Szablon SIPOC

Czym jest szablon diagramu SIPOC?

Szablon diagramu SIPOC to narzędzie do mapowania procesów, które pomaga zespołom wizualizować przepływ pracy od początku do końca. SIPOC to skrót od Suppliers (dostawcy), Inputs (wejścia), Process (proces), Outputs (wyjścia) i Customers (klienci) — pięciu podstawowych elementów, które definiują każdy proces biznesowy. Szablon wizualnie porządkuje te komponenty w sposób, który wyraźnie pokazuje relacje i zależności projektowe, ułatwiając zespołom identyfikację luk lub możliwości wprowadzenia ulepszeń.

Dlaczego warto korzystać z diagramu SIPOC?

Diagramy SIPOC pomagają zespołom uzgodnić zakres, role i obowiązki związane z procesem przed przystąpieniem do ustalania szczegółów. Dzięki przejrzystemu przeglądowi dostawców, wejść, procesów, wyjść i klientów usprawniają one komunikację, zwiększają wydajność i wspierają lepszą kontrolę jakości w całym zespole.

Jakie są główne elementy diagramu SIPOC?

Każdy diagram SIPOC składa się z pięciu podstawowych elementów, które wspólnie umożliwiają odwzorowanie całego procesu od początku do końca:

Dostawca

Są to osoby, działy lub organizacje, które dostarczają materiały, informacje lub usługi niezbędne do rozpoczęcia procesu. Dostawcami mogą być członkowie wewnętrznego zespołu, zewnętrzni dostawcy lub zautomatyzowane systemy generujące dane.

Wejścia

Wejścia to wszystkie zasoby, materiały, dane lub informacje wymagane do pomyślnego przebiegu procesu. Obejmuje to różne kategorie — od surowców i zatwierdzeń budżetowych po wymaganiach klientów i specyfikacje techniczne.

Proces

Proces reprezentuje kolejne etapy, zazwyczaj przedstawiane jako ogólne działania, podczas których wejścia są przekształcane w wyjścia. Te etapy obejmują podstawowe działania, które mają miejsce pomiędzy otrzymaniem wejść a dostarczeniem wyników.

Wyjścia

Wyjścia to produkty, usługi, decyzje lub informacje generowane przez proces. Powinny one być w miarę możliwości konkretne i mierzalne, aby wyraźnie pokazywać, na czym polega sukces.

Klienci

Klienci to osoby, działy lub organizacje, które otrzymują i wykorzystują wyjścia. Podobnie jak dostawcy, klienci mogą być wewnętrznymi interesariuszami lub klientami zewnętrznymi, którzy polegają na elementach wyjściowych procesu.

Porady dotyczące tworzenia skutecznego diagramu SIPOC

Tworząc diagram SIPOC, zacznij od perspektywy ogólnej, zanim zagłębisz się w szczegóły. Siła diagramu SIPOC wynika z jego prostoty, dlatego nie próbuj uwzględniać w nim wszystkich drobnych szczegółów. Skoncentruj się na istotnych etapach i kluczowych relacjach, które definiują proces. W razie potrzeby zawsze możesz później utworzyć bardziej szczegółowe wykresy przepływów pracy.

Od samego początku angażuj kluczowych interesariuszy, aby zapewnić dokładność i kompletność procesu. Osoby, które faktycznie wykonują pracę lub zależą od jej rezultatów, mogą zaoferować spojrzenie nieoczywiste dla analityków procesów lub menedżerów.

Jak sporządzić diagram SIPOC

Krok 1. Zdefiniuj proces, który chcesz odwzorować

Zidentyfikuj zakres procesu i ustal wyraźne punkty początkowe i końcowe analizy. Przed zagłębieniem się w szczegóły zachowaj perspektywę ogólną, ponieważ ten podstawowy krok determinuje wszystko, co pojawi się dalej na diagramie.

Krok 2. Określ, kto dostarcza wejścia do procesu

Wymień wszystkich dostawców, którzy zapewniają materiały, dane, lub zasoby potrzebne do funkcjonowania procesu. Uwzględnij zarówno źródła wewnętrzne, takie jak inne działy, jak i źródła zewnętrzne, jak na przykład kontrahenci, aby uchwycić wszystkie zależności.

Krok 3. Zidentyfikuj wejścia potrzebne do przebiegu procesu

Udokumentuj wszystkie niezbędne zasoby, informacje lub narzędzia wymagane na każdym etapie procesu. Upewnij się, że każde wejście jest powiązane z konkretnym etapem w przepływie pracy, aby ułatwić identyfikację zależności i potencjalnych wąskich gardeł.

Krok 4. Podziel proces na kolejne etapy

Przedstaw najważniejsze etapy od początku do końca, unikając zbędnych szczegółów. Zazwyczaj potrzeba 4–7 ogólnych działań, aby przekształcić wejścia w wyjścia. Każdy etap opisz w jasny i zwięzły sposób, pamiętając, że później możesz opracować szczegółowe schematy blokowe procesów w przypadku złożonych przepływów pracy.

Krok 5. Sporządź listę rezultatów procesu

Zidentyfikuj wszystkie elementy wyjściowe, produkty lub usługi generowane przez proces. Zadbaj, aby w miarę możliwości wyjścia były mierzalne lub możliwe do zaobserwowania, ponieważ jasne definicje pomogą wszystkim zrozumieć, na czym polega sukces.

Krok 6. Wskaż, kto otrzymuje wyjścia lub z nich korzysta

Wymień wszystkich klientów, interesariuszy lub działy, które wykorzystują wyjścia z procesu. Wskaż zarówno odbiorców wewnętrznych, takich jak inne zespoły, jak i klientów zewnętrznych, ponieważ zrozumienie tych relacji pomaga w ustalaniu priorytetów ulepszeń.