipos. Las partes interesadas pueden ver las actualizaciones de equipo cuando les venga bien, así que no tienes que preocuparte por coordinar reuniones virtuales en diferentes zonas horarias.
Paso 5: Fomenta los comentarios y la interacción
Después de compartir las actualizaciones de equipo con las partes interesadas relevantes, invítalas a comentar directamente en el vídeo para proporcionar comentarios. Las partes interesadas pueden dejar comentarios o usar reacciones para dar su opinión directamente a través de Loom.
Loom también permite que las partes interesadas proporcionen comentarios con marca de tiempo, lo que te permite saber el momento exacto del vídeo al que se hace referencia. Las partes interesadas pueden dejar un comentario con una marca de tiempo en la que puedes hacer clic para navegar a ese momento del vídeo.
Paso 6: Almacena las actualizaciones para poder consultarlas en el futuro
Una de las mejores ventajas de usar Loom para las actualizaciones de equipo es la biblioteca de vídeos, que te permite almacenarlas para poder consultarlas en el futuro. Cuando terminas de grabar un vídeo con Loom, se añade automáticamente a tu biblioteca. También puedes almacenar vídeos de Loom en otros espacios compartidos, como una plataforma de almacenamiento en la nube.
Las actualizaciones grabadas incluyen información empresarial que se puede consultar en cualquier momento. Loom también te permite organizar los vídeos de tu biblioteca, para que puedas separar las actualizaciones de equipo de otros vídeos de Loom.
Cómo compartir actualizaciones de equipo con Loom
Hay varios tipos de actualizaciones de equipo que puedes compartir con Loom, cada una con un propósito diferente para ayudar a mejorar la comunicación entre equipos.
Actualizaciones del estado del proyecto
Las actualizaciones del estado del proyecto proporcionan información sobre el progreso actual de un proyecto, para que los equipos comprendan mejor qué deben hacer a continuación. Si las creas con Loom, no tendrás que organizar reuniones frecuentes para informar a los equipos sobre los proyectos ni preocuparte por coordinar reuniones en distintas zonas horarias.
Actualizaciones de los líderes
Las actualizaciones de los líderes les permiten comunicar las prioridades, la dirección estratégica, los cambios organizativos y las reestructuraciones, para que todo el mundo esté informado y sin el cansancio de las reuniones.
Loom facilita que los líderes proporcionen actualizaciones con contexto visual, lo que puede ayudar a los equipos a entender tanto las decisiones estratégicas como el razonamiento que hay detrás de ellas.
Actualizaciones de coordinación interdisciplinar
Los vídeos asíncronos son una parte clave de la coordinación interdisciplinar, ya que ayudan a los equipos a comunicarse y colaborar mejor. Esto es importante para equipos interdisciplinares distribuidos, en los que la comunicación es un desafío de todos modos.
La adopción de la actividad asíncrona con Loom también ayuda a los equipos multifuncionales a reducir los retrasos en los proyectos. Por ejemplo, un equipo de diseño puede enviar una propuesta de diseño de interfaz de usuario para su revisión y el resto de partes interesadas pueden aprobarla cuando les resulte más conveniente.
Actualizaciones de sprints o hitos
Las actualizaciones periódicas del proyecto siempre son importantes, pero lo son aún más cuando se alcanzan puntos clave de entrega. Enviar actualizaciones al equipo cada vez que se completa un sprint o se alcanza un hito hace que el progreso actual sea más visible y mantiene a todo el mundo al tanto de los cronogramas del proyecto.
Prácticas recomendadas para actualizaciones de equipo eficaces en Loom
Para crear actualizaciones de equipo eficaces en Loom, hay que empezar por algunos consejos básicos:
- Sé breve: las actualizaciones deben ser breves y centradas, para que a los equipos les resulte fácil asimilar la información.
- Utiliza elementos visuales: el uso de paneles, hojas de ruta y documentos puede aportar un contexto visual que resulta difícil de transmitir mediante el habla o el texto.
- Proporciona actualizaciones periódicas: mantener una cadencia constante garantiza que los equipos se mantengan alineados y en comunicación.
- Fomenta la participación: anima a los equipos a participar mediante comentarios para que las actualizaciones del equipo sean más eficaces.
- Resume las decisiones y acciones clave: crea un resumen de las decisiones y acciones clave para que las actualizaciones del equipo sean aplicables.
Fomenta una cultura de transparencia y coordinación con Loom
La coordinación entre equipos es importante, sobre todo cuando se trata de equipos distribuidos o híbridos, en los que la comunicación puede suponer un reto. Las actualizaciones periódicas mantienen a todos los equipos al corriente, de modo que todos puedan trabajar con un objetivo común.
La adopción de flujos de trabajo de actualización basados en el vídeo facilita mantener informados a los equipos distribuidos, incluso si se encuentran en diferentes zonas horarias.
Con Loom, puedes grabar, editar y compartir vídeos con facilidad. Loom mejora la colaboración al permitir que los equipos dejen comentarios con marca de tiempo en las actualizaciones, y la biblioteca de vídeos facilita el almacenamiento y la organización de las actualizaciones anteriores del equipo. Prueba Loom gratis y elimina la molestia de proporcionar actualizaciones al equipo a través de reuniones en directo.