Plan für die Stakeholder-Projektkommunikation
Wenn du direkt mit der Projektausführung beginnst, ohne die Stakeholder-Kommunikation zu berücksichtigen, kann es zu Verzögerungen und Missverständnissen kommen. Möglicherweise verfehlt ihr sogar eure Ziele. Um diese Herausforderungen zu umgehen und den Erfolg zu steigern, solltest du einen Projektkommunikationsplan erstellen. So werden die benötigten Informationen zuverlässig zum passenden Zeitpunkt über die geeigneten Kanäle vermittelt.
Vorbereitungszeit
0 Min.
LAUFZEIT
30 Min.
Teilnehmer
2–10+
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Ermittle, welche Personen über dein Projekt auf dem Laufenden gehalten und einbezogen werden müssen.
- Lege die passenden Kanäle und den geeigneten Rhythmus für Updates zum Projekt fest.
- Lege die Erwartungen unmissverständlich dar, damit alle von Anfang an ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen.
DAS BRAUCHST DU
- Projektmanagementtool, wie Atlassian Home oder Jira
- Kommunikationstools für Teams, z. B. Slack oder Teams
- Geteiltes Whiteboard oder Dokument, zum Beispiel eine Confluence-Seite oder ein Confluence-Whiteboard
Spiel-Ressourcen
So verbesserst du die Stakeholder-Kommunikation bei einem Projekt
Erstelle einen Projektkommunikationsplan, um deinen Stakeholdern die benötigten Informationen zum passenden Zeitpunkt über die geeigneten Kanäle bereitzustellen.
Was sind Stakeholder?
Stakeholder sind alle Personen, die ein berechtigtes Interesse an einem Projekt oder einer Initiative haben und auf die der Erfolg des Projekts oder der Initiative einen (positiven oder negativen) Einfluss hat.
Zu den Stakeholdern zählen:
a) Beitragende: Personen oder Teams, deren Zeit, Entscheidungen oder Expertise für die Durchführung der Arbeit entscheidend sind (d. h. Mitglieder des Kernprojektteams)
b) Profitierende: Personen oder Teams, die nicht direkt für die Umsetzung verantwortlich sind, die aber von der Durchführung der Arbeit profitieren oder davon betroffen sind und daher informiert werden müssen (d. h. funktionsübergreifende Partner, Führungskräfte, Executive Sponsors und angrenzende oder nachgeschaltete Teams)
Was versteht man unter der Stakeholder-Projektkommunikation?
Im Zuge der Stakeholder-Projektkommunikation werden Informationen über ein Projekt ausgetauscht. Das Ziel besteht darin, alle, die für das Projekt entscheidend sind und davon profitieren, über den Verlauf und die Hintergründe des Projekts zu informieren, sie auf denselben Kurs zu bringen und ihnen alles zur Verfügung zu stellen, was sie zum Erreichen ihrer Ziele benötigen.
Erfolgreiche Projektmanager planen nicht nur das "Wer", "Was", "Wo", "Wann", "Warum" und "Wie" eines Projekts, sondern beantworten diese Fragen auch für die Kommunikation rund um das Projekt.
- Wer ist für die Stakeholder-Projektkommunikation verantwortlich und wer sind die Empfänger?
- Was muss kommuniziert werden?
- Wann und wie werden Updates geteilt und besprochen?
Wann sollte die Kommunikation mit den Stakeholdern erfolgen?
Führe dieses Spiel zu Beginn jedes Projekts aus, um die Stakeholder-Kommunikation zu planen. Setze diesen Plan dann um, damit die Stakeholder im Verlauf des Projekts informiert bleiben.
Auch wenn die Zeit knapp ist, solltest du zumindest einen grundlegenden, schnell umsetzbaren Plan für die Stakeholder-Projektkommunikation erstellen. Es ist nicht ratsam, diesen Schritt zu überspringen, da dies das Risiko für spätere Probleme erhöhen kann.
Vorteile einer starken Stakeholder-Kommunikation
Mithilfe dieses Spiels kannst du Missverständnisse vermeiden, die Zusammenarbeit fördern und alle auf gemeinsame Ziele ausrichten. Damit trägst du dazu bei, dass Projekte effizient und erfolgreich abgeschlossen werden.
Untersuchungen zeigen Folgendes:
- Wenn du dir zu Beginn eines Projekts einen systematischen Überblick über deine gesamte "Stakeholder-Landschaft" verschaffst, statt nur die bekannten Genehmiger zu berücksichtigen, sinkt das Risiko für blinde Flecken und du erkennst die Einflussnehmer im Hintergrund. (Quelle)
- Eine sorgfältige Planung der Stakeholder-Kommunikation im Voraus (Wer sollte was wann über welchen Kanal erfahren?) erhöht die Zuverlässigkeit von Änderungsprozessen. Strukturierte, zeitnahe Kommunikationsroutinen bei Änderungen fördern die Einbeziehung der Stakeholder und eine kollaborativere Projektkultur. (Quelle)
- Wenn deine Projekte zu nachhaltigeren, für alle Seiten vorteilhaften Ergebnissen beitragen sollen, musst du die Stakeholder-Kommunikation künftig als "Management für Stakeholder" betrachten, also den Fokus auf den zu erwartenden Mehrwert statt auf die Weitergabe der Informationen an sich legen. (Quelle)
- Ein klarer, planbarer Rhythmus für Stakeholder-Updates trägt zu einem positiven "Projektklima" bei, das von gemeinsamen Zielen, Vertrauen und einem guten Informationsfluss geprägt ist. Dies wiederum wird mit höheren Erfolgsraten bei termingerechten, budgetkonformen und zielorientierten Projekten in Verbindung gebracht. (Quelle)
1. Das Spiel vorbereiten
Geschätzte Dauer: 1 Min.
Kopiere für den Anfang diese Confluence-Vorlage oder erstelle auf einem Whiteboard oder in einem gemeinsamen Dokument eine entsprechende Tabelle.
Vermerke oben in der Tabelle den Namen des Projekts oder der Initiative und das Ziel deines Stakeholder-Kommunikationsplans. Welcher Zweck wird mit diesem Plan verfolgt? Beispiel:
- Vertrauen bei unseren Stakeholdern aufbauen
- Risiken reduzieren, die sich aus doppeltem Aufwand und Engpässen durch Abhängigkeiten ergeben
- Nachgeschaltete Teams über unsere Arbeit informieren und wie sie sich auf deren Arbeit auswirken kann
2. Verschiedene Arten von Stakeholdern ermitteln
Geschätzte Dauer: 5 Min.
Zu den Stakeholdern zählen:
a) Beitragende: Personen oder Teams, deren Zeit, Entscheidungen oder Expertise für die Durchführung der Arbeit entscheidend sind (d. h. Mitglieder des Kernprojektteams)
b) Profitierende: Personen oder Teams, die nicht direkt für die Umsetzung verantwortlich sind, die aber von der Durchführung der Arbeit profitieren oder davon betroffen sind und daher informiert werden müssen (d. h. funktionsübergreifende Partner, Führungskräfte, Executive Sponsors und angrenzende oder nachgeschaltete Teams)
Erstelle eine Liste für jeden Stakeholder-Typ, indem du die unten genannten Fragen beantwortest. Dies kann entweder einzeln oder in der Gruppe und entweder asynchron oder in Echtzeit erfolgen. Wenn du deine Listen in Einzelarbeit erstellst, teile sie mit dem Projektteam, um sie zu optimieren und einen Konsens zu erzielen.
- Wer wird täglich an diesem Projekt arbeiten? → Beitragende
- Wer ist entscheidend für den Erfolg dieses Projekts? → Beitragende
- Wessen Input benötigen wir, um Fortschritte zu erzielen? → Beitragende oder Profitierende
- Wer kann Blocker aus dem Weg räumen oder die Arbeit beschleunigen? → Profitierende
- Wer genehmigt dieses Projekt oder wichtige Teile davon? → Profitierende
- Auf wen, abgesehen von den Beitragenden, wirkt sich der Erfolg des Projekts aus? → Profitierende
Wer benötigt das Ergebnis unserer Arbeit und ist sich dessen vielleicht gar nicht bewusst? → Profitierende
Trage diese Personen in die in Schritt 1 erstellte Tabelle ein.
Ziele des Kommunikationsplans:
- Risiken reduzieren
- Vertrauen aufbauen
- Bewusstsein schaffen
- Informieren
- Handlungen anregen
Tipp: Netzwerke dokumentieren und Lücken mithilfe von KI füllen
Ermittle mit dem Spiel Netzwerk aus Teams dein Stakeholder-Netzwerk. Du kannst auch einen Entwurf deines Projektplans mit einem KI-Tool wie Rovo teilen und um Vorschläge dazu bitten, welche Personen möglicherweise noch fehlen.
3. Tabelle für die Stakeholder-Projektkommunikation ausfüllen
Geschätzte Dauer: 15 Min.
Unterschiedliche Stakeholder benötigen unterschiedliche Informationen zu unterschiedlichen Zeiten, die auf unterschiedliche Weise kommuniziert werden sollten.
Beitragende benötigen häufigere Updates und Informationen. Beispiele:
- Detaillierte Aufgaben, Vorgänge und Backlog
- Status auf Vorgangsebene (z. B. Tickets, die über ein Board verschoben werden)
- Alle detaillierten Entscheidungen und Kompromisse
Arbeitsnotizen und Entwürfe, die möglicherweise unsortiert oder noch in Bearbeitung sind
Profitierende benötigen in der Regel seltener Updates. Wichtig sind für sie Informationen wie diese:
Eine klare, übergeordnete Informationsquelle für folgende Punkte:
- Was dieses Projekt ist, wer daran beteiligt ist und warum es wichtig ist
- Die Ziele, der Umfang und wichtige Meilensteine
- Aktueller Status und aktuelle Änderungen/Entscheidungen, die sie betreffen
- Nur die relevantesten Links zu einzelnen Vorgängen, damit sie nicht jede Aufgabe durchgehen müssen, um zu verstehen, was vor sich geht
Leitlinien dazu, wie und wann sie sich einbringen sollten, beispielsweise ob sie nur informiert bleiben oder konsultiert werden müssen
Verwende diese Aufschlüsselung als Leitfaden zum Ausfüllen der in Schritt 1 erstellten Tabelle. Berücksichtige, welche Kanäle für die einzelnen Stakeholder am besten geeignet sind, welche Art von Informationen sie benötigen, wie oft sie diese benötigen sowie alle relevanten Anmerkungen oder Links zu Artefakten.
Einigt euch auf einen Verantwortlichen für den gesamten Kommunikationsplan oder weist Verantwortliche für bestimmte Teile der Kommunikation zu.
Tipp: Bei Bedarf weniger planen, aber nichts überspringen
Zeit ist ein entscheidender Faktor, doch wenn Teams schnell arbeiten, leidet oft die Kommunikation. Das kann später zu Problemen führen. Auch wenn es eilt, solltest du zumindest einen grundlegenden, schnell umsetzbaren Plan für die Stakeholder-Projektkommunikation erstellen. Es ist nicht ratsam, diesen Schritt zu überspringen.
4. Stakeholder zum Projekt und zum Kommunikationskanal hinzufügen
Geschätzte Dauer: 2 Min.
Füge als Nächstes in deinem bevorzugten Tool (z. B. Atlassian Home oder Jira) die Beitragenden und Profitierenden dem Projekt hinzu. (Die Bezeichnung für diese Benutzer variiert je nach Projektmanagementtool. In Atlassian beispielsweise werden profitierende Stakeholder als "Follower" oder "Beobachter" bezeichnet.)
Erstelle dann für die tägliche Kommunikation einen Slack-Channel oder Teams-Kanal mit diesen Personen. Integriere nach Möglichkeit dein Projektmanagementsystem und dein Kommunikationstool (z. B. Jira und Slack), damit Updates, die im Projektmanagementsystem vorgenommen werden, automatisch im Kommunikationskanal veröffentlicht werden.
Tipp: Früh und oft kommunizieren und den Fokus auf den Mehrwert legen
Teile den Stakeholdern proaktiv mit, was du von ihnen benötigst, welcher Zeitplan für ihren Input gilt und welche anderen Aspekte im Hinblick auf ihre Beteiligung zu beachten sind. Lege den Fokus der Kommunikation immer darauf, wovon sie ganz individuell profitieren können. Mache auch deutlich, warum die Arbeit für sie relevant ist und was dein Team unternimmt, um eure gemeinsamen Prioritäten umzusetzen.
5. Kommunikation starten und Erwartungen festlegen
Geschätzte Dauer: 2 Min.
Veröffentliche eine Nachricht im Kommunikationskanal, um die Initiative zu starten, alle vorzustellen und die Erwartungen festzulegen. Du solltest eine Übersicht über Folgendes geben:
- Worum geht es bei dem Projekt?
- Welche Ziele hat dieses konkrete Projekt und zu welchen übergeordneten Zielen trägt es bei?
Welche Mitteilungen können die Stakeholder erwarten und wann und wie sollen sie sich beteiligen?
Du kannst auch Rücksprache mit den Stakeholdern halten, um mehr über ihre Prioritäten zu erfahren. So kann dein Team den Kommunikationsplan anpassen und einen höheren Mehrwert bieten.
Beispiel-Slack-Nachricht zum Projektstart:
Hallo zusammen,
ich starte diesen Kanal, um unsere neue Inbound-Marketing-Kampagne anzustoßen.
Im Rahmen unserer OKRs, mehr Leads mit dem Inbound-Marketing zu generieren, besteht das Ziel dieser Kampagne darin, Conversions bei Personen zu erzielen, die den Teamwork-Bericht herunterladen. Diese wollen wir dazu bewegen, sich für ein Produkt zu registrieren.
Wir streben 100 Demo-Registrierungen bis zum 30. März an. Auf dieser Seite erfahrt ihr Näheres über das Projekt und unsere Kommunikationspläne. Wöchentliche Updates für die Gruppe werden hier veröffentlicht. Die täglich involvierten Beitragenden nutzen Jira und Confluence für ihre Zusammenarbeit.
Nachbereitung
Wöchentliche Updates veröffentlichen
Denke daran, den Projektstatus immer aktuell zu halten und den Stakeholdern relevante Updates proaktiv mitzuteilen. Wenn ein Update für jemanden besonders wichtig ist, markiere die Person, damit sie es nicht übersieht.
Hast du noch Fragen?
Komme mit anderen Benutzern des Atlassian Team-Playbook ins Gespräch, hole dir Unterstützung oder gib Feedback.
Andere Spiele, die dir gefallen könnten
Meetings
Wöchentliche Team-Updates
Teile mit, wie die Dinge laufen – ohne ein weiteres Meeting zu vereinbaren.
Meetings
Seitenbasierte Meetings
Der optimale Ausgangspunkt für Meetings ist eine Seite, auf der der Zweck, die erwarteten Ergebnisse und die wichtigsten Diskussionspunkte angegeben werden.
Kommunikation
Benutzerhandbuch
Teile deinen Teamkollegen mit, wie sie am besten mit dir zusammenarbeiten können.
Nachbesprechung
Retrospektive
Schafft einen sicheren Rahmen für die Besprechung von Erfolgen und Misserfolgen.
Bleibe auf dem neuesten Stand.
Melde dich für unseren Newsletter an, wenn du über neue Spiele informiert werden und Tipps für besseres Arbeiten erhalten möchtest.