Dlaczego zespoły interdyscyplinarne uwielbiają Confluence
Niepowodzenia projektów interdyscyplinarnych nie są zazwyczaj spowodowane brakiem współpracy między zespołami. Znaczenie ma raczej fakt, że nie współpracują ze sobą ich narzędzia. Zespoły używają osobnych programów do prowadzenia burzy mózgów, tworzenia planów marketingowych i śledzenia aktualizacji inżynieryjnych. Wszystko bierze w łeb gdzieś między wątkami na Slacku a arkuszami kalkulacyjnymi.
Praca przepada lub się dubluje, a terminy trzeba przesuwać. W końcu zespoły tracą z oczu kierunek i zapominają, dlaczego zajmują się określoną rzeczą.
Confluence wnosi porządek do tego chaosu. Narzędzia takie jak tablice wizualne, ustrukturyzowane bazy danych, inteligentne łącza i asynchroniczne wideo Loom pozwalają zespołom interdyscyplinarnym zachować koordynację przez cały czas trwania projektu.
W tym wpisie przyjrzymy się sytuacjom, w których współpraca szwankuje, i zobaczymy, jak Confluence pomaga zespołom kontynuować ją w owocny sposób.
Kiedy współpraca w zespołach interdyscyplinarnych szwankuje
Zespoły interdyscyplinarne osiągają sukcesy, gdy pracują szybko i w sposób skoordynowany. Kiedy jednak każdy z nich używa oddzielnych narzędzi i pracuje wedle własnych zwyczajów, koordynacja szybko bierze w łeb. Wiedza jest rozproszona, więc tak jakby jej nie było. Bez płaszczyzny połączenia współpraca przeradza się w chaos.
Znasz to pewnie z własnego doświadczenia:
- Różne narzędzia i systemy: jeden zespół korzysta z Asany, inny używa Dokumentów Google. Jeszcze inny udostępnia informacje na Slacku. Wszystko, co najważniejsze, ginie w zamęcie.
- Zamieszanie z wersjami: w Dokumentach Google można znaleźć wersję „ostateczną”, „v2”, a także „zupełnie ostateczną”. Łatwo o błąd, kiedy któryś z zespołów zacznie pracować nad niewłaściwą.
- Brak widoczności między zespołami: dział marketingu czeka z tekstem na stronę docelową. Dział produktowy nie wie, że tekst jest już gotowy. Powielona praca i niewyrównane harmonogramy spowalniają postępy.
Bez koordynacji zespoły napotykają wąskie gardła. Harmonogramy wydłużają się, a ludzie spędzają więcej czasu na ogarnianiu zamętu niż na sensownej pracy. Nawet najlepsze pomysły mogą się zestarzeć, zanim będą miały szansę na zaistnienie.
Jak wygląda współpraca interdyscyplinarna w Confluence
Więc jak to wszystko wygląda w działaniu? Przyjrzyjmy się typowej premierze produktu — przed erą Confluence i po jego wprowadzeniu.
Przed: zespoły zarządzały wprowadzaniem produktów na rynek za pomocą szeregu niepołączonych ze sobą narzędzi. Pomysły, wersje robocze i opinie były rozpowszechniane w wiadomościach e-mail i rozproszonych dokumentach. Zespoły pracowały równolegle, lecz rzadko w sposób zsynchronizowany. W rezultacie treści znikały, a ludzie gonili za aktualizacjami zamiast zająć się pracą.
Po: wszystko dzieje się w jednym miejscu. Wszystkie pomysły, zasoby i aktualizacje — od pierwszej burzy mózgów po ostateczny przegląd — znajdują się w ustrukturyzowanej przestrzeni roboczej utworzonej z myślą o szybkiej pracy zespołów interdyscyplinarnych. I tyle.
Zmień pomysły w działania za pomocą tablic
Przed pojawieniem się Confluence planowanie na wczesnych etapach oznaczało konieczność zbierania danych wejściowych z wielu narzędzi: pomysłów na Slacku czy odniesień porozrzucanych po dokumentach. Trudno było nabrać rozpędu, nie mówiąc już o utworzeniu planu.
Dziś menedżer projektu i kierownik marketingu produktów otwierają udostępnioną tablicę Confluence.
Urządzają burzę mózgów dotyczącą tematów kampanii i za pomocą cyfrowych karteczek samoprzylepnych sporządzają wpisy na blogu. Wbudowana SI pomaga im rozwijać ledwie sformułowane myśli i sugeruje nowe kierunki w ramach przyjętych założeń. Aby dodać kontekst, osadzają materiały z przeszłych premier, takie jak inteligentne łącza: stronę kampanii o dużej oglądalności, cytat z wypowiedzi klienta czy dokument z archiwum. To wszystko składa się na bogatszą podstawę.
Szeregują pomysły według priorytetu, używając funkcji szybkiego głosowania, zarysowują kolejne kroki i nagrywają krótki film Loom z podsumowaniem swoich przemyśleń. Po osadzeniu bezpośrednio na tablicy służy on interesariuszom za punkt odniesienia. Kolejne spotkania nie są już potrzebne.
Koordynacja działa. Wszyscy są świadomi priorytetów, znają udostępnioną treść i plan, na którym mogą się oprzeć.
Centralizacja i organizacja pracy za pomocą baz danych
Po ustaleniu priorytetów kierownik marketingu spotyka się z menedżerem ds. komunikacji, aby zamienić pomysły w wyniki.
Kiedyś wszystko odbywało się w arkuszach kalkulacyjnych, w które szybko wkradało się zamieszanie. Aktualizacje stawały się nieaktualne, łącza się rwały, a formatowanie było niespójne. Bez centralnego ośrodka nie dotrzymywano terminów i zachodziła konieczność ponownego wykonywania pracy.
Dziś zainteresowani mogą z łatwością zmieniać zatwierdzone pomysły w rekordy bazy danych Confluence. Baza danych staje się narzędziem śledzenia treści w czasie rzeczywistym za pomocą kluczowych pól: typu i właściciela zasobu, terminu i statusu oraz łączy do wersji roboczych stron lub odnośnych dokumentów.
Kiedy czas przystąpić do pracy, członkowie zespołu mogą utworzyć strony Confluence bezpośrednio z rekordów bazy danych. Dzięki szablonom mogą utrzymać w ryzach formatowanie i zachować spójność zasobów.
Widoczność poprawia się natychmiast. Kiedy ktoś oznaczy stronę zasobu jako gotową do przeglądu, jej status jest automatycznie aktualizowany w narzędziu do śledzenia. Różne widoki — tablice dla specjalistów ds. marketingu, listy dla kierowników projektu, pulpity z kartami dla kierownictwa — ułatwiają zespołom dostrzeżenie ważnych dla nich informacji.
Dzięki pojedynczemu dynamicznemu systemowi rekordów zespół widzi postępy, kolejne kroki i zakresy odpowiedzialności. Nie trzeba już organizować spotkań, by rozpowszechnić te informacje.
Wszystko połączone dzięki inteligentnym łączom
Po wprowadzeniu produktu na rynek menedżer programu prowadzi z zespołami retrospektywę.
Kiedyś oznaczało to konieczność wyszukiwania wskaźników na pulpitach i zagłębiania się w foldery i wiadomości e-mail w poszukiwaniu plików kampanii. Czas tworzenia prezentacji rozciągał się w nieskończoność; również spotkanie trwało długie godziny, z czego połowę zajmowała jego reorientacja.
Obecnie wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu — na stronie Confluence z inteligentnymi łączami.
Wszystko jest osadzone: tablica dotycząca rozpoczęcia projektu, baza danych treści, kluczowe wskaźniki wydajności, ostateczne projekty oraz wideoprzewodnik Loom z prezentacją sprzedażową. Każdy z elementów jest wyświetlany jako interaktywne inteligentne łącze, które każdy może wskazać kursorem, aby przejrzeć jego zawartość, kliknąć, aby otworzyć, lub bezpośrednio skomentować.
Zespół dysponujący kluczowymi informacjami rejestruje sukcesy, odnotowuje niepowodzenia i przechodzi do kolejnej premiery produktu.
Wybierz swój plan
Odkryj różne dostępne plany Confluence.
Confluence — omówienie
Dowiedz się, czym jest platforma Confluence, i zobacz, czy sprawdzi się w Twoim zespole lub Twojej organizacji.