Plan voor projectcommunicatie met belanghebbenden
Het beginnen van de uitvoering zonder rekening te houden met communicatie met belanghebbenden kan leiden tot vertragingen, verwarring en gemiste targets. Vermijd deze uitdagingen en vergroot het succes door een plan voor projectcommunicatie op te stellen om op het juiste moment en via de juiste kanalen de juiste informatie te leveren.
Voorbereidingstijd
0 m
LOOPTIJD
30 m
Personen
2-10+
Samenvatting in 5 seconden
- Bepaal wie op de hoogte moet blijven van en betrokken moet zijn bij je project.
- Zorg voor de juiste kanalen en cadans voor het verstrekken van updates.
- Verduidelijk verwachtingen om te zorgen dat iedereen van begin af aan zijn of haar rol en betrokkenheid begrijpt.
WAT JE NODIG HEBT
- Projectbeheertool, zoals Atlassian Home of Jira
- Teamcommunicatietool, zoals Slack of Teams
- Gedeeld whiteboard of document, zoals een Confluence-pagina of -whiteboard
Middelen voor spellen
Hoe je de projectcommunicatie met belanghebbenden verbetert
Maak een projectcommunicatieplan om belanghebbenden op het juiste moment via de juiste kanalen van de juiste informatie te voorzien.
Wat zijn belanghebbenden?
Belanghebbenden zijn alle mensen die een gevestigd belang hebben in een project of initiatief en die (positief of negatief) worden beïnvloed door het succes ervan.
Belanghebbenden zijn onder meer:
a) Bijdragers: mensen of teams waarvan tijd, beslissingen of expertise cruciaal zijn voor het uitvoeren van het werk (d.w.z. leden van het kernprojectteam).
b) Begunstigden: mensen of teams die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, maar die profiteren van of beïnvloed worden door het werk en daarom moeten weten wat er gebeurt (d.w.z. multidisciplinaire partners, leiders, uitvoerende sponsors en aangrenzende of verderop in de keten werkende teams).
Wat is projectcommunicatie met belanghebbenden?
Projectcommunicatie met belanghebbenden omvat het uitwisselen van informatie over een project om te zorgen dat iedereen die cruciaal is voor en profiteert van het project begrijpt wat er gebeurt en waarom, op één lijn zit en beschikt over wat nodig is voor het bereiken van zijn of haar doelen.
De beste projectmanagers plannen niet alleen het wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe van een project, maar brengen ook dezelfde elementen in kaart voor communicatie.
- Wie zal de projectcommunicatie met belanghebbenden leiden en wie moeten deze ontvangen?
- Wat moet worden gecommuniceerd?
- Wanneer en hoe worden updates gedeeld en besproken?
Wanneer moet je communiceren met belanghebbenden?
Voer dit spel aan het begin van elk project uit om te plannen hoe je de communicatie met belanghebbenden gaat beheren. Voer vervolgens het plan uit om ze gedurende het hele project op de hoogte te houden.
Ook als de tijdlijnen krap zijn en je haast hebt, maak je een heel eenvoudig plan voor projectcommunicatie met belanghebbenden, dat je snel kunt implementeren. Sla het nooit helemaal over. Anders is de kans groter dat er later problemen ontstaan.
Voordelen van sterke communicatie met belanghebbenden
Het uitvoeren van dit spel helpt misverstanden te voorkomen, samenwerking te bevorderen en iedereen gefocust te houden op gemeenschappelijke doelen. Dit alles draagt bij aan het efficiënt en succesvol voltooien van projecten.
Uit onderzoek blijkt:
- Door aan het begin van een project systematisch je 'stakeholderlandschap' in kaart te brengen, dus niet alleen de voor de hand liggende goedkeurders, verminder je blinde vlekken en breng je verborgen beïnvloeders aan het licht. (Bron)
- Het vooraf plannen van communicatie met belanghebbenden (wie wat, wanneer en via welk kanaal moet horen) ondersteunt veerkrachtigere veranderingsprocessen. Gestructureerde, tijdige communicatieroutines tijdens veranderingen bevorderen de participatie van belanghebbenden en een meer op samenwerking gerichte projectcultuur. (Bron)
- Communicatie met belanghebbenden behandelen als 'management voor belanghebbenden' (waarbij de nadruk ligt op de waarde die ze ontvangen, niet alleen op de updates die je moet doorvoeren) is een noodzakelijke verandering als projecten willen bijdragen aan duurzamere, voor beide partijen voordelige resultaten. (Bron)
- Zorgen voor een duidelijk, voorspelbaar ritme van updates voor belanghebbenden helpt bij het creëren van een positief projectklimaat, gekenmerkt door gedeelde doelen, vertrouwen en een goede informatiestroom, wat gepaard gaat met hoger percentage succesvolle projecten die op tijd, binnen budget en in lijn met de doelstellingen worden afgerond.(Bron)
1. Het spel voorbereiden
Geschatte tijd: 1 min
Maak om te beginnen een kopie van deze Confluence-sjabloon of maak een tabel aan op een whiteboard of samenwerkingsdocument.
Schrijf bovenaan de tabel de naam van het project of initiatief en het doel van dit plan voor communicatie met belanghebbenden. Wat is het doel van dit plan? Bijvoorbeeld:
- Vertrouwen kweken onder onze belanghebbenden.
- Risico's als gevolg van dubbel werk en knelpunten in afhankelijkheden verminderen.
- Teams verderop in de keten informeren over wat we doen en hoe dit hun werk kan beïnvloeden.
2. Verschillende typen belanghebbenden identificeren
Geschatte tijd: 5 MIN.
Belanghebbenden zijn onder meer:
a) Bijdragers: mensen of teams waarvan tijd, beslissingen of expertise cruciaal zijn voor het uitvoeren van het werk (d.w.z. leden van het kernprojectteam).
b) Begunstigden: Mensen of teams die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de levering, maar die profiteren van of beïnvloed worden door het werk en daarom moeten weten wat er gebeurt (d.w.z. multidisciplinaire partners, leiders, uitvoerende sponsors en aangrenzende of verderop in de keten werkende teams).
Maak een lijst van elk type belanghebbende door de volgende vragen te beantwoorden. Dit kan individueel of als groep worden gedaan, asynchroon of in realtime. Indien dit individueel wordt gedaan, deel je de lijst met het projectteam om deze te verfijnen en consensus te bereiken.
- Wie wordt dagelijks bij dit project betrokken? → Bijdrager
- Wie is cruciaal voor het succes van dit project? → Bijdrager
- Van wie hebben we inbreng nodig om vooruitgang te boeken? → Bijdrager of begunstigde
- Wie kan dit werk deblokkeren of versnellen? → Begunstigde
- Wie keurt dit project of de belangrijkste onderdelen ervan goed? → Begunstigde
- Wie wordt, afgezien van de bijdragers, beïnvloed door het succes van het project? → Begunstigde
Wie heeft nodig wat we doen en beseft het misschien niet eens? → Begunstigde
Voeg deze mensen toe aan de tabel die in stap 1 is aangemaakt.
Doelstellingen van een communicatieplan:
- Risico's verminderen
- Vertrouwen opbouwen
- Realiseren van bewustzijn
- Onderwijzen
- Actie promoten
Tip: Breng netwerken in kaart en gebruik AI om de hiaten op te vullen
Gebruik het Netwerk van teams-spel om je netwerk van belanghebbenden te identificeren. Je kunt ook een concept van je projectplan delen met je AI-tool, zoals Rovo, en deze vragen om eventueel ontbrekende mensen aan te bevelen.
3. De tabel voor projectcommunicatie met belanghebbenden invullen
Geschatte tijd: 15 min.
Verschillende belanghebbenden hebben verschillende informatie nodig, op verschillende tijdstippen, gecommuniceerd op verschillende manieren.Bijdragers hebben vaker updates nodig en informatie zoals:
- Gedetailleerde taken, issues en backlog
- Status op werkitemniveau (bijv. tickets die over een bord worden verplaatst)
- Alle verborgen beslissingen en afwegingen
Werknotities en concepten die mogelijk onoverzichtelijk of nog niet af zijn
Begunstigden hebben waarschijnlijk minder vaak updates en informatie nodig, zoals:
Een duidelijke bron van waarheid op hoog niveau voor:
- Wat dit project is, wie erbij betrokken zijn en waarom het belangrijk is
- De doelen, scope en belangrijkste mijlpalen
- Huidige status en recente wijzigingen/beslissingen die daarop van invloed zijn
- Alleen de meest relevante links naar gedetailleerd werk, zodat ze niet elke taak hoeven te doorzoeken om te begrijpen hoe de zaken ervoor staan
Richtlijnen over hoe en wanneer ze betrokken moeten worden, bijvoorbeeld of ze gewoon op de hoogte moeten blijven, of geraadpleegd moeten worden
Gebruik dit overzicht als leidraad en vul de tabel in die je in stap 1 hebt aangemaakt, waarbij je rekening houdt met de kanalen die het meest geschikt zijn voor elke belanghebbende, het type informatie dat deze nodig heeft en hoe vaak, en eventuele relevante notities of links naar artefacten.Wijs een eigenaar toe aan het algemene communicatieplan, of aan specifieke communicatie.
Tip: Schaal indien nodig terug, maar sla dit proces niet over
Tijd is van essentieel belang, en als teams snel evolueren, gaat dat vaak ten koste van de communicatie. Dit kan verderop in het proces problemen opleveren. Als je haast hebt, maak je een heel eenvoudig plan voor projectcommunicatie met belanghebbenden, dat je snel kunt uitvoeren. Sla het echter nooit helemaal over.
4. Belanghebbenden toevoegen aan je project en communicatiekanaal
Geschatte tijd: 2 MIN.
Voeg vervolgens bijdragers en begunstigden toe aan het project in je favoriete tool, zoals Atlassian Home of Jira. (De naam voor deze gebruikers verschilt per projectbeheertool. In Atlassian worden begunstigde belanghebbenden bijvoorbeeld "volgers" genoemd.)
Maak vervolgens een Slack- of Teams-kanaal aan met dezelfde mensen voor dagelijkse communicatie. Integreer indien mogelijk je projectbeheersysteem en je communicatietool (bijv. Jira en Slack), zodat updates in het projectbeheersysteem automatisch in het communicatiekanaal worden geplaatst.
Tip: Communiceer vroeg en vaak, en richt je op waarde
Stel belanghebbenden proactief op de hoogte van wat je van ze nodig hebt, de tijdlijn voor hun input en eventuele andere zaken met betrekking tot hun betrokkenheid. Richt alle communicatie op wat het hen oplevert, en maak duidelijk waarom het werk voor hen relevant is en wat je team doet om impact te creëren voor jullie gezamenlijke prioriteiten.
5. Beginnen met communiceren en verwachtingen scheppen
Geschatte tijd: 2 MIN.
Plaats een bericht in het communicatiekanaal om het initiatief te starten, iedereen voor te stellen en verwachtingen te scheppen. Het is verstandig om een overzicht te geven van:
- wat het project is
- de doelstellingen van dit individuele project, plus de bredere doelen waar het naartoe leidt
welke communicatie ze kunnen verwachten, en wanneer en hoe je wilt dat ze betrokken raken
Je kunt ook met deze belanghebbenden praten om hun prioriteiten beter te begrijpen. Op die manier kan je team je communicatieplan aanpassen en nog meer waarde bieden.
Voorbeeld van een Slack-bericht waarmee het project wordt gestart:
Hallo team,
We starten dit kanaal om onze nieuwe Project-inbound marketingcampagne te lanceren
Als onderdeel van onze OKR om meer leads te genereren via inbound marketing, is het doel van deze campagne om mensen die het teamworkrapport downloaden, te converteren en ertoe te brengen zich aan te melden voor een product.We streven naar 100 aanmeldingen voor demonstraties vóór 30 maart. Kijk op de pagina voor meer informatie over het project en onze communicatieplannen. We plaatsen hier wekelijkse updates voor de groep, en dagelijkse bijdragers zullen samenwerken via Jira en Confluence.
Opvolgen
Plaats wekelijkse updates
Zet je in om je projectstatus up-to-date te houden en belanghebbenden proactief relevante updates te geven. Als een update bijzonder belangrijk is voor iemand, kun je diegene taggen voor zichtbaarheid.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Vergaderingen
Wekelijkse teamupdates
Deel hoe het ervoor staat zonder weer een vergadering te plannen.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Communicatie
Gebruikershandleiding
Vertel je teamgenoten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Nabespreking
Retrospectief
Zorg voor een veilige omgeving om te bespreken wat wel werkte en wat niet.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.