Шаблон «Повестки совещаний»
Создано:
Определяйте повестку совещания, делайте заметки и делитесь пунктами плана действий с командой.
Категории
- Управление проектами
- Маркетинг и продажи
- Рекомендуется
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Создание заметок
Планирование заданий
Документация
Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Чтобы вы и другие участники могли лучше подготовиться к совещаниям, мы составили шаблон, собравший воедино все элементы, от которых зависит успех совещания: участников, задачи, повестку и составляющие плана действий. Шаблон поможет подготовиться к встрече, не отклоняться от темы, фиксировать важные замечания и принятые решения, а также сформировать план действий.
Что такое протокол собрания?
Протоколы собраний представляют собой официальный отчет об обсуждениях и действиях, предпринятых во время встречи. Обычно они содержат следующую информацию:
дата и время собрания;
участники и контактные данные;
цели собрания;
обсуждаемые темы;
Список задач
Решения
дата и время следующего собрания.
Протоколы собраний — это не просто стенограммы. В них освещаются важные моменты собраний, а также кратко описывается, какие вопросы обсуждались и чего удалось достичь в ходе встречи.
Советы по составлению протоколов собраний
Воспользуйтесь шаблоном протокола собрания в Confluence, чтобы вести записи, отслеживать обсуждения и документировать дальнейшие действия. Вот еще несколько способов сделать так, чтобы протокол собрания не пошел насмарку.
Не затягивайте с рассылкой протокола собрания
Старайтесь в кратчайшие сроки довести протокол собрания до сведения соответствующих коллег и участников команды. Это поможет им не забыть о своих обязанностях, а поставленные задачи не успеют устареть.
Соберите отзывы и подтверждения
В зависимости от масштаба и цели собрания можно предложить участникам заранее ознакомиться с протоколом. Пусть участники команды выскажут свои соображения или подтвердят, что поняли свои роли.
Создайте несколько шаблонов протокола собрания
Вы можете создать отдельные шаблоны протоколов собраний для разных целей. Например, можно создать один шаблон для неофициальных встреч, а другой — для собраний команды. Для единообразия старайтесь придерживаться одного стиля во всех шаблонах.
Пользуйтесь ИИ
Подумайте о ведении записей с помощью инструментов на базе ИИ или виртуальных помощников по собраниям. Есть множество инструментов, использующих ИИ для сбора ключевых выводов из собрания и составления списков задач. Они эффективно помогают вести протокол без специально выделенного секретаря.
Зачем использовать шаблон протокола собрания?
Использование шаблона протокола собрания дает ряд преимуществ. Нет, это не очередной документ, который ваши коллеги отложат и забудут. Эффективный шаблон протокола собрания может стать ценным инструментом ведения записей. Вот некоторые из его преимуществ.
Фиксирует ключевые решения
В протоколе собрания хранятся важнейшие результаты встреч для использования в будущем, что снижает риск недопониманий в дальнейшем. Когда участники команды могут обратиться к задокументированным решениям, вероятность различий в интерпретации или забытых договоренностей снижается. Это особенно ценно во время сеансов стратегического планирования, когда решения влияют на направление деятельности в долгосрочной перспективе. Задокументированный контекст с предыдущих собраний помогает быстро принимать решения.
Для команд, которые встречаются еженедельно, можно использовать шаблон протокола еженедельных собраний. Он поможет с соблюдением единообразия документации по текущим проектам и решениям.
Уточняет обязанности
По хорошо составленному протоколу собрания легко увидеть и проследить, на ком лежит ответственность за конкретные результаты. Это поможет участникам команды выполнять принятые обязательства: когда они задокументированы в письменном виде, отслеживать прогресс и предоставлять поддержку при необходимости становится намного проще.
Отслеживание прогресса
Протокол собрания — это постоянно обновляемый журнал прогресса команды, который улучшает прозрачность проекта в организации. Можно ознакомиться с предыдущими протоколами и увидеть, как менялись идеи, преодолевались препятствия и находились решения. Такая историческая перспектива играет неоценимую роль при совместной работе над проектами.
Поддерживает личную ответственность
Документирование списка задач помогает сотрудникам выполнять взятые на себя обязательства, четко фиксируя сроки и объемы запланированной работы. Такая прозрачность создает в команде позитивное давление, которое помогает обеспечить выполнение обязательств. Когда сотрудники знают, что их задачи задокументированы, они предпочитают не откладывать их выполнение.
Формирует ориентиры
Протокол собрания служит достоверным источником сведений о важных решениях и приближающихся сроках для тех, кто пропустил встречу. Полезен он и при пересмотре решений или хронологий спустя несколько недель или месяцев. Подобная точка отсчета поможет не обсуждать старые темы на новый лад и не ставить под сомнение ранее согласованные указания.
Использование шаблона протокола собрания
- 1
Определитесь с пунктами повестки дня собрания
Before sending out the invitation, take a moment to craft a meeting agenda. This ensures you have all the necessary elements to make the meeting productive for yourself and your attendees. Whether you're planning brainstorming sessions or status updates, having a clear agenda keeps everyone focused.
Be sure to add the agenda items to the meeting notes template to provide structure and clarity before the meeting. When planning agenda items, consider your meeting cadence.
- 2
Шаг 2. Выполните предварительную подготовку к совещанию
Прежде чем отправлять приглашения участникам, подготовьте повестку совещания, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для успешного результата. Укажите дату, участников и задачи совещания, в таблице перечислите темы для обсуждения и ответственных лиц. Приведите любые другие ссылки на информацию, которая может потребоваться участникам до или во время совещания. Если участникам следует предварительно ознакомиться с договорами, инструкциями и прочими документами, объем которых превышает четверть страницы, уведомите их об этом.
- 3
Шаг 3. Разошлите протокол собрания, чтобы потом сэкономить время
Те, кто отмечены на странице протокола собрания, получат уведомления в приложении Confluence и (или) по электронной почте, и смогут ознакомиться с вашими записями. Избавьте их от утомительного поиска, добавив страницу протокола в приглашение на совещание. Если в этом безумном мире вы верите только сухим данным, можете просмотреть аналитику по странице, где будут указаны все просмотревшие ее пользователи. Если кто-то из коллег еще не сделал этого (а обязательно должен), можно отправить ему дружеское напоминание.
- 4
Шаг 4. Определите время обсуждения каждого вопроса и назначьте ответственного за ведение протокола
Если вы не намерены делать это сами, назначьте ответственного, который будет в ходе совещания записывать обсуждаемые темы, намеченные действия и принятые решения. Как инициатор встречи, вы должны следить за ходом и временем обсуждения и без стеснения пресекать любые темы, не соответствующие повестке. После рассмотрения всех насущных вопросов проанализируйте основные выводы, определите дальнейшие шаги и согласуйте сроки выполнения запланированных действий.
- 5
Шаг 5. Организуйте все так, как удобно
Создайте страницу с помощью шаблона протокола собрания и позвольте Confluence позаботиться об остальном. Confluence автоматически ведет каталог всех протоколов на боковой панели для быстрого доступа к ним. Можно запустить родительскую страницу в дереве страниц и путем перетаскивания добавить страницы соответствующих собраний в любом удобном порядке. Не забудьте уведомить участников встречи о существовании такой страницы, чтобы они могли использовать ее в дальнейшем.
Оптимизируйте свои встречи с помощью бесплатного шаблона протокола собрания в Confluence
Шаблон протокола собрания в Confluence помогает проводить собрания плодотворно и организованно. Этот структурированный документ упрощает и подготовку, и последующие действия: в нем удобно собирать важную информацию о посетителях, повестке дня, темах для обсуждения и списках задач. Также он упрощает информирование участников команды и отслеживание прогресса, способствуя большему порядку, подотчетности и единообразию.
Интеграция Confluence с другими инструментами и удобные функции обмена информацией упрощают весь процесс, экономят время и помогают команде эффективно работать на результат.
Связанные шаблоны
Партнеры
Индивидуальная встреча
Проводите индивидуальные встречи и поддерживайте продуктивные рабочие отношения.
Бизнес-стратегия
Ретроспектива по методу четырех «Ч»
Используйте этот шаблон для проведения командной ретроспективы по методу четырех «Ч».
Бизнес-стратегия
Анализ пяти «почему»
Используйте этот шаблон, чтобы провести анализ пяти «почему» и выявить источники проблем команды.