Planning van teamcapaciteit in Jira
Voordat je je vastlegt op werk, moet je één vraag beantwoorden: klopt het plan eigenlijk, of belast je stilletjes opnieuw dezelfde mensen te veel?
Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning is het proces waarbij je voorspelt welke resources een team nodig heeft en die vraag afstemt op de tijd, vaardigheden en beschikbaarheid die je daadwerkelijk hebt. Als je het goed doet, laat het zien of een team nieuw werk kan oppakken zonder iemand te overbelasten of een deadline te missen.
Het concept is niet nieuw en is niet uniek voor software. Bekijk de gids van Atlassian over capaciteitsplanning voor de basisprincipes, waaronder het verschil tussen capaciteitsplanning en resource planning en de veelvoorkomende valkuilen. Deze gids gaat verder waar dat ophoudt: hoe je capaciteit plant in Jira, waar het werk al staat.
De meeste teams plannen de capaciteit nog steeds in een spreadsheet die losstaat van hun werk. Die is verouderd zodra iemand van project verandert of verlof neemt, en tegen de tijd dat het plan niet meer klopt, is de overbelasting al gebeurd. Plannen in Jira houdt het plan verbonden met het werk dat het beschrijft.
Teamcapaciteit en individuele capaciteit in Jira
Jira ondersteunt capaciteitsplanning op twee niveaus, en weten welk niveau je nodig hebt is de eerste beslissing die je moet nemen. Teamcapaciteit kijkt naar de throughput van een heel team binnen een sprint of programma. Individuele capaciteit kijkt naar de week van één persoon en waar diegene zich aan heeft gecommitteerd.
Teamcapaciteit met Plannen
Jira Plannen beheert de capaciteit op teamniveau voor agile delivery. Je plant in story points of member-weeks en zet het vastgelegde werk van een team af tegen de historische throughput van het team over sprints en programma's heen. Dit is het juiste detailniveau voor sprintplanning, releaseplanning en het opschalen van leveringen over meerdere teams.
Individuele capaciteit met de capaciteitsweergave
De capaciteitsweergave verwerkt planning op individueel niveau. Een people manager of team lead wijst specifieke mensen toe aan werkitems, epic en hoger, of aan niet-projectgebonden tijd zoals verlof, op afroep en onderhoud. Toewijzingen zijn universeel: een toewijzing die je maakt in één bord volgt die persoon overal, zodat je die niet per ongeluk dubbel kunt inplannen voor twee teams.
De capaciteitsweergave brengt individuele planning naar Jira, zodat managers kunnen zien wie waaraan werkt, waar de tijd naartoe gaat en of het plan klopt, zonder Jira te verlaten.
Wat je kunt doen in de capaciteitsweergave
De capaciteitsweergave is een tabel waarin elke rij een teamlid of een werkitem is en elke kolom een week. Je plant vanaf de kant die past bij hoe je denkt.
Plan vanuit de kant van de mensen of de kant van het werk. Begin met een persoon en kijk waaraan die is toegewezen, of begin met een werkitem en kijk wie eraan werkt.
Wijs capaciteit toe op basis van percentage, dagen of uren. Stel in hoeveel van een week naar een bepaald werkitem of een bepaalde toezegging gaat, cel voor cel.
Houd rekening met het werk dat nooit in het plan terechtkomt. Markeer verlof, op afroep-roosters, training en onderhoud zodat het totaalbeeld klopt. Twee weken verlof past de beschikbare capaciteit van die persoon automatisch aan.
Signaleer overbezetting voordat het een probleem wordt. Een capaciteitsbalk wordt voor elke persoon bijgewerkt terwijl je plant. Wanneer een week over 100 procent komt wordt de balk rood zodat je de verdeling kunt aanpassen.
Bewerk het als een spreadsheet, verbonden met Jira. Kopieer, plak, sleep en werk cellen in bulk bij, maar dan met gegevens die gekoppeld blijven aan echte werkitems en mensen.
Filter op wat je nodig hebt. Verfijn de weergave op persoon, werkitem, status of werktype.
Bekijk toewijzingen in alle spaces. Plannen gelden voor het hele siteniveau, zodat de verplichtingen van een persoon zichtbaar zijn waar die ook wordt weergegeven.
Hoe kies ik tussen capaciteitsplanning voor een team en voor individuen?
Kies op basis van de vraag die je probeert te beantwoorden. Als je vraagt of een team zich kan vastleggen op een sprint of een release, plan dan op teamniveau met Plannen. Als je vraagt of een specifieke persoon volgende week ruimte heeft, plan dan op individueel niveau met de capaciteitsweergave.
Veel teams hebben beide nodig. Een programmalead brengt de throughput van het team in Plannen in balans, terwijl een people manager in hetzelfde programma de capaciteitsweergave gebruikt om ervoor te zorgen dat niet stilletjes één engineer drie epics draagt. De twee niveaus beantwoorden verschillende vragen, en de meest voorkomende manier waarop capaciteitsplanning mislukt, is door de verkeerde te gebruiken.
Veelgestelde vragen
Wat is capaciteitsplanning in Jira?
Capaciteitsplanning in Jira is het afstemmen van gepland werk op de beschikbare mensen en tijd, binnen de tool waar het werk zich bevindt. Jira ondersteunt dit op teamniveau met Plannen en op individueel niveau met de capaciteitsweergave.
Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning voor een team en individuele capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning van een team meet de throughput van een heel team over sprints, meestal in story points. Individuele capaciteitsplanning houdt de wekelijkse verplichtingen van één persoon bij voor al het werk, zodat je kunt zien wie nog ruimte heeft en wie overbelast is.
Wat is de capaciteitweergave in Jira?
De capaciteitweergave is een tabel in Jira waarin managers mensen toewijzen aan werkitems of aan niet-projecttijd zoals verlof. Elke rij is een persoon of werkitem, elke kolom is een week, en een capaciteitsbalk markeert iedereen boven 100 procent.
Vervangt capaciteitsplanning in Jira mijn spreadsheet?
Ja. De capaciteitsweergave vervangt planning op basis van spreadsheets en je kunt een spreadsheet importeren om te beginnen. Jira koppelt je gegevens aan echte werkitems en teamleden, zodat elke wijziging het plan automatisch bijwerkt. Je hoeft rij 47 niet meer handmatig te corrigeren.
Wie kan een capaciteitsplan bekijken en bewerken?
People managers en teamleads maken en passen capaciteitsplannen aan met spacebeheerdersrechten. Toewijzingen zijn zichtbaar op de hele site, dus de verplichtingen van een persoon worden overal weergegeven waar die persoon voorkomt, maar alleen gebruikers met de juiste rechten voor de space kunnen toewijzingen bewerken.