Шаблон «Состояние проекта»
Создано:
Arizona State University
Без труда информируйте команды о статусе проекта, используя данные из Confluence и Jira
Категории
- Управление проектами
- Финансы и операции
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Оценка рисков
Управление проектами
Отчеты
Этот шаблон был создан в офисе по управлению проектами (PMO) Университета штата Аризона (ASU), чтобы стандартизировать информирование заинтересованных лиц о проектах. Посмотрите, как этот шаблон используется в университете, а затем настройте его под нужды вашей организации. Создайте в Jira типы задач или поля, которые подходят для отчета о статусе вашего проекта. После настройки сохраните шаблон как новый. Тогда вашим менеджерам проектов нужно будет просто отредактировать JQL в макросе Confluence и заменить ключ проекта на свой собственный.
Преимущества отчетов о статусе проектов
Отчеты о статусе проекта способствуют успеху проекта и удовлетворенности заинтересованных сторон во многих аспектах.
Прозрачность и наглядность. Отчеты о статусе проекта дают заинтересованным сторонам актуальную и прозрачную информацию, что укрепляет их доверие и уверенность в возможностях команды. Кроме того, прозрачность стимулирует подотчетность и способствует открытому общению в команде.
Согласованность и целеустремленность. Отчеты о статусе помогают скоординировать усилия заинтересованных сторон и команды вокруг целей проекта, его приоритетов и хронологий. В них отражаются ключевые контрольные точки и конечные результаты, чтобы каждый мог ориентироваться на общие цели и ожидания.
Контроль и снижение рисков. Регулярно составляя отчеты о статусе проекта, команды могут выявлять потенциальные риски и проблемы на раннем этапе, чтобы своевременно реализовать стратегии их снижения. Превентивное устранение рисков помогает предотвратить дорогостоящие задержки и остановки проектов.
Принятие решений и корректировка курса. Имея под рукой точную и полную информацию о проектах, заинтересованные стороны могут принимать аргументированные решения и корректировать планы проектов. Если требуется перераспределить ресурсы, изменить хронологии или доработать стратегии, в отчетах о статусе есть вся необходимая информация для принятия эффективных решений.
Управление несколькими проектами. Шаблоны отчетов о статусе проекта могут существенно помочь в управлении несколькими проектами за счет централизованного отслеживания с разграничением по разным проектам и менеджерам. Это гарантирует строгий контроль за каждым проектом и эффективное управление в соответствии с глобальными целями компании.
Непрерывное совершенствование. Анализируя тенденции и закономерности в динамике, команды проектов могут выявлять области, нуждающиеся в улучшении, и совершенствовать процессы. Отчеты о статусе сродни циклу обратной связи, помогающему командам учиться на прошлом опыте и оптимизировать дальнейшее выполнение проектов.
Эти и другие весомые преимущества отчетов о статусе проектов вносят значительный вклад в успех проекта и удовлетворенность заинтересованных сторон. Отчеты полезны на каждом этапе проекта, начиная от повышения прозрачности и согласованности и заканчивая эффективным управлением рисками и принятием решений. Они также стимулируют непрерывное совершенствование, давая командам возможность учиться на прошлом опыте и дорабатывать процессы на будущее.
Как использовать шаблон статуса проекта
- 1
Шаг 1. Настройте Jira и Confluence для совместной работы
Этот шаблон статуса проекта тесно связан с проектами Jira, над которыми работает PMO Университета. В них используется одна и та же схема с особым типом задач под названием PMO Project. Он собирает метаданные, в том числе имя руководителя и спонсора проекта, а также состояние проекта, ограничения, статус и т. д. Эта информация используется для обновления макро сов Jira, встроенных в шаблон Confluence, который предоставляет заинтересованным сторонам сводку о ходе выполнения проекта. Каждый проект имеет только одну задачу PMO Project, и она целиком заполняется менеджером проекта.
- 2
Шаг 2. Добавьте краткое описание обновления
Сотрудники университета также автоматизировали заполнение раздела Summary (Обзор) в шаблоне, создав два пользовательских поля в задаче PMO Project: поле Status note (Комментарии к статусу) и поле Constraints (Ограничения). Макрос Jira в Confluence переносит данные из этих полей в таблицу Summary.
Чтобы проделать то же самое в своем шаблоне, задайте настройки так, чтобы в соответствующих столбцах отображались только поля Status note и Constraints (или те поля, которые вы указали в качестве пользовательских полей для краткого описания статуса). После того как вы настроите это один раз, вашим менеджерам проектов потребуется только заменять ключ проекта в JQL макроса на свой ключ.
Благодаря автоматическому представлению этих данных руководителю проекта гораздо проще назначать статус проекта (зеленый, желтый или красный), просто взглянув на него.
- 3
Шаг 3. Встройте свой отчет Jira
Для отображения всех задач по проекту используйте макрос отчета Jira; позднее менеджеры проектов заменят ключ проекта на собственный ключ. В примере Университета штата Аризона видно, что команда установила свой тип задачи PMO Project и указала для отображения настраиваемые поля со сводкой, статусом, датой начала, датой окончания и описанием.
- 4
Шаг 4. Покажите ваши достижения, дальнейшие действия и все риски
Предоставьте заинтересованным сторонам обзор ваших последних достижений, последующих действий, а также рисков или задач. Как уже упоминалось, Университет штата Аризона использует типы задач в каждом проекте PMO.
В столбец Достижения университет добавляет задачи, решенные в течение последних 7 дней, используя следующий JQL-запрос: Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).
Столбец Следующие действия заполняется списком еще не решенных задач с помощью следующего JQL-запроса: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.
Риски и Задачи также заполняются с помощью настраиваемых типов задач.
- 5
Шаг 5. Сохраните шаблон как собственный
После того как вы настроили этот шаблон для своей команды, вы можете сохранить его как собственный. Вашим менеджерам проектов потребуется лишь обновить ключ проекта в самом начале работы. Предложите заинтересованным сторонам и командам единый источник актуальной информации обо всех проектах в стандартизированной форме.
Обеспечьте успех проекта с помощью шаблона отчета о статусе проекта в Confluence
Отчеты о статусе проекта — неотъемлемая составляющая эффективного управления проектами. Из них заинтересованные стороны получают своевременную информацию о прогрессе, рисках и успехах проекта. Составление отчетов можно упростить с помощью интеграции между Confluence и Jira, благодаря которой данные будут точными, понятными и полезными.
Стандартизованные отчеты о статусе проектов зародились в отделе управления проектами (PMO) Университета штата Аризона и быстро стали популярными в компаниях по всему миру благодаря очевидным преимуществам: это прозрачность, согласованность, снижение рисков, аргументированное принятие решений и непрерывное совершенствование. Следуя принципам персонализации, автоматизации, четкости и регулярности, команды могут по шаблонам создавать хорошие отчеты о статусе проектов, способствующие их успеху и удовлетворенности заинтересованных сторон.
Периодичность отчетов зависит от потребностей и характера каждого проекта. Важно найти оптимальный баланс между частотой обновлений, уровнем сложности проекта и ожиданиями заинтересованных сторон.
Эффективные отчеты о статусе проектов нужны не просто для передачи информации. Они укрепляют сотрудничество, подотчетность и доверие между командами проектов и заинтересованными сторонами. Культура прозрачного и упреждающего информирования помогает компаниям уверенно справляться с трудностями, реализовывать возможности и в конечном итоге достигать целей всех своих проектов.
Связанные шаблоны
Планирование проекта
Мозговой штурм
Планируйте, проводите и документируйте удаленные сеансы мозгового штурма для поиска очередной отличной идеи.
Планирование пр оекта
Новости о состоянии бизнеса
Регулярно сообщайте руководству и всей компании об эффективности ведения бизнеса и показателях продуктов.
Командная работа
Планирование производительности
Постройте расчеты и определите приоритеты на основе фактов.