Wat zijn Jira-workflows? Editor, regels en AI-agents
Belangrijke leerpunten
Een Jira-workflow is de verzameling statussen, transities en regels die een werkitem doorloopt, van het moment dat het wordt aangemaakt tot het is afgerond.
De workfloweditor zet het diagram, de regels en de publicatieopties samen op één scherm, in plaats van verspreid over meerdere schermen.
Je kunt werk vanuit een specifieke workflowtransitie delegeren aan een agent voor een werkitem.
De Rovo-workflowvaardigheid wordt aangeroepen met
/manage-jira-workflowsin Rovo Chat binnen de interface van de workflowbuilder, waar beheerders workflows kunnen maken en bewerken met natuurlijke taal.Een workflowschema koppelt je workflows aan specifieke werktypen en kan opnieuw worden gebruikt in meerdere projecten.
Een Jira-workflow is het proces dat je team volgt om een werkitem van open naar gereed te verplaatsen. Een workflow bestaat uit drie onderdelen: statussen, transities en, bij bedrijfsbeheerde projecten, een oplossing.
De meeste teams baseren hun workflow op een proces dat ze al gebruiken, en kan daarom zo eenvoudig zijn als drie statussen, of zo uitgebreid als een beoordelingsproces met meerdere fasen waarbij meerdere teams betrokken zijn.
Jira-workflows bestaan uit 3 unieke elementen:
Status:een status laat zien waar een werkitem zich momenteel in de workflow bevindt. Open, In uitvoering, Wordt beoordeeld, Geblokkeerd en Gereed zijn veelvoorkomende voorbeelden, maar je kunt statussen ook een naam geven die aansluit bij de manier waarop je team in de praktijk over werk praat.
Transitie: een transitie verplaatst een werkitem van de ene status naar een andere en werkt slechts in één richting. Als je team een werkitem heen en weer moet kunnen verplaatsen tussen twee statussen, bijvoorbeeld van Wordt beoordeeld terug naar In uitvoering, heb je twee afzonderlijke transities nodig, één voor elke richting.
Oplossing:een oplossing markeert een werkitem als gesloten en legt vast waarom, met waarden zoals Gereed, Wordt niet uitgevoerd of Duplicaat. Oplossingen zijn beschikbaar in bedrijfsbeheerde projecten en bieden een duidelijke manier om te rapporteren over hoe werk daadwerkelijk is afgerond, en niet alleen waar het is gestopt.
Wat is een workflowschema?
Een workflowschema is de verzameling koppelingen tussen je workflows en je werktypen, vergelijkbaar met hoe een toestemmingsschema rechten aan rollen toewijst. Elk project heeft er minstens één nodig, en hetzelfde schema kan van toepassing zijn op meerdere spaces.
Denk na over de volgende usecase:
Een ontwikkelingsteam werkt in één Jira-space, met afzonderlijke workflows voor bugs, story's en taken.
Bugs doorlopen statussen zoals ‘Getrieerd’ en ‘Opgelost’, story's doorlopen ‘Ontwerp WIP’ en ‘Klaar voor ontwikkeling’, en taken volgen een eenvoudig pad van ‘Nog doen’, ‘In uitvoering’ en ‘Gereed’.
Wanneer dat team zich opsplitst in twee teams, kan de tweede space hetzelfde workflowschema hergebruiken. Beide teams blijven gefocust op hun eigen bord, terwijl hun manager nog steeds één consistent overzicht over beide spaces heeft, omdat het onderliggende workflowschema niet is gewijzigd.
Workflowschema's zijn momenteel beschikbaar in bedrijfsbeheerde spaces.
Wat is de Jira-workfloweditor?
De workfloweditor is één scherm waarop je een workflow kunt maken, bewerken en publiceren. In plaats van tussen afzonderlijke pagina’s voor statussen, transities en regels te schakelen, configureer je alle drie in één diagram en publiceer je je wijzigingen zodra je klaar bent.
Er zijn verschillende manieren om de workfloweditor te openen:
Voor een bedrijfsbeheerde space selecteer je Instellingen ⚙ en daarna Werkitems > Workflows. Zoek de workflow die je wilt bewerken, selecteer Meer acties (•••) en kies Bewerken.
Voor een teambeheerde space ga je naar Space-instellingen > Werktypen. Selecteer het werktype waarvan je de workflow wilt wijzigen en selecteer vervolgens Workflow bewerken.
Je kunt de editor ook openen vanuit de instellingen van een project door naar het relevante werktype of type werkitem te gaan, Meer acties (•••) te selecteren en Workflow bekijken en bewerken te kiezen.
Eén scherm, vier werkende onderdelen
De editor is opgebouwd rond een werkbalk voor het toevoegen van statussen en transities, een detailvenster voor het bewerken van wat je selecteert, een diagram dat je kunt verslepen en herschikken, en een lijst met relevante omgevingen die precies laat zien welke spaces worden beïnvloed voordat je publiceert.
Schakelen tussen diagram en tekst
Als je een workflow liever als tekst doorneemt dan deze op een canvas te volgen, kun je met de schakelaar Tekst en diagram tussen beide weergaven wisselen zonder je plaats te verliezen.
Beide weergaven bewerken dezelfde onderliggende workflow, dus een wijziging in de ene weergave wordt ook in de andere weergegeven.
Actieve workflows bewerken zonder ze te dupliceren
Je kunt nu meerdere wijzigingen aanbrengen in een actieve workflow zonder die eerst te kopiëren. Verwijder een status rechtstreeks, waarna Jira je begeleidt bij het verplaatsen van eventuele werkitems die zich nog in die status bevinden.
Voeg een nieuwe uitgaande transitie toe aan een status die er nog geen heeft. Selecteer Workflow bijwerken om direct te publiceren, of Verwijderen om terug te keren naar de vorige status van de workflow.
Dezelfde regelcategorieën, één venster
Als je workflows hebt gemaakt in de oude editor, zijn de categorieën van de regel niet veranderd: voorwaarden, schermconfiguratie, validators en postfuncties. Wat wel is veranderd, is waar je deze kunt vinden.
Selecteer een transitie en de bijbehorende regels worden in hetzelfde detailvenster geopend als alle andere instellingen, in plaats van in een afzonderlijk configuratiescherm.
Hoe verhoudt een Jira-workflow zich tot je bord?
Je workflow bepaalt welk pad een werkitem volgt. Je bord is de plek waar je kunt zien hoe dat pad zich ontvouwt. Jira-beheerders koppelen doorgaans elke bordkolom aan een stap in de workflow, zodat het verplaatsen van een kaart over het bord hetzelfde is als het op de achtergrond uitvoeren van een transitie.
Teams met complexere workflows koppelen vaak meerdere statussen aan één kolom, zodat het bord overzichtelijk blijft, ook wanneer de onderliggende workflow uit meer stappen bestaat. Zo blijft het bord bruikbaar voor het hele team, zonder de details te verbergen die nodig zijn om de workflow correct te laten functioneren.
Hoe verhouden workflowregels zich tot Jira-automatisering?
Workflowregels en Jira-automatisering lossen vergelijkbare problemen op verschillende plekken op. Een workflowregel, zoals een voorwaarde voor een transitie, bevindt zich binnen die ene workflow en is van toepassing overal waar de workflow wordt gebruikt.
Een automatiseringsregel kan door vrijwel alles worden geactiveerd en in verschillende projecten worden uitgevoerd. Inmiddels omvat deze ook acties zoals het aanroepen van een Rovo-agent, waardoor de twee het beste samen kunnen worden gebruikt in plaats van dat je tussen beide moet kiezen.
Als algemene richtlijn geldt dat het opzetten van workflowregels meer moeite kost, maar dat ze eenvoudiger op schaal te beheren zijn zodra ze zijn ingesteld, omdat ze meebewegen met het workflowschema.
Automatiseringsregels zijn sneller aan te maken en zijn flexibeler, maar gebruikslimieten verschillen per abonnement, dus controleer wat je editie bevat voordat je op automatisering vertrouwt voor processen met een hoog volume.
Agents toewijzen aan een Jira-workflow
AI-agents kunnen workflowgestuurd werk automatisch overnemen, zodat teams herhaalbare taken kunnen overdragen precies op het moment dat ze nodig zijn. In Jira kun je een agent koppelen aan een workflowtransitie, een kolom van een bord of een automatiseringsregel, afhankelijk van hoe je team wil dat de overdracht plaatsvindt.
Een agent activeren vanuit een transitie
Open de workflow-editor, selecteer een transitie en voeg een regel voor de triggeractie van de agent toe. Vanaf dat moment wordt elk werkitem dat de betreffende transitie doorloopt, automatisch overgedragen aan de agent, of dat nu betekent dat een veld wordt bijgewerkt, een opmerking wordt geplaatst of een gekoppelde pagina wordt opgesteld.
Wijs een agent toe vanaf het bord
Je kunt ook rechtstreeks vanuit een bordweergave een agent toewijzen. Open het bord, selecteer het menu Meer acties (•••) van de kolom en kies de optie om een agent aan de betreffende kolom toe te wijzen. Werkitems die naar de kolom worden verplaatst, worden vervolgens automatisch toegewezen aan de geselecteerde agent.
Deze optie is momenteel alleen beschikbaar in specifieke spaces, dus mogelijk zie je deze niet op elk bord.
Schaal op met automatisering
Voor werk dat elke keer hetzelfde patroon volgt, voeg je een actie Rovo-agent gebruiken toe aan een Jira-automatiseringsregel, of stel je een bordkolom zodanig in dat elk werkitem dat ernaartoe wordt gesleept, automatisch wordt toegewezen aan een gekozen agent.
Voorwaarden en branches zorgen dat de agent alleen werkt aan de issues waaraan jij wilt dat hij werkt.
Genereer sneller workflows met de vaardigheid Rovo-workflow
De vaardigheid Rovo-workflow is een mogelijkheid van Rovo waarmee beheerders Jira-workflows kunnen configureren met aanvragen in natuurlijke taal. Je kunt deze alleen vanuit de interface van de workflowbuilder aanroepen, door /manage-jira-workflows te gebruiken om vragen te stellen over een workflow of wijzigingen aan te vragen. Dit omvat zaken zoals het toevoegen van een transitie, het beperken van wie een werkitem kan verplaatsen, of het uitleggen van een regel. De vaardigheid helpt bij het aanmaken of bijwerken van de workflow, terwijl je de wijzigingen in Jira beoordeelt en publiceert.
Wat de vaardigheid Rovo-workflow vandaag voor je kan doen
De vaardigheid beantwoordt vragen over je workflow en de configuratie ervan, maakt en bewerkt statussen en transities, en stelt veelvoorkomende transitieregels in op basis van een aanvraag in gewone taal. Je kunt de vaardigheid bijvoorbeeld vragen een veld bij te werken, te beperken wie een werkitem kan verplaatsen, een Veld te valideren, een issue toe te wijzen of een transitie te beperken op basis van een veldwaarde.
Hoe je de vaardigheid Rovo-workflow gebruikt
Open de interface van de workflowbuilder, open Rovo Chat en voer /manage-jira-workflows in om de vaardigheid Rovo-workflow aan te roepen. De vaardigheid is alleen beschikbaar in de interface van de workflowbuilder. Je kunt vragen stellen over een workflow of de wijziging beschrijven die je wilt aanbrengen in gewone taal. Beoordeel de voorgestelde wijzigingen in Jira en publiceer ze wanneer ze klaar zijn. Rovo moet zijn ingeschakeld op je site om de vaardigheid beschikbaar te maken.
Veelgestelde vragen over Jira-workflows
Wat is een Jira-workflow?
Een Jira-workflow is de set statussen, transities en regels, die bepalen hoe een werkitem van aanmaak tot voltooiing verloopt. Elk Jira-project heeft minimaal één workflow nodig, gekoppeld aan de werktypen via een workflowschema.
Hoe bewerk ik een Jira-workflow?
Open de workflow vanuit de projectinstellingen of space-instellingen, en gebruik vervolgens de nieuwe workflow-editor om statussen, transities en regels toe te voegen of te wijzigen. Selecteer Workflow bijwerken om je wijzigingen te publiceren, of Verwijderen om terug te keren naar de vorige versie.
Kan ik een AI-agent toewijzen aan een werkitem in mijn workflow?
Ja. Agents worden in het veld Uitvoerder weergegeven naast mensen, kunnen worden vermeld in opmerkingen en kunnen automatisch worden geactiveerd vanuit een specifieke transitie met een regel voor een agentactie Trigger.
Wat is de vaardigheid Rovo-workflow?
De vaardigheid Rovo-workflow is een mogelijkheid van Rovo die Jira-beheerders helpt workflows te begrijpen, aan te maken en bij te werken met aanvragen in natuurlijke taal in Rovo Chat. Je kunt deze vaardigheid alleen aanroepen vanuit de interface van de workflowbuilder, met /manage-jira-workflows en vervolgens de resulterende wijzigingen in Jira beoordelen en publiceren.
Moet ik iets inschakelen om agents in een workflow te gebruiken?
Ja. Rovo moet op je site zijn ingeschakeld voordat je de vaardigheid Rovo-workflow kunt gebruiken. Deze vaardigheid is beschikbaar voor gebruikers met rechten om workflows te bewerken en kan alleen worden aangeroepen vanuit de interface van de workflowbuilder. Open daar Rovo Chat en voer /manage-jira-workflows in om workflows te beheren.
Mijn huidige workflow-editor ziet er niet hetzelfde uit. Is de nieuwe workflow-editor beschikbaar in mijn Jira-abonnement?
De beschikbaarheid van de nieuwe workflow-editor kan verschillen per projecttype en abonnement. Controleer Instellingen > Werkitems > Workflow op je eigen site om te bevestigen tot welke editor en functies je momenteel toegang hebt.