関係者プロジェクト コミュニケーション計画

関係者とは、プロジェクトやイニシアチブに強い関心を持ち、その成功によって (良い意味でも悪い意味でも) 影響を受ける人々のことです。

関係者には以下が含まれます。

a) 投稿者: 費やす時間、意思決定、または専門知識が作業の実行に不可欠である人またはチーム (例: コア プロジェクト チームのメンバー)。

b) 受益者: デリバリーに対して直接の責任を負わないものの、作業によってメリットを得たり、影響を受けたりするため、何が起きているかを知る必要がある人またはチーム。ただし、デリバリーに対して直接の責任を負うことはありません (例: 部門横断型のパートナー、リーダー、エグゼクティブ スポンサー、隣接するチームや下流のチーム)。

関係者プロジェクト コミュニケーションでは、プロジェクトに不可欠な人およびプロジェクトからメリットを得る人すべてが、何が起こっているのか、なぜ起こっているのかを理解し、足並みを揃え、目標達成に必要なものを入手できるように、プロジェクトに関する情報交換を行います。

優秀なプロジェクト マネージャーは、プロジェクトに関する「誰が」「何を」「どこで」「いつ」「なぜ」「どのように」を計画するだけでなく、コミュニケーションについても同じ要素を綿密に計画します。

• 誰が関係者プロジェクト コミュニケーションを主導しますか? また、誰がそれを受け取る必要がありますか?
• 何を伝える必要がありますか?
• いつ、どのように最新情報を共有し、議論しますか?

すべてのプロジェクトの開始時にこのプレイを実行して、関係者コミュニケーションの管理方法を計画します。次に、その計画を実行し、プロジェクト全体を通して関係者に情報を伝えるようにします。

タイムラインが厳しくて急いでいる場合でも、すぐに実装できる非常に基本的な関係者プロジェクト コミュニケーション計画をまとめます。これを完全に省略しないでください。省略すると、後で問題が生じるリスクが高まります。

このプレイを実行することで、誤解を防ぎ、コラボレーションを促進し、全員が共通の目標に集中できるようになり、これらすべてがプロジェクトの効率的な完了と成功につながります。

調査によると、次のようなメリットがあります。

1. プロジェクトの開始時に、明らかな承認者だけでなく「関係者の状況」を体系的にマッピングすることで、盲点を減らし、隠れたインフルエンサーを表面化することができます。(ソース)
2. 関係者コミュニケーションを事前に計画することで (誰が、何を、いつ、どのチャンネルを通じて知る必要があるか)、変更プロセスの回復力を高めることができます。変更時に行う体系的かつタイムリーなコミュニケーション ルーチンを確立することで、関係者の参加と、より協力的なプロジェクト文化が促進されます。(ソース)
3. プロジェクトがより持続可能で相互に有益な成果に貢献するためには、関係者コミュニケーションを「関係者の管理」として捉えるように転換する必要があります (プッシュする必要がある最新情報だけでなく、関係者が受け取る価値に焦点を当てます)。(ソース)
4. 明確で予測可能な関係者に対する更新リズムを確立することで、共通の目標、信頼、良好な情報フローを特徴とする前向きな「プロジェクト環境」を作り出すことができます。こうした環境は、予算と期限を守り、目標に沿ったプロジェクトの成功率を高めることに関係しています。(ソース)