Analyse des compromis du projet
Chaque projet comporte des compromis, tels que le coût ou le périmètre. Définissez-les et hiérarchisez-les afin d'investir les ressources de manière judicieuse et d'atteindre vos objectifs importants.
Temps de préparation
10 min
Durée
50 minutes
Personnes
3 à 5
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Échangez sur les compromis du projet, tels que les coûts, le périmètre, la qualité, les délais et les risques.
- Passez en revue les informations qui pourraient influencer la façon dont votre équipe effectue ses compromis.
- Déterminez les compromis à faire en premier ou en dernier lieu.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Espace de réunion ou visioconférence avec partage d'écran.
- Outil de collaboration digitale (voir les modèles).
- Facultatif : tableau blanc, marqueurs, post-its et chronomètre.
Ressources du scénario
Analysez les compromis du projet
Priorisez les compromis pour investir les ressources de manière judicieuse et atteindre vos objectifs les plus importants.
Qu'est-ce qu'un compromis de projet ?
Les compromis de projet sont les décisions qui impliquent de sacrifier un aspect d'un projet pour en réaliser un autre, comme le coût, le périmètre, la qualité, le temps ou les risques.
Pourquoi lancer le scénario Analyse des compromis de projet ?
Chaque projet comporte des compromis.
Pouvez-vous terminer le projet plus rapidement ? Oui, mais vous devrez peut-être dépenser plus d'argent ou risquer de surmener les membres de l'équipe ou de réduire la qualité.
Pouvez-vous réduire les coûts ? Oui, mais il se peut que le produit final ne réponde pas totalement aux besoins des utilisateurs ou que la réalisation du projet prenne plus de temps.
Lancer le scénario Analyse des compromis de projet aide les équipes à analyser ces compromis, à prendre des décisions stratégiques et à rester en phase tout au long du projet.
Quand faut-il analyser les compromis d'un projet ?
Exécuter ce scénario au début d'un projet permet de définir les conditions de réussite de chacun et peut aider à surmonter les obstacles plus rapidement si ou lorsque des compromis doivent être faits.
Revenez sur ce scénario si votre équipe découvre de nouvelles informations ou si les priorités doivent être changées.
Les avantages de l'analyse des compromis du projet
Les recherches résumées dans l'ouvrage intitulé Project Management: A Benefit Realisation Approach montrent que la définition précoce des paramètres et des compromis d'un projet présente plusieurs avantages pour les équipes.
- Un meilleur alignement sur les objectifs stratégiques
En définissant clairement les avantages souhaités, le périmètre du projet et les paramètres associés, l'équipe du projet peut concentrer ses efforts sur les activités qui contribuent directement à la réalisation des objectifs stratégiques. Cela évite toute dérive des objectifs et permet de maintenir le projet sur la bonne voie. - Une prise de décision plus éclairée
Lorsque les équipes de projet établissent dès le départ des paramètres tels que le budget, le calendrier et les normes de qualité, il devient plus facile d'évaluer différentes options et de faire des compromis qui augmentent les chances de concrétiser les avantages. Cela évite des retouches ou des changements coûteux à un stade avancé du projet. - Un engagement et une adhésion accrus des parties prenantes
En impliquant les parties prenantes dès les premières étapes de la définition des paramètres du projet et de l'exploration des compromis possibles, les équipes de projet peuvent obtenir des informations précieuses, répondre aux préoccupations et parvenir à un consensus. Cela favorise une compréhension commune des objectifs du projet et augmente les chances d'obtenir le soutien des parties prenantes tout au long du projet. - Une gestion des risques plus efficace
En identifiant rapidement les risques et contraintes potentiels, les équipes de projet peuvent élaborer des stratégies d'atténuation et des plans d'urgence. Comprendre les compromis associés aux différentes réponses aux risques aide les équipes à prendre des décisions plus éclairées sur la manière de gérer ces risques.
1. Préparer le scénario
Durée estimée : 10 MIN
Créez un document collaboratif numérique, comme un tableau Trello ou une page Confluence. Si votre équipe se réunit en personne, vous pouvez également utiliser un tableau blanc ou une grande feuille de papier. (Vous devrez ensuite transférer vos notes dans le document numérique pour pouvoir vous y référer ultérieurement.)
Ensuite, dressez une liste des compromis à faire dans le cadre du projet dans votre document numérique ou sur votre tableau physique afin que l'équipe puisse la compléter. Notez un compromis par post-it ou par carte. Par exemple, les coûts, le temps et le périmètre sont quelques-uns des compromis les plus courants dans le cadre d'un projet.
Ensuite, créez des colonnes numérotées de 1 à 5 dans votre document ou sur votre tableau. La colonne « 1 » correspondra aux compromis les plus flexibles (ceux qui seront faits en premier), et la colonne « 5 » correspondra aux compromis les moins flexibles (ceux qui seront faits en dernier).
2. Préparez le terrain
Durée estimée : 5 MIN
Mettre tout le monde sur la même longueur d'onde dès le départ contribue au bon déroulement de la réunion. Au début de la session, dites à l'équipe :
- L'objectif de cette session est de parvenir à un accord sur les priorités du projet, de sorte que lorsque nous devons faire des compromis, nous sommes d'accord sur la manière de procéder.
Nous devons nous appuyer sur notre expérience au cours des projets passés pour éclairer nos recommandations.
Si certains membres de l'équipe n'ont jamais effectué d'analyse des compromis, expliquez-leur les étapes à suivre avant de commencer afin qu'ils comprennent le processus.
3. Ajouter à la liste
Durée estimée : 10 min
Donnez à l'équipe 5 à 10 minutes pour ajouter des compromis au tableau ou sur le papier. Encouragez-les à noter tout ce qui leur vient à l'esprit, en créant un espace sûr où toutes les idées peuvent être exprimées librement.
CONSEIL : Reconnaissez l'échange
Les compromis impliquent de renoncer à une chose pour en obtenir une autre. Consacrer plus de temps, d'argent et/ou d'efforts à un élément se fait souvent au détriment d'un autre. Soyez honnête avec vous-même et avec les autres au sujet de ces avantages et sacrifices.
4. Évaluer la flexibilité
Durée estimée : 10 min
Demandez à chaque membre de l'équipe d'ajouter une carte ou un post-it pour chaque compromis sur une échelle de 1 à 5. N'oubliez pas : les cartes ou les post-its classés « 1 » sont les compromis les plus flexibles et ceux notés « 5 » sont les moins flexibles.
Un compromis flexible peut être négocié afin que l'équipe puisse se concentrer sur des priorités plus importantes. Par exemple :
-
S'il n'y a pas de date limite pour le projet, le temps est égal à « 1 ». Les autres tâches sont prioritaires, même si elles nécessitent de prolonger le calendrier.
-
Si le budget est strict, le coût est de « 5 ». Il ne peut pas augmenter, même si cela signifie que cela prend plus de temps ou qu'il faut réduire le périmètre.
Veillez à ce que les membres de l'équipe inscrivent leur nom sur leurs cartes ou leurs post-its afin que chacun sache comment les différents membres de l'équipe envisagent les compromis.
L'idée n'est pas d'interpeller les gens, mais de favoriser une discussion ouverte sur les raisons pour lesquelles un compromis donné a obtenu cette note. Par exemple, quelqu'un pourrait avoir des informations sur les raisons pour lesquelles les coûts devraient être moins flexibles. (Et il pourra partager cette information à l'étape suivante !)
CONSEIL : APPROFONDISSEZ
Si tout est considéré comme prioritaire ou non prioritaire, ce scénario n'aidera pas l'équipe à prendre des décisions.
Si tout est noté « 5 » (le moins flexible), demandez à l'équipe : « Quel compromis offre le plus d'avantages à nos utilisateurs/clients ? » et/ou « Lequel s'aligne le plus sur les valeurs de notre entreprise ? »
Si tout est noté « 1 » (le plus flexible), demandez : « Parmi ces compromis, lesquels ferions-nous en premier ? » Ajustez ensuite les notes en conséquence.
5. Discutez
Durée estimée : 15 min
Une fois que tout le monde a donné sa note initiale, examinez où se situent les compromis sur votre échelle de 1 à 5. Discutez des thèmes clairs ou des points communs lorsque plusieurs membres de l'équipe ont attribué la même note à un compromis.
Passez ensuite à tous les compromis avec des notes différentes. Expliquez les raisons du placement de chaque membre de l'équipe et prenez note de tout feedback utile.
6. Mettre à jour
Durée estimée : 10 min
Au fur et à mesure que vous discutez des compromis et parvenez à un consensus sur leur flexibilité, déplacez les cartes ou les post-its dans la liste appropriée pour refléter le classement actualisé.
Suivi
Documentation
Si votre équipe s'est réunie en personne et a utilisé un tableau blanc physique ou une feuille de papier, consignez vos notes et vos classements dans un document numérique, tel qu'une page Confluence. Ainsi, l'équipe et les parties prenantes pourront consulter et revoir ces compromis si des questions se posent à l'avenir.
Réexaminez
Revenez sur ce scénario si votre équipe découvre de nouvelles informations et/ou si les priorités doivent être changées.
Variations
Inclure les responsables
Si les responsables sont les décideurs finaux concernant les compromis liés au projet, exécutez le scénario avec les responsables du projet ou les parties prenantes métier plutôt qu'avec (ou en plus de) l'équipe qui effectue le travail.
Si votre équipe est responsable de la décision finale, vous pouvez tout de même exécuter le scénario avec les équipes de direction et de mise en œuvre séparément, puis comparer les résultats afin de mettre en évidence les éventuels décalages.
Un à la fois
Plutôt que de discuter de tous les compromis en même temps, présentez-les un par un afin que tout le monde reste concentré sur un seul élément. Discutez de chaque classement avant de passer au suivant. Il peut être très instructif de voir si ou comment vos classements changent à mesure que de nouveaux compromis sont ajoutés.
Parcourez le tableau
Au lieu de passer en revue vos compromis et vos évaluations un par un, commencez par les éléments bloqués et discutez de la manière de les débloquer. Ensuite, passez en revue chaque élément restant et discutez de la façon de le finaliser.
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