Шаблон «Анализ основных причин»
Создано:
Определите первопричину проблемы, чтобы исправить ее и предотвратить повторение.
Категории
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Анализ
Устранение проблем
Командная работа
Некоторые проблемы возникают снова и снова, когда команда не до конца понимает их причины. В быстро меняющихся условиях может возникнуть соблазн наскоро исправить проблему и продолжить работу.
Один из лучших способов определить основную причину проблемы — объединить усилия команды. Когда команды укрепляют доверие, вместе работают над выявлением проблем и находят действенные решения, даже трудноразрешимые и повторяющиеся проблемы удается устранить раз и навсегда. Шаблон анализа основных причин Confluence поддерживает совместную работу команды, упорядочивание контента, управление знаниями, интеграцию и индивидуальную настройку, а также обеспечение безопасности.
Что такое шаблон анализа основных причин?
Команды часто сталкиваются с проблемами, будь то неуведомление заинтересованных сторон об изменениях или перезапись файла конфигурации. Анализ основных причин позволяет команде не останавливаться на решении проблемы и определить ее источник, устранив который, можно будет избежать повторения проблемы в будущем.
Шаблон анализа основных причин помогает командам сформулировать проблему, обсудить ее причины и найти решение.
Для чего нужен шаблон анализа основных причин?
Укрепляйте доверие
Для каждого участника команды, в зависимости от его роли в компании, проблемы могут выглядеть по-разному. Акцент на поиске причины, а не виновника проблемы помогает укрепить доверие и способствует тому, чтобы вся команда приняла на себя ответственность за решение проблемы.
Определяйте проблемы
Чтобы составить формулировку проблемы с описанием того, каким образом она возникла, вы дол жны задаться вопросами о том, почему и из-за чего она возникла, какие условия этому способствовали и были ли другие сопутствующие факторы. Продолжайте задавать вопросы, пока команда не спросит «почему» не менее пяти раз, чтобы рассмотреть проблему со всех сторон.
Содействие совместной работе
Формулируя проблему или предлагая практичные решения, полезно рассматривать вопрос с различных точек зрения, так как это пробуждает в участниках любопытство и исследовательский дух. Шаблон анализа первопричин поможет направить обсуждение в нужное русло, чтобы глубже понять подоплеку проблемы и условия ее возникновения.
Повышайте эффективность
Последовательный процесс решения проблем, например представленный в шаблоне анализа первопричин, позволяет командам эффективнее справляться с проблемами и сохранять фокус на значимой информации. Взяв за правило анализировать первопричины в рамках работы над проектами, вы сможете организовать процесс устранения проблем, прозрачный для всех участников команды, и оперативно документировать найденные решения.
Предлагайте действенные решения
Мозговой штурм для поиска идей необходим команде, чтобы выработать несколько решений и предложить практические варианты действий. Когда команда согласует решение, задокументируйте, как его реализовать и кто будет за это отвечать, обсудите потенциальные препятствия и оцените сроки устранения проблемы.
Как начать работу с шаблоном анализа основных причин
- 1
Добавьте общую информацию
Прежде чем приступить к анализу основных причин, внесите сведения о своей команде в раздел сводной информации в шаблоне. Раздел предназначен для добавления информации, необходимой для управления работой, и позволяет привлекать участников с помощью команды «@» и быстро добавлять даты с помощью команды «//».
- 2
Сформулируйте проблему
Создайте формулировку, которая объясняет проблему в одном или двух предложениях. Используйте @упоминания, чтобы уведомить участников команды и назначить дату семинара, а затем поделитесь страницей с командой до начала собрания.
- 3
Обсудите причины проблемы
Во время собрания используйте шаблон анализа первопричин, чтобы структурировать ход мозгового штурма. Попросите группу подумать над формулировкой проблемы и выяснить, что могло привести к ее возникновению.
- 4
Определите окончательную формулировку проблемы
Используйте шаблон анализа основных причин, чтобы зафиксировать предположения команды о том, почему возникла проблема, а затем вместе доработайте ее формулировку.
- 5
Предложите решения
Используйте шаблон, чтобы записать потенциальные решения в ходе обсуждения идей и формулирования выводов командой. Добавьте упоминания владельцев, списки задач и дополнительные вопросы к каждому предложенному группой решению.
- 6
Отмечайте выполнение работы
После проведения семинара отмечайте галочкой задачи в списке по мере того, как их выполняет команда. Используйте теги решений для отслеживания результатов при их документировании в шаблоне анализа первопричин. Затем можно превратить списки задач в соответствующие задания Jira для завершения.
Почему именно Confluence?
Confluence упрощает анализ первопричин, выступая платформой для обмена идеями и совместного решения проблем, которую могут использовать как распределенные, так и находящиеся в одном офисе ко манды. Confluence — это единый достоверный источник информации, позволяющий собирать формулировки проблем, записывать ответы и принимать практичные решения. С помощью @упоминаний и других встроенных быстрых действий вы можете отмечать участников команды, создавать задания на основе решений и отслеживать их выполнение.
Связанные шаблоны
Бизнес-стратегия
Ретроспектива по методу четырех «Ч»
Используйте этот шаблон для проведения командной ретроспективы по методу четырех «Ч».
Бизнес-стратегия
Анализ пяти «почему»
Используйте этот шаблон, чтобы провести анализ пяти «почему» и выявить источники проблем команды.
Избранное
Одностраничный шаблон годового плана
Расскажите всем сотрудникам о планах и приоритетах компании на год.