Le guide ultime pour gérer les parties prenantes
Par Aumarie Benipayo
Qu'il s'agisse du lancement d'un nouveau produit, de l'application d'un changement ou de la mise en œuvre d'une initiative stratégique, mobiliser les parties prenantes de manière adéquate peut mener autant à la réussite qu'à l'échec de vos efforts. La maîtrise de la gestion des parties prenantes vous permet de naviguer dans des environnements de parties prenantes complexes, de garantir l'alignement des intérêts et de faire avancer les projets avec l'adhésion et le soutien de toutes les parties impliquées.
En comprenant les besoins, les intérêts et les attentes de chacune des parties prenantes, vous serez en mesure de nouer des relations solides, de favoriser la collaboration et d'atténuer les risques. La gestion efficace des parties prenantes garantit que vos projets atteignent leurs objectifs et trouvent un écho auprès de ceux qui souhaitent leur réussite.
Ce guide complet définit la gestion des parties prenantes, aborde ses composants critiques, passe en revue les bonnes pratiques correspondantes et explore différentes techniques pour les gérer efficacement.
Qu'est-ce qu'une partie prenante ?
Dans le monde des affaires, les parties prenantes sont des individus, des groupes ou des entreprises intéressés par un projet ou une décision parce que ses résultats les affectent directement. Elles peuvent être internes ou externes.
Les parties prenantes internes sont des individus ou des groupes, y compris des employés, des responsables et des cadres, directement intéressés par les opérations, les décisions et les performances de l'entreprise.
Les parties prenantes externes sont des individus ou des groupes extérieurs à l'entreprise, tels que des clients, des fournisseurs, des investisseurs, des organismes gouvernementaux et des communautés locales. Elles sont affectées par les activités de l'entreprise ou peuvent souhaiter sa réussite.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes ?
La gestion des parties prenantes implique l'identification, l'analyse, la mobilisation et la gestion des besoins et des attentes des personnes ou des groupes intéressés ou affectés par un projet. Il faut anticiper l'identification des individus qui doivent connaître les différents composants et y participer lors de chaque étape du projet.
Un plan de gestion des parties prenantes du projet permet de faciliter la communication, de répondre aux préoccupations, de garantir l'alignement des parties prenantes sur les objectifs du projet et, enfin, de contribuer à la gestion du projet et à la réussite de l'entreprise.
L'importance de la gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes influe sur le succès d'un projet ou d'une entreprise. Voici plusieurs raisons montrant l'importance de la gestion des parties prenantes :
Amélioration de la réussite du projet
Une gestion efficace des parties prenantes permet d'aligner les objectifs du projet sur les attentes des parties prenantes. L'engagement précoce et régulier des parties prenantes garantit que leurs besoins sont compris et intégrés à la planification et à l'exécution du projet. L'alignement permet d'améliorer les résultats du projet, les parties prenantes étant plus susceptibles de soutenir un projet qui répond à leurs préoccupations et leur apporte de la valeur.
Meilleure gestion des risques
La gestion des parties prenantes aide à identifier les risques et les problèmes potentiels dès le début du cycle de vie du projet. Dialoguer avec les parties prenantes permet aux responsables de projet d'anticiper et de réduire les risques avant qu'ils ne conduisent à des problèmes plus sérieux. Les parties prenantes peuvent également donner un aperçu des défis potentiels.
Amélioration de la communication
La gestion des parties prenantes facilite une communication ouverte et transparente entre ces dernières et l'équipe du projet. Une communication régulière permet de tenir les parties prenantes informées de l'avancement du projet, des changements et des décisions. Cette transparence renforce la confiance, favorise la collaboration sur les projets et garantit que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Une communication efficace permet également aux parties prenantes d'apporter leurs commentaires et de contribuer au projet.
Résolution efficace des conflits
La gestion des parties prenantes aide à identifier et à résoudre les conflits entre des parties prenantes ayant des intérêts ou des priorités opposés. Faire participer les parties prenantes à un dialogue ouvert et à des négociations peut mener à des solutions mutuellement bénéfiques. Les responsables de projet peuvent utiliser l'analyse des parties prenantes pour comprendre leur influence et la dynamique du pouvoir.
Relations durables à long terme
Une gestion efficace des parties prenantes permet d'établir des relations solides et durables entre l'entreprise et ses parties prenantes. Dialoguer régulièrement avec les parties prenantes, prendre en compte leurs préoccupations et leur apporter de la valeur renforcent leur confiance et leur loyauté. Ces relations positives peuvent mener à de futures opportunités ou collaborations, et poussent les parties prenantes à soutenir les initiatives de l'entreprise.
Comment gérer les parties prenantes
La gestion des parties prenantes consiste à identifier, évaluer et impliquer les personnes ou les groupes intéressés ou affectés par un projet.
Identification des parties prenantes
Effectuez une analyse des parties prenantes et déterminez leurs rôles et leurs responsabilités dès le début de la préparation du lancement d'un projet impliquant d'autres personnes. Ce processus repose sur des sessions de brainstorming et l'évaluation des personnes directement affectées par les résultats du projet. Posez-vous les questions suivantes :
- Quels workflows le projet va-t-il modifier ?
- Qui doit approuver les décisions pour mener à bien le projet ?
- Quel produit final sera affecté ?
Utilisez ces techniques pour identifier les parties prenantes pour votre projet :
- Sessions de brainstorming : réunissez votre équipe de projet et des experts afin d'identifier les parties prenantes potentielles.
- Matrice RACI : un diagramme RACI clarifie les rôles et les responsabilités de chacun en identifiant qui est en charge, responsable, consultable et informé de chaque tâche ou décision liée au projet.
- Grille pouvoir-intérêt : évaluez et hiérarchisez les parties prenantes en fonction de leur niveau de pouvoir et de leur intérêt pour le projet. Cela peut aider à définir des stratégies d'engagement.
- Matrice d'analyse des parties prenantes : classez les parties prenantes en fonction de leur influence et de leurs intérêts à l'aide d'une matrice.
- Enquêtes et entretiens : recueillez des informations détaillées sur les besoins, les préoccupations et les attentes des parties prenantes par le biais d'enquêtes et d'entretiens.
Analyse des parties prenantes
Définir des rôles permet aux parties prenantes de clarifier les compétences, les informations et le temps dont elles auront besoin pour contribuer à un projet. Cela minimise également la perception d'un « espace vide » dans le processus du projet. Servez-vous de la documentation pour consolider ces rôles et les garder au cœur de vos préoccupations tout au long du projet.
Atlassian place un tableau 2x4 en haut de chaque document lié à un projet dans Confluence afin que chacun sache où il en est. Atlassian utilise le framework DACI pour attribuer les rôles suivants :
- Le responsable gère les parties prenantes et veille à ce que les décisions soient prises en temps opportun.
- L'approbateur a le dernier mot dans le processus décisionnel.
- Les contributeurs fournissent des avis d'experts ou participent directement au projet.
- Les parties prenantes informées sont tenues au courant des décisions.
Les méthodes d'analyse des parties prenantes sont les suivantes :
- Grilles d'influence et d'impact : placez les parties prenantes sur une grille en fonction de leur niveau d'influence et de l'effet que le projet a sur elles. Ainsi, vous pourrez hiérarchiser les parties prenantes et définir des stratégies d'engagement.
- Modèle de prédominance : classez les parties prenantes en fonction de leur pouvoir, de leur légitimité et de leur urgence. Cela permet d'identifier les parties prenantes clés qui nécessitent le plus d'attention et d'engagement.
- Cartographie des parties prenantes : élaborez une représentation visuelle des parties prenantes, de leurs relations et de leur influence sur le projet. La cartographie des parties prenantes permet d'identifier les acteurs clés, les alliés et les obstacles potentiels. Un diagramme de flux convient parfaitement à cette tâche.
- Analyse SWOT pour les parties prenantes : effectuez une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes afin de fournir des informations sur la meilleure façon de dialoguer avec elles et de répondre à leurs préoccupations.
Implication des parties prenantes
Pour impliquer correctement les parties prenantes, vous devez élaborer un plan de communication :
1. Partez dans la bonne direction
Définissez les attentes en matière de communication lors de la réunion de lancement du projet afin de garantir l'adhésion, de déterminer la fréquence des entretiens et de définir le processus décisionnel. Organisez cette réunion en fonction des retours reçus tout en réduisant au minimum le temps de présentation. Utilisez une feuille de route pour décrire et examiner votre projet.
2. Centralisez le partage d'informations
Présenter toutes les informations pertinentes pour les parties prenantes permet de renforcer leur confiance, et d'éliminer les questions et les réunions inutiles. Cela leur permet également de prendre des décisions et de résoudre les problèmes plus rapidement.
Confluence facilite l'accès aux informations en offrant un hub de documentation centralisé. Ces espaces présentent l'aperçu du projet, les objectifs, le périmètre, les étapes importantes, les rôles et responsabilités des membres de l'équipe, les pages récemment mises à jour et les liens pertinents.
3. Établissez une stratégie de communication
Établissez un plan de communication avec les parties prenantes afin d'éviter de vous retrouver à agir « quand vous y pensez ». Il est nécessaire de fixer des dates, de déterminer des méthodes et de documenter les entretiens pour une gestion efficace des parties prenantes.
Gestion des attentes des parties prenantes
Pour gérer efficacement les parties prenantes, définissez des attentes réalistes dès le départ. Expliquez le périmètre, les objectifs, les livrables, les limites, les contraintes et les risques du projet.
Pour gérer la résistance au changement, identifiez d'abord les parties prenantes concernées. Abordez leurs problèmes de manière proactive en leur expliquant les avantages et la nécessité du changement. Concentrez-vous sur la manière dont cela correspond à leurs intérêts. Faites participer les parties prenantes récalcitrantes à la prise de décisions. Cela favorise le sentiment d'appartenance et d'adhésion. Fournissez-leur une formation, un support et des ressources pour les aider à s'adapter au changement.
Tout au long du projet, surveillez et mettez à jour les attentes en conséquence. Communiquez régulièrement sur les avancements, les étapes importantes et les éventuels écarts par rapport au plan d'origine. Écoutez attentivement les commentaires des parties prenantes et répondez rapidement à leurs préoccupations. Si nécessaire, adaptez les attentes à mesure que le projet ou que les circonstances évoluent.
Si vous apportez des modifications importantes au périmètre ou aux résultats attendus, demandez l'avis et l'approbation des parties prenantes. Un engagement constant permet de maintenir l'alignement et de réduire les malentendus.
Bonnes pratiques en matière de gestion des parties prenantes
Les bonnes pratiques en matière de gestion des parties prenantes incluent l'identification précoce des parties prenantes, leur implication dans les décisions, le suivi des interactions et la résolution rapide des conflits.
Identifiez tout de suite les parties prenantes
Identifiez les parties prenantes dès le départ pour tenir compte de leurs besoins pendant la phase de planification. Utilisez l'analyse, la cartographie et les matrices RACI des parties prenantes pour comprendre leurs intérêts, leurs préoccupations et leur impact potentiel.
Impliquez les parties prenantes dans le processus décisionnel
Faire participer les parties prenantes favorise le sentiment d'appartenance, augmentant ainsi vos chances de réussite. Communiquez régulièrement avec elles, sollicitez leurs retours et intégrez divers points de vue dans vos décisions.
Cette approche collaborative permet d'aligner les attentes sur les objectifs et de répondre aux préoccupations de chacun. Les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt aident à visualiser les tâches et la chronologie du projet, ce qui permet aux parties prenantes de comprendre plus facilement le déroulement du projet et d'y contribuer efficacement. Ces outils peuvent améliorer la productivité en fournissant une visibilité claire sur l'avancement des projets et les goulots d'étranglement.
Suivez les interactions des parties prenantes
Tenez à jour des registres détaillés de toutes les interactions avec les parties prenantes, y compris des réunions, des e-mails et des appels, afin de répondre à toutes les préoccupations et de respecter tous vos engagements. Utilisez les registres des parties prenantes, les journaux de communication ou les outils de gestion de projet. Révisez et mettez à jour régulièrement les informations sur les parties prenantes afin de refléter tout changement.
Résolvez les conflits dès que possible
Les conflits entre parties prenantes ayant des intérêts divergents sont courants. Résolvez-les rapidement avant qu'ils s'intensifient et affectent l'avancement du projet.
La gestion des conflits permet d'entretenir des relations positives. Encouragez une communication ouverte pour comprendre les causes racines des problèmes. Recherchez des solutions mutuellement bénéfiques en passant par des négociations et des compromis. Si nécessaire, des personnes neutres peuvent participer à la médiation.
Améliorez la communication avec les parties prenantes grâce à Confluence
Il peut être difficile d'informer les parties prenantes et de maintenir leur alignement, en particulier si vous travaillez avec plusieurs équipes ou sites. La gestion des parties prenantes permet aux personnes et aux équipes de fonctionner au mieux tout en limitant les blocages.
Si vous vous efforcez de clarifier les choses dès le départ, vous aurez une base solide en tant que responsable de projet. Sans plateforme de communication centralisée, vous pourriez être confronté à des problèmes, tels que des mises à jour manquées, un manque de transparence, des problèmes de communication, des difficultés à suivre les retours ou les décisions, et des canaux de communication inefficaces.
Utilisez Confluence pour améliorer la communication avec les parties prenantes. Cet outil présente plusieurs caractéristiques et avantages clés :
- Hub centralisé : créez des espaces/pages dédiés à chaque projet afin de partager des nouvelles, des documents et des discussions avec toutes les parties prenantes.
- Collaboration en temps réel : permettez aux parties prenantes de laisser des commentaires, de fournir des retours et de collaborer sur les documents, ce qui favorise la transparence et l'alignement au sein des équipes.
- Modèle de plan de communication : utilisez le modèle de plan de communication gratuit de Confluence pour définir votre stratégie, y compris des éléments tels que les parties prenantes, les méthodes, la fréquence et le contenu.
- Notifications et @mentions : tenez les parties prenantes informées en les @mentionant dans les pages/commentaires pertinents et en activant les notifications.
- Intégrations : intégrez facilement des outils tels que Jira et Trello pour un accès centralisé aux informations du projet.
Grâce au modèle gratuit de plan de communication avec les parties prenantes de Confluence, vous pouvez simplifier la communication avec les parties prenantes, améliorer la transparence et garantir l'alignement tout au long du cycle de vie du projet.
