Comment Sprout Social a économisé 180 000 $ et gagné des centaines d'heures de travail par an avec la Teamwork Collection et Rovo

Défi : confronté à une multiplication des outils et à une augmentation des coûts, Sprout Social, l’un des principaux fournisseurs de logiciels de gestion et d’analyse des réseaux sociaux, avait besoin de se restructurer pour réaliser des économies et gagner en efficacité.

Solution : l’entreprise a adopté le System of Work d’Atlassian en passant à Teamwork Collection et Jira Service Management Premium, tous deux optimisés par Rovo.

Impact : Sprout Social a réalisé d’importantes économies de temps et d’argent chaque année grâce à Teamwork Collection, Rovo et Assets dans Jira Service Management. Réinvestir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée aide les équipes de Sprout Social à optimiser leurs opérations, à impressionner leurs clients et à augmenter leurs résultats financiers.

Consolidation, accélération et innovation grâce à un System of Work unique

La prolifération des outils est un défi bien trop courant pour les entreprises qui évoluent vite, telles que Sprout Social, l’un des principaux fournisseurs de logiciels de gestion et d’analyse des réseaux sociaux. Après des années de croissance rapide, les équipes de Sprout Social avaient accumulé une multitude de systèmes afin de livrer des innovations constantes à leurs 30 000 clients à travers le monde.

Les collaborateurs avaient besoin d’outils performants pour faire avancer leur travail. Au départ, les dirigeants de Sprout Social ont décidé de regrouper les outils et de réduire les coûts grâce à Teamwork Collection. Ils ne se rendaient pas compte à quel point cela allait transformer la communication, l’exécution et l’innovation au sein de leurs équipes. 

En unifiant Jira, Confluence et Loom avec Teamwork Collection, Sprout Social a réduit ses coûts annuels de 180 000 $ et a permis aux équipes de toute l’entreprise de se connecter entre elles, pour qu’elles se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, lancent plus rapidement leurs produits et offrent un support client exceptionnel. Grâce à Rovo dans Teamwork Collection et à Assets dans Jira Service Management, les équipes de Sprout Social ont davantage optimisé leurs workflows pour gagner en efficacité et proposer un service encore meilleur. Résultat : des opérations plus intelligentes, des clients plus satisfaits et des résultats financiers en constante augmentation.

De nouvelles économies et des fonctionnalités ultra-performantes grâce à Teamwork Collection

Les équipes de Sprout Social utilisent depuis longtemps Jira, Confluence, Loom et Jira Service Management. Avec Teamwork Collection, elles ont regroupé leurs contrats et leurs instances sur une plateforme connectée, tout en bénéficiant de l’accès à Rovo pour la recherche et l’automatisation optimisées par l’IA.

« Teamwork Collection nous a aidés à regrouper nos outils, ce qui nous a fait économiser 180 000 $ par an, tout en simplifiant l’administration et en intégrant les applications de manière transparente. Nous avons également accès à des fonctionnalités intéressantes que nous désirions vraiment, comme Rovo », déclare Mason Proud, directeur du service informatique.

Accélérer le rythme et améliorer la satisfaction en connectant Jira, Confluence, Loom et Rovo

Mason Proud affirme que l’unification des applications Atlassian de Sprout Social avec Teamwork Collection a rendu le travail quotidien nettement plus rapide et plus facile, en particulier lors des réunions, où le temps et les informations sont souvent perdus. 

Par exemple, les équipes utilisent le preneur de notes IA de Loom pour saisir les notes de réunion, les publier automatiquement sur les pages Confluence appropriées et créer instantanément des tickets Jira pour les éléments d’action discutés lors de la réunion. Ce workflow permet non seulement de réduire considérablement le temps consacré aux tâches manuelles, mais aussi de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet et de faciliter la recherche d’informations grâce à la recherche optimisée par l’IA de Rovo. 

Mason Proud affirme que ces améliorations ont accéléré les tâches fastidieuses de gestion de projet. « Je passais environ deux heures par semaine à ajouter des notes de réunion à Confluence et à créer des tickets dans Jira. Désormais, Teamwork Collection le fait automatiquement, et je passe peut-être cinq minutes à apporter quelques petits ajustements. Cela a changé la donne pour moi et pour les autres membres de l’organisation. »

Sprout Social a également utilisé Loom pour simplifier l’intégration des nouveaux collaborateurs. Le service informatique a remplacé les sessions de configuration en direct de deux heures, souvent programmées le soir et le week-end pour s’adapter aux différents fuseaux horaires, par des vidéos Loom que les collaborateurs regardent à leur convenance et à leur rythme. Le service informatique a également créé un agent Rovo pour répondre aux questions courantes dans le canal « New Hire » (Nouveaux collaborateurs) de Sprout Social sur Slack.

« Le passage des sessions d’intégration en direct aux vidéos Loom et la création d’un agent Rovo qui répond à 80 % des questions des nouveaux collaborateurs ont permis de libérer plus de 360 heures de travail chaque année. Nous constatons à la fois une mise à niveau plus rapide des collaborateurs et une réduction considérable de la charge de travail du service informatique pendant ces premières semaines cruciales », explique Mason Proud. 

Automatisation et Assets : un duo puissant permettant un service plus rapide et de meilleure qualité à grande échelle

L’accès à Rovo et Assets dans Jira Service Management (qui fait désormais partie d’Atlassian Service Collection) a permis à Sprout Social d’améliorer son efficacité et son service grâce à l’IA et à l’automatisation. 

Après la mise à niveau vers Jira Service Management Premium, l’équipe a débloqué Assets, qu’elle a implémenté pour suivre et automatiser la gestion des données, du matériel et des accès des collaborateurs. Le service informatique a ensuite utilisé Rovo pour rendre ces workflows plus simples et plus efficaces.

« Les gens utilisent beaucoup Rovo, d’autant plus qu’il est intégré à notre écosystème Atlassian », explique Mason Proud. « Nous pouvons poser des questions pour comprendre rapidement l’état ou faire remonter des informations, et nous créons des agents pour accélérer les délais de résolution dans tous les centres de services, qui passent de plusieurs jours à quelques heures. Rovo nous aide à atteindre un niveau d’efficacité supérieur. » 

Sprout Social utilise également l’intégration native de Jira Service Management avec Workday pour synchroniser quotidiennement et de manière transparente les données des collaborateurs avec sa solution ITSM, ce qui permet au service informatique de travailler plus rapidement et avec une plus grande précision. Si un changement est nécessaire, par exemple la mise à jour du logiciel d’un ordinateur portable pour des raisons de conformité ou l’attribution d’un accès à un nouveau collaborateur, les automatisations créent un ticket Jira prérempli avec les informations les plus récentes et les plus pertinentes. 

Le service informatique a rapidement mis en place des agents Rovo pour servir de coéquipiers optimisés par l’IA et gérer les parties fastidieuses, mais importantes, du processus, telles que le tri des tickets, la rédaction des réponses, l’exécution de l’assurance qualité avec des références de notation de confiance et la recommandation de documentation pour combler les lacunes. « En moins d’une heure, je peux facilement créer un agent Rovo qui est prêt à 80 % à être déployé dans le centre de services d’une équipe », déclare Mason Proud. « Grâce à Jira Service Management et Rovo, nous nous déchargeons des tâches répétitives, nous récupérons des milliers d’heures par an et nous travaillons à la mise en place d’un centre de services autonome de niveau 1. Ces gains d’efficacité permettent aux équipes de se consacrer à la résolution de problèmes plus complexes, d’effectuer des tâches qu’elles apprécient et d’améliorer leurs compétences pour passer au niveau supérieur. »

Semer les graines pour continuer à accélérer et à progresser

Sprout Social utilise Atlassian comme plateforme de collaboration depuis plus de 10 ans. Aujourd’hui, l’entreprise commence à entrevoir ce qu’elle accomplira au cours des 10 prochaines années grâce à une plateforme plus connectée et optimisée par l’IA. 

Les équipes sont particulièrement enthousiastes à l’idée de continuer à explorer les possibilités offertes par Rovo dans Teamwork Collection, Jira Service Management, Goals et les intégrations avec leurs autres outils quotidiens, tels que Slack. La vision de Mason Proud est de continuer à développer le System of Work d’Atlassian et d’en faire à terme le point d’entrée unique pour les collaborateurs, où ils peuvent poser une question et trouver la bonne personne, le bon endroit ou le bon agent pour y répondre. 

La consolidation a peut-être été le catalyseur qui a poussé Sprout Social à unifier ses apps Atlassian, mais les opportunités qu’elle a révélées s’avèrent tout aussi importantes que les gains de temps et d’argent. Mason Proud déclare : « Atlassian a un impact considérable sur notre façon de travailler. Non seulement cela nous aide à gagner en efficacité à mesure que nous nous développons, mais cela nous permet également de créer une entreprise plus compétitive. »