Departament Świadczeń Opieki Zdrowotnej stanu Kalifornia został poddany modernizacji i zaoszczędził ponad 2,2 mln dolarów dzięki planowi Enterprise usługi Atlassian Cloud

Wyzwanie: Departament korzystał do tej pory z wielu różnych narzędzi do pracy zespołowej, planowania i realizacji projektów technologicznych. Utrudniało to współpracę międzywydziałową, odnajdywanie i udostępnianie informacji oraz osiąganie ogólnych celów agencji.

Rozwiązanie: przeprowadzono centralizację Departamentu opartą na rozwiązaniach Atlassian i przejściu na plan Enterprise. Obecnie obsługiwanych jest ponad 1000 aktywnych użytkowników, a do końca 2024 r. liczba ta ma wzrosnąć do 4000, co czyniłoby DHCS największą kalifornijską agencją stanową korzystającą z planu Enterprise usługi Atlassian Cloud.

Wpływ: Dzięki ulepszonym procesom i platformom zespoły DHCS odnotowały poprawę szybkości i jakości usług, większe oszczędności oraz wzrost widoczności i potencjału kooperacyjnego. W przypadku jednego tylko projektu stwierdzono trzykrotne zwiększenie tempa realizacji oraz oszczędności na poziomie 2,2 miliona dolarów.

Agencja o ugruntowanej pozycji napotyka przeszkody — i nowe perspektywy — w realizacji swojej misji

Bariery informacyjne i przestarzałe technologie utrudniają życie nawet najbardziej doświadczonym zarządcom i najambitniejszym wykonawcom. Ten problem kalifornijski Departament Świadczeń Opieki Zdrowotnej (DHCS) odczuł bezpośrednio. Każdy oddział dążył do realizacji własnych celów, ale z racji korzystania z różnych narzędzi i procesów, często odnoszono wrażenie ogólnego podążania w odmiennych kierunkach.

Dostrzegając w tych wyzwaniach pole do innowacji, dyrektor ds. modernizacji zakładów i technologii DHCS Ryan Mosley oraz specjalistka Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin zaczęli wspólnie pracować nad optymalnym rozwiązaniem dla kalifornijskiej służby zdrowia — standaryzacją na bazie narzędzi Atlassian Cloud w celu przyspieszenia postępów w realizacji misji, jaką jest zapewnianie równego dostępu do opieki zdrowotnej i poprawa jakości życia wszystkich mieszkańców Kalifornii.

Modernizacja i standaryzacja pozwalają osiągnąć oszczędności na poziomie 2,2 miliona dolarów w ramach jednego projektu

Departament od lat korzystał z Jira Cloud i Confluence Cloud, a także szeregu innych narzędzi, w tym przestarzałej wersji platformy SharePoint. Wraz z wprowadzeniem metodologii Agile i kolejnych licencji Atlassian stopień wykorzystania tych narzędzi zaczął stopniowo rosnąć. 

W miarę, jak coraz więcej osób korzystało z narzędzi Atlassian, zespół ds. modernizacji DHCS odnotował poprawę szybkości i jakości współpracy oraz wzrost innowacyjności pracowników Departamentu na rzecz agencji oraz wszystkich mieszkańców stanu. Gdy Ryan przedstawił zarządowi efekty korzystania z narzędzi Atlassian oraz perspektywy usprawnień w dziedzinie zarządzania portfelem, jakie miałaby przynieść standardyzacja w obrębie jednej platformy, poparcie dla projektu było jednogłośne. 

„Wykorzystanie systemu zaczęło obejmować wiele działów i programów w obrębie zespołu ds. modernizacji i poza nim” — tłumaczy Ryan. „Gdy działania zespołu ds. modernizacji zapewniły centralnej administracji nowy poziom przejrzystości i wymiany informacji w czasie rzeczywistym, decyzja [o standardyzacji na bazie narzędzi Atlassian] stała się oczywista”.

Aby usprawnić wdrożenie, zespół Ryana współpracował z architektem rozwiązań korporacyjnych Departamentu, Joe Chavezem, administratorką Jira, Christine Coroną, oraz specjalistką Atlassian Enterprise, Elisą Aviles-Bodoin, nad opracowaniem prostej strategii zarządzania zmianami. „Zarządzanie zmianami nie jest sferą, w której dysponujemy stałymi zasobami, dlatego zaangażowaliśmy pierwszych użytkowników do rozpropagowania tych narzędzi. Organizujemy również spotkania społeczności Atlassian, na których omawiamy wyzwania, z jakimi borykają się nasi pracownicy” — wyjaśnia Ryan.

Wraz ze wzrostem liczby działów funkcjonujących w obrębie tej samej, nowoczesnej platformy, poprawie uległy jakość i tempo współpracy, co doprowadziło do znacznych oszczędności. „Uruchomienie jednego projektu zajmowało dotąd 18 miesięcy. Dzięki wdrożeniu narzędzi Atlassian i opanowaniu bardziej wartościowych sposobów ich wykorzystania, wdrożenie kolejnego projektu zajęło już tylko 6 miesięcy. Możliwość śledzenia całego procesu z poziomu Jira i wszystkich naszych narzędzi deweloperskich pozwoliła nam zmniejszyć koszty przygotowania zespołu i dostarczenia produktu z 2,8 miliona do 600 tysięcy dolarów” — przyznaje Ryan. 

W odpowiedzi na wzrost liczby użytkowników zespół ds. modernizacji DHCS zdecydował się na standaryzację, wybierając aplikacje chmurowe Atlassian przez wzgląd na ich skalowalność, centralizację administracji i zarządzania, zabezpieczenia klasy korporacyjnej oraz dedykowane wsparcie techniczne. Departament początkowo korzystał z narzędzi Confluence i Jira Cloud Premium, aby w 2021 r. przejść na plan Enterprise. Liczba użytkowników wzrosła już do 4000, co czyni DHCS jedną z największych agencji rządowych korzystających z Atlassian Cloud Enterprise.

Uwalnianie zasobów w celu skupienia się na tym, co najważniejsze

Dzięki scentralizowanemu, opartemu na chmurze źródłu rzetelnych informacji i platformie współpracy dla tysięcy użytkowników poszczególne działy Departamentu odnotowały wymierne postępy w obrębie własnych obszarów specjalizacji. Przedstawiciele kadry zarządzającej mogą również śledzić postępy i programy na poziomie portfela. Dział IT był szczególnie zadowolony z udogodnień w zakresie aspektów priorytetowych: bezpieczeństwa i prywatności, konserwacji i eksploatacji, administracji oraz zarządzania portfelem.

1. Bezpieczeństwo i prywatność

Dzięki Jirze zespoły dysponują bardziej kompleksowym wglądem w poziomy bezpieczeństwa w obrębie agencji oraz zagrożenia dla systemów i danych. Odkąd DHCS funkcjonuje w oparciu o Atlassian Cloud, pracownicy Departamentu nie muszą martwić się o przerwy techniczne związane z działaniem serwerów. „W przeszłości musiałem dbać o stan infrastruktury serwerowej. To nie było przyjemne” — przyznaje kierownik ds. produktów technicznych i popularyzator DevOps, Jeff Garrett. „Dzięki planowi Enterprise nie musimy się już tym zamartwiać. Na dodatek możemy łatwo dodawać i usuwać aplikacje”.

2. Konserwacja i eksploatacja

Dział IT bardzo sobie ceni scentralizowane zarządzanie i monitorowanie w chmurze, jak i wykorzystywanie Jiry do śledzenia i testowania (z pomocą aplikacji Xray Test Management).

3. Administracja z planem Enterprise

Plan Enterprise usługi Atlassian Cloud umożliwił Departamentowi centralizację i usprawnienie procesów administracyjnych. „Narzędzia te ułatwiają nam komunikację w zakresie zarządzania. Sprzyjają one widoczności naszych działań oraz pozwalają nam się rozwijać i dojrzewać” — tłumaczy Ryan.

Integracja narzędzi Atlassian — tak wzajemna, jak i z innymi narzędziami IT, np. Slack — stworzyła pole do poprawy wydajności, usprawniła zarządzanie wiedzą oraz ułatwiła skalowanie.

 „Dbamy o to, by istotna wiedza nie pozostawała ukryta w zgłoszeniach Jira. Gdy uda nam się naprawić jakiś błąd, wyciągamy te informacje z Confluence i udostępniamy je innym. Zmiany z Confluence i Jira publikujemy także w Slack, co tym bardziej ułatwia wyszukiwanie zgłoszeń podczas omawiania problemów” — wyjaśnia Joe. „Wiele małych projektów można było również przeskalować, na przykład z jednej osoby do pięciu, wykorzystując przestrzeń Confluence do zapisywania zadań i dzielenia się nimi z nowymi członkami zespołu” — dodaje Ryan. „Ogólnie rzecz ujmując, ludzie mogą znaleźć to, czego potrzebują, wtedy gdy tego potrzebują, zamiast czekać w tym celu na kolejne spotkanie. Zdecydowanie pozwoliło nam to ograniczyć konieczność ich organizowania”.

Skrócenie czasu spędzanego na spotkaniach i zarządzaniu oznacza, że dział IT może skupić się na tym, co robi najlepiej: wdrażaniu technologii, które pomagają agencji lepiej służyć obywatelom Kalifornii.

Połączenie zespołów IT i biznesowych w celu skutecznego zarządzania portfolio

Wykorzystanie narzędzi Atlassian nie ogranicza się do działu IT, ponieważ równie chętnie sięgają po nie zespoły biznesowe i programowe, co dowodzi, że strategia wczesnego dostępu zastosowana przez dział modernizacji sprawdza się w praktyce. „Zespoły biznesowe, np. zespół ds. komunikacji, są naprawdę zadowolone, że udało się tak szybko przygotować projekt szablonu zarządzania pracą i można przystąpić do działania” — wyjaśnia Christine. Ryan dodaje: „Dzięki systemowi Jira nasze procesy są powtarzalne. Zespół ds. umów wykorzystuje go do śledzenia zamówień, więc teraz widzę, kiedy zamówienie ma być sfinalizowane i kiedy zasoby będą dostępne”.

Te ulepszenia widoczności są nieocenione w zarządzaniu portfolio. „Wielką zaletą produktów Atlassian jest sprawność komunikowania potrzeb biznesowych oraz postępu prac technicznych, jak i skuteczne połączenie tych dwóch obszarów” — mówi Ryan. „To pozwala nam skoncentrować się na sprawach najważniejszych dla naszej organizacji. W widoku portfolio możemy zobaczyć oś czasu realizacji inicjatywy technicznej, a następnie przejść do zespołów programistycznych, które pracują nad tymi celami, lub prześledzić wszystko w odwrotnej kolejności. Z punktu widzenia zarządzania portfolio bardzo pomocna jest komunikacja od poziomu opracowywania założeń programowych do poziomu technicznego”.

W DHCS zaobserwowaliśmy ogromną zmianę na lepsze w zespołach wszystkich typów i na wszystkich poziomach — od zwiększenia bezpieczeństwa i szybkości działania po ułatwienie wyszukiwania, wykorzystywania i udostępniania informacji.

Poprawa kondycji agencji i zdrowia osób, którym służy

Optymalizacja platform i procesów DHCS za pomocą Atlassian Cloud Enterprise przyczyniła się nie tylko do poprawy widoczności, współpracy i dostarczania na poziomie indywidualnym i zespołowym, ale także zwiększyła szybkość działania i oszczędności agencji.

Teraz, gdy Jira Software i Confluence Cloud są pojedynczym źródłem rzetelnych informacji w DHCS, agencja planuje rozszerzyć swoją platformę Atlassian o Opsgenie na potrzeby alertów i zarządzania dyżurami domowymi, Statuspage w celu zarządzania incydentami i Jira Align, aby powiązać strategię z realizacją, a tym samym usprawnić świadczenie usług mieszkańcom stanu, co jest głównym celem działania tej instytucji.

„Połączenie biznesu i technologii w celu realizacji naszych inicjatyw jest podstawą sukcesu” — mówi Ryan. „Rozszerzenie naszego zestawu narzędzi Atlassian przyczyni się do dalszego rozwoju DHCS i sprawi, że będziemy podążać w tym samym kierunku i skupiać się na najważniejszych inicjatywach. Dzięki temu nasza organizacja będzie coraz skuteczniej świadczyć usługi na rzecz Kalifornijczyków”.