Le guide ultime sur les diagrammes de flux

Un diagramme de flux, qu'est-ce que c'est ?

Un diagramme de flux est une représentation visuelle d'un processus ou d'un workflow. Il utilise des symboles et des formes reliés par des lignes pour indiquer les différentes étapes.

Les diagrammes de flux ont de nombreuses applications dans le domaine de la gestion de projet. Par exemple, vous pouvez les utiliser pour montrer comment une équipe gère les demandes de support client, depuis le moment où un client formule une demande jusqu'à la résolution du ticket par l'équipe. Certains chefs de projet associent même un diagramme de flux à un diagramme de Gantt pour créer un plan de projet plus complet.

Avantages des diagrammes de flux

Les diagrammes de flux offrent différents avantages dans le cadre de la gestion du travail, des chefs de projet et des méthodologies Agile :

• Visualiser des processus complexes : les diagrammes permettent de mieux comprendre les sujets complexes en les décomposant en éléments gérables.
• Standardiser les processus et les consigner par écrit : les équipes peuvent se mettre d'accord sur le déroulement des processus et laisser une trace écrite à titre de référence.
• Garantir l'alignement des équipes : les diagrammes de flux permettent à l'ensemble des membres de l'équipe de bien maîtriser le processus ainsi que leurs responsabilités respectives au sein de celui-ci.
• Améliorer la communication : les diagrammes de flux utilisent des images afin d'éviter tout malentendu, et ainsi veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Flowchart symbols & what they mean

Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:

• Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
• Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
• Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
• Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
• Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.

Quand utiliser un diagramme de flux ?

Les diagrammes de flux servent à décomposer les tâches complexes et à indiquer les étapes à suivre pour atteindre un objectif. Ils peuvent accompagner la gestion de projet, la modélisation des processus métier, la programmation informatique, ainsi que les tâches quotidiennes.

Les diagrammes de flux constituent un outil particulièrement précieux dans les domaines suivants : l'intégration et la formation, l'optimisation des processus, la planification, la communication et la collaboration, ainsi que la documentation.

Types de diagramme de flux

Il existe plusieurs types de diagramme de flux, chacun adapté à une tâche spécifique. Voici quelques exemples de diagrammes de flux :

Diagrammes de flux de système

Les diagrammes de flux de système sont comme la feuille de route d'un système, indiquant tous les arrêts (étapes) en cours de route. Ils illustrent efficacement comment les différents composants du système interagissent entre eux. Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme de flux de système pour démontrer comment les commandes passent des clients à l'équipe de livraison d'une entreprise de livraison de pizzas.

Diagramme de workflow

Un diagramme de workflow est un diagramme de flux qui permet de présenter l'ordre des étapes requises afin de réaliser une tâche ou un processus. C'est un peu comme une recette qui vous montre chaque étape de la préparation d'un plat.

Utilisez un modèle de workflow gratuit.

Diagramme de flux de données

Un diagramme de flux de données (DFD) indique comment les données circulent au sein d'un système : d'où elles proviennent, où elles vont et comment elles sont stockées. Prenons l'exemple d'un DFD illustrant la gestion par une entreprise de son processus de recrutement des nouveaux employés et de stockage de leurs informations. Ce diagramme constitue un outil précieux pour les chefs de projet, car il leur permet de mieux identifier les flux de données dans la base de données de l'entreprise. Il permet de surveiller et d'améliorer les pratiques de traitement des données pour une gestion plus efficace et performante.

Diagramme de flux décisionnel

Comme son nom l'indique, un diagramme de flux décisionnel facilite la prise de décisions. À l'image d'un arbre et de ses branches, un diagramme de flux décisionnel présente les différentes options et les conséquences de chaque choix. Il facilite le processus de prise de décision en partant d'une question initiale. Au fur et à mesure des étapes du diagramme de flux, chaque réponse va générer de nouvelles questions, ce qui vous guidera à travers tout le processus de prise de décision jusqu'à ce que vous ayez déterminé votre choix.

Diagramme de flux en swimlanes

Un diagramme de flux en swimlanes propose une représentation visuelle des rôles et des responsabilités au sein d'un processus. Il permet de diviser le diagramme de flux en couloirs (comme les couloirs d'une piscine), chaque couloir étant attribué à une personne ou à un groupe spécifique. Dans un scénario commercial, par exemple, les couloirs peuvent être les « ventes », le « marketing » ou le département « juridique ».

Utilisez un modèle de diagramme swimlane gratuit.

5 simple steps to make a flowchart

The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.

1. Identify the process you want to map

The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.

2. Break the process into steps

Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.

Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.

3. Choose flowchart symbols to use

We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.

4. Draw the chart

Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.

5. Review the chart and refine based on feedback

Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.

Conseils pour créer des diagrammes de flux efficaces

Pour créer un diagramme de flux efficace, appliquez ces recommandations cruciales :

• Identifiez le diagramme de flux le mieux adapté à votre équipe. Différents processus pourront bénéficier de différents types de diagrammes de flux.
• Maintenez la cohérence. Harmonisez votre utilisation des symboles et des couleurs pour améliorer la compréhension.
• Analysez les objectifs. Assurez-vous de bien identifier pourquoi ce diagramme de flux doit être créé, ainsi que les objectifs qu'il doit atteindre. Cela influencera vos choix de conception.

Visualisez vos workflows grâce aux diagrammes de flux

Les diagrammes de flux sont particulièrement utiles lorsqu'il s'agit d'optimiser les processus de travail. Les tableaux blancs Confluence peuvent faciliter la création de ces diagrammes. Confluence vous permet de procéder à des processus de brainstorming, de créer des représentations visuelles et de transformer les idées en actions, et ce sans quitter la plateforme : tous les éléments sont réunis au même endroit afin de bénéficier d'une vue d'ensemble de vos tâches. Grâce à ses fonctionnalités spécialement conçues pour des méthodologies telles que le framework Scrum et le framework Kanban, il s'agit d'un outil performant pour créer des diagrammes de flux.