Moje informacje o pracownikach — szablon

Aby efektywnie wykorzystać to ćwiczenie, udostępnij ten szablon wszystkim członkom zespołu i zapewnij odpowiednią ilość czasu na jego wypełnienie. Mając około tygodnia na podanie informacji, będą mogli lepiej przedstawić swoje preferencje. Trudno oczekiwać, że pracownicy wypełnią 11 punktów szablonu (dotyczącego różnych zagadnień — od ulubionych powiedzonek po największe wyzwania) za jednym posiedzeniem. 

Jeżeli chcesz przesłać szablon do członków zespołu, podaj także dodatkowe informacje o celu tego działania. Nie chodzi o pokazanie wad ani podkopywanie wiary w siebie, ale o to, aby wszyscy członkowie zespołu lepiej się poznali, co ułatwi im współpracę.

Czas zapisać spotkanie zespołu w kalendarzu. Przypomnij wszystkim o przyniesieniu na spotkanie wypełnionego szablonu profilu pracownika, ponieważ będzie to główny temat rozmowy.

Celem tego spotkania jest umożliwienie każdemu pracownikowi prezentacji uzupełnionego przez niego profilu. Jeżeli zespół jest duży, można oszczędzić czas, dzieląc go na mniejsze grupy. Jednak w przypadku niewielkiego zespołu wspólna rozmowa ułatwi wszystkim uzyskanie informacji. Wszyscy — nawet ci, którzy zwykle nie są skłonni do przedstawiania swoich preferencji lub oczekiwań — muszą omówić informacje podane przez nich w profilu pracownika. 

Powinna to być otwarta rozmowa. Zachęć członków zespołu do wzajemnego zadawania pytań wyjaśniających oraz przekazywania wniosków i spostrzeżeń (oczywiście grzecznie i profesjonalnie) na temat doświadczeń ze współpracy z daną osobą.

Profile pracownika spełniają swoją rolę tylko wtedy, gdy są wykorzystywane przez zespół. Nie należy omawiać ich raz na spotkaniu, a następnie o nich zapominać.

Warto przechowywać je w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu, z którego może korzystać cały zespół. Dobrym pomysłem jest umieszczenie łącza do nich na stronie głównej zespołu lub w innym wewnętrznym dokumencie. Informacje te są bardzo przydatne, ponieważ zwiększają efektywność pracy w zespole. Z tego względu należy ułatwić członkom zespołu ewentualny dostęp do nich.

Zmianom ulega nie tylko Twój zespół, ale także jego preferencje. Nie chcesz, aby Twoi pracownicy stale korzystali tylko z informacji podanych dwa lub trzy lata temu.

Za każdym razem, kiedy do zespołu dołącza nowa osoba, udostępnij jej ten szablon i poproś ją o podzielenie się profilem z zespołem. Przy okazji możesz zapewnić członkom zespołu możliwość omówienia najnowszych zmian w profilach pracowników oraz dostęp do najbardziej aktualnych informacji ułatwiających komunikację oraz współpracę.