Шаблон «Планирование производительности»
Создано:
Объективно оцените ресурсы команды
Категории
- управление продуктами
- Программное обеспечение и информационные технологии
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Отслеживание заданий
Расстановка приоритетов
Координация команды
При планировании проектов и управлении рабочими нагрузками команды у вас может возникать множество сомнений. Зачастую вы не знаете наверняка, какими возможностями располагают участники команды в той или иной ситуации. Это может приводить к неэффективному использованию ресурсов, разочарованию или даже выгоранию. Используйте шаблон планирования производительности, чтобы получить точную информацию о ресурсах команды и устранить неопределенность. Так вы сможете эффективно поддерживать команду, и ее участники станут получать больше удовольствия от работы.
Что такое шаблон планирования производительности?
Шаблон планирования производительности — это цифровая электронная таблица для отслеживания и управления требованиями проекта и доступными для этого ресурсами. С его помощью руководители могут рационально распределять задачи между участниками команды, чтобы предотвратить их выгорание.
Преимущества
Шаблон планирования производительности может быть полезен как командам, так и компаниям. Вот некоторые из его преимуществ.
Снижение затрат компании
Время — деньги. Может показаться, что для повышения производительности нужно переложить как можно больше работы на отдельных участников команды, но такая стратегия зачастую дает обратный эффект. Если объем работы превышает возможности участника команды, это может привести к стрессу и выгоранию, что в конечном итоге снижает результативность работы.
Поэтому важно распределять задачи между участниками команды в соответствии с их возможностями. Благодаря шаблону планирования производительности нагрузка на каждого участника команды будет контролируемой и никто не окажется перегружен работой.
Повышенная продуктивность
Когда сотрудники не переутомлены, не напряжены и не вымотаны, они работают продуктивнее. Шаблон планирования производительности поможет определить оптимальный объем работы для участников команды, при котором их производительность остается на должном уровне.
Более качественная работа
Если участники команды перегружены, качество их работы может снизиться. Они могут торопиться с выполнением задач, пропуская необходимые проверки перед отправкой. Этого можно избежать при помощи шаблона планирования производительности, который поможет распределить соответствующую работу между участниками команды в зависимости от их возможностей.
Оптимизация рабочей среды
Когда сотрудники довольны, рабочая среда остается здоровой. Используйте шаблон планирования производительности, чтобы не перегружать участников команды работой, поддерживать их высокий моральный дух и сохранять позитивную рабочую атмосферу.
Устранение перегрузок
Когда сотрудники берутся за работу за пределами своих возможностей, зачастую они об этом говорят только тогда, когда окончательно выдохлись или готовы уволиться. Поэтому для руководителей проектов важно наладить регулярные процессы, чтобы участники команды брали на себя только посильные задачи.
Шаблон планирования производительности проекта исключает вероятность перегрузки участников команды за счет регулярного учета количества часов, которые каждый из них планирует затратить на выполнение будущих проектов. Таким образом, когда в шаблоне отображается достаточная по времени загрузка участников команды, руководитель проекта больше не дает им работы.
Улучшенное управление ресурсами
Чтобы для выполнения рабочих проектов хватало ресурсов, ресурсами надо управлять. Аутсорсинг, то есть передача части работы фрилансерам, — это одна из форм такого управления.
Для правильного управления ресурсами полезно применять шаблон планирования, по которому можно отследить, сколько работы необходимо поручить участникам команды, а сколько — передать на аутсорсинг. Шаблоны планирования производительности также могут пригодиться для определения будущих потребностей в ресурсах.
Использование шаблона планирования производительности
- 1
Для оптимизации возможностей своей команды руководителям проектов следует использовать шаблон планирования. Вот шаги по его использованию.
- 2
Шаг 1. Дайте команде домашнее задание
Пере д тем как собрать команду вместе и обсудить производительность, дайте участникам задание для самостоятельной работы. Попросите каждого записать, какие задачи он обычно выполняет в течение недели и сколько часов в неделю уходит на каждую задачу. Этим лучше заняться перед собранием — так участники команды смогут просмотреть календари, электронную почту, каналы чата и заявки, чтобы картина получилась максимально правдивой.
- 3
Шаг 2. Организуйте совещание
Когда пройдет достаточно времени, чтобы участники команды могли составить недельный план, организуйте совещание. Сначала расскажите коллегам, зачем нужно обсудить производительность. Планируете новый проект? Подготавливаете почву, чтобы включить в команду нового участника? Хотите оптимизировать правила работы? Четко обозначьте цель обсуждения, чтобы оставаться на одной волне с командой. Так участники смогут честнее ответить на вопрос о рабочих часах и доступности и не станут беспокоиться, что это создаст для них неприятности.
- 4
Шаг 3. Произведите несложные вычисления
Теперь участникам нужно обратиться к домашнему заданию и сложить рабочие часы. Необходимо учесть все занятия — от административных задач до перерывов на кофе. Это позволит получить представление о рабочих часах каждого сотрудника.
Затем определите, какой процент времени сотрудники затрачивают на текущие проекты. Для этого разделите количество часов, отведенных на эти задачи, на общее количество рабочих часов.
Обсудите результаты с командой. Соответствуют ли они вашим ожиданиям? Согласуются ли с целями команды? Нет ли у вас ощущения, что в процессе работы расходуется слишком много времени на другие задачи (административные и т. д.)? Открытое обсуждение поможет определить области, требующие корректировки, и оптимизировать рабочее время команды.
- 5
Шаг 4. Заполните таблицу производительности команды
Заполните сведения о каждом участнике команды: укажите должность, имя, а также процент времени и общее количество часов работы над проектами в неделю.
Чтобы получить общее представление о производительности команды, сгруппируйте похожие должности и сложите часы для соответствующей позиции. Затем укажите в столбце суммы итоговые значения для каждой должности. Так вы узнаете общее время работы над проектами, которое затратили, скажем, разработчики.
- 6
Шаг 5. Принимайте обоснованные решения
Полученные данные не принесут пользы, если не применить их на практике. Теперь у вас есть более четкое понимание того, как ваша команда распределяет собственное время и каковы ее ресурсы. Используйте эти сведения, чтобы принимать обоснованные решения при назначении сотрудников для работы над текущими и будущими проектами. Вы сможете применить навыки участников команды для решения конкретных задач и соотнести эти задачи с общими целями команды. Кроме того, вы сможете избежать стресса и выгорания, которые неизбежно возникнут, если перегрузить задачами сотрудника, который и без того разрывается между делами.
Работайте продуктивнее с помощью шаблона планирования производительности от Atlassian
Шаблон планирования производительности от Atlassian с Confluence — это не просто практическое решение; это стратегический подход к оптимизации эффективности вашей команды и результатов проекта. Благодаря ему руководители проектов получают бесценную информацию о ресурсах команды, чтобы точно распределять задачи и ресурсы.
Имея более четкое представление о нагрузке каждого участника команды, руководители могут предотвратить выгорание, наладить совместную работу и поддерживать благоприятную рабочую атмосферу. С шаблоном планирования производительности Confluence команды могут принимать обоснованные решения, согласовывать задачи с целями команды и, в конечном счете, повышать производительность и улучшать результаты проектов.
Управление проектами больше не должно основываться на предположениях. С шаблоном планирования производительности Confluence от Atlassian у вас будет более рациональный и практичный подход.
Связанные шаблоны
Партнеры
Индивидуальная встреча
Проводи те индивидуальные встречи и поддерживайте продуктивные рабочие отношения.
Бизнес-стратегия
Ретроспектива по методу четырех «Ч»
Используйте этот шаблон для проведения командной ретроспективы по методу четырех «Ч».
Бизнес-стратегия
Анализ пяти «почему»
Используйте этот шаблон, чтобы провести анализ пяти «почему» и выявить источники проблем команды.