So konnte Sprout Social mit der Kombination aus der Teamwork Collection und Rovo 180.000 USD und mehrere Hundert Arbeitsstunden pro Jahr einsparen

Herausforderung: Angesichts der zunehmenden Anzahl unterschiedlicher Tools und steigender Kosten musste Sprout Social – ein führender Anbieter von Software für Social-Media-Management und -Analysen – konsolidieren, um Kosten zu sparen und effizienter zu arbeiten.

Lösung: Das Unternehmen hat das System of Work von Atlassian mit einem Upgrade auf Teamwork Collection und Jira Service Management Premium eingeführt – alles unterstützt durch Rovo.

Auswirkungen: Sprout Social hat mit Teamwork Collection, Rovo und Assets in Jira Service Management jedes Jahr viel Zeit und Geld gespart. Durch die Reinvestition in höherwertige Arbeit können die Teams von Sprout ihre Abläufe optimieren, Kunden begeistern und ihren Gewinn steigern.

Konsolidierung, Beschleunigung und Innovation dank eines System of Work

Tool-Sprawl ist eine allzu häufige Herausforderung für schnell wachsende Unternehmen wie Sprout Social, einen branchenführenden Anbieter von Social-Media-Management- und Analysesoftware. In den Jahren, in denen Sprout rasant gewachsen ist, hat das Unternehmen eine Vielzahl von Systemen eingeführt, um 30.000 Kunden weltweit kontinuierlich mit Produktinnovationen zu versorgen.

Mitarbeitende brauchen ein solides Toolset, um bei der Arbeit voranzukommen. Anfangs wollten die Führungskräfte von Sprout mit der Teamwork Collection Tools konsolidieren und Kosten senken. Sie ahnten nicht, wie sehr das die Zusammenarbeit, Leistungsfähigkeit und Innovationskraft ihrer Teams verändern würde.

Durch die Zusammenführung von Jira, Confluence und Loom in der Teamwork Collection konnte Sprout Social seine jährlichen Kosten um 180.000 $ senken und eine Zusammenarbeit aller Teams im Unternehmen ermöglichen. So können sich die Mitarbeitenden nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, Produkte schneller auf den Markt bringen und einen hervorragenden Kundensupport bieten. Mit Rovo in der Teamwork Collection und Assets in Jira Service Management haben die Teams von Sprout ihre Arbeitsabläufe weiter optimiert, um eine höhere Effizienz und einen noch besseren Service zu erzielen. Das Ergebnis: intelligentere Abläufe, zufriedenere Kunden und ein stetig wachsender Gewinn.

Neue Einsparungen und superstarke Features mit der Teamwork Collection entdecken

Die Teams von Sprout Social setzen schon lange auf Jira, Confluence, Loom und Jira Service Management. Mit der Teamwork Collection haben sie Verträge und Instanzen auf einer vernetzten Plattform konsolidiert und können gleichzeitig Rovo für KI-gestützte Suchanfragen und Automatisierungen nutzen.

"Die Teamwork Collection hat uns dabei geholfen, unsere Tools zu konsolidieren, wodurch wir jährlich 180.000 $ einsparen, die Verwaltung vereinfachen und die Apps nahtlos integrieren konnten. Außerdem stehen uns großartige Funktionen zur Verfügung, wie beispielsweise Rovo“, sagt IT-Direktor Mason Proud.

Mehr Tempo und Zufriedenheit durch die Zusammenführung von Jira, Confluence, Loom und Rovo

Mason sagt, dass die Zusammenführung der Atlassian-Apps im Rahmen der Teamwork Collection die tägliche Arbeit bei Sprout Social deutlich beschleunigt und vereinfacht hat – insbesondere bei Besprechungen, bei denen oftmals Zeit verschwendet wird und Informationen verloren gehen.

Teams nutzen beispielsweise die KI-Notizfunktion von Loom, um Besprechungsnotizen zu erfassen, diese Notizen automatisch auf den entsprechenden Confluence-Seiten zu veröffentlichen und sofort Jira-Tickets für Aktionselemente zu erstellen, die beim Meeting besprochen wurden. Dieser Workflow spart nicht nur viele Stunden manueller Arbeit, sondern stellt auch sicher, dass nichts übersehen wird, und erleichtert das Auffinden von Informationen mit der KI-gestützten Suche von Rovo.

Laut Mason haben Verbesserungen wie diese die mühsame Projektmanagementarbeit beschleunigt. "Ich würde etwa zwei Stunden pro Woche damit verbringen, Besprechungsnotizen in Confluence einzugeben und Tickets in Jira zu erstellen. Jetzt macht die Teamwork Collection das automatisch und ich brauche vielleicht fünf Minuten, um kleine Anpassungen vorzunehmen. Das war für mich und für die Mitarbeitenden in der gesamten Organisation ein echter Gamechanger."

Sprout hat Loom auch zur Optimierung des Onboardings von Neuzugängen verwendet. Die IT-Abteilung ersetzte zweistündige Live-Schulungen, die oft abends und am Wochenende stattfanden, um verschiedenen Zeitzonen Rechnung zu tragen, durch Loom-Videos, die die Mitarbeiter nach ihrem eigenen Zeitplan und in ihrem eigenen Tempo ansehen können. Die IT-Abteilung hat außerdem einen Rovo-Agenten entwickelt, der häufig gestellte Fragen im Sprout-Kanal für Neuzugänge auf Slack beantwortet.

"Durch die Umstellung von Live-Onboarding-Sitzungen auf Loom-Videos und die Entwicklung eines Rovo-Agenten, der 80 % der Fragen neuer Mitarbeiter beantwortet, konnten wir jährlich mehr als 360 Arbeitsstunden einsparen. Wir verzeichnen sowohl eine schnellere Einarbeitung der Mitarbeiter als auch eine deutlich geringere IT-Belastung in diesen kritischen ersten Wochen", so Mason.

Automatisierung und Assets: ein starkes Duo für schnelleren, besseren Service in großem Maßstab

Der Zugriff auf Rovo und Assets in Jira Service Management (jetzt Teil der Atlassian Service Collection) eröffnete Sprout Social die Möglichkeit, seine Effizienz und seinen Service durch KI und Automatisierung zu verbessern.

Nach dem Upgrade auf Jira Service Management Premium hat das Team Assets freigeschaltet und implementiert, um Mitarbeiterdaten, Hardware und Zugriffsverwaltung zu verfolgen und zu automatisieren. Mithilfe von Rovo konnte die IT-Abteilung diese Workflows dann einfacher und effizienter gestalten.

"Rovo wurde ziemlich rege genutzt, vor allem, weil es in unser Atlassian-Ökosystem integriert ist", erklärt Mason. "Wir können Fragen stellen, um den Status oder oberflächliche Informationen schnell zu verstehen, und wir entwickeln Agenten, um die Lösungszeiten in allen Service Desks von Tagen auf Stunden zu verkürzen. Rovo bringt unsere Effizienz auf ein neues Level." 

Sprout nutzt außerdem die native Workday-Integration von Jira Service Management, um Mitarbeiterdaten täglich nahtlos mit der ITSM-Lösung zu synchronisieren und sicherzustellen, dass die IT ihre Aufgaben schneller und akkurater erledigen kann. Wenn eine Änderung erforderlich ist, z. B. die Aktualisierung der Software eines Laptops zur Einhaltung von Vorschriften oder die Bereitstellung des Zugriffs für einen neuen Mitarbeiter, wird ein Jira-Ticket automatisch erstellt und mit den neuesten und relevantesten Informationen vorab ausgefüllt.

Die IT-Abteilung hat kurzerhand Rovo-Agenten entwickelt, die als KI-Teamkollegen fungieren und mühsame, aber wichtige Aufgaben übernehmen, z. B. die Priorisierung von Tickets, das Verfassen von Antworten, die Durchführung der Qualitätssicherung mit Benchmarks zur Vertrauensbewertung und die Empfehlung von Dokumentation, um Lücken zu schließen. "In weniger als einer Stunde kann ich ganz einfach einen Rovo-Agenten erstellen, der zu 80 % bereit ist, am Service Desk eines Teams eingesetzt zu werden", sagt Mason. Mit Jira Service Management und Rovo lagern wir repetitive Aufgaben aus, sparen jährlich Tausende von Arbeitsstunden und arbeiten auf einen autonomen Level-1-Service-Desk hin. Durch diese Effizienzsteigerungen haben die Teams mehr Zeit, sich schwierigeren Problemen zu widmen, Aufgaben zu erledigen, die ihnen Spaß machen, und sich weiterzubilden, um auf der Karriereleiter aufzusteigen."

Die Saat legen, um das Tempo weiter zu beschleunigen und voranzukommen

Sprout Social nutzt Atlassian seit mehr als 10 Jahren als Collaboration-Hub. Aktuell kratzen sie noch an der Oberfläche dessen, was sie in den nächsten 10 Jahren und darüber hinaus mit einer besser vernetzten, KI-gestützten Plattform erreichen werden.

Die Teams sind besonders gespannt darauf, noch mehr von dem zu entdecken, was sie mit Rovo innerhalb der Teamwork Collection, Jira Service Management, Goals und Integrationen mit ihren anderen täglich genutzten Tools wie Slack alles machen können. Masons Vision ist es, das Atlassian System of Work weiter auszubauen und es schließlich zum zentralen Anlaufpunkt für Mitarbeiter zu machen, wo sie Fragen stellen und die richtige Person, Stelle oder den richtigen Agenten finden können, um Antworten zu erhalten.

Die Konsolidierung mag für Sprout Social der Auslöser für die Vereinheitlichung seiner Atlassian-Apps gewesen sein, aber die dadurch erschlossenen Möglichkeiten erweisen sich als ebenso wirkungsvoll wie die Zeit- und Kosteneinsparungen. Mason sagt: "Atlassian hat einen enormen Einfluss auf unsere Arbeitsweise – es hilft uns nicht nur, in unserem Wachstum effizienter zu werden, sondern auch, ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen zu schaffen."