Przewodnik po wdrażaniu wersji Cloud
Zasoby niezbędne do przygotowania i wprowadzenia w życie planu pomyślnego wdrażania zmian i zarządzania nimi
Przewodnik Atlassian dotyczący wdrażania i zarządzania zmianami
W tym przewodniku znajdziesz najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące skutecznego wdrażania chmury Atlassian w całej organizacji, na dużą skalę, aby móc wprowadzić trwałe zmiany w sposobie pracy i współpracy zespołów. Przewodnik zawiera informacje na temat tego, jak wyznaczyć wizję, skompletować podstawowy zespół, zdefiniować wskaźniki sukcesu, pozyskać sponsorów wykonawczych, stworzyć społeczność użytkowników, zaprojektować strategię komunikacji oraz stworzyć efektywne szkolenia i wsparcie.
Dlaczego zarządzanie zmianami ma istotne znaczenie dla Twojej organizacji
Nasi klienci korzystają z produktów Atlassian przy obsłudze krytycznych procesów biznesowych. W miarę postępu cyfrowej transformacji i wdrażania sposobów pracy opartych na metodyce Agile wielu z nich przenosi swoje zestawy narzędzi do środowiska Atlassian Cloud, aby zmniejszyć koszty ogólne, lepiej wykorzystać budżet na infrastrukturę, zwiększyć produktywność i cieszyć się spokojem ducha dzięki wbudowanym funkcjom bezpieczeństwa i zgodności.
Aby uzyskać zwrot z inwestycji, nie wystarczy wykupić subskrypcję — Twoje zespoły muszą aktywnie korzystać z Atlassian Cloud w codziennej pracy. Sukces zależy od adopcji, a adopcja wymaga prowadzenia ludzi przez zmiany.
Aby w pełni wykorzystać nową inwestycję w chmurę, zespoły powinny opracować spójną procedurę korzystania z aplikacji w celu koordynacji działań i współpracy. Atlassian Cloud zapewnia tę strukturę, oferując zespołom powtarzalne najlepsze praktyki w zakresie współpracy, dzielenia się wiedzą i działania na dużą skalę. Z czasem te rutynowe czynności stają się nawykami, które wzmacniają pracę zespołową i mają trwały wpływ na działalność firmy.
Dlatego tak ważne jest opracowanie skutecznego planu zarządzania zmianami. Od zaangażowania interesariuszy po szkolenia użytkowników — dobrze opracowany plan pomaga zespołom wdrożyć nowe narzędzia, przeprowadzić migrację i osiągnąć długoterminowe korzyści z rozwiązania Atlassian Cloud. Przyjrzyjmy im się bliżej.
Trwałe zmiany wymagają dużo pracy
Rozumiemy to — wszyscy jesteśmy do pewnego stopnia zmęczeni zmianami. Niezależnie od tego, czy jest to nowe narzędzie, czy proces, którego musimy przestrzegać, stale coś się zmienia. Ważne jest, aby wziąć to pod uwagę przy tworzeniu planu wprowadzenia nowych zmian w dowolnym zespole, nie tylko w zakresie zmian w technologii lub oprogramowaniu. Aby zminimalizować trudności spowodowane zmianami, warto, aby wszystkie elementy zmierzały w tym samym kierunku. Oznacza to, że ludzie, procesy i narzędzia muszą działać harmonijnie, aby wprowadzić trwałe zmiany.
Ostatecznie trwałe przyjęcie zmian zależy od tego, jak są one odczuwalne na co dzień. Kiedy użytkownicy odczuwają namacalne korzyści, takie jak szybsze osiąganie wyników, zmniejszenie nakładu pracy ręcznej i nowe możliwości, są znacznie bardziej skłonni do zaakceptowania zmiany. Staraj się utworzyć środowisko, w którym użytkownicy będą naprawdę chcieli korzystać z narzędzi chmurowych, ponieważ ułatwiają one pracę i zapewniają lepsze wyniki.
Korzyści ze skutecznego programu wdrażania i zarządzania zmianami
Strategiczny program wdrażania i zarządzania zmianami zapewnia trzy kluczowe rezultaty:
1. Zwiększenie produktywności
Właściwe zarządzanie zmianami wraz z ukierunkowanymi szkoleniami i wsparciem pozwala użytkownikom rozpocząć pracę od pierwszego dnia. Zamiast szukać poświadczeń lub dokumentacji, zespoły mogą skupić się na celach biznesowych, które przynoszą wyniki.
2. Zmniejszenie shadow IT
Dzięki strategicznemu wdrożeniu aplikacji Atlassian zespoły wiedzą, kiedy i jak korzystać z każdej aplikacji w zależności od swoich konkretnych potrzeb. Gdy wymagania technologiczne są spełnione dzięki odpowiednim szkoleniom i kanałom informacji zwrotnej, zespoły nie będą szukać nieautoryzowanych alternatyw, które stwarzają zagrożenia techniczne, rozliczeniowe i bezpieczeństwa.
PORADA: Skorzystaj z funkcji automatycznego odkrywania produktów (dostępnej w ramach Atlassian Guard lub Cloud Enterprise), aby zidentyfikować nieautoryzowane instancje w swojej organizacji i skonsolidować je pod oficjalnym zarządzaniem IT.
3. Oszczędzanie czasu i pieniędzy
Kompleksowy plan migracji z przemyślanym wdrożeniem zmniejsza liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej po migracji i zapobiega kosztownym powtórkom. Zespoły, które nie dostosowują się do zmian, często wymagają kosztownych ponownych wdrożeń.
Powszechne bariery utrudniające wdrażanie
Pomimo powyższych korzyści zmiany rzadko zachodzą w sposób naturalny. Najczęstsze przeszkody to:
- Bezwładność i opór wobec nowych procesów
- Brak koordynacji celów między zespołami biznesowymi a zespołami IT
- Słabe wsparcie ze strony kluczowych decydentów
- Niejasności dotyczące harmonogramu wdrożenia poszczególnych etapów
- Niejasna propozycja wartości dla użytkowników końcowych
- Przeciążenie narzędziami bez wytycznych dotyczących użytkowania
Wprowadzenie planu zarządzania zmianami gwarantuje, że zespoły rozumieją, co się zmienia, jak, dlaczego i kiedy, a także zapewnia wiedzę i zasoby niezbędne do osiągnięcia sukcesu. W dalszej części niniejszego przewodnika przedstawiono sprawdzone kroki, które pomogą przygotować się do zmian i zapewnić ich długotrwałe wdrożenie.
PORADA: Pobierz nasz szablon planu zarządzania zmianami, aby zorganizować transformację cyfrową i zastosować strategie opisane w tym przewodniku. Szablon planu zarządzania zmianami pomaga w planowaniu i realizacji migracji do chmury, zapewniając jednocześnie informowanie wszystkich interesariuszy i ich zaangażowanie.
Krok 4: określenie zakresu wdrożenia
Twoja strategia wdrażania określa przyjęcie usługi. Niezależnie od tego, czy wprowadzasz ją etapami, czy od razu w całości, wybierz podejście, które najlepiej pasuje do wielkości, kultury i celów Twojej organizacji. Dzięki jasnemu zakresowi zespoły wiedzą, czego się spodziewać i nabierają zaufania do zmiany.
Wdrożenie metodą „big bang”
Wprowadź Atlassian Cloud jednocześnie w całej organizacji, stosując podejście lift and shift. Sprawdza się ono w przypadku transformacji cyfrowych w całej firmie lub nadzoru ze strony kierownictwa, zapewniając błyskawiczne dostosowanie i dynamikę.
Wdrażanie etapowe
Wdrażaj w kolejnych działach lub w grupie pilotażowej, stosując wyciągnięte wnioski w każdej nowej fazie. To podejście umożliwia ukierunkowane wsparcie, ogranicza ryzyko i tworzy na wczesnym etapie historie sukcesu, które budują entuzjazm.
Kolejność działów
Jeśli wybierzesz stopniowe wdrażanie, zacznij od działów, które ściśle ze sobą współpracują. Ci użytkownicy zazwyczaj używają tych samych narzędzi i mogą współpracować nad ujednoliceniem nowych procesów. Pomoże to w późniejszym ustaleniu priorytetów dla przykładów zastosowania (opisanych w kroku 5). Możesz też wybrać zespoły lub działy, które cieszą się opinią otwartych na zmiany, dzięki czemu na początku napotkasz mniejszy opór.
Niezależnie od tego, które podejście wybierzesz, pamiętaj o równaniu zmiany:
- Kogo dotyka zmiana? (Ludzie)
- Jak na nich wpłynie? Co się zmieni? (Proces)
- Z jakich narzędzi będziecie korzystać? (Narzędzia)
PORADA: jeśli migrujesz ponad 1000 użytkowników, skontaktuj się z ekspertami Atlassian, aby zweryfikować swoje podejście. Dzięki dostosowanym wskazówkom podejście jest płynne, skalowalne i zoptymalizowane pod kątem sukcesu.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Krok 6: Identyfikowanie kluczowych przypadków użycia
Wdrożenie okazuje się sukcesem, gdy zespoły widzą, że realne problemy są rozwiązywane. Skup się na przykładach zastosowania, które mają największe znaczenie dla każdego działu, aby użytkownicy natychmiast wiązali aplikacje Atlassian ze swoją codzienną pracą.
Identyfikacja wyzwań
W tym celu należy określić aktualne problemy oraz to, jak można wykorzystać aplikacje Atlassian do ich rozwiązania. Wspólnie z ekspertami zidentyfikujcie bolączki poszczególnych zespołów. Pytaj o to, gdzie spowalniają procesy, nie funkcjonuje przekazywanie zadań lub gubią się zgłoszenia. Te wyzwania są najlepszymi punktami wejścia do wdrożenia.
Zdefiniowanie przykładów zastosowania
Po ustaleniu zakresu i kolejności wdrożenia w poszczególnych działach można wybrać przykłady zastosowania według działów. Znów wspólnie z ekspertami zidentyfikuj właściwe przykłady zastosowania, ponieważ w wersji Cloud mogą one wyglądać inaczej lub być zupełnie nowe.
Oto przykład, jak możesz określić, jakie przypadki użycia chcesz zastosować w każdym dziale (lub w całej organizacji):
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Przykładów zastosowania może być więcej niż da się obsłużyć za jednym razem, więc zacznij skromnie i ustal, którymi zajmiesz się najpierw. Priorytety określ na podstawie wpływu na firmę i gotowości zespołu, a następnie przeprowadź test z udziałem chętnej grupy. Wczesne sukcesy tworzą wewnętrzne studia przypadków i impuls dla szerszego wdrożenia.
Krok 7: Opracowanie planu szkolenia i wsparcia
Szkolenie pozwala zespołom swobodnie korzystać z Atlassian Cloud od pierwszego dnia. Przemyślany plan wyposaża użytkowników w potrzebną im wiedzę i tworzy kanały stałego wsparcia, które z czasem podtrzymują zastosowanie.
Opracowanie szkolenia dla wszystkich
Oferuj zasoby w wielu formatach, dopasowane do różnych sposobów nauki, takie jak pisemne przewodniki, filmy i interaktywne demonstracje. Skoncentruj się na zadaniach, które użytkownicy wykonują najczęściej, takich jak tworzenie zgłoszeń Jira lub edycja stron Confluence, aby poczuli od razu, że szkolenie im się przyda.
Tworzenie list kontrolnych wdrażania
Udostępnij początkującym użytkownikom prostą listę kontrolną obejmującą zarówno zadania uniwersalne (np. ustawianie stref czasowych), jak i konfiguracje specyficzne dla Twojej organizacji. Jasne wskazówki ograniczają nieporozumienia i przyspieszają swobodę korzystania z nowych narzędzi Cloud.
Możesz również skierować użytkowników na nasze kursy edukacyjne na żądanie, aby podkreślić różnice między wersjami samodzielnie zarządzaną a Cloud, co służy szybkiemu przejściu na Jirę, Confluence i Jira Service Management.
Wsparcie dla IT i specjalistów
Szkol swoją sieć administratorów IT i specjalistów wraz z użytkownikami końcowymi. Dzięki temu Twój zespół wsparcia jest przygotowany do szybkiego rozwiązywania problemów, podczas gdy specjaliści mogą odpowiadać na pytania i dzielić się najlepszymi praktykami w swoich zespołach.
Zapewnienie ciągłego wsparcia
Skonfiguruj kanały Slack lub Teams, w których użytkownicy mogą zadawać pytania i uzyskiwać szybkie odpowiedzi. Zachęcaj specjalistów do monitorowania tych przestrzeni, pomagając skalować wsparcie poza IT.
PORADA: wykorzystuj ten przewodnik i często zadawane pytania jako podstawę szkoleń z zakresu aplikacji Cloud. Opisano w nim ważne zmiany, które należy omówić przed wdrożeniem, oraz pytania często zadawane przez użytkowników.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Rozpoznawanie specjalistów
Świetnie, że interesuje Cię budowanie społeczności specjalistów! Ale jak znaleźć właściwe osoby do tego zadania? Zacznij od szukania ludzi, którzy już wykazują silne zaangażowanie. Dzienniki audytu mogą pomóc Ci wskazać zaawansowanych użytkowników, którzy często się logują, tworzą zgłoszenia Jira lub edytują strony Confluence. Następnie rozszerz ten zakres na innych zmotywowanych współpracowników, nawet jeśli nie są ekspertami technicznymi.
Możesz wyświetlić dzienniki audytu, przechodząc do obszaru Ustawienia> System> Audyt
PORADA: Zapoznaj się z dokumentacją pomocy technicznej, aby dowiedzieć się więcej o działaniach audytowych w aplikacjach Jira Cloud i Confluence Cloud.
Organizacje korzystające z wielu aplikacji Atlassian mogą przeprowadzać podobne wyszukiwania przy użyciu dzienników audytu obejmujących całą organizację, które wyświetlają dane ze wszystkich produktów chmurowych w jednym widoku. Z Twojej organizacji pod adresem admin.atlassian.com przejdź do sekcji Bezpieczeństwo > Monitoring > Dziennik audytu, aby wyszukać kluczowe czynności w aplikacji, takie jak:
Zalogowanie się do konta
Utworzono nową witrynę
Usunięto stronę Confluence
UWAGA: Aby uzyskać dostęp do dzienników audytu obejmujących całą organizację, potrzebna jest aktywna subskrypcja Atlassian Guard, która jest dołączona do wszystkich planów Enterprise. Można ją też kupić osobno. Śledzenie aktywności utworzonych przez użytkowników za pomocą dzienników audytu obejmujących całą organizację jest dostępne wyłącznie w planach Enterprise.
PORADA: Jeżeli korzystasz z planu Premium lub wyższego, użyj Analiz Confluence, aby wyodrębnić swoich najbardziej aktywnych współautorów.
1. Zmiana = ludzie + proces + narzędzia
Udana zmiana zawsze zaczyna się od ludzi. Wiele inicjatyw napotyka trudności, ponieważ koncentrują się wyłącznie na procesach lub technologii. Przeanalizuj wpływ zmiany na każdą rolę, zespół czy dział i wyraźnie wskaż korzyści dla poszczególnych osób. Kiedy pracownicy widzą, jak zmiana ułatwia im pracę, są bardziej skłonni do jej przyjęcia.
2. Wdrażanie to ciągła podróż
Uruchomienie komunikacji dotyczącej zmiany to dopiero początek. Prawdziwe wdrożenie wymaga czasu, ponieważ ludzie muszą zrozumieć zmianę, zaakceptować ją i dostosować się do niej. Wzmacniaj swój przekaz poprzez regularne aktualizacje i pamiętaj, że technologia również się zmienia. Informuj użytkowników o nowych funkcjach i ulepszeniach, aby proces wdrażania ciągle się rozwijał.
PORADA: Jeśli masz już newsletter, intranet lub kanał Slack/Teams, rozważ udostępnianie comiesięcznych porad i wskazówek, informacji o nowych funkcjach i możliwościach szkoleniowych.
3. Spotkaj użytkowników tam, gdzie są
Pokaż zespołom, jak nowe aplikacje wpisują się w ich obecne przepływy pracy. Wyjaśnij, co zastąpi nowy proces lub narzędzie, i połącz wdrożenie bezpośrednio z ich codzienną pracą. Empatia jest kluczowa: kiedy użytkownicy widzą ciągłość, a nie zakłócenia, zmiana wydaje się łatwa do wdrożenia.
PORADA: Pokaż, jak aplikacje Atlassian, takie jak Jira, integrują się z narzędziami takimi jak Slack. Integracje sprawiają, że przejścia są płynniejsze i pokazują użytkownikom, jak Cloud poprawia, a nie zakłóca ich pracę. Dowiedz się więcej o integracjach tutaj.
4. Ton jest nadawany odgórnie
Przy planowaniu wdrożenia poproszenie kadry kierowniczej o poparcie zmiany może pomóc w osiągnięciu jej akceptacji przez organizację. Oprócz skorzystania z pomocy formalnych sponsorów wykonawczych rozważ poproszenie starszych liderów o dodatkowe poparcie zmiany. Może wystarczyć przekazanie ogłoszenia do ich działów i zapewnienie, że można liczyć na ich wsparcie. Zalecamy również zorganizowanie sesji szkoleniowej specjalnie dla starszych liderów, aby mogli dowiedzieć się, jak zmiana wpłynie na ich zespoły.
Akceptacja ze strony kierownictwa przyspiesza wdrażanie. Oprócz uzyskania akceptacji sponsora wykonawczego zadbaj o poparcie zmian przez innych liderów wyższego szczebla. Nawet proste gesty, takie jak przekazywanie ogłoszeń o wdrożeniu lub udział w sesji szkoleniowej, pokazują zespołom, że ta inicjatywa jest ważna. Zalecamy również zorganizowanie dedykowanego szkolenia dla liderów, aby pomóc im zrozumieć zarówno narzędzia, jak i perspektywę użytkownika.
5. Buduj społeczność specjalistów na wczesnym etapie
Jak najwcześniej angażuj specjalistów. Ich entuzjazm i wiarygodność wspierają wdrażanie zmian w działach jeszcze przed ich szerszym wprowadzeniem. Program pilotażowy dla specjalistów umożliwia im wcześniejsze przetestowanie narzędzi, przeprowadzenie onboardingu współpracowników i przekazywanie cennych opinii wspierających szersze wdrożenie.
6. Spraw, by było ciekawie
W razie potrzeby uatrakcyjnij proces wdrażania poprzez grywalizację i luźne aktywności budujące energię i zaangażowanie zespołu.
- Przyjazna rywalizacja między działami w zakresie korzystania z narzędzi
- Zachęta do zaprezentowania najbardziej kreatywnego przykładu zastosowania
- Prezentowanie sukcesów i przykładów zastosowań w comiesięcznym biuletynie
7. Lepiej jest pokazać, niż opowiadać
Demonstracje są zawsze bardziej skuteczne niż same instrukcje. Opracuj plan szkoleniowy, dzięki któremu pokażesz użytkownikom, jak narzędzia działają w rzeczywistych scenariuszach.
- Prowadź sesje edukacyjne przy lunchu, umożliwiające zespołom praktyczne poznanie aplikacji
- Zaproponuj szkolenia dostosowane do konkretnych działów i przykładów zastosowania — najlepiej prowadzone przez specjalistów
- Rejestruj te sesje, aby ponownie wykorzystać je do onboardingu nowych pracowników
8. Zadbaj o stały przepływ opinii
Wdrożenie jest najskuteczniejsze, gdy użytkownicy czują się wysłuchani. Określ, w jaki sposób będą zbierane i wykorzystywane opinie — czy to przez specjalistów, kanały Slack lub Teams, ankiety czy centrum obsługi. Skuteczna pętla informacji zwrotnych pomaga szybko rozwiązywać problemy, określać najlepsze praktyki i śledzić wyniki biznesowe, które przynosi wdrożenie.