Aggiornamenti prioritari dei leader
Avere a disposizione più contesto permette ai team di collaborare meglio, soprattutto durante i periodi di cambiamento. Dimostra di essere un grande leader condividendo gli aggiornamenti prioritari con le informazioni di cui il tuo team ha bisogno per concentrarsi su ciò che conta di più.
Tempo di preparazione
5 m
TEMPO di esecuzione
60 m
Persone
1
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Comunica al tuo team cosa conta di più e perché.
- Crea uno spazio per le domande per eliminare la confusione.
- Fai in modo che la conversazione non si interrompa per mantenere le priorità in linea con il lavoro.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Documento condiviso (come Confluence).
- Strumento di messaggistica video (come Loom).
Risorse della strategia
Come condividere gli aggiornamenti prioritari dei leader
Dimostra di essere un grande leader condividendo gli aggiornamenti prioritari con le informazioni e il contesto di cui il tuo team ha bisogno per concentrarsi su ciò che conta di più.
Cosa sono gli aggiornamenti prioritari dei leader?
I leader creano aggiornamenti prioritari o una descrizione degli obiettivi, delle priorità, dei progetti, degli aggiornamenti e delle informazioni contestuali che sono "prioritari" per loro.
Su cosa deve concentrarsi maggiormente il team e perché? Quali informazioni aiuterebbero il team ad avere un'idea più chiara di ciò su cui stanno lavorando e a sentirsi più sicuro e più in linea con i collaboratori?
Questo è il tipo di informazioni che potrebbero essere incluse in un aggiornamento prioritario del leader.
Perché eseguire la strategia Aggiornamento prioritario del leader?
Immagina di creare un prodotto senza mai fare il punto della situazione con i clienti. Accidenti. Ti perderesti informazioni essenziali sulle loro sfide e su come risolverle.
Lo stesso vale per i nostri team.
Gli aggiornamenti prioritari consentono ai team di lavorare in modo Agile, creano uno spazio per esprimere le proprie preoccupazioni, avviano discussioni e assicurano che il nostro lavoro rimanga allineato con il quadro generale.
Gli aggiornamenti prioritari non sono soltanto un elemento decorativo. Sono fondamentali per aiutare i team a prosperare.
Quando dovresti creare un aggiornamento prioritario?
È utile condividere gli aggiornamenti almeno una volta al mese per definire una cadenza e un'abitudine regolari, con un intervallo di tempo sufficiente per vedere i progressi e tenere conto delle modifiche fra un aggiornamento e l'altro. Se la tua organizzazione o il tuo team sta attraversando un periodo di cambiamento, saranno utili aggiornamenti più frequenti per dare maggiore chiarezza e far sì che tutti sappiano cosa sta accadendo e perché.
3 vantaggi degli aggiornamenti prioritari
La ricerca dimostra che gli aggiornamenti prioritari dei leader aiutano a:
1. Rifletti
Tempo stim.: 5 MINUTI
Prima di creare il tuo primo aggiornamento prioritario, dedica un momento a riflettere su alcune domande:
- C'è un leader che ammiri per la sua capacità di comunicazione? Che osa rende efficace il suo approccio?
- In che modo vuoi che i leader comunichino con te?
- Come potresti adattare il tuo stile ai desideri e alle esigenze del tuo team?
| C'è un leader che ammiri per la sua capacità di comunicazione? Che osa rende efficace il suo approccio? | |||
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| Come vuoi che avvengano le comunicazioni con te? | |||
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| Adatti il tuo stile al pubblico di riferimento o semplicemente segui il tuo approccio abituale? | |||
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Esempio di modello per riflettere su come comunichi
Trova il tempo
Non aspettarti di avere tempo nella tua agenda per un importante aggiornamento prioritario. Devi ritagliarti tu il tempo. Blocca 30-60 minuti sul tuo calendario ogni mese per crearne uno.
2. Dai una struttura all'aggiornamento mensile
Tempo stim.: 10 MINUTI
Usa queste istruzioni per modellare il tuo aggiornamento. Fai in modo che sia conciso. Meno è meglio.
Su cosa ci concentriamo?
Elenca fino a tre priorità per il mese. Aggiungi una o due frasi con i dettagli su ciascuna priorità.
Perché è importante?
Unisci i puntini. Condividi le tue opinioni sul motivo per cui il tuo team dovrebbe preoccuparsi di queste priorità e su come ognuna si collega a obiettivi più ampi.
E adesso?
Spiega esplicitamente al team quali azioni deve intraprendere dopo. Se non cambia nulla, dillo. Se, invece, le priorità sono cambiate, spiega perché ed evidenzia i compromessi e/o le dipendenze.
Qual è il titolo?
Riassumi l'aggiornamento in una o due frasi incisive. (Anche se lo stai redigendo ora, deve apparire nella parte superiore dell'aggiornamento.)
| Le 3 priorità principali: usa 1-2 frasi per spiegare ogni priorità. Scrivi frasi concise. | |||
| 1. | |||
| Perché è importante: perché dovrebbe interessare al tuo team? Come si collega questo a obiettivi più ampi? | |||
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| E adesso? Quali azioni devono intraprendere i team? Se non cambia nulla, dillo. Se, invece, le priorità sono cambiate, evidenzia i compromessi o le dipendenze. Indica in modo esplicito come devono rispondere i team. | |||
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| Riepilogo: riassumi l'aggiornamento in 1-2 frasi incisive. (Anche se lo stai redigendo ora, deve apparire all'inizio della pagina Confluence). | |||
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Modello di esempio per strutturare l'aggiornamento prioritario
Condividi storie, non solo informazioni
I grandi comunicatori non si limitano a condividere informazioni, ma raccontano storie che attirano il pubblico. Attraverso lo storytelling, i leader sono fonte di ispirazione di obiettivi, creano impegno e promuovono la resilienza. Dai un'occhiata al corso LinkedIn di Liz Fosslien, che collabora con Atlassian, sullo storytelling per imparare a usare le storie per creare degli obiettivi.
3. Dai vita al tuo aggiornamento con un video
Tempo stim.: 5 MINUTI
Usare uno strumento di comunicazione video, come Loom, per registrare un breve video (massimo 5 minuti) aggiunge chiarezza e un tocco personale poiché il tuo team può vederti e sentirti mentre condividi l'aggiornamento. Ciò è particolarmente utile quando si condividono grandi cambiamenti, notizie serie e annunci importanti.
Dopo aver registrato il video, aggiungi il link o incorpora l'intero video nella parte superiore del documento.
Scrivi un breve script
Prima di registrare il video, raccogli i tuoi pensieri scrivendo un breve script o delle argomentazioni.
4. Condividi gli aggiornamenti in modo coerente
Tempo stim.: 2 MINUTI
Pubblica l'aggiornamento attraverso lo strumento di comunicazione del tuo team, ad esempio un canale Slack o Teams. Prova a condividere gli aggiornamenti più o meno nello stesso periodo del mese (ad esempio all'inizio o alla fine del mese), sullo stesso canale e con lo stesso piano di diffusione (chiedendo ai referenti diretti di condividerli con i loro team, se applicabile). In questo modo creerai un'abitudine e il tuo team saprà quando potrà aspettarsi di ricevere notizie da te.
5. Apri la conversazione
Tempo stim.: 5 MINUTI
Quando condividi l'aggiornamento, avvia un ciclo di feedback per mantenere i team coinvolti e sincronizzati:
- Chiedi di fare commenti e porre domande e chiarisci dove o come le persone possono rispondere.
- Specifica se vuoi che le persone intraprendano delle azioni dopo aver letto o visto l'aggiornamento, come aggiungere commenti nella pagina, rispondere al messaggio, condividere l'aggiornamento con altri, ecc.
- Durante le riunioni individuali con i referenti diretti, chiedi loro se hanno domande o feedback sull'aggiornamento prioritario e su come i loro team stanno applicando le informazioni che hai condiviso (ad esempio, adeguando le roadmap, spostando il focus, mantenendo la rotta o coinvolgendo partner interfunzionali chiave).
- Interagisci nuovamente con il follow-up. Potresti aggiungere informazioni al documento condiviso e/o pubblicare un messaggio nel thread di Slack o Teams con ulteriori dettagli, chiarimenti, feedback che hai ricevuto dai referenti diretti, ecc. Mostrare che stai ascoltando è un piccolo gesto che fa una grande differenza.
I cicli di feedback mantengono i team allineati, coinvolti e sincronizzati.
Incoraggia il coinvolgimento: chiedi esplicitamente di fornire commenti e porre domande: indica chiaramente dove è possibile farlo.
Affidati ai tuoi leader: chiedi ai tuoi referenti diretti in che modo i loro team stanno applicando le priorità che hai indicato, ad esempio adeguando le roadmap, spostando il focus, mantenendo la rotta o coinvolgendo partner interfunzionali chiave.
Facilita la conversazione: fissa una verifica a metà mese; gli aggiornamenti di Loom sono ottimi per avviare discussioni più approfondite in incontri individuali o riunioni di team.
Follow-up: aggiungi una sezione "Cosa ho sentito" alla pagina Confluence in cui riassumi il feedback e i chiarimenti.
Coinvolgi nuovamente: invia un messaggio su Slack in modo che i team sappiano dove trovare l'ultimo aggiornamento.
Esempio di checklist per avviare un ciclo di feedback
6. Rifletti e adatta
Tempo stim.: 2 MINUTI
Dopo aver condiviso l'aggiornamento, averne discusso con il tuo team e aver ascoltato il feedback, valuta cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato.
- Che feedback hai ricevuto?
- Cosa ha funzionato bene?
- Ti ha sorpreso qualcosa?
- Cosa cambieresti il mese successivo (messaggistica, consegna, entrambi)?
Come puoi coinvolgere i tuoi referenti diretti per rafforzare e diffondere l'aggiornamento?
Quindi, ripeti ancora per continuare a migliorare la comunicazione e la connessione con il tuo team. Ben fatto.
| Che feedback hai ricevuto? Cosa ha funzionato? Cosa ti ha sorpreso? | |||
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| Cosa cambieresti il mese successivo: messaggistica, consegna o entrambi? | |||
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| Come puoi coinvolgere i tuoi leader per rafforzare e diffondere queste priorità? | |||
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Modello di esempio per riflettere e adattare gli aggiornamenti prioritari
Insapona, risciacqua, ripeti
La ripetizione non è ridondanza, è rinforzo. La Regola del 7 dice che le persone devono ascoltare lo stesso messaggio sette volte in sette modi diversi prima di assimilarlo. Non esitare a ripeterlo. E ancora. E ancora.
Follow-up
Letture
Dai un'occhiata a questi libri per migliorare le tue capacità comunicative:
- Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say – and What You Don't di L. David Marquet
- Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action di Simon Sinek
- Smart Brevity: The Power of Saying More with Less di Jim VandeHei, Mike Allen e Roy Schwartz
- Crucial Conversations: Tools for Talking when Stakes are High di Kerry Patterson, Stephen R. Covey, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
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