カリフォルニア州保健福祉省が Atlassian Cloud Enterprise によって最新化を実現し、220 万ドル以上のコストを削減

課題：DHCS は、テクノロジー・プロジェクトのコラボレーション、計画、実施に多数のツールを使用していました。そのため部門横断型の作業、情報の検索と共有、機関の目標達成が困難になっていました。

解決策：DHCS はアトラシアン製品を使用して一元化し、Enterprise Cloud プランにアップグレードしました。現在、アクティブ・ユーザー数は 1,000 を超え、さらに増え続けています。DHCS は Atlassian Cloud Enterprise を使用しているカリフォルニア州最大の機関として、2024 年末までに 4,000 ユーザーを目標としています。

成果: プロセスとプラットフォームが改善されたため、DHCS 全体で各チームのスピード、サービス、コスト削減、可視性、コラボレーションが向上しました。1 つのプロジェクトだけでも、納品までの時間を 3 分の 1 に短縮し、220 万ドルの節約を実現しました。

政府機関はその意義ある使命を果たす上で、さまざまな障害や機会に遭遇

サイロ化や時代遅れのテクノロジーは、行政の先進的思考者や積極的な実践者にとっても妨げになっています。DHCS（California Department of Health Care Services）も同じ課題に直面していました。各部門はそれぞれの目標に向けて取り組んでいましたが、ツールやプロセスが異なるため、ほとんどの人が、バラバラな方向に進んでいるように感じていました。

DHCS モダナイゼーション・ファクトリー & エンジニアリング責任者の Ryan Mosley とアトラシアンのエンタープライズ・アドボケートである Elisa Aviles-Bodoin は、これらの課題を機会ととらえ、カリフォルニア州のために優れたソリューションを探し始めました。つまり、Atlassian Cloud のツールを利用した標準化によって、カリフォルニアのすべての人に質の高い医療への公平なアクセスを提供し、健康を向上させるという目的に向けた進歩を促進するものです。

最新化と標準化により、1 つのプロジェクトだけで 220 万ドルの節約を実現

DHCS は何年もの間、SharePoint の古いバージョンをはじめ、さまざまなツールとともに、Jira Cloud と Confluence Cloud の一部を使用してきました。アジャイル手法を採用し、アトラシアンのライセンスを追加してから、その使用量は有機的に増加し始めました。

アトラシアンのツールを採用する人が増えるにつれ、DHCS のモダナイゼーション・チームは、従業員の作業が迅速化し、さらにコラボレーションが進み、お互いや州全体の住民に対してより良いサービスを提供できる新たな方法が見つかったことに気付きました。従業員がアトラシアンをどう使用していたか、プラットフォーム上での標準化により組織全体でのポートフォリオ管理がどう改善したかを Ryan がリーダーに示すと、全員がその使用に賛同しました。

Ryan は次のように述べています。「モダナイゼーション・チーム内外のさまざまなセクションやプログラムに使用範囲が広がり始めています。モダナイゼーション・チームのコミュニケーションと提供により、ディレクターズ・オフィスに新たなレベルの透明性とリアルタイムの情報がもたらされ、「アトラシアンで標準化する」ことをより意識するようになりました」

この採用の一環として、Ryan のチームは DHCS Enterprise アーキテクトの Joe Chavez、Jira 管理者 Christine Corona、アトラシアンのエンタープライズ・アドボケート、Elisa Aviles-Bodoin と協力して、シンプルな変更管理戦略を策定しました。「変更管理には、そのためのリソースの余裕はないため、アーリー・アダプターを巻き込んでツールの普及を図りました。また、アトラシアン コミュニティ・ミーティングを開催し、人々が直面している課題についても話し合っています」と Ryan は説明します。

同じ最新のプラットフォームで作業する部門が増えていくにつれ、チームのコラボレーションが容易になり、作業がスピードアップし、大幅なコスト削減につながりました。Ryan は次のようにも述べています。「1 つのプロジェクトの立ち上げから実施まで 18 か月かかっていました。アトラシアンを採用し、ツールの有用な使い方を学んだ後のプロジェクトでは、6 か月に短縮されました。Jira とすべての開発ツールであらゆるものを追跡することによって、チームを編成し、製品を提供するためのコストを 280 万ドルから 60 万ドルに削減できました」

使用量が増えるにつれ、DHCS モダナイゼーション チームはスケーラビリティ、一元的な管理とガバナンス、エンタープライズ グレードのセキュリティ、専用サポートに向け、アトラシアンのクラウド アプリで標準化することを選択しました。Confluence と Jira Cloud Premium から始め、2021 年には Enterprise プランにアップグレードしました。ユーザーはすでに 4,000 人に達し、DHCS は Atlassian Cloud Enterprise を利用している最大の行政機関の 1 つとなりました。

リソースを解放し、最も重要な仕事に集中

数千ものユーザーが利用できる、一元的なクラウドベースの信頼できる情報源とコラボレーション・プラットフォームにより、DHCS 各部門での重点分野で改善が見られました。ディレクターズ・オフィスのリーダーは、ポートフォリオ・レベルで進捗やプログラムを追跡することもできます。特に IT 部門では、セキュリティとプライバシー、メンテナンスと運用、ガバナンス、ポートフォリオ管理という主要なイニシアチブの進展に期待しています。

1. セキュリティとプライバシー

Jira を使うと、チームは機関のセキュリティ レベルと、システムやデータに潜むあらゆるリスクをより包括的に把握できます。DHCS では Atlassian Cloud を利用するようになったため、サーバーの保守に悩む必要がなくなりました。テクニカル製品マネージャー兼 DevOps エバンジェリスト、Jeff Garrett 氏は次のように述べています。「これまでは、サーバーのインフラを維持する必要がありました。それは面倒なものでした。Atlassian Cloud Enterprise を利用していれば、もうその必要はありません。また、アプリケーションの追加や削除も簡単になりました」

2. メンテナンスと運用

IT 部門は、(Xray Test Management アプリを使用した) 追跡とテストに Jira を使用するだけでなく、クラウドでの一元管理と監視への移行を歓迎しています。

3. Enterprise ガバナンス

DHCS は、Atlassian Cloud Enterprise を使用して、ガバナンスを一元化し、改善してきました。Ryan は「これらのツールは、ガバナンスに関する会話を円滑に進めるのに役立ちます。私たちの業務内容を可視化し、私たちの成長と成熟を可能にしてくれます」と述べています。

アトラシアンのツールとの相互の統合、そして Slack のような IT の他の生産性ツールとの統合によって効率がさらに向上し、ナレッジ管理が改善され、拡張が容易になりました。

Joe は次のように説明します。「私たちは、ものごとを Jira の課題だけに留めないようにします。バグを修正したら、その情報を Confluence に抽出して他の人に公開します。Confluence と Jira の変更を Slack にも公開しているため、誰かとチャットしている最中でもチケットを簡単に検索できます。また、1 人から 5 人のチームが Confluence スペースを使って各自の作業を書き留めて、新しいチーム メンバーと共有するような小さなプロジェクトから拡張できたプロジェクトも多数あります」Ryan は次のように付け加えています。「つまり、全員が次のミーティングまで待つのではなく、必要なときに必要なものを見つられるので、ミーティングを確実に減らすことができたのです」

ミーティングや管理に割く時間が減れば、IT 部門は最も得意とする作業、つまり機関がカリフォルニア市民により良いサービスを提供するためのテクノロジーを実現することに集中できます。

IT とビジネスをつなげてポートフォリオ管理を成功させる

IT 以外にも、ビジネス・チームやプログラム・チームも同様にアトラシアン・ツールを活用しています。最新化のアーリー・アダプター戦略がうまくいっている証拠です。「コミュニケーション・チームなどのビジネス・チームは、作業管理テンプレート・プロジェクトを非常にすばやく立ち上げて順調に進められることに本当に満足しています」と Christine Corona 氏は説明します。Ryan Mosley 氏はこう付け加えます。「Jira によって繰り返し可能なプロセスを実現できます。契約チームは Jira を利用して調達を追跡しているため、調達がいつ完了し、リソースがいつ投入されるかがわかるようになりました」

こうした可視性の向上は、ポートフォリオ管理に関して非常に有益です。「アトラシアンの大きなメリットは、企業のニーズやエンジニアリングの実行についてコミュニケーションを取り、その 2 つを結び付けることです」と Mosley 氏は話します。「これによって、ビジネスに最も重要なことに焦点を絞ることができます。ポートフォリオの観点から、技術的なイニシアチブを実施するまでのタイムラインを確認した後に、それらの目標を達成している開発チームまで掘り下げたり、最初から確認したりできます。ポートフォリオ管理面において、プログラムから技術レベルに至るまで、コミュニケーションが本当に役立ちました」

DHCS では、セキュリティやスピードの向上から、情報の検索、使用、共有の容易化まで、あらゆるタイプおよび階層のチームで大きく改善しています。

DHCS の健全性と、DHCS がサービスを提供する市民の健康を改善する

Atlassian Cloud Enterprise で DHCS のプラットフォームやプロセスを最適化したことで、個人レベルやチーム・レベルでの可視性、コラボレーション、デリバリーが向上しただけでなく、同機関のスピードも向上し、コストも削減できました。

Jira と Confluence Cloud が DHCS の信頼できる唯一の情報源となり、同機関はアトラシアン プラットフォームを拡張して、アラートとオンコール管理には Opsgenie を、インシデント管理には Statuspage を、戦略を実行に結び付けるために Jira Align を含めることを計画しています。それにより、DHCS の業務の中心である、州の住民へのサービス提供を強化できます。

「ビジネスとテクノロジーを結び付けてイニシアチブを実現することが成功の核となります」と Mosley 氏は話します。「アトラシアンのツール・セットに追加すれば、DHCS での進化に役立ち、私たち全員が同じ方向に進み、最も重要なイニシアチブに集中できるようになります。そうすれば DHCS はカリフォルニア州の人々にサービスをより効率的に提供できます」