Royal Caribbean oszczędza 840 godzin miesięcznie i 550 tys. dolarów rocznie dzięki skalowaniu dostarczania Agile za pomocą narzędzi Atlassian Cloud i automatyzacji

Wyzwanie: wraz z rozwojem firmy Royal Caribbean w celu sprostania gwałtownie rosnącemu zapotrzebowaniu jej zespół Global Ecommerce chciał ujednolicić, przyspieszyć i skalować dostarczanie Agile.

Rozwiązanie: z pomocą firmy Globant, partnera ds. rozwiązań, zespół ujednolicił jedno źródło rzetelnych informacji w Jira, a następnie wykorzystał Confluence do tworzenia zintegrowanych raportów w czasie rzeczywistym.

Wpływ: korzystając z rozwiązania Atlassian Cloud jako jedynego źródła rzetelnych informacji, Royal Caribbean skaluje zgodnie z metodyką Agile, oszczędza czas i pieniądze oraz podejmuje lepsze i szybsze decyzje na wszystkich poziomach.

W drodze do skalowania zgodnie z metodyką Agile

Każdego roku ponad 5 milionów pasażerów wsiada na pokład ponad 65 statków Royal Caribbean, aby podróżować po świecie. Z pewnością spotkają się z różnymi językami i stylami życia. Muszą znaleźć sposoby komunikowania się ze sobą, aby zaspokoić swoje potrzeby i zrealizować wakacyjne plany.

Kiedy jesienią 2022 roku Wais Mojaddidi dołączył do zespołu Royal Caribbean jako dyrektor ds. realizacji Agile w spółce Global Ecommerce, zauważył, że zespoły w firmie odbywają podobne podróże. Po pandemii organizacja Global Ecommerce szybko się rozwijała. Aby sprostać zapotrzebowaniu, musiano szybko stworzyć nowe zespoły, które wspierałyby rozwój funkcjonalności.

W tym czasie niektóre zespoły miały już dostosowane do swoich potrzeb przepływy pracy i konfiguracje Jira, co utrudniało porównywanie pracy między nimi. „To było jak mówienie w różnych językach. Były m.in. różne definicje ukończenia, epiki tworzone i łączone na różne sposoby” — wyjaśnia Wais. „Zespoły nadal były w stanie pracować na poziomie ogólnym, aby zaspokoić popyt. Ale bez jednego źródła rzetelnych informacji w Atlassian komunikowanie się wymagało od nas ręcznych prezentacji w programie PowerPoint i długich rozmów. PowerPoint pozwala opowiedzieć historię, ale nie ma połączenia z danymi.

Wais otrzymał zadanie rozwiązania tych problemów i skalowania dostarczania Royal Caribbean zgodnie z metodyką Agile. Zainicjował więc inicjatywę mającą na celu optymalizację firmowej platformy Atlassian Cloud i stworzenie scentralizowanego repozytorium. Wraz z firmą Globant, swoim partnerem ds. rozwiązań, spółka Global Ecommerce dostosowała sposoby pracy zespołów, pomogła wszystkim skupić się na właściwej pracy, ograniczyła czas poświęcany na ręczne tworzenie raportów i poprawiła przejrzystość danych w czasie rzeczywistym w celu podejmowania lepszych decyzji.

Nowe rozwiązanie do wydajnego i efektywnego zarządzania portfelem

Szybki wzrost liczby zespołów Scrum od kilku do kilkunastu wymagał wykorzystania najlepszych praktyk w zakresie metodyki Agile na dużą skalę. Na szczęście Wais i kierownictwo Global Ecommerce mieli plan: wprowadzić dostosowane ramy zarządzania portfelem wg zasad Lean (LPM), aby nadawać priorytet właściwej pracy i osiągać właściwe wyniki na dużą skalę.

„Aby aktywować i wdrożyć LPM, musieliśmy ujednolicić nasze sposoby pracy i język w różnych zespołach. Standaryzacja języka pozwoliła nam w znaczący sposób połączyć epiki, funkcje i historyjki w naszym portfelu, jednocześnie wykorzystując LPM w celu nadania priorytetu stawianiu na wartość związanemu z OKR-ami. Dzięki temu wszyscy, od poziomu zespołu do szczebla wiceprezesa, zrozumieli, w jaki sposób nadajemy priorytet wartości podczas decydowania, na czym się skupić” — stwierdza.

Zespół kierowniczy Global Ecommerce założył, że istniejący zestaw narzędzi Atlassian w firmie Royal Caribbean odegra kluczową rolę w realizacji tej wizji — chociaż wymagałoby to pewnych zmian. Wais miał ponad dziesięcioletnie doświadczenie w korzystaniu z narzędzi Atlassian, ale potrzebował więcej zasobów i wiedzy fachowej, aby wesprzeć tę inicjatywę. Po skontaktowaniu się z firmą Globant i przyjrzeniu się jej wcześniejszym sukcesom związanym z podobnymi inicjatywami firma Royal Caribbean nawiązała kontakt z jej zespołem, aby poprosić o pomoc w ocenie obecnej konfiguracji narzędzi Atlassian, zaprojektowaniu nowego rozwiązania i jego wdrożeniu.

Podejście Agile źródłem postępu i partnerstwa

Zgodnie ze standardowym procesem Agile zespół Atlassian w Global Ecommerce podjął współpracę z interesariuszami w celu zebrania danych i wymagań, iteracyjnego pilotowania znormalizowanych rozwiązań, optymalizacji na podstawie informacji zwrotnej, a następnie skalowania.

Podczas współpracy firm Royal Caribbean i Globant nad wdrożeniami pilotażowymi środowisko testowe w Jira Cloud Premium ułatwiło przygotowanie wielu dowodów słuszności koncepcji. Następnie Wais i jego zespół zademonstrowali rozwiązania interesariuszom z wielu dyscyplin, omówili informację zwrotną i przekazali rekomendacje z powrotem do firmy Globant. „Środowisko testowe w Jira Cloud Premium było dla nas niezbędną funkcją podczas tej współpracy. Posłużyło do eksperymentowania z dowodami słuszności koncepcji i wtyczkami. Przyniosło mnóstwo korzyści!” — stwierdza Wais.

Gdy firmy Globant i Royal Caribbean skonfigurowały przepływy pracy i wypracowały wspólny język, Wais i jego zespół włączyli do procesu użytkowników, aby uzyskać akceptację. „Ludzie korzystali z narzędzi Atlassian, więc musieliśmy tylko zgodzić się na kilka kompromisów i poświęceń, aby przekonać ich do standaryzacji, konsolidacji raportowania oraz skalowania” — dodaje Wais. „Aby iteracyjnie zwiększyć tempo, trzeba było znaleźć odpowiednie osoby, które wpływają na innych, i zainwestować w ludzi korzystających z tych narzędzi. Musieli poczuć się częścią rozwiązania”.

Żegnajcie 80-stronicowe prezentacje w programie PowerPoint. Witamy na pokładzie zautomatyzowane raporty Confluence w czasie rzeczywistym.

Wdrażając nowe rozwiązanie Royal Caribbean, firmy Global Ecommerce i Globant wymieniły obszerne, statyczne prezentacje z obrazami z przeszłości na jedną stronę Confluence z danymi w czasie rzeczywistym pobieranymi z Jira. Nie tylko umożliwia to oszczędzanie czasu, ale także pomaga koordynować działania, szybko zobaczyć, co się dzieje i zrozumieć, dlaczego.

Zamiast polegać na członkach zespołu i płacić co miesiąc konsultantom za tworzenie i utrzymywanie 80-stronicowych prezentacji w programie PowerPoint, moglibyśmy efektywniej wykorzystywać potencjał zasobów. Poświęcajmy mniej czasu na ręczne raportowanie, a więcej na odkrywanie i dostarczanie najlepszej w klasie funkcjonalności” — uważa Wais. „Z pomocą firmy Globant stworzyliśmy jedną interaktywną stronę Confluence, która automatycznie pobiera dokładne dane w czasie rzeczywistym, używa spójnego języka i łączy się z pracą, którą wykonujemy” — zapewnia Wais.

Strona zawiera wiele sekcji, w tym:

Każdy zespół używa tego szablonu do tworzenia własnej, w pełni zautomatyzowanej strony Confluence, za pomocą której śledzi postępy i realizuje planowanie na nadchodzący miesiąc. Menedżerowie portfeli i kierownictwo korzystają też z raportów dotyczących portfeli podczas comiesięcznych spotkań, aby sprawdzać najwyższe priorytety, omawiać postępy i planować kolejne kroki. 

Wais twierdzi, że bliska współpraca Royal Caribbean z Globant miała kluczowe znaczenie dla stworzenia i wdrożenia tak skutecznego rozwiązania. „Chwalę firmę Globant nie tylko za pracę techniczną, ale także za nauczanie, coaching, zarządzanie zmianą, elastyczność i ciągłe omawianie pomysłów” — zapewnia Wais. „Jej pracownicy czują się częścią naszej organizacji i naprawdę chcą coś zmienić. Nie uważam ich za kontrahenta. To prawdziwe partnerstwo”.

Ponad 800 godzin i 550 000 dolarów zaoszczędzonych tylko w pierwszym roku

Dzięki zastąpieniu opasłych raportów miesięcznych zintegrowanymi stronami Confluence w czasie rzeczywistym Royal Caribbean odnotowuje znaczną oszczędność czasu i pieniędzy.

„Wykorzystując Jira i Confluence do automatycznego raportowania, oszczędzamy ponad 800 godzin i 500 000 USD rocznie na kosztach doradztwa w zakresie zarządzania, które wcześniej wydawaliśmy na raportowanie ręczne” — stwierdza Wais. „Skróciliśmy czas spędzany na gromadzeniu danych i tworzeniu ręcznych raportów w programie PowerPoint z ośmiu godzin miesięcznie dla każdego zespołu do zaledwie 15 minut na zespół — to ogromne oszczędności, które w miarę dalszego skalowania będą tylko rosły”.

Ponadto standaryzacja typów zgłoszeń, pól i stanowisk użytkowników Jira pozwoliła zaoszczędzić prawie 50 000 USD i wyeliminować ponad 70% harmonogramów i przepływów pracy, umożliwiając uzyskanie bardziej uporządkowanego i wydajnego systemu.

Wais uważa, że to dopiero początek drogi Royal Caribbean w kierunku skalowania zgodnie z metodyką Agile. Jego zespół już współpracuje z firmą Globant nad kolejnymi etapami ich harmonogramu, w tym nad standaryzacją zarządzania wydaniami i śledzeniem wpływu ich ulepszeń.

„Teraz możemy zacząć łączyć naszą pracę z rzeczywistymi danymi klientów, aby móc śledzić efekty, a nie tylko dane wyjściowe” — dodaje Wais. „Gdy dopracujemy i ustabilizujemy raportowanie na poziomie portfela, wesprzemy inicjatywy na szczeblu przedsiębiorstwa. Jak wpłynąć na ponad 1800 osób w innych instancjach w całej organizacji? Możemy pokazać im, jak korzystać z tych narzędzi we właściwy sposób, aby zapewnić przejrzystość pracy, łączność między zespołami i powiązanie z naszymi OKR-ami w celu osiągania wyników”.

Dzięki wspólnemu językowi, jednemu źródłu rzetelnych informacji i najnowszym informacjom zawsze na wyciągnięcie ręki Global Ecommerce może pomóc Royal Caribbean płynąć pełną parą na kursie do oferowania produktów Agile na dużą skalę — oraz wymarzonych wakacji.