Piano di comunicazione con gli stakeholder
Lanciarsi nell'esecuzione di un progetto senza pianificare la comunicazione con gli stakeholder può generare ritardi, confusione e un mancato raggiungimento degli obiettivi. Evita questi problemi e assicura la riuscita creando un piano di comunicazione sul progetto per fornire le informazioni giuste, al momento giusto e tramite i canali giusti.
Tempo di preparazione
0m
TEMPO di esecuzione
30m
Persone
2-10+
Riepilogo di 5 secondi
- Identifica le persone che devono rimanere sempre informate e coinvolte nel progetto.
- Stabilisci i canali e la cadenza giusti per fornire gli aggiornamenti.
- Chiarisci le aspettative per garantire che tutti comprendano il loro ruolo e il loro coinvolgimento sin dall'inizio.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno strumento di gestione dei progetti, come Atlassian Home o Jira
- Uno strumento di comunicazione del team, come Slack o Teams
- Una lavagna o un documento in condivisione, come una pagina o una lavagna Confluence
Risorse della strategia
Come migliorare la comunicazione con gli stakeholder sul progetto
Crea un piano di comunicazione sul progetto per fornire agli stakeholder le informazioni giuste, al momento giusto e tramite i canali giusti.
Chi sono sono gli stakeholder?
Gli stakeholder sono tutte le persone che hanno un interesse legittimo in un progetto o un'iniziativa e che sono influenzate (positivamente o negativamente) dalla sua riuscita.
Tra gli stakeholder vi sono:
a) Collaboratori: persone o team il cui tempo, le cui decisioni o le cui competenze sono fondamentali per svolgere il lavoro (ossia i membri del team principale che si occupa del progetto).
b) Beneficiari: persone o team che non sono direttamente responsabili della consegna del progetto, ma che traggono vantaggio o sono influenzati dal lavoro e, pertanto, devono essere al corrente della situazione (ossia partner interfunzionali, leader, sponsor esecutivi e team adiacenti o a valle).
Cosa si intende per "comunicazione con gli stakeholder sul progetto"?
La comunicazione con gli stakeholder sul progetto prevede uno scambio di informazioni sul progetto per garantire che tutte le persone che sono fondamentali per lo svolgimento progetto e che ne traggono vantaggio comprendano cosa sta succedendo e perché, siano allineate e abbiano tutto il necessario per raggiungere i propri obiettivi.
I migliori project manager non solo pianificano il chi, cosa, dove, quando, perché e come di un progetto, ma definiscono anche questi stessi elementi per la comunicazione.
- Chi coordinerà la comunicazione del progetto con gli stakeholder e chi sono i destinatari?
- Cosa bisogna comunicare?
- Quando e come verranno comunicati e discussi gli aggiornamenti?
Quando devi comunicare con gli stakeholder?
Applica questa strategia all'inizio di ogni progetto per pianificare come gestire la comunicazione con gli stakeholder. Quindi, esegui il piano per tenere le parti informate durante tutto il progetto.
Anche se le tempistiche sono strette e hai fretta, metti a punto un piano essenziale di comunicazione con gli stakeholder sul progetto che puoi implementare alla svelta, ma non saltare completamente questo passaggio. In caso contrario, avrai un rischio maggiore di incorrere in problemi in seguito.
Vantaggi di una comunicazione efficace con gli stakeholder
Attuare questa strategia consente di prevenire malintesi, promuovere la collaborazione e mantenere tutti concentrati su obiettivi comuni. Tutte le parti coinvolte contribuiscono a completare i progetti in modo efficiente e con successo.
Gli studi mostrano che:
- Mappando in maniera sistematica il "panorama degli stakeholder" all'inizio di un progetto (e non solo gli ovvi responsabili dell'approvazione), riduci i punti ciechi e fai emergere gli influencer nascosti. (Fonte)
- Una pianificazione anticipata della comunicazione con gli stakeholder (i quali devono avere sempre chiaro cosa, quando e attraverso quale canale) genera processi di cambiamento più resilienti. Delle routine di comunicazione strutturate e tempestive durante il cambiamento incoraggiano la partecipazione degli stakeholder e promuovono una cultura più orientata alla collaborazione sui progetti. (Fonte)
- Trattare la comunicazione con gli stakeholder come una "gestione per gli stakeholder" (concentrandosi sul valore che ricevono anziché solo sugli aggiornamenti da inviare loro) è un cambiamento necessario se si vuole che i progetti contribuiscano a risultati più sostenibili e vantaggiosi per tutte le parti coinvolte. (Fonte)
- Stabilire un ritmo chiaro e prevedibile degli aggiornamenti per gli stakeholder aiuta a creare un "clima di progetto" positivo, caratterizzato da obiettivi condivisi, fiducia e un buon flusso di informazioni, che generalmente è associato a tassi più elevati di progetti conclusi con successo, entro i tempi previsti, rispettando il budget e in linea con gli obiettivi. (Fonte)
1. Prepara la strategia
Tempo stimato: 1 minuto
Per iniziare, crea una copia di questo modello Confluence o crea una tabella su una lavagna o un documento collaborativo.
Nella parte superiore della tabella, scrivi il nome del progetto o dell'iniziativa e l'obiettivo del piano di comunicazione con gli stakeholder. Qual è lo scopo del piano? Ad esempio:
- Creare fiducia con i nostri stakeholder.
- Ridurre i rischi derivanti dalle ridondanze e dai colli di bottiglia legati delle dipendenze.
- Informare i team a valle in merito a ciò che stiamo facendo e a come ciò può influire sul loro lavoro.
2. Identifica i vari tipi di stakeholder
Tempo stimato: 5 MINUTI
Tra gli stakeholder vi sono:
a) Collaboratori: persone o team il cui tempo, le cui decisioni o le cui competenze sono fondamentali per svolgere il lavoro (ossia i membri del team principale che si occupa del progetto).
b) Beneficiari: persone o team che non sono direttamente responsabili della consegna del progetto, ma che traggono vantaggio o sono influenzati dal lavoro e, pertanto, devono essere al corrente della situazione (ossia partner interfunzionali, leader, sponsor esecutivi e team adiacenti o a valle).
Elenca ogni tipo di stakeholder rispondendo alle seguenti domande. Puoi svolgere questa attività individualmente o in gruppo, in modo asincrono o in tempo reale. Se lo fai individualmente, ricorda di condividere l'elenco con il team di progetto per modificarlo e ottenere il consenso generale.
- Chi sarà coinvolto quotidianamente nel progetto? → Collaboratore
- Chi è fondamentale per il successo di questo progetto? → Collaboratore
- Di chi abbiamo bisogno per poter avanzare? → Collaboratore o beneficiario
- Chi può sbloccare o accelerare questo lavoro? → Beneficiario
- Chi approva questo progetto o parti chiave di esso? → Beneficiario
- Oltre ai collaboratori, quali altre parti sono interessate dalla buona riuscita del progetto? → Beneficiario
Chi ha bisogno di ciò che stiamo facendo, anche se magari non ne è consapevole? → Beneficiario
Aggiungi queste persone alla tabella creata nel passaggio 1.
Obiettivi del piano di comunicazione:
- Ridurre i rischi
- Creare fiducia
- Creare consapevolezza
- Informare
- Promuovere l'azione
Suggerimento: mappa le reti e usa l'IA per colmare i vuoti
Usa la strategia Rete di team per identificare la rete di stakeholder. Puoi anche condividere una bozza del piano di progetto con il tuo strumento di IA, come Rovo, e chiedergli di suggerirti eventuali persone mancanti.
3. Compila la tabella per la comunicazione con gli stakeholder sul progetto
Tempo stimato: 15 minuti
I vari stakeholder hanno bisogno di informazioni diverse in momenti diversi, comunicate in modi diversi.
I Collaboratori hanno bisogno di aggiornamenti e informazioni più frequenti, come:
- Task dettagliati, ticket e backlog
- Stato a livello di ticket (ad esempio, ticket che passano da una sezione all'altra della board)
- Tutte le decisioni e i compromessi nei dettagli
Note sui lavori e bozze che potrebbero essere confuse o incomplete
I beneficiari probabilmente hanno bisogno di aggiornamenti e informazioni meno frequenti come:
Un'origine di riferimento chiara e di alto livello su:
- Cos'è questo progetto, chi è coinvolto e perché è importante
- Obiettivo, ambito e traguardi chiave
- Stato attuale e modifiche/decisioni recenti che li riguardano
- Solo i link più pertinenti al lavoro dettagliato, in modo che i collaboratori non debbano passare in rassegna tutti i task per avere un quadro della situazione
Indicazioni su come e quando devono intervenire (ad esempio se devono semplicemente rimanere informati o essere consultati)
Usando questa suddivisione come guida, compila la tabella che hai creato nel passaggio 1, definendo i canali più appropriati per ogni stakeholder, il tipo di informazioni di cui hanno bisogno, la frequenza con cui ne hanno bisogno e tutte le note o i link agli artefatti pertinenti.
Concorda con il team un responsabile del piano generale delle comunicazioni o assegna un responsabile per delle comunicazioni specifiche.
Suggerimento: ridimensiona se necessario, ma non saltare i passaggi
Il tempo è una risorsa preziosa e quando i team si muovono velocemente, la comunicazione spesso ne risente. Questo può causare dei problemi a valle. Se hai fretta, metti a punto un piano essenziale di comunicazione con gli stakeholder sul progetto che puoi implementare rapidamente, ma non saltare completamente questo passaggio.
4. Aggiungi gli stakeholder al progetto e al canale di comunicazione
Tempo stimato: 2 MINUTI
Successivamente, aggiungi collaboratori e beneficiari al progetto nello strumento che preferisci, ad esempio Atlassian Home o Jira. Il nome di questi utenti varia in base allo strumento di gestione del progetto. Ad esempio, in Atlassian, gli stakeholder beneficiari sono chiamati "follower" o "osservatori".
Quindi, crea un canale Slack o Teams con le stesse persone per le comunicazioni quotidiane. Se possibile, integra il tuo sistema di gestione dei progetti e il tuo strumento di comunicazione (ad esempio, Jira e Slack), in modo che gli aggiornamenti effettuati nel sistema di gestione del progetto vengano pubblicati automaticamente nel canale di comunicazione.
Suggerimento: comunica tempestivamente e frequentemente, e concentrati sul valore
Fornisci proattivamente informazioni agli stakeholder su ciò di cui hai bisogno e sulle tempistiche utili per inviarti il loro contributo, oltre a eventuali considerazioni sul loro coinvolgimento. Tutte le comunicazioni devono essere incentrate su ciò che hai in mente per loro e chiarire perché quel lavoro li riguarda e cosa sta facendo il tuo team per ottenere un risultato di impatto per le vostre priorità condivise.
5. Avvia la comunicazione e definisci le aspettative
Tempo stimato: 2 MINUTI
Invia un messaggio nel canale di comunicazione per dare il via all'iniziativa, presentare tutte le parti coinvolte e definire le aspettative. Ti consigliamo di fornire una panoramica che illustra:
- Cos'è il progetto
- Gli obiettivi del singolo progetto e gli obiettivi più ampi a cui il progetto contribuisce
Quali comunicazioni possono aspettarsi di ricevere e quando e come vorresti che le persone interessate intervenissero
Puoi anche parlare con gli stakeholder per comprendere meglio le loro priorità. In questo modo, il team potrà aggiornare il piano di comunicazione e fornire ancora più valore.
Esempio di messaggio Slack per avviare il progetto:
Buongiorno team,
ho creato questo canale per dare il via alla nostra nuova campagna di marketing Project Inbound.
Nell'ambito dei nostri OKR, per aumentare i lead derivanti dall'inbound marketing, abbiamo avviato questa campagna con l'obiettivo di convertire le persone che scaricano il report sul lavoro di squadra convincendole a sottoscrivere l'abbonamento a un prodotto.
Puntiamo a 100 iscrizioni alla demo entro il 30 marzo. Consultate questa pagina per i dettagli sul progetto e sui nostri piani di comunicazione. Pubblicheremo qui aggiornamenti settimanali per il gruppo, mentre i collaboratori giornalieri contribuiranno tramite Jira e Confluence.
Follow-up
Pubblica aggiornamenti settimanali
Impegnati a mantenere sempre aggiornato lo stato del progetto e di fornire aggiornamenti pertinenti agli stakeholder in modo proattivo. Quando un aggiornamento è particolarmente importante per qualcuno, tagga quell'utente per offrirgli maggiore visibilità.
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