Jak Dropbox współpracuje i oszczędza czas dzięki Confluence Cloud Enterprise

Wyzwanie: Firma Dropbox chciała uzupełnić swój wewnętrzny ekosystem o narzędzie do współpracy klasy korporacyjnej, które umożliwi pracownikom kontynuowanie pracy w wybrany przez nich sposób.

Rozwiązanie: Z pomocą Modus Create firma Dropbox dodała Confluence Cloud jako połączoną przestrzeń roboczą.

Efekt: Pracownicy Dropbox mają teraz więcej opcji wyboru narzędzi, które najlepiej im odpowiadają. Użytkownicy i administratorzy Confluence Cloud mogą łatwiej współpracować i oszczędzać czas.

„Bycie godnymi zaufania”: podstawowa wartość, którą Dropbox kieruje się wewnątrz i na zewnątrz

Misją firmy Dropbox jest „zaprojektowanie bardziej świadomego sposobu pracy” dla swoich klientów i pracowników. 

Firma nawiązała strategiczne partnerstwa z producentami czołowych narzędzi, dając klientom otwarty ekosystem umożliwiający korzystanie z preferowanych przez nich narzędzi w pracy. Ta filozofia rozciąga się również na pracowników. Współpracując z Modus Create w celu rozszerzenia zestawu narzędzi Atlassian o Confluence Cloud, Dropbox zapewnia pracownikom możliwości współpracy, oszczędzania czasu i stosowania narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy.

Uzupełnienie dotychczasowego narzędzia o niezawodną i bezpieczną połączoną przestrzeń roboczą

Wcześniej firma Dropbox korzystała z istniejącego narzędzia do współpracy i dokumentowania informacji wewnętrznych. W duchu projektowania świadomych sposobów pracy chciała uzupełnić to narzędzie i zaoferować pracownikom więcej opcji. „Zależało nam na narzędziu, które umożliwiłoby naszym zespołom łatwą współpracę, udostępnianie informacji, wdrażanie zabezpieczeń tam, gdzie to konieczne, i zapewnienie aktualności dokumentacji” — mówi Damien Davis, główny administrator Atlassian w Dropbox.

Ponieważ Dropbox jest firmą opartą na wartościach, jej sposób pracy wpływa na podejście do wszystkiego, co robi. W szczególności jedna wartość — „Bycie godnymi zaufania” — była kluczowym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o dodaniu Confluence Cloud do zestawu narzędzi Atlassian w celu bezpiecznego tworzenia dokumentacji i współpracy.

„Confluence spełnia nasze rygorystyczne wymagania i standardy bezpieczeństwa, a także pozwala użytkownikom kontaktować się, współpracować, aktualizować i komunikować w sposób, w jaki chcą” — wyjaśnia Damien. 

Modus Create, Solution Partner firmy Dropbox, również zarekomendował Confluence Cloud jako rozwiązanie odpowiadające natychmiastowym i długoterminowym potrzebom zespołu. „Chmura Atlassian naprawdę eliminuje trudności związane ze skalowaniem. Dzięki temu narzędzie będzie rozwijać się wraz z firmą Dropbox — bez konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków związanych z infrastrukturą, konserwacją i potencjalnymi awariami. Cała obsługa odbywa się w chmurze” — twierdzi Josh Kochelek, dyrektor ds. rozwiązań Atlassian w Modus Create.

Plan Enterprise otwiera drzwi do większej liczby funkcji i dodatkowego wsparcia

Gdy firma Dropbox zastanawiała się, który plan Confluence Cloud wybrać, okazało się, że Enterprise ma największy sens ze względu na dodatkowe wsparcie i funkcje, takie jak Atlassian Analytics. Damien mówi: „Funkcja Atlassian Analytics w Confluence Cloud Enterprise jest bardzo cenna, ponieważ pomaga nam sprawdzić, jak aktywni są nasi użytkownicy Confluence, które przestrzenie mają największy ruch i największe zaangażowanie, które zespoły mają skonfigurowane szablony i nie tylko”. 

Administrator Atlassian, Pinky Kohsuwan, dodaje: „Jedną z zalet planu Enterprise jest wsparcie zapewniane nam przez zespół Atlassian. Gdy mamy do czynienia ze złożonymi przypadkami użycia, takimi jak aktualizacja uprawnień, możemy od razu skontaktować się z działem wsparcia w celu uzyskania pomocy. Plan Enterprise oferuje wsparcie i zestawy funkcji, które nie są dostępne nigdzie indziej”.

Współpraca, konsolidacja i przygotowywanie rozwiązań z Modus Create

Przez cały okres wdrażania Modus Create zapewniał zarówno wsparcie strategiczne, jak i techniczne.  Damien wspomina: „Firma Modus Create odegrała kluczową rolę w upewnieniu się, że odpowiednio dobraliśmy rozmiar naszego wdrożenia, rozwiązała wszelkie przeszkody techniczne przed fazą pilotażową i w jej trakcie, zapewniła wsparcie premium i dostęp do licencji, upewniła się, że nasza liczba licencji jest odpowiednia, oraz kontaktowała się z dostawcami aplikacji, aby pomóc w przejściu przez proces zatwierdzania zasobów stron trzecich”.

Pinky dodaje: „Uwielbiamy pracować z zespołem Modus Create, ponieważ pomaga nam on zrozumieć cały wachlarz różnych rozwiązań, które może nam zapewnić Atlassian. Pomagają nam myśleć nieszablonowo i opracowywać rozwiązania złożonych problemów”.

Sprawna integracja oszczędza czas i zwiększa produktywność

Dropbox zintegrował również Confluence z Jira Software i kilkoma innymi rozwiązaniami biurowymi zespołu, dzięki czemu jego członkowie mogą pracować jeszcze szybciej i przeglądać dane bez konieczności przełączania się między narzędziami. „Confluence to już w momencie zakupu fantastyczny produkt, a integracje pomagają go jeszcze udoskonalić” – twierdzi Damien. „Możemy osadzać filmy, multimedia i wszelkiego rodzaju pliki oraz udostępniać je osobom w całej firmie”. 

Pinky otrzymał pozytywne opinie od użytkowników na temat tych nowych funkcji i możliwości uzyskania szerszego kontekstu zadań i zgłoszeń bez konieczności przełączania narzędzi. Damien, Pinky i ich zespół administratorów są tak samo entuzjastycznie nastawieni do nowego zestawu narzędzi, jak użytkownicy. „Moją ulubioną funkcją Confluence Cloud Enterprise jest Automatyzacja. Możemy wysyłać e-maile do właścicieli przestrzeni, gdy treść nie jest już aktualna lub istotna” — mówi Pinky. 

Dropbox współpracuje z Modus Create, aby skonsolidować swoje instancje i jeszcze bardziej zoptymalizować procesy i narzędzia. „Zrozumienie tego, co dzieje się w innych częściach organizacji, jest naprawdę trudne” — wyjaśnia Josh. „Confluence Cloud ułatwia współpracę, znajdowanie informacji i wykonywanie pracy”.

Otwarty sposób pracy

Teraz pracownicy Dropbox mają jeszcze więcej możliwości pracy i współpracy w wybrany przez siebie sposób.

„Główną korzyścią, którą zaobserwowaliśmy dzięki wdrożeniu Confluence Cloud, jest zdecydowanie lepsza współpraca” — twierdzi Damien. „Więcej zespołów może ze sobą współpracować w Confluence. To bardzo otwarty sposób pracy w Dropbox”. 

Największą różnicą, którą zauważył Pinky, jest oszczędność czasu. „Mogę teraz skupić się na rozwiązywaniu problemów klientów i przygotowywaniu treści, które pomogą naszym użytkownikom końcowym w korzystaniu z Confluence i innych narzędzi Atlassian”. 

Mając więcej czasu na obsługę klientów i więcej opcji współpracy, Dropbox realizuje swoją misję i wprowadza bardziej świadome sposoby pracy — od wewnątrz.