Pre-mortem

Pianifica dai 60 ai 90 minuti da dedicare all'analisi preliminare. Non è molto, quindi sfruttali al meglio: assegna dei compiti da svolgere ai membri del team affinché l'incontro sia il più possibile produttivo. La sezione Lavori preparatori del modello include domande stimolanti che puoi portare all'attenzione del team in vista della riunione. Quindi, durante l'incontro, usa le risposte dei membri del team per dare il via al confronto e stimolare lo sviluppo di idee innovative. 

Questo modello è finalizzato alla creazione di un programma approssimativo (dalle sessioni di brainstorming alle fasi di pianificazione), che ti sarà utile per strutturare la riunione per l'analisi preliminare. Inizia fornendo una rapida panoramica del tuo progetto e dell'importanza di questa sessione. Nella sezione Panoramica del progetto del modello, puoi anche includere un collegamento diretto al poster progetto del team per fornire un contesto aggiuntivo. Seguire questi passaggi favorisce non soltanto l'allineamento nel lavoro, ma anche la comunicazione all'interno del team.

Buona parte della riunione per l'analisi preventiva è dedicata al brainstorming, al fine di individuare potenziali rischi e opportunità. Dividi il tuo team in due gruppi: uno adotterà l'approccio del "bicchiere mezzo pieno" e rifletterà sulle possibilità di successo del tuo progetto, mentre l'altro adotterà l'approccio del "bicchiere mezzo vuoto" e analizzerà le possibili cause del suo fallimento. Ogni gruppo utilizzerà la tabella inclusa nella sezione Brainstorming del modello per elencare i membri del team, annotare possibili punti di forza o ostacoli (a seconda della prospettiva di cui si occupa) e raggruppare idee simili in base al tema.

Durante i 20 minuti di brainstorming, ogni gruppo elaborerà numerose idee. Ora è il momento di riunire il team ed esaminare il lavoro fatto. Scegli un portavoce per ciascun gruppo che riassuma gli argomenti e i temi che sono emersi. Successivamente dovrebbe aprirsi una discussione: i membri del team dovrebbero fare delle domande di chiarimento e addirittura mettere in discussione determinate idee o ipotesi. Al termine di questo confronto, i membri del team avranno cinque minuti di tempo per votare i loro primi tre potenziali fallimenti e i loro primi tre potenziali successi. Potranno esprimere il proprio voto copiando la spunta verde dal modello e incollandola accanto ai temi selezionati nella tabella Brainstorming.

Quando tutti avranno finito di votare, avrai un elenco dei rischi e delle opportunità più votati. Tuttavia, lo scopo di un'analisi preventiva non è provocare una reazione, bensì elaborare un piano preventivo. Quali misure prenderai per garantire i successi ed evitare i pericoli? Utilizza la sezione Elabora un piano del modello per stabilire elementi di azione, assegnare un ruolo a ciascun membro del team (assicurati di @menzionarli) e specificare le date di scadenza. Questo garantirà il successo della tua analisi preventiva.