Sjabloon Premortem

Plan zo'n 60 tot 90 minuten voor de premortem. Dat is niet heel lang. Zorg er daarom voor dat je optimaal gebruik maakt van de tijd door iedereen wat huiswerk te geven, zodat iedereen voorbereid is en productief mee kan praten. Het onderdeel Voorwerk van deze sjabloon bevat wat stimulerende vragen die je team kan overwegen voor de vergadering. Spreek tijdens de vergadering al je antwoorden door om te beginnen met een open instelling, klaar voor frisse ideeën. 

Het grootste deel van deze sjabloon geeft je een algemene agenda (van de brainstormsessie tot de planningsfase) die je kunt gebruiken om je premortemvergadering te structureren. Geef eerst een kort overzicht van het project dat je aan het plannen bent en het belang van deze premortemsessie. In het onderdeel Projectoverzicht van deze sjabloon vind je ruimte om een link naar de projectposter van je team toe te voegen voor extra context. Door het op deze manier op te stellen zorg je dat iedereen van begin af aan op één lijn zit waardoor je beter kunt vergaderen.

Een groot deel van je premortemsessie zal bestaan uit brainstormen over potentiële risico's en kansen. Je splitst je team in twee groepen. De ene gaat met een optimistische blik kijken naar de manieren waarop het project kan slagen, de andere groep gaat met een pessimistische blik kijken naar manieren waarop het project kan mislukken. Beide groepen gebruiken de tabel in het gedeelte Brainstormen van de sjabloon om de teamleden waar de groep uit bestaat te noemen en de potentiële overwinningen of valkuilen (afhankelijk van het perspectief waarmee ze werken) te noteren. Vergelijkbare ideeën kunnen samengevoegd worden in thema's.

In de brainstormsessie van ongeveer 20 minuten zullen beide groepen veel ideeën verzinnen. Roep nu je team weer bij elkaar om het andere team te ondervragen. Laat één vertegenwoordiger uit beide groepen de onderwerpen en thema's die aan bod zijn gekomen bespreken. Maak duidelijk dat dit moet leiden tot een open discussie. Teamleden moeten verhelderende vragen stellen en zelfs in discussie gaan over ideeën of aannames. Zodra alles besproken is, krijgen teamleden vijf minuten om te stemmen op de drie meest waarschijnlijke mislukkingen en de drie meest waarschijnlijke potentiële successen. Iedereen kan stemmen door het groene vinkje uit de sjabloon te kopiëren en te plakken in het gekozen thema in de tabel Brainstormen.

Als iedereen gestemd heeft, weet je wat de meest waarschijnlijke risico's en kansen zijn. Een premortem gaat echter niet om reageren maar om voorkomen. Welke stappen ga je zetten om successen waar te maken en gevaren te vermijden? Gebruik het gedeelte Een plan maken in de sjabloon om actie-items vast te stellen, teamleden toe te wijzen (vergeet niet ze te @-vermelden) en deadlines te bepalen. Door deze stappen op te schrijven gaat je premortem van hypothetisch naar uitvoerbaar.