Comunicazione sulla gestione delle modifiche con video

Condividere la schermata delle risorse visive, come una pagina Confluence o una lavagna Confluence, può darti una maggiore sicurezza, catturando al contempo l'attenzione del tuo pubblico. Le immagini non solo completano il tuo messaggio, ma facilitano anche la comprensione delle modifiche da parte degli spettatori. Inoltre, possono semplificare idee complesse, offrire maggiore chiarezza e favorire la partecipazione o l'adozione.

Inoltre, le immagini aiutano a mantenere il tuo video Loom breve e diretto: puoi mostrare i dettagli chiave a schermo mentre li esprimi, anziché spiegare tutto verbalmente. Fai un brainstorming su quanto segue:

• Immagini: quali immagini potresti includere per aiutare il tuo pubblico a capire meglio le modifiche (ad es. dimostrazioni dal vivo, immagini, slide o dashboard)? Cosa aiuterebbe a fare chiarezza, ottenere il consenso o incoraggiare l'adozione?
• Dettagli e aspettative: pensa al "chi", "dove", "quando" e "come" di questo cambiamento. Chi sarà interessato? Dove si vedranno o sentiranno le modifiche? Quando avverrà il cambiamento e come? Inoltre, che responsabilità avranno le persone interessate da questa modifica? Coinvolgere i membri del team contribuisce a farli sentire più inclusi e predisposti; perciò, considera la possibilità di co-creare alcuni dettagli del piano insieme a loro.

• Invito all'azione: cosa devono fare dopo ed entro quando?

Ora che hai scritto una bozza del messaggio e raccolto tutti gli elementi chiave (passaggi 1-3), è il momento di rielaborare il tutto in modo tale che il linguaggio risulti colloquiale e naturale. Quando registri il video Loom, fai riferimento alla tua bozza; tuttavia, anziché leggerla parola per parola, concentrati sull'esposizione dei punti chiave come faresti in una riunione del team.

Devi illustrare al tuo pubblico i dettagli chiave in modo chiaro e accessibile: inizia con una solida introduzione, poi esponi i punti principali agli spettatori utilizzando le risorse visive che hai preparato e, infine, concludi con un invito all'azione e dei passaggi successivi chiari.

Il tuo Loom potrebbe suonare più o meno così…

Hai terminato la preparazione, hai pianificato tutto ed è arrivato il momento di registrare. Quando è tutto pronto, puoi comunicare il messaggio in modo autentico, coinvolgente e di impatto. Trova un luogo comodo e ben illuminato e inizia a registrare utilizzando uno strumento di comunicazione video come Loom.

Anche se inizialmente registrare un video può causarti un certo imbarazzo, il tuo team ti ringrazierà: stai trasmettendo un messaggio chiaro adottando uno stile di comunicazione personale. Ecco alcuni altri suggerimenti e funzionalità da tenere in considerazione:

• Esprimiti con sicurezza grazie alle note del relatore di Loom: dimentica lo stress di doverti ricordare cosa dire e la preoccupazione di dover registrare nuovamente il video. Con le note del relatore di Loom, puoi tenere sempre i punti di discussione davanti a te mentre registri. La parte migliore? Il tuo pubblico non li vedrà. È come avere un bigliettino con i suggerimenti di cui solo tu sei a conoscenza.
• Interrompi e riavvia la registrazione: se perdi il filo del discorso o hai bisogno di un momento per riprendere la concentrazione, usa il riavvolgimento in tempo reale di Loom. Questa funzionalità ti consente di eliminare gli errori o di effettuare un'altra ripresa senza interrompere la sessione di registrazione. In questo modo, potrai mantenere la calma e trasmettere il tuo messaggio in maniera più efficace.
• Modifiche semplici: modifica il video Loom con la stessa facilità con cui modifichi un documento. Usa Loom AI per eliminare i riempitivi e i silenzi, quindi rimuovi eventuali sezioni indesiderate semplicemente eliminandole dal transcript.
• Cattura l'attenzione con gli overlay: mantieni viva l'attenzione del tuo pubblico con forme, frecce ed elementi testuali accattivanti.
• Sottotitoli con stile: fai risaltare i sottotitoli per catturare l'interesse degli spettatori e trasmettere il tuo messaggio ancora più chiaramente.

Condividere il video Loom è semplice e, con il piano giusto, puoi assicurarti che il tuo messaggio arrivi alle persone giuste, al momento giusto e nel modo giusto. Se non hai già creato un piano di comunicazione durante la strategia di avvio della gestione delle modifiche, questo è il momento per farlo. Nel piano devi includere i canali, i mittenti, i messaggi e le scadenze per la distribuzione del video.

Ecco come iniziare:

• Chi deve visualizzarlo? Identifica il tuo pubblico di riferimento, ossia tutti coloro che saranno interessati dal cambiamento o dovranno prendervi parte.
• Dove cercano le informazioni i destinatari? Pensa agli strumenti o alle piattaforme che utilizzano quotidianamente, come Slack, la posta elettronica o la rete intranet.

• Chi può contribuire ad aumentare la risonanza del messaggio? Chiedi alla leadership o ai manager di condividere il video con i team che gestiscono per contribuire a promuovere l'adozione.

Ribadisci cosa è richiesto ai membri del team ed entro quando, in modo che il messaggio sia chiaro e attuabile.

💡 Suggerimento: usa i flussi di lavoro di Loom AI per risparmiare tempo nella scrittura del messaggio di distribuzione. L'intelligenza artificiale può riassumere il video Loom e redigere un messaggio pronto da condividere su Slack, Teams o via e-mail.

Infine, ricorda: le persone spesso hanno bisogno di ascoltare lo stesso messaggio più volte prima di recepirlo completamente. Rafforza il messaggio del video riproponendolo anche in altre occasioni di contatto, come riunioni a livello aziendale, riunioni del team o colloqui individuali, nella rete intranet o in spazi fisici come pannelli negli uffici o bacheche.

Il cambiamento spesso suscita una serie di emozioni, quali entusiasmo, curiosità, incertezza o esitazione. Il bello di utilizzare strumenti video come Loom per la gestione delle modifiche è che rendono la creazione di un ciclo di feedback semplice, chiara e contestuale.

Il tuo team può lasciare reazioni emoji su un minutaggio specifico o aggiungere commenti direttamente nel video, se ha domande o necessita di maggiore chiarezza. In questo modo, puoi avere un feedback direttamente collegato a momenti specifici del tuo messaggio, che puoi sfruttare per fornire risposte ponderate ed efficaci.

Ancora meglio: quando rispondi a un commento, la conversazione rimane visibile a tutti coloro che visualizzano il video. In questo modo, ti basta rispondere una sola volta alle domande più comuni perché la risposta venga condivisa con tutto il team. Ciò permette di risparmiare tempo e garantisce che tutti rimangano allineati.

Con tutto salvato in un unico posto, gli strumenti video come Loom semplificano la chiusura del ciclo di feedback e portano avanti la discussione mentre i membri del team affrontano insieme il cambiamento. Ecco un rapido esempio di ciclo di feedback in azione.