Jira i tablice Confluence pozwalają Reddit na zwiększanie skali i standaryzację oraz przynoszą ponad 300 tys. USD oszczędności rocznie

Wyzwanie
Towarzyszący rozwojowi Reddit wzrost liczby narzędzi w firmie zwiększył koszty i zagrożenia dla bezpieczeństwa, skomplikował zarządzanie nimi i odizolował zespoły od ich danych.

Rozwiązanie
Ponad 2000 pracowników z zespołów technicznych i nietechnicznych zaczęło korzystać ze scentralizowanego rozwiązania Atlassian Cloud Enterprise, aby wydajniej i skuteczniej zarządzać swoją pracą.

Wpływ
Firma Reddit oszczędza ponad 300 000 USD rocznie dzięki przejściu z osobnych narzędzi na Jirę i tablice Confluence. Centralizacja poprawiła również wydajność, wyszukiwanie informacji, współpracę i bezpieczeństwo.

Skalowanie i standaryzacja przy jednoczesnym zachowaniu wierności korzeniom Reddit

Od czasu powstania w 2005 r. z funduszem początkowym 100 tys. USD Reddit rozrósł się do rozmiarów wielomiliardowej, globalnej platformy z setkami milionów aktywnych użytkowników. Tylko w latach 2021–2023 liczebność personelu Reddit wzrosła ponad dwukrotnie, z 750 do przeszło 2000, aby dotrzymać kroku rozwojowi całego serwisu.

Podobnie jak wiele innych szybko rozwijających się firm, zespoły Reddit starają się balansować między nierzadko przeciwstawnymi tendencjami: autonomią i standaryzacją, skalowaniem i utrzymywaniem otwartej i zwinnej kultury oraz inwestowaniem w rozwój i ograniczaniem kosztów. Dlatego zwróciły się o pomoc do Atlassian.

Reddit jako jeden z pierwszych wdrożył Atlassian Cloud, a zespoły w całej firmie korzystają teraz z tych narzędzi do współpracy i realizacji zadań. „Mój świat zmienił się po przejściu z wersji Data Center na Cloud. Nie jestem już inżynierem ds. Java / wizualizacji / baz danych na pół etatu. Jestem administratorem systemu i ewangelistą”, mówi starszy inżynier systemów Matt Chester. „Z biegiem lat wykorzystanie systemu znacznie wzrosło. Nasze zespoły programistyczne nie mogę teraz obejść się bez Jiry”.

Z biegiem czasu poszczególni pracownicy i zespoły dodawały do swojej kolekcji inne narzędzia do zarządzania projektami i retrospektyw. Wzrost liczby narzędzi w firmie zwiększył koszty i zagrożenia dla bezpieczeństwa, skomplikował zarządzanie nimi i odizolował zespoły od ich danych. Planując przyszłość, oszczędności, bezpieczeństwo i łączność korporacyjna stały się dla firmy jeszcze ważniejszymi priorytetami.

Dostrzegając przywiązanie użytkowników do produktów Atlassian i to, jak bardzo narzędzia te pomogły Reddit rozwijać się, kierownictwo działu IT zdecydowało się na centralizację za pomocą skoncentrowanego na zespołach pakietu narzędzi do współpracy Atlassian, obejmującego Jira, Confluence, Trello i Atlas. Od czasu przejścia na scentralizowaną platformę Reddit oszczędza ponad 300 tys. USD rocznie, a pracownicy zyskali także możliwość łatwiejszej współpracy, znajdowania informacji i tworzenia wyjątkowej społeczności online.

Pożegnanie z osobnymi narzędziami w celu zwiększenia oszczędności, bezpieczeństwa, współpracy i łatwości obsługi

Autonomiczna kultura firmowa pozwoliła Reddit szybko się rozwijać i zdobyć popularność wśród szerokiego grona użytkowników mediów społecznościowych. Ta wolność oznacza jednak także koszty w miarę zwiększania się skali firmy.

Wraz ze wzrostem wykorzystania szeregu narzędzi zakupionych przez indywidualnych pracowników lub małe zespoły wzrosły także wydatki na oprogramowanie. Niewiele z tych narzędzi zaprojektowano z myślą o większych firmach, dlatego nie spełniały one w pełni potrzeb Reddit.

Oprócz zwiększania kosztów sama liczba różnych narzędzi i użytkowników prowadziła do powstawania luk w zabezpieczeniach. Był to pilny problem, biorąc pod uwagę koncentrację serwisu Reddit na prywatności i bezpieczeństwie.

Aby sprostać tym wyzwaniom, starszy dyrektor ds. technologii korporacyjnych Sean Joerg opracował plan. „Sean postawił sobie za cel standaryzację narzędzi, aby zatrzymać ich niekontrolowany rozrost pod względem kosztów i zagrożeń dla bezpieczeństwa”, wyjaśnia Matt. „Stosowanie różnych narzędzi wymaga dużo dodatkowej pracy zarówno ze strony użytkowników, jak i administratorów. Dlatego przejście pracowników na te same narzędzia przy zachowaniu części ram postępowania znacznie upraszcza sprawę”.

Gdy Sean i Matt wraz z zespołami zastanawiali się nad wyborem narzędzia do centralizacji, wybór szybko padł na Jirę — ze względu na znajomość narzędzi Atlassian przez zespoły, elastyczność rozwiązania, integracje między aplikacjami i wyróżniające się funkcje. „Wyjątkową cechą Jiry jest elastyczność, dzięki której każdy zespół może mieć własne, unikatowe ustawienia, pod warunkiem że przestrzega ogólnych zasad ułatwiających raportowanie” — mówi Matt. „Pracownicy bardzo cenią wbudowane funkcje raportów i widok kalendarza. Udało nam się też wcześnie przetestować wersję beta narzędzia do importu danych, dzięki czemu przenoszenie informacji z istniejących usług do Jiry było znacznie łatwiejsze niż ręczne importowanie”.

Sean dodaje: „Pracownicy działów technicznych i produktowych wyraźnie preferowali rozwiązania Atlassian”. Jednak co zrozumiałe, niektórzy członkowie zespołu obawiali się zmiany narzędzi. Dzięki demonstracjom i konsultacjom udało nam się ich przekonać do tego pomysłu. „Niektórzy pracownicy mieli wyobrażenie o Jirze z początków drugiej dekady XXI wieku [kiedy rozwiązanie było przeznaczone dla inżynierów i jego opanowanie wymagało dużo czasu] i nie chcieli go używać”, przyznaje Matt. „Ale Jira to obecnie zupełnie inny produkt pod względem wyglądu i sposobu działania… Gdy przechodzimy do demonstracji i zaczynamy mówić o przydatnych funkcjach (np. automatyzacji, zaawansowanych formularzach i konfigurowaniu własnych przepływów pracy bez potrzeby korzystania z pomocy administratorów), zmieniają zdanie”.

Proces migracji i zarządzanie zmianą przebiegły sprawniej także dzięki wsparciu zespołu ds. usług doradczych Atlassian. Matt mówi: „Bardzo profesjonalne wsparcie ze strony Atlassian było pomocne dla wszystkich. Zespół ds. usług doradczych Atlassian to niczym bezpośrednie połączenie telefoniczne z ekspertami. Mogę zadać pytanie techniczne lub nietechniczne i szybko uzyskać odpowiedź. Przydatna jest też możliwość skontaktowania się z innymi klientami, którzy mierzą się z podobnymi wyzwaniami i mają podobne cele”.

Po około roku przygotowań i migracji zespoły Reddit mogły w pełni skorzystać z produktów Atlassian i przenieść swoją pracę na wyższy poziom.

Pojedyncze źródło rzetelnych informacji przynosi ponad 300 tys. USD oszczędności rocznie

Po zakończeniu migracji z osobnych narzędzi do środowiska Atlassian zespoły w całej firmie Reddit mają do dyspozycji jedną, centralną platformę z aplikacjami zwiększającymi efektywność, które mogą wykorzystywać według potrzeb.

Zespoły biznesowe, w tym operacyjne, HR i projektowe, korzystają z Jiry do wykonywania pracy interdyscyplinarnej, która wymaga zarządzania projektami, gromadzenia danych i współpracy z innymi działami. Przykładowo zespół ds. studiów przypadków korzysta z Jiry do nadzorowania procesu tworzenia studiów przypadków.

Zespół sprzedaży może przesyłać wnioski o nowe studium przypadku za pośrednictwem Jiry lub zaawansowanego formularza osadzonego bezpośrednio w Confluence. Następnie wniosek trafia do zespołów ds. studiów przypadków i analizy danych, które współpracują ze sobą w celu zebrania danych, skompilowania ich w formie różnych typów prezentacji i dostarczenia finalnych produktów interesariuszom. „Zespoły interdyscyplinarne mogą łatwiej współpracować w Atlassian z zespołami programistycznymi i technicznymi, ponieważ nie muszą zmieniać narzędzi w celu tworzenia zgłoszeń lub zarządzania nimi”, mówi Matt.

Dodaje też, że działy projektowania i brandingu skonsolidowały wiele narzędzi i projektów w ramach jednego przepływu pracy Jira. „Dzięki centralizacji narzędzi mogą teraz pracować w jednym miejscu, przeglądać wskaźniki dotyczące swojej pracy i ułatwić innym kontakt z nimi”.

Integracje między wszystkimi narzędziami Atlassian i ich natywne funkcje, takie jak tablice Confluence, pozwoliły zaoszczędzić czas pracownikom i pieniądze firmie. „Najważniejszym efektem przejścia na produkty Atlassian jest redukcja kosztów. Oszczędzamy ponad 300 tys. USD rocznie dzięki przejściu z innych narzędzi na Atlassian”, mówi Matt. „Zespołom szczególnie spodobało się połączenie tych wszystkich narzędzi. Mogą przeprowadzać burze mózgów za pomocą tablic Confluence, a następnie otwierać zgłoszenia z poziomu tablicy bez konieczności opuszczania Confluence… Obecnie wiele zespołów — w tym inżynierii niezawodności lokalizacji, zarządzania programami technicznymi, technologii korporacyjnych i sprzedaży — korzysta z tej funkcji”.

Centralizacja zespołów w Confluence odmieniła też możliwości wyszukiwania danych. „Dzięki integracji wszystkich tych rozproszonych informacji pracownicy wiedzą, gdzie znaleźć to, czego potrzebują. Często nie muszą nawet przełączać się między narzędziami, ponieważ dane Confluence są widoczne w zgłoszeniach Jira”, mówi Matt. „Przewidujemy, że z biegiem czasu Confluence stanie się naszym pojedynczym źródłem rzetelnych informacji w zakresie dokumentacji”.

„Gdy wszyscy pracują na platformie Atlassian, jest po prostu łatwiej”

Migracja i standaryzacja za pomocą narzędzi Atlassian nie tylko przyniosła Reddit wewnętrzne oszczędności i zwiększyła wydajność, ale także pomogła jej dostarczać klientom to, czego oczekują i potrzebują: społeczność, w której mogą się spotykać i wspierać nawzajem.

W rzeczywistości Reddit wykorzystuje narzędzia Atlassian Cloud do tworzenia wielu ulubionych funkcji i inicjatyw swoich użytkowników, takich jak wspólny projekt artystyczny r/Place. Tylko w 2023 r. w wydarzeniu wzięło udział ponad 7 milionów osób, które wspólnie pracowały nad wprowadzeniem projektów w życie.

„Projekt r/Place przygotowaliśmy przy użyciu Jiry. Przeprowadziliśmy wewnętrzną grę, aby przetestować go, razem z instrukcjami i formularzem opinii w Confluence, a następnie przesyłaliśmy wszystkie opinie za pośrednictwem Jiry” — wyjaśnia Matt. „Cały nasz pipeline programistyczny i proces planowania działa w oparciu o te narzędzia. Zwiększa to nasze możliwości biznesowe, a gdy wszyscy korzystają z produktów Atlassian, jest po prostu łatwiej.

Od wspierania projektów rozrywkowych użytkowników po poważne cele biznesowe — Reddit uwalnia potencjał swojego zespołu, zbliżając jego członków dzięki Atlassian.