A Cisco Networking reduziu o CTP pela metade ao centralizar as equipes em uma plataforma de nuvem da Atlassian

Desafio: a Cisco Networking, uma empresa de grande porte com mais de 40 anos de sistemas e processos legados, precisava modernizar e padronizar suas formas de trabalho e sistemas fragmentados, eliminar silos e reduzir custos em grande escala. 

Solução: diante de uma decisão corporativa de descontinuar o produto legado de gerenciamento de tickets da empresa, a equipe aproveitou a oportunidade para consolidar e migrar mais de 75 ferramentas e instâncias para a Plataforma Atlassian Cloud.

Impacto: ao concentrar seu pessoal, processos e plataformas na Atlassian, a Cisco Networking conseguiu melhorar seus resultados financeiros e a satisfação dos funcionários. Os gastos anuais com software diminuíram em 54%, e as despesas operacionais em quase 40%. A economia de tempo foi tanta que agora os funcionários podem se concentrar no trabalho estratégico e na inovação.

Conectar o mundo exige uma forma conectada de trabalho

A Cisco, a maior empresa de redes do mundo, tem como missão oferecer um futuro inclusivo para todos, conectando tudo com segurança e tornando qualquer ideia possível. Mais de 90 mil funcionários (dos quais um terço são engenheiros) da Cisco Networking, a maior unidade comercial da empresa, trabalham para concretizar essa visão todos os dias.

No entanto, conforme a organização crescia, suas equipes perdiam tempo e milhões de dólares todos os anos devido a métodos de trabalho desatualizados e inconsistentes, silos entre equipes e dados, e uma proliferação de ferramentas legadas. Jason Andrews, vice-presidente de estratégia e planejamento da equipe operações de engenharia, resumiu a situação: "Quando você tem 28 mil engenheiros, economizar até mesmo uma hora por semana se transforma em dezenas de milhões de dólares gerados em valor para a empresa. Até mesmo pequenos incrementos fazem muita diferença."

Diante da decisão corporativa de descontinuar o Rally, o produto legado de gerenciamento de trabalho da empresa, a Cisco Networking viu uma oportunidade. Em vez de apenas migrar de imediato para uma nova plataforma e levar décadas de dívida técnica junto, a empresa se propôs a resolver quatro desafios principais: eliminar silos, impulsionar um ambiente lento, simplificar arquiteturas complexas e reduzir custos em escala. 

Com o suporte dos serviços de consultoria da Atlassian, a Cisco Networking consolidou e migrou dezenas de ferramentas e instâncias do Atlassian Data Center para uma plataforma em nuvem da Atlassian com IA, o que ajudou a:

• Reduzir os gastos com software em 54%

• Diminuir as despesas operacionais gerais em quase 40% sem reduzir o trabalho

• Acelerar 40x os relatórios de gerenciamento de programas e 24x as atualizações semanais de status

• Mover 30% do tempo da equipe de engenharia da solução de problemas para a inovação

• Criar uma plataforma unificada baseada na nuvem, conectando mais de 15 mil pessoas e estabelecendo a base necessária para usar a IA em escala 

A fragmentação aumenta as taxas, o atrito e a frustração

O sucesso e a longevidade da Cisco Networking levaram ao clássico problema de grandes empresas: a fragmentação. Ao longo de quatro décadas, a empresa adicionou novas unidades de negócios e adquiriu outras empresas (com todas as suas diferentes formas de trabalhar). Como Jason explica, "a Cisco é uma grande empresa de tecnologia consolidada que existe há mais de 40 anos. Temos muitos grupos e negócios que seguem caminhos independentes, mas eles precisam levar ao mesmo lugar".

Jason afirma que os clientes (e a maioria dos consumidores) esperam uma experiência integrada, como um ecossistema, mas o ambiente da empresa precisava evoluir para atender a essas expectativas. Na Cisco Networking, as equipes usavam:

• Mais de 70 instâncias do Jira Data Center

• Um produto grande e antigo de gerenciamento de tickets

• Nove ambientes no Aha!, outra ferramenta de desenvolvimento de software

• Quase 75 outras ferramentas

• Fluxos de trabalho e documentos sem fim no Excel, Word, PowerPoint e SharePoint

Cada aplicativo e instância se tornou um fardo, com dados desconectados e fluxos de trabalho desalinhados. A liderança não tinha um roteiro unificado e confiável com produtos, recursos e detalhes de status para toda a Cisco Networking.

Mesmo quando as equipes queriam colaborar, a inconsistência no modo de trabalho e na taxonomia dificultava o processo. Cada uma tinha uma concepção diferente do que é um programa, do que é uma função e de quais são os estados padrão. Isso tornava a visibilidade do portfólio e a entrega entre equipes um desafio.

Além disso, as equipes da Cisco Networking são bastante distribuídas, com funcionários nos EUA, Índia, México, Reino Unido e outros países. Os administradores das ferramentas trabalharam dia e noite para dar suporte a eles, enquanto clientes e executivos exigiam entregas mais rápidas, maior visibilidade e custos menores. Para alcançar esses objetivos sem levar as equipes ao limite nem abrir mão da inovação, eles tiveram que descobrir uma forma de fazer mais com menos.

Mais que uma migração: aproveite a oportunidade para melhorar, não apenas migrar

Quando a diretoria decidiu deixar de usar o Rally, a equipe de Jason viu uma rara chance de fazer uma melhoria ainda maior: "Foi quando olhamos para tudo o que fizemos e pensamos 'Essa é a melhor forma de conseguir os resultados esperados para a empresa?'."

Em parceria com os serviços de consultoria da Atlassian, a Cisco Networking criou um System of Work que consolidou dezenas de instâncias, ambientes e ferramentas em uma única plataforma com tecnologia do Atlassian Cloud Enterprise. Os serviços de consultoria ajudaram a equipe do Jason a projetar a arquitetura em nuvem, o modelo de dados do sistema de trabalho e as soluções para os problemas que surgiram.

"No início, escolhemos firmar parceria com os serviços de consultoria porque tínhamos uma migração enorme para concluir em um período muito curto", diz Amy Hauth, diretora sênior de operações empresariais. "Mas o que tem sido ótimo mesmo é a parceria além da migração. Os serviços nos dão ótimas ideias. Eles são nossos parceiros de verdade no desenvolvimento do nosso ecossistema." 

Eric Lyke, gerente de programas de engenharia, compartilha um exemplo: "Em certa ocasião, os serviços de consultoria não apenas resolveram um problema com nossas chamadas de API, como também ajudaram nossos usuários a entender os dados que precisavam fornecer para evitar o mesmo erro no futuro. Eles são incríveis em nos orientar sobre como aproveitar ao máximo a Atlassian para atingir nossos objetivos e em solucionar qualquer desafio."

Parceria resulta em muita satisfação e milhões economizados

Contar com a Atlassian não apenas na migração técnica, mas também no gerenciamento de alteração tornou o processo bem mais tranquilo. (Jason falou até que foi "fácil", embora reconheça que foi graças ao esforço significativo da equipe, que trabalhou em estreita colaboração para isso.)

Amy diz que uma pesquisa CSAT com cerca de 3.000 usuários logo após a migração teve um resultado "muito, muito positivo". Em pesquisas mais recentes, as pontuações das ferramentas seguem na casa dos 90 na Cisco Networking (mais altas que na maioria das outras funções).

Além de usuários satisfeitos, a Cisco Networking também tem visto economias substanciais de gastos e melhorias na produtividade.

Segundo Jason, "desde que começamos a desenvolver o System of Work com a Atlassian para a nossa empresa, os gastos com ferramentas caíram 54% ao ano, e conseguimos reinvestir 40% das nossas despesas operacionais em três anos sem deixar a peteca cair. Também estamos gastando 30% menos tempo com problemas de ferramentas, que agora destinamos a melhorias na eficiência e inovação".

Amy acrescenta: "A nuvem da Atlassian foi muito útil para equilibrar o jogo. Quando o processo, os fluxos de trabalho e a linguagem são os mesmos para toda a empresa, colaboramos melhor."

Como alinhar equipes para melhorar a colaboração, a eficiência e os resultados

Com a migração concluída, a Cisco Networking está focada em impulsionar a adoção da estrutura padronizada do System of Work entre as equipes de engenharia, gerenciamento de programas, operações comerciais e serviços. Desenvolvido pela Atlassian, o System of Work inclui:

• Uma plataforma de engenharia unificada com taxonomia padrão para epics, histórias, defeitos, testes (via Xray) e ambientes

• Campos e fluxos de trabalho compartilhados para tickets de hardware e software

• Código integrado e implantação/integração contínua pelo Bitbucket

• Rastreabilidade total nas fases de desenvolvimento, teste e operação

Ao conectar ferramentas e equipes, a plataforma Atlassian facilitou a colaboração na Cisco e aumentou a produtividade. Além disso, ela melhorou a visibilidade, o gerenciamento de dependências, o acompanhamento e a tomada de decisão.

Por exemplo, o ciclo de desenvolvimento da Cisco Networking era composto quase que apenas de PowerPoints estáticos. Agora, as equipes usam o Jira para gerenciar em tempo real o status do programa, a integridade e as aprovações. Os líderes podem mostrar dados em tempo real usando o modo de apresentação do Confluence e macros do Jira. Isso é possível com a apresentação de proposta final, um documento dinâmico do Confluence vinculado aos dados do Jira. Amy diz que isso tornou o processo 24 vezes mais rápido: "Transferir as atualizações de status das equipes do PowerPoint para o Jira e criar relatórios e painéis em tempo real fez toda a diferença. O que demorava duas horas por semana agora leva de 5 a 10 minutos."

Para além da engenharia, a Cisco Networking tem executado cada vez mais fluxos de trabalho de negócios na Atlassian: solicitações de financiamento, aquisições, auditorias, emissão de tíquetes de serviços laboratoriais, painéis executivos, entre outros. Segundo Amy, "o maior diferencial da Atlassian para a Cisco foi a remoção dos silos de dados e a criação do System of Work. Isso nos ajudou a acelerar nosso desenvolvimento, avançar mais rápido como equipe e alinhar os dados à nossa estratégia".

Como dimensionar a eficiência e a inovação com o Atlassian Rovo e Forge

Para a Cisco Networking, desenvolver o System of Work com o Atlassian Cloud Enterprise é a base para conexão e inovação. "Criado em uma ótima plataforma de dados com formas padronizadas de trabalho, o System of Work vai permitir que a gente agregue informações e torne a IA bem eficaz", diz Jason. "Com a Atlassian, é muito simples e eficaz para os usuários se conectarem. Sem contar que a plataforma fornece acesso a informações quase em tempo real. Assim, vamos conseguir habilitar a IA em grande escala."

A Cisco Networking já começou a usar o Rovo para pesquisas internas, resumo e criação de conteúdo, e desenvolvimento de agentes para automatizar a emissão de relatórios. Com isso, alguns processos ficaram até 40 vezes mais rápidos. Segundo Eric, "o System of Work e os Agentes Rovo estão facilitando a vida do gerente de programas: o que seria uma tarefa tediosa de 10 horas dura apenas 15 minutos. Outro aspecto incrível é: como já temos todos esses agentes disponíveis, podemos criar vários outros no estilo multimodal para fazer em uma tarefa o que precisaria de três agentes para fazer".

A Cisco Networking também usa o Rovo com o Forge, a plataforma de desenvolvimento de aplicativos da nuvem da Atlassian, para que qualquer pessoa crie automações e aplicativos personalizados. Por exemplo, em apenas um trimestre, a equipe deles criou cinco aplicativos, incluindo:

• Resumo executivo de status com IA: usa IA para enviar pull de informações de integridade, risco, plano de recuperação, impactos no cliente e cronograma a partir dos campos do Jira e gerar um resumo executivo automático

• Gerador de apresentação de proposta final com Confluence: cria a apresentação de proposta final padrão do Confluence para um programa usando um template e o coloca no espaço/pasta correto

• Revisor de bugs: recria uma ferramenta interna antiga que os engenheiros adoravam, mas agora funciona no Jira para que os dados não fiquem mais isolados

De acordo com Jason, isso é apenas o começo do que está por vir: "Esta é uma oportunidade incrível para aumentar a produtividade, acabar com tickets triviais e permitir que as pessoas se concentrem de verdade no que é mais importante. Estamos ainda mais dedicados a essa jornada e ansiosos para ver aonde o Atlassian Stack vai nos levar."

O que vem depois: mais adoção e ganhos de produtividade, menos silos e custos

A Cisco Networking já fez melhorias impressionantes em apenas alguns anos, e isso é só o começo. Suas próximas prioridades incluem:

• Expandir a adoção da nuvem da Atlassian em no mínimo 25% (podendo passar os 50%), com mais funções e fluxos de trabalho migrando para a plataforma.

• Reduzir mais 20% a 25% da sobrecarga operacional usando automação e IA

• Dimensionar agentes Rovo e Forge para atender às necessidades de mais equipes com escrita técnica, gerenciamento de programas e outras áreas

• Continuar removendo silos em todo o portfólio de produtos para criar uma visão mais abrangente para executivos e clientes

Para a Cisco Networking, a Atlassian ofereceu mais do que um conjunto de ferramentas. Ela forneceu a plataforma e a parceria que ajudam as equipes a darem seu melhor. "Escolhemos o Atlassian Stack em grande parte por causa de tudo que a plataforma tem a oferecer", diz Jason. "Não adianta ter seis ou sete das melhores ferramentas se você perde todo o seu tempo integrando e movendo dados em vez de resolver problemas."

Eric acrescenta: "Com o Atlassian Stack, nossa equipe controla o desenvolvimento bilionário de produtos da Cisco Networking. A nuvem da Atlassian contribuiu para a evolução e a transformação digital da empresa, e vai continuar contribuindo."