Confluence の整理

わかりやすくするために、ヘッダーにページ ステータスを含めます。

機密情報が含まれている場合を除き、チームメイトが仕事に役立つ情報や学びを見つけられるように、ページをオープンにします。他のユーザー (Rovo を含む) が検索できるのは、アクセス権のある作成済みページだけであるため、重複した作業も削減されます。

ページに機密情報が含まれている場合は、右上隅の [共有] ボタンをクリックしてアクセスを許可するユーザーを選択することで、権限を調整できます。

多くのルームメイトと一緒に家をきれいに保つのと同様に、Confluence を整理することは全員の責任であり、全員がメリットを享受できます。整理されたスペースを維持するように、チームの意欲を引き出す方法をいくつかご紹介します。

ご褒美: サプライズ報酬を送る

調査によると、人々は将来的な報酬よりも、すぐに得られる報酬によってやる気を感じる傾向があります。他の人が質の高い情報を簡単に見つけられるようにすることに意欲的でないチームメイトがいる場合は、こうしたプラクティスをうまく実践しているチームメイトにランダム報酬 (人前で謝意を表明したり、ちょっとしたギフト カードを渡すなど) を送ることを検討してください。

痛みを明らかにしましょう

これらのプラクティスに最も従わない人が、次の新しいチームメイト向けオンボーディング ガイドの作成を担当することに、チーム全員で同意します。新しいチームメイトが加わったら、誰がこのタスクを担当するかを投票します。これにより、整理ができていないことに対する不満が明らかになり、今後の連携が促進されることが期待されます。

問題点と利益を強調して、それらの重要性を示しましょう

人は、利益を得た喜びの 2 倍も強く、失った痛みを感じます。これらのプラクティスに従わないと、情報を探すのにどれだけの時間が無駄になるかをチームメイトに強調しましょう。

例:「平均的なチームでは、正確な最新の情報を探すのに週の労働時間の 4 分の 1 を費やしています。そこに時間を費やさなければ、どれだけ多くのことを成し遂げることができるか想像してみてください」

一方で、人は選択の際に失われる潜在的な利益を忘れがちです。チームメイト、そしてリーダーたちが、その時間を使ってできる他の重要なことを指摘しましょう。

例:「チームメイトだけでなく、リーダーたちも時間を無駄にしています。リーダーたちが情報の検索に貴重な時間を費やしてよいのですか? あなたとの 1 対 1 の面談に時間を使ってほしくはありませんか? あなたの作業へのフィードバックやパフォーマンス レビューについてもっと考えて欲しいですか?」