Руководство по внедрению Cloud
Ресурсы, необходимые для разработки и выполнения плана по внедрению продуктов и управлению изменениями
Руководство Atlassian по внедрению продуктов и управлению изменениями
В этом руководстве приводятся рекомендации и советы по развертыванию Atlassian Cloud в организации в любом масштабе, которые позволят вам внедрять долгосрочные изменения, касающиеся методов работы и сотрудничества команд. В руководстве рассказывается, как определить видение, собрать основную команду, определить показатели успеха, заручиться кураторской поддержкой руководителей, создать сообщество опытных пользователей, разработать стратегию коммуникации и организовать эффективное обучение и поддержку.
Почему управление изменениями важно для организации
Решая вопросы поддержки критически важных бизнес-процессов, клиенты полагаются на Atlassian. По мере цифровой трансформации и внедрения гибких методов работы многие из них переносят свои наборы инструментов в Atlassian Cloud, чтобы сократить накладные расходы, перераспределить затраты на инфраструктуру, повысить производительность и обрести спокойствие благодаря встроенным средствам безопасности и обеспечения соответствия требованиям.
Чтобы инвестиции окупились, нужно не просто купить подписку, а сделать так, чтобы команды активно использовали Atlassian Cloud для выполнения повседневной работы. Успех зависит от мотивации команд к внедрению и использованию новых инструментов, а для этого необходимо помочь людям принять изменения.
Чтобы получить максимальную отдачу от новых инвестиций в версию Cloud, командам необходимо выстроить последовательный процесс использования приложений и наладить согласованную совместную работу. Atlassian Cloud предоставляет структуру, в рамках которой команды могут следовать рекомендациям, касающимся совместной работы, обмена знаниями и выполнения масштабных проектов. Со временем эти практики становятся привычкой, которая сплачивает команды и позитивно влияет на бизнес в долгосрочной перспективе.
Поэтому так важно разработать эффективный план управления изменениями. В любом аспекте — от привлечения заинтересованных сторон до обучения пользователей — хорошо продуманный план управления изменениями помогает командам внедрять новые инструменты, успешно осуществлять миграцию и извлекать пользу из Atlassian Cloud в долгосрочной перспективе. Итак, приступим!
Долгосрочные изменения требуют приложения усилий
Мы хорошо понимаем, что все мы в той или иной степени устали от изменений. Кажется, будто что-то постоянно меняется: все время появляются новые инструменты и процессы, которым нужно следовать. Это важно учитывать при составлении плана внедрения изменений для любой команды, а не только в сфере технологий или программного обеспечения. Чтобы свести к минимуму связанные с изменениями конфликты, необходимо, чтобы все компоненты способствовали движению в одном направлении. Это значит, что для действенных и долговечных изменений все люди, процессы и инструменты должны работать в гармонии.
В конечном счете, на то, как долго команда будет использовать новую систему, влияет удобство ежедневной работы в ней. Когда пользователи получают ощутимые преимущества, такие как более скорые результаты, сокращение ручной работы и новые возможности, они с гораздо большей вероятностью примут изменения. Стремитесь создать среду, в которой ваши пользователи действительно захотят использовать облачные инструменты, потому что это упростит их работу и поможет достигнуть высоких результатов.
Преимущества успешной программы внедрения продуктов и управления изменениями
Программа стратегического внедрения и управления изменениями нацелена на три важнейших результата.
1. Повышение продуктивности
Правильное управление изменениями с целенаправленными обучением и поддержкой помогает пользователям продуктивно работать с первого дня. Команды не ищут учетные данные для входа или документацию — они сосредотачиваются на бизнес-целях и достижении результатов.
2. Сокращение теневых ИТ-ресурсов
При стратегическом подходе к развертыванию приложений Atlassian команды понимают, когда и как использовать каждое приложение в соответствии со своими конкретными потребностями. Когда требования команд к техническим решениям удовлетворяются с помощью качественного обучения и каналов обратной связи, команды не будут стремиться использовать несанкционированные альтернативные инструменты, создающие технические, платежные риски и риски безопасности.
СОВЕТ. Воспользуйтесь функцией автоматического обнаружения продуктов (доступной в Atlassian Guard или Cloud Enterprise), чтобы выявлять несанкционированные экземпляры в вашей организации и добавлять их в перечень приложений, официально управляемых службой ИТ.
3. Экономия времени и денег
Комплексный миграционный план с продуманным развертыванием сокращает количество обращений в службу поддержки после миграции и помогает предотвратить дорогостоящие повторные попытки. В командах, которые не принимают изменения, часто приходится внедрять их повторно, что обходится дорого.
Часто встречающиеся препятствия на пути к успешному внедрению продуктов
Несмотря на указанные преимущества, изменения редко происходят гладко. Самые частые препятствия:
- Инертность и сопротивление новым процессам.
- Разные цели у бизнес- и ИТ-команд.
- Недостаточная поддержка со стороны ключевых руководителей, принимающих решения.
- Путаница, связанная со сроками этапов развертывания.
- Неясное ценностное предложение для конечных пользователей.
- Слишком большое количество инструментов и отсутствие рекомендаций о том, как их использовать.
Разработайте план управления изменениями, благодаря которому команды точно будут знать, что, как, зачем и когда будет изменено, а также получат знания и ресурсы, необходимые для достижения успеха. В оставшейся части этого руководства изложены проверенные шаги по подготовке к изменениям. Следуйте им, чтобы сделать внедряемые решения успешными в долгосрочной перспективе.
СОВЕТ. Чтобы организовать цифровую трансформацию и применить стратегии, описанные в этом руководстве, загрузите наш шаблон для плана управления изменениями. Шаблон для плана управления изменениями поможет спланировать и осуществить миграцию в облако, а также информировать о миграции и вовлекать в нее все заинтересованные стороны.
Шаг 4. Спланируйте внедрение
Тон всему процессу внедрения задает стратегия развертывания. Вне зависимости от того, будет решение запущено поэтапно или сразу для всей организации, выберите подход, который лучше всего отвечает размеру, культуре и целям компании. Четко заданные рамки проекта помогают командам понимать, чего ожидать, и укрепляют уверенность в изменениях.
Масштабное развертывание
Внедрите Atlassian Cloud сразу во всей организации при помощи стратегии переноса всех данных сразу. Такое решение отлично подходит для цифровых преобразований в масштабах компании или продвигаемых руководством инициатив, так как обеспечивает мгновенную согласованность и задает динамику процесса.
Поэтапное развертывание
Выполнять развертывание можно по отделам или пилотным группам, учитывая полученные выводы на каждом новом этапе. Подобный поэтапный подход позволяет оказывать адресную поддержку, снижает риски и создает примеры успеха, способные вдохновить пользователей на следующих этапах.
Приоритизация отделов
При выборе постепенного развертывания начните с отделов, тесно сотрудничающих друг с другом. Их сотрудники, как правило, используют один и тот же инструментарий и смогут совместно работать над нормализацией новых процессов. Эта модель позволяет в дальнейшем определить приоритеты примеров использования (см. шаг 5). Кроме того, стоит привлечь команды или отделы, известные своей готовностью к переменам, чтобы свести к минимуму возможное сопротивление на начальном этапе.
Независимо от выбранного подхода, обязательно примите к сведению эту формулу изменений.
- На кого повлияют перемены? (люди)
- Как именно они повлияют? Что изменится? (процесс)
- Какие инструменты будут использоваться? (инструменты)
СОВЕТ. При переносе 1000 и более пользователей проконсультируйтесь с экспертами Atlassian по поводу вашего подхода. Индивидуальные рекомендации помогут сделать внедрение плавным, масштабируемым и максимально эффективным.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Шаг 6. Определите ключевые примеры использования
Успех внедрения достигается тогда, когда команды видят решение своих реальных проблем. Сосредоточьтесь на примерах использования, наиболее важных для каждого отдела, чтобы пользователи сразу же внедряли приложения Atlassian в свою повседневную работу.
Обнаружение проблем
Для этого выявите текущие задачи и поймите, как приложения Atlassian помогут справиться с ними. Вместе с профильными бизнес-специалистами выявите болевые точки в разных командах. Спросите, где процессы замедляются, возникают сбои при передаче работы или теряется информация. Именно эти сложности станут лучшими отправными точками для успешного внедрения.
Определение примеров использования
Определив масштаб развертывания и очередность отделов, можно приступить к выбору примеров использования для каждого отдела. Снова обратитесь к профильным бизнес-специалистам: нужные примеры в облачной среде могут отличаться от привычных или оказаться совсем новыми.
Вот один из вариантов, с помощью которого можно определить подходящие примеры использования для каждого отдела (или целой организации).
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Возможно, обнаруженных примеров будет много и вы не сможете работать со всеми сразу, поэтому начните с малого и определите, на какой из них обратить внимание в первую очередь. Расставьте приоритеты в зависимости от влияния на бизнес и готовности команды, а затем проведите тестирование в группе желающих. Ранние успехи дадут возможность выполнить внутренние разборы примеров и ускорят дальнейшее внедрение.
Шаг 7. Составьте план обучения и поддержки
Чтобы команды могли с первого дня чувствовать себя уверенно при работе с Atlassian Cloud, необходимо обучение. Хорошо продуманный план предоставляет пользователям необходимые знания и создает каналы постоянной поддержки, способствующие внедрению в долгосрочной перспективе.
Разработка обучения для всех категорий пользователей
Предлагайте материалы в разных форматах, которые бы учитывали разные способы восприятия информации, например письменные руководства, видеоуроки и интерактивные демонстрации. Сосредоточьтесь на самых часто выполняемых пользователями операциях, таких как создание задач в Jira или редактирование страниц в Confluence, — так обучение будет сразу восприниматься как полезное.
Составление списка задач для адаптации сотрудников
Подготовьте простой список задач для новичков, охватывающий как универсальные действия (например, настройку часовых поясов), так и конфигурации, специфические для вашей организации. Четкие инструкции уменьшают путаницу и помогают быстрее освоить новые облачные инструменты.
Также вы можете направить пользователей на наши обучающие курсы по запросу, где они узнают о различиях между облачной версией и версией с самостоятельным управлением, что позволит быстро перейти в облако в Jira, Confluence и Jira Service Management.
Расширение возможностей ИТ-специалистов и сторонников
Обучайте вашу сеть ИТ-администраторов и сторонников вместе с конечными пользователями. Так вы обеспечите готовность службы поддержки быстро решать возникающие проблемы, а сторонники смогут отвечать на вопросы и делиться рекомендациями в своих командах.
Организация постоянной поддержки
Создайте каналы Slack или Teams, где пользователи смогут быстро получать ответы на задаваемые вопросы. Поощряйте сторонников следить за этими пространствами, что позволит масштабировать систему поддержки за пределы ИТ-отдела.
СОВЕТ. Используйте это руководство и раздел «Ответы на часто задаваемые вопросы» как основу для обучения работе с облачными приложениями. В нем описаны важные изменения, о которых следует знать перед запуском, и раскрыты вопросы, возникающие у пользователей чаще всего.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Как найти сторонников
Отлично — вы хотите создать сообщество сторонников! Но как найти подходящих людей для этой работы? Для начала посмотрите, кто уже проявляет активную заинтересованность. С помощью журналов вы сможете выявить опытных пользователей, которые часто заходят в систему, создают задачи в Jira или редактируют страницы в Confluence. На основе этого списка вы сможете найти и других заинтересованных коллег, которые не обязательно будут являться техническими экспертами.
Чтобы посмотреть журналы, выберите Settings (Настройки) > System (Система) > Audit (Журнал).
СОВЕТ. Чтобы узнать больше о работе с журналами в Jira Cloud и Confluence Cloud, ознакомьтесь со вспомогательной документацией.
Организации, использующие несколько приложений Atlassian, могут аналогично проводить поиск с помощью журналов организации, в которых собраны данные по всем облачным продуктам. Зайдите в учетную запись организации на сайте admin.atlassian.com, откройте раздел Security (Безопасность) > Monitoring (Мониторинг) > Audit log (Журнал) и выполните поиск по важным действиям в приложениях. Примеры перечислены ниже.
Logged in to account (Вход в аккаунт)
Created a new site (Создан новый сайт)
Deleted a Confluence page (Удалена страница Confluence)
ПРИМЕЧАНИЕ. Для доступа к журналам организации необходимо иметь действующую подписку на Atlassian Guard Standard. Она включена во все тарифные планы Enterprise, а также может быть приобретена отдельно. Отслеживать действия пользователей с помощью журналов организации можно только с тарифными планами Enterprise.
СОВЕТ. Если у вас тарифный план Premium или выше, используйте аналитику в Confluence, чтобы выделить наиболее активных участников.
1. Изменения = люди + процесс + инструменты
Успешные перемены всегда начинаются с людей. Многие инициативы не получают развития, потому что их организаторы уделяют внимание только процедурам или технологиям. Подумайте о том, как изменения повлияют на разные должности, команды, отделы, и честно ответьте на вопрос: «Почему это важно для меня?». Когда сотрудники видят, что изменения облегчают их работу, они принимают новые подходы с большей готовностью.
2. Внедрение — это непрерывный процесс
Сообщить сотрудникам о грядущих изменениях — это только начало. Потребуется время, чтобы люди осознали, приняли изменения и адаптировались к ним. Регулярно рассказывайте, как проходит внедрение, делитесь новостями и помните, что технологии также развиваются. Держите пользователей в курсе новых функций и улучшений, чтобы процесс внедрения продолжался.
СОВЕТ. Если у вас уже есть новостная рассылка, интранет или канал Slack или Teams, подумайте о том, чтобы ежемесячно публиковать там советы и рекомендации, ключевые сведения о новых функциях и информацию о возможностях обучения.
3. Работайте с пользователями в привычной для них среде
Покажите командам, как новые приложения вписываются в существующие рабочие процессы. Четко объясните, вместо чего вы внедряете новый процесс или инструмент и как он будет использоваться в повседневной работе. Постарайтесь понять, что чувствуют ваши коллеги: если вы не будете резко вторгаться в налаженную жизнь, а организуете изменения как плавный процесс перехода, это вызовет меньше отторжения.
СОВЕТ. Покажите, как можно интегрировать приложения Atlassian, в том числе Jira, в другие инструменты, например в Slack. Интеграция упростит переход и наглядно покажет пользователям, что облачные технологии упрощают работу, а не усложняют ее. Узнать об интеграциях подробнее можно здесь.
4. Тон задается наверху
Планируя внедрение, привлекайте к поддержке изменений руководителей высшего звена и ведущих специалистов. Это будет способствовать более широкому принятию изменений в организации. Подумайте о том, чтобы помимо официальных кураторов проекта привлечь к поддержке изменений и других руководителей высшего звена. Они могут просто переслать объявление своим отделам, чтобы продемонстрировать свое участие и готовность оказать поддержку. Мы также рекомендуем провести обучение специально для руководителей высшего звена, чтобы они узнали, как изменения повлияют на работу их команд.
Внедрение происходит быстрее с поддержкой руководства. Подумайте о том, чтобы, помимо кураторов проекта, привлечь к поддержке изменений и других руководителей высшего звена. Даже простые действия, такие как объявление о начале развертывания или участие в тренинге, покажут командам, что ваша инициатива важна. Мы также рекомендуем провести отдельный тренинг для руководителей, чтобы познакомить их с новыми инструментами и помочь понять точку зрения пользователей.
5. Как можно раньше создайте сообщество сторонников
Привлекайте сторонников на самых ранних этапах внедрения. Своим энтузиазмом и авторитетом они смогут вызвать интерес к новым системам у других сотрудников в своих отделах еще до масштабного развертывания. Ранний доступ к новым инструментам позволит сторонникам протестировать возможности, рассказать о них коллегам и дать вам ценную обратную связь, которая поможет более успешно провести внедрение во всей организации.
6. Сделайте процесс увлекательным
Если это принято в вашей организации, добавьте игровые элементы. Несерьезные мероприятия помогут сделать процесс внедрения более увлекательным.
- Проводите дружеские состязания по использованию инструментов между отделами.
- Предложите конкурс на самый креативный пример использования.
- Рассказывайте о победителях и примерах использования в ежемесячных рассылках.
7. Лучше показать, чем рассказать
Наглядные примеры всегда эффективнее формальных инструкций. Составьте обучение так, чтобы показать пользователям принципы работы инструментов в реальных сценариях.
- Показывайте функции приложений на «обеденных семинарах». Ваши коллеги смогут опробовать приложения на практике.
- Проводите обучение отдельно для каждого конкретного отдела и приводите актуальные для них примеры использования (в идеале под руководством сторонников).
- Записывайте такие встречи на видео, чтобы потом их можно было использовать при адаптации новых сотрудников.
8. Поддерживайте непрерывный цикл обратной связи
Развертывание проходит эффективнее, когда пользователи чувствуют, что их мнение важно для вас. Определите, как вы будете собирать отзывы и отвечать на них: через сторонников, через каналы в Slack или Teams, через опросы или через службу поддержки. Качественная система обратной связи помогает быстро устранять проблемы, составлять рекомендации и отслеживать результаты внедрения бизнес-решений.