Plan de communication avec les parties prenantes du projet
L'exécution d'un projet sans prise en compte de la communication avec les parties prenantes peut donner lieu à des retards, de la confusion et des objectifs non atteints. Évitez ces difficultés et augmentez vos chances de réussite en créant un plan de communication de projet permettant de transmettre les bonnes informations, au bon moment, via les bons canaux.
Temps de préparation
0 min
Durée
30 m
Personnes
2 - 10+
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Identifiez les personnes qui doivent rester informées et impliquées dans votre projet.
- Établissez les canaux et le rythme appropriés pour transmettre les dernières infos.
- Clarifiez les attentes pour vous assurer que chacun comprend son rôle et son niveau d'implication dès le départ.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Outil de gestion de projet, comme Atlassian Home ou Jira
- Outil de communication d'équipe, tel que Slack ou Teams
- Tableau blanc ou document partagé, comme une page ou un tableau blanc Confluence
Ressources du scénario
Comment améliorer la communication avec les parties prenantes du projet
Créez un plan de communication de projet permettant de proposer aux parties prenantes les bonnes informations, au bon moment, via les bons canaux.
Qu'est-ce qu'une partie prenante ?
Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont un intérêt direct dans un projet ou une initiative et qui sont impactées (de manière positive ou négative) par sa réussite.
Les parties prenantes comprennent :
a) Les contributeurs : il s'agit des personnes ou équipes dont le temps, les décisions ou l'expertise sont essentiels à la réalisation du projet (c'est-à-dire les membres de l'équipe principale du projet).
b) Les bénéficiaires : il s'agit des personnes ou équipes qui ne sont pas directement responsables de la livraison du projet, mais qui tirent parti de celui-ci ou sont impactées par celui-ci et ont donc besoin d'être informées de la situation (c'est-à-dire les partenaires transverses, les dirigeants, les sponsors exécutifs et les équipes adjacentes ou en aval).
Qu'est-ce que la communication avec les parties prenantes d'un projet ?
La communication avec les parties prenantes d'un projet implique l'échange d'informations dans le but de s'assurer que toutes les personnes essentielles au projet et qui en bénéficient, ou en sont impactées, comprennent ce qui se passe et pourquoi, sont sur la même longueur d'onde et disposent de ce dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs.
Les meilleurs chefs de projet ne se contentent pas de définir le « qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment » d'un projet ; ils cartographient également ces mêmes éléments pour la communication.
- Qui dirigera la communication avec les parties prenantes du projet, et à qui s'dressera-t-elle ?
- Qu'est-ce qui doit être communiqué ?
- Quand et comment les dernières informations seront-elles communiquées et abordées ?
Quand devez-vous communiquer avec les parties prenantes ?
Exécutez ce scénario au début de chaque projet pour planifier la façon dont vous allez gérer la communication avec les parties prenantes. Mettez ensuite en œuvre le plan pour les tenir informées tout au long du projet.
Même si les délais sont serrés et que vous êtes pressé, élaborez un plan de communication élémentaire que vous pouvez mettre en œuvre rapidement. N'omettez pas complètement cette étape, car vous risqueriez de rencontrer d'autres difficultés par la suite.
Avantages d'une communication efficace avec les parties prenantes
L'exécution de ce scénario permet d'éviter les malentendus, de favoriser la collaboration et de maintenir l'attention de tous sur des objectifs communs. Tous ces éléments contribuent ainsi à l'efficacité et à la réussite des projets réalisés.
Des recherches montrent que :
- En dressant systématiquement la liste de vos parties prenantes (et pas seulement celle des approbateurs logiques) au début de chaque projet, vous réduisez les angles morts et faites émerger les influenceurs cachés. (Source)
- Planifier la communication avec les parties prenantes (qui doit savoir quoi, quand et par quel canal) favorise l'adoption de processus de changement plus résilients. En effet, la mise en œuvre de rituels de communication structurés et opportuns dans le cadre des phases de changement permet d'encourager la participation des parties prenantes et l'instauration d'une culture de projet plus collaborative. (Source)
- Il est nécessaire de traiter la communication avec les parties prenantes comme une forme de « gestion » (en se concentrant sur la valeur qu'elles reçoivent, et pas seulement sur les informations que vous devez transmettre) si les projets doivent générer des résultats plus durables et mutuellement bénéfiques. (Source)
- Instaurer un rythme de communication clair et prévisible avec les parties prenantes contribue à créer un « climat » positif autour des projets, caractérisé par des objectifs communs, la confiance et une bonne circulation des informations, ce qui est associé à des taux plus élevés de respect des délais, du budget et des objectifs. (Source)
1. Préparer le scénario
Durée estimée : 1 min
Pour commencer, faites une copie de ce modèle Confluence, ou créez un tableau sur un tableau blanc ou un document collaboratif.
En haut du tableau, indiquez le nom du projet ou de l'initiative et l'objectif de ce plan de communication avec les parties prenantes. Quel est l'objectif de ce plan ? Par exemple :
- Instaurer la confiance entre nos parties prenantes.
- Réduire les risques provenant de redondances et de goulots d'étranglement des dépendances.
- Former les équipes en aval à nos tâches et leur expliquer en quoi celles-ci peuvent impacter leur travail.
2. Identifier les différents types de parties prenantes
Durée estimée : 5 min
Les parties prenantes comprennent :
a) Les contributeurs : il s'agit des personnes ou équipes dont le temps, les décisions ou l'expertise sont essentiels à la réalisation du projet (c'est-à-dire les membres de l'équipe principale du projet).
b) Les bénéficiaires : il s'agit des personnes ou équipes qui ne sont pas directement responsables de la livraison du projet, mais qui en bénéficient ou en sont impactées et ont donc besoin d'être informées de la situation (c'est-à-dire les partenaires transverses, les dirigeants, les sponsors exécutifs et les équipes adjacentes ou en aval).
Dressez une liste de chaque type de partie prenante en répondant aux questions suivantes. Cette étape peut être réalisée individuellement ou en groupe, de manière asynchrone ou en temps réel. En cas de travail individuel, partagez la liste avec l'équipe du projet pour l'affiner et arriver à un consensus.
- Qui sera impliqué au quotidien dans ce projet ? → Contributeur
- Qui est essentiel à la réussite de ce projet ? → Contributeur
- De quels commentaires avons-nous besoin pour avancer ? → Ceux du contributeur ou du bénéficiaire
- Qui peut débloquer ou accélérer ce projet ? → Bénéficiaire
- Qui approuve ce projet ou ses éléments clés ? → Bénéficiaire
- Au-delà des contributeurs, qui d'autre est impacté par la réussite du projet ? → Bénéficiaire
Qui a besoin de ce que nous faisons sans même peut-être s'en rendre compte ? → Bénéficiaire
Ajoutez ces personnes au tableau créé à l'étape 1.
Objectifs du plan de communication :
- Réduire les risques
- Renforcer la confiance
- Sensibiliser
- Informer
- Favoriser l'action
Conseil : dressez une carte des réseaux et utilisez l'IA pour combler les vides
Utilisez le scénario Réseau d'équipes pour identifier votre réseau de parties prenantes. Vous pouvez également partager une ébauche de votre plan de projet avec votre outil d'IA, tel que Rovo, et lui demander de vous recommander des personnes que vous auriez pu oublier.
3. Remplir le tableau de communication avec les parties prenantes du projet
Durée estimée : 15 min
Les différentes parties prenantes ont besoin d'informations différentes, à différents moments, avec un mode de communication différent.
Les contributeurs ont besoin de mises à jour plus fréquentes et d'informations comme :
- Les tâches détaillées, tickets et backlog
- L'état au niveau du ticket (par exemple, les tickets qui se déplacent dans un tableau)
- Toutes les décisions et tous les compromis techniques détaillés
Les notes de travail et brouillons qui peuvent être désordonnés ou qui ne sont pas encore finalisés
Les bénéficiaires ont probablement besoin d'informations moins fréquentes, et gagnent davantage à recevoir :
Une source de référence claire et de haut niveau comme :
- Ce qu'est ce projet, qui y participe et pourquoi il est important
- Les objectifs, le périmètre et les étapes importantes
- L'état actuel et les modifications/décisions récentes qui les impactent
- Uniquement les liens les plus pertinents vers les tickets détaillés afin qu'ils n'aient pas à passer au crible chaque tâche pour comprendre ce qui se passe
Des conseils relatifs à leur participation au projet, par exemple s'ils doivent simplement rester informés de l'évolution du projet ou être consultés
Sur la base de ces informations, remplissez le tableau que vous avez créé à l'étape 1, en tenant compte des canaux les plus appropriés pour chaque partie prenante, du type d'information dont elle a besoin, de la fréquence à laquelle elle en a besoin, et de toute remarque pertinente ou de tout lien vers des artefacts.
Convenez d'un propriétaire pour le plan de communication global ou attribuez un responsable à chaque type de communication spécifique.
Conseil : réduisez l'ampleur du plan si nécessaire, mais ne sautez pas d'étapes
Le temps presse, et la communication pâtit souvent des progrès rapides des équipes. Il peut en résulter des difficultés en aval. Si vous manquez de temps, élaborez un plan de communication élémentaire que vous pouvez mettre en œuvre rapidement. Le plus important est de ne pas omettre complètement cette étape.
4. Ajouter des parties prenantes à votre canal de projet et de communication
Durée estimée : 2 min
Ajoutez ensuite les contributeurs et bénéficiaires du projet dans l'outil de votre choix, comme Atlassian Home ou Jira. Le nom de ces utilisateurs varie selon l'outil de gestion de projet utilisé. Par exemple, chez Atlassian, les parties prenantes bénéficiaires sont appelées « abonnés » ou « observateurs ».
Une fois cette opération terminée, créez un canal Slack ou Teams avec ces mêmes personnes pour communiquer au quotidien. Si possible, intégrez votre système de gestion de projet et votre outil de communication (par exemple, Jira et Slack), afin que les mises à jour effectuées dans le système de gestion de projet soient automatiquement publiées dans le canal de communication.
Conseil : communiquez de manière rapide et fréquente, et concentrez-vous sur la valeur.
Indiquez directement aux parties prenantes vos attentes à leur égard, leur délai de contribution et de toute autre considération relative à leur participation au projet. Focalisez toutes vos communications sur ce que le projet leur apporte, en précisant la pertinence du travail en jeu et ce que votre équipe fait pour avoir un impact sur vos priorités communes.
5. Commencer à communiquer et définir les attentes
Durée estimée : 2 min
Publiez un message dans le canal de communication pour lancer l'initiative, présenter tout le monde et définir les attentes. Vous devrez fournir un aperçu des éléments suivants :
- L'essence du projet
- Les objectifs de ce projet individuel, ainsi que les objectifs plus larges auxquels il contribue
Les communications qu'ils peuvent s'attendre à recevoir, leur timing, et la manière dont vous aimeriez qu'ils participent au projet
Vous pouvez également discuter avec ces parties prenantes pour mieux comprendre leurs priorités. De cette façon, votre équipe peut ajuster votre plan de communication et offrir encore plus de valeur aux participants.
Exemple de message Slack consacré au lancement d'un projet :
Bonjour,
Nous créons ce canal à l'occasion du lancement de notre nouvelle campagne marketing Projet Inbound
Dans le cadre de notre OKR visant à augmenter les prospects issus du marketing entrant, cette campagne cherche à convertir les personnes qui téléchargent le rapport sur le travail d'équipe et à les inciter à s'inscrire à un produit.
Nous visons 100 inscriptions à la démonstration d'ici le 30 mars. Consultez cette page pour en savoir plus sur le projet et nos plans de communication. Nous publierons ici même des points hebdomadaires pour le groupe, et les contributeurs quotidiens collaboreront via Jira et Confluence.
Suivi
Publiez des points hebdomadaires
Engagez-vous à maintenir l'état de votre projet à jour et à fournir aux parties prenantes, et de manière proactive, les actualités les plus pertinentes sur le projet . Lorsqu'une actualité revêt une importance particulière aux yeux de quelqu'un, mentionnez cette personne pour qu'elle y ait accès.
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