作为项目经理，规划项目和管理团队工作量可能会感觉像一场猜谜游戏。您可能对每个团队成员的实际能力没有把握，这可能会导致挫败感、职业倦怠和资源使用效率低下。
请考虑使用 Atlassian 的能力规划模板来准确了解团队的实际能力，消除猜测，并培养更强的团队支持和协作意识。
什么是能力规划模板？
能力规划模板是一种数字电子表格，用于跟踪和管理项目需求以及满足这些需求的可用资源。它可以帮助经理有效地向团队成员分配任务，并最终防止他们出现职业倦怠。
优势
利用能力规划模板的强大功能可以为团队和公司带来各种好处。能力规划模板的一些好处包括：
降低公司成本
时间就是金钱。虽然将尽可能多的工作堆在团队成员个人身上以最大限度地提高工作效率看似很有效率，但这种策略通常会适得其反。如果工作量超出了团队成员的承受能力，就会导致压力和倦怠，最终降低他们的效率。
因此，根据团队成员的能力在他们之间分配任务非常重要。能力规划模板可确保每个团队成员的工作量都在可控范围内，不会出现某个团队成员工作过度的情况。
提高工作效率
当员工没有过度工作、压力过大或倦怠时，他们的工作效率会更高。能力规划模板可帮助确保团队成员在保持工作效率的同时，获得他们能应付的最佳工作量。
提高工作质量
当团队成员个人负担过重时，他们的工作质量就会下降。他们可能会匆忙完成任务，跳过提交前的必要审查。为防止出现这种问题，可利用能力规划模板，根据每个团队成员的能力为其分配适当的工作。
改善工作环境
快乐的员工创造快乐的工作环境。为保持团队高昂的士气，请使用能力规划模板，确保他们不会过度工作，这有助于维持积极的工作环境。
消除过剩能力
当员工承担的工作超出其能力范围时，他们往往只有在精疲力竭或准备辞职时才会说出来。因此，项目经理必须建立常规流程，确保团队成员只承担他们能够胜任的工作。
项目能力规划模板通过定期记录每位团队成员为完成未来项目计划投入的工作时数，消除了团队成员超负荷工作的可能性。因此，当能力规划模板显示团队成员有足够的工作来填补他们的工时时，项目经理就不会给他们更多的工作。
如何使用能力规划模板
- 1
旨在优化团队能力的项目经理应考虑利用规划模板。以下是使用模板的步骤：
- 2
给团队布置一些作业
在召集团队讨论能力之前，请他们使用能力规划模板写下每周的活动，包括工作项目、行政任务和午休时间。
然后，让他们估算每周花在每项任务 上的时间。这样，团队成员就可以参考他们的时间表、电子邮件、聊天记录和请求单，准确了解他们的工作量能力。
- 3
召开一次团队会议
使用能力规划模板，让团队成员有时间安排自己的工作周，然后召开团队会议。首先解释为什么要讨论团队的实际能力。
您是在为一个新项目做准备，还是在考虑如何接纳新的团队成员，抑或只是为了设定明确的界限？明确目的有助于每个人理解目标，鼓励大家开诚布公、毫无保留地讨论工作时间和可用性。
- 4
做一些简单的数学运算
接下来，每个人都应该统计一下自己的总工时。确保每个团队成员在整个工作周内的所有典型活动都包括在内，从行政任务到喝咖啡的时间。作为项目经理，您可以通过这种全面的视角掌握每个团队成员的总工时。
接下来，用与每个团队成员的项目相关的工时除以总工时，计算出他们每个人花在项目上的时间百分比。通过该分析，可以深入了解他们在项目工作上投入了多少时间。
花点时间在团队中讨论这些数字。工时是否符合预期？百分比是否符合团队目标？是否存在意料之外的不平衡，例如在行政职责等非项目任务上花费过多时间？
通过这种开放式对话，项目经理可以找出需要调整的地方，并相应地优化团队的时间。
- 5
填写团队产能表格
在规划模板表中，包括每个团队成员的姓名、角色、每周用于项目的时间百分 比，以及每周分配给项目的总小时数。将角色相似的人员组合在一起，以充分了解团队的能力。
通过汇总每个角色的工时，您可以确定工程师和数据分析师等专业职位的专业人员在项目上花费的总时间。这种方法可以明确每个专业人员用于项目相关活动的时间。
- 6
