Szablon monitorowania wydajności zespołu projektowego

U samej góry tabeli szablonu wypisz ważne informacje, takie jak nazwa zespołu projektowego, sponsora i Twoja kadencja. Monitorowanie stanu daje najlepszy rezultat, gdy odbywa się regularnie. Zatem zaplanuj przeprowadzenie takiej oceny co najmniej raz na dwa tygodnie lub raz w miesiącu, w zależności od czasu trwania konkretnego projektu.

Monitorowanie wydajności polega na ocenie wydajności zespołu jako całości, więc jest ono formą aktywności zbiorowej. Tak, to oznacza, że wymaga udziału wszystkich. Trzeba zebrać zespół projektowy na zaplanowany czas, aby przeprowadzić rzetelną ocenę sukcesów i problemów zespołu. Jeśli po raz pierwszy organizujesz sesję monitorowania wydajności, poświęć na nią co najmniej godzinę. Potrzebujesz dość czasu, aby wyczerpująco omówić mocne i słabe strony oraz kolejne kroki.

Główną część szablonu stanowi tabela Ocena wydajności zespołu. To tutaj trzeba zakasać rękawy i odbyć szczerą rozmowę na temat tego, jak zespół sobie radzi.

W każdym wierszu tabeli wymieniony jest atrybut sprawnie działającego zespołu (np. wzajemne zrozumienie lub równowaga w zespole). Pierwszy atrybut przeczytaj swojej grupie na głos. Poproś wszystkich, aby jednocześnie ocenili, jak ich zdaniem radzi sobie zespół w tym zakresie, korzystając z następującego systemu: kciuk w górę (zielony), kciuk w bok (żółty), kciuk w dół (czerwony). 

Uzgodnijcie wspólnie oficjalną ocenę, zapiszcie ją w tabeli wraz z notatkami dotyczącymi decyzji i oznaczcie komórkę odpowiednim kolorem. Powtórzcie ten proces dla każdego atrybutu w tabeli. 

Za każdym razem, gdy będziecie monitorować wydajność zespołu projektowego, zapiszcie datę u góry następnej kolumny, a następnie wpiszcie w tej kolumnie swoje nowe oceny. Na pewno będziecie z przyjemnością obserwować postępy.

W trakcie tego procesu odkryjesz obszary, w których Twój zespół radzi sobie szczególnie dobrze, a także te wymagające poprawy (pamiętaj, że o to właśnie chodzi!). 

Waszym celem jest przekształcenie obszarów czerwonych i żółtych na zielone, a to będzie wymagało nieco wysiłku. Aby cały proces nie wymknął się spod kontroli, poproś swój zespół o uzgodnienie, którym obszarem zajmiecie się w pierwszej kolejności, oraz wskazanie konkretnych lub wykonalnych sposobów zwiększenia wydajności w tym obszarze. 

W sekcji Obszary wymagające uwagi szablonu wpiszcie datę oraz atrybut, nad którym postanowiliście pracować. Pod spodem dodajcie listę czynności do wykonania z terminami i przypisanymi członkami zespołu — pozwoli to podjąć kroki w kierunku poprawy. Pamiętaj, że informacje nie są wiele warte, jeżeli nie stanowią punktu wyjścia do działania.