Califórnia moderniza Departamento de Serviços de Saúde e economiza mais de 2,2 milhões de dólares com Atlassian Cloud Enterprise

Desafio: o DHCS usou muitas ferramentas para colaborar, planejar e entregar projetos de tecnologia. Isso tornou mais difícil trabalhar com multifuncionalidade, encontrar e compartilhar informações e atingir as metas da agência.

Solução: DHCS centralizado com a Atlassian e com upgrade para o plano Enterprise Cloud. Com mais de 1.000 usuários ativos e contando, a DHCS tem como alvo 4.000 usuários até o final de 2024 como a maior agência estadual da Califórnia no Atlassian Cloud Enterprise.

Impacto: com melhores processos e plataformas, as equipes do DHCS melhoraram a velocidade, o serviço, a economia, a visibilidade e a colaboração. Em apenas um projeto, eles reduziram a 1/3 o tempo de entrega e economizaram US$ 2,2 milhões.

Uma agência estabelecida enfrenta obstáculos — e oportunidades — na missão significativa

Silos e tecnologias ultrapassadas atrapalham até mesmo os pensadores governamentais mais avançados e os mais ambiciosos, desafio que o Departamento de Serviços de Saúde da Califórnia (DHCS) estava enfrentando em primeira mão. Cada divisão estava correndo na direção dos seus objetivos, mas com ferramentas e processos diferentes, muitos sentiam que estavam correndo em direções diferentes.

Vendo oportunidades nesses desafios, o chefe de engenharia e fábrica de modernização da DHCS, Ryan Mosley e a defensora da Atlassian Enterprise, Elisa Aviles-Bodoin, começaram a conhecer a solução de ouro para o Golden State: padronizar com as ferramentas da nuvem da Atlassian para acelerar o progresso em direção ao objetivo de oferecer acesso equitativo a cuidados de saúde de qualidade, levando a uma Califórnia saudável para todos.

Modernizar e padronizar economiza 2,2 milhões de dólares em apenas um projeto

O DHCS vinha usando aos poucos o Jira Cloud e o Confluence Cloud há anos, junto com várias outras ferramentas, incluindo uma versão desatualizada do SharePoint. Quando a agência começou a adotar metodologias ágeis e adicionou mais licenças da Atlassian, o uso começou a crescer com naturalidade. 

À medida que mais pessoas adotaram as ferramentas da Atlassian, a Equipe de Modernização da DHCS percebeu que os funcionários estavam trabalhando mais rápido, colaborando mais e descobrindo novos jeitos de melhor servir uns aos outros e aos residentes em todo o estado. Quando Ryan mostrou aos líderes como os funcionários estavam usando a Atlassian e como a equipe poderia melhorar o gerenciamento do portfólio de toda a empresa ao padronizar a plataforma, todos estavam de acordo. 

“O uso começou a se expandir para várias seções e programas dentro e fora da equipe de modernização”, diz Ryan. “Quando a comunicação e a entrega da equipe de modernização ofereceram novos níveis de transparência e informações em tempo real ao escritório do diretor, se tornou a decisão mais consciente [padronizar a Atlassian].”

Para apoiar a adoção, a equipe de Ryan colaborou com o arquiteto empresarial do DHCS Joe Chavez, a administradora do Jira Christine Corona e a representante do Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin, em uma estratégia simples de gerenciamento de mudanças. “O gerenciamento de mudanças não é algo que a gente tem recursos permanentes para apoiar, então a gente conta com os primeiros usuários e permite que eles divulguem as ferramentas. A gente também tem reuniões da comunidade da Atlassian para discutir os desafios com os quais as pessoas estão lidando”, explica Ryan.

À medida que mais divisões começaram a trabalhar na mesma plataforma moderna, as equipes acharam mais fácil colaborar e trabalhar com mais rapidez, resultando em economias significativas. “Um projeto levou 18 meses para começar a funcionar. Depois de adotar a Atlassian e aprender formas mais valiosas de usar as ferramentas, a próxima levou seis meses. Ao monitorar tudo no Jira e em todas as ferramentas do desenvolvedor, a gente reduziu o custo de configurar a equipe e entregar o produto de US$ 2,8 milhões para US$ 600.000”, diz Ryan. 

Com o aumento do uso, a equipe de modernização do DHCS optou por padronizar com os aplicativos do Atlassian Cloud para ter escalabilidade, administração e governança centralizadas, segurança de alto nível e suporte dedicado. Depois de começar com o Confluence e o Jira Cloud Premium, o DHCS fez o upgrade para o plano Enterprise em 2021. Eles já aumentaram para 4.000 usuários, o que torna o DHCS uma das maiores agências governamentais usando o Atlassian Cloud Enterprise.

Libere recursos para se concentrar no trabalho que mais importa

Com a fonte central de verdade e plataforma de colaboração baseada em nuvem para milhares de usuários, as divisões do DHCS tiveram melhorias nas áreas de foco. Os líderes do Gabinete do Diretor também podem acompanhar o progresso e os programas no nível do portfólio. A TI em especial, está entusiasmada com os avanços nas principais iniciativas: segurança e privacidade, manutenção e operações, governança e gerenciamento de portfólio.

1. Segurança e privacidade

Com o Jira, as equipes têm a visão mais abrangente dos níveis de segurança da agência e de quaisquer riscos em sistemas e dados. Agora que o DHCS está no Atlassian Cloud, eles não precisam se preocupar com a manutenção do servidor. “No passado, eu já tive que fazer a manutenção da infraestrutura de servidores. Não é nada agradável”, diz Jeff Garrett, gerente técnico de produtos e evangelizador de DevOps. “Estar no Atlassian Cloud Enterprise significa que a gente não precisa mais fazer isso. Além disso, a gente pode adicionar e remover aplicativos com rapidez.”

2. Manutenção e operações

A TI gostou de migrar para o gerenciamento e monitoramento centralizados na nuvem, além de usar o Jira para rastreamento e teste (com a ajuda do aplicativo Xray Test Management).

3. Governança Empresarial

O DHCS centralizou e aprimorou a governança com a ajuda do Atlassian Cloud Enterprise. “Essas ferramentas ajudam a gente a viabilizar a conversa sobre governança. Eles apoiam a visibilidade do que a gente está fazendo e permitem que a gente cresça e amadureça”, diz Ryan.

A integração das ferramentas da Atlassian entre si e com outras ferramentas de produtividade de TI, como o Slack, criou ainda mais eficiência, melhorou o gerenciamento do conhecimento e facilitou a escalabilidade.

 “A gente tentou não enterrar as coisas dentro dos itens do Jira. Se a gente corrigir o bug, extraímos essas informações para o Confluence e a gente exibe para outras pessoas. A gente também publica as alterações do Confluence e do Jira no Slack, o que deixa ainda mais fácil pesquisar tickets enquanto estou conversando com alguém”, explica Joe. “Também há vários pequenos projetos em que eles conseguiram escalar, por exemplo, da equipe de um para cinco usando um espaço do Confluence para anotar o que fazem e compartilhar com novos membros da equipe.” Ryan acrescenta: “No geral, as pessoas podem encontrar o que precisam quando precisam, em vez de esperar pela próxima reunião. Isso com certeza nos ajudou a eliminar as reuniões.”

Menos tempo gasto em reuniões e gerenciamento significa que a TI pode se concentrar no que faz de melhor: viabilizar a tecnologia que ajuda a agência a atender melhor os cidadãos da Califórnia.

Como unir a TI e os negócios para uma gestão de portfólio bem-sucedida

Além da TI, as equipes de negócios e de programas também estão aproveitando as ferramentas da Atlassian — prova de que a estratégia de adoção precoce da Modernização está funcionando. “As equipes de negócios, como a Communications, estão muito satisfeitas com o fato de ser possível criar um projeto de template de gestão de trabalho com tanta rapidez e de estarem encaminhados”, explica Christine. Ryan acrescenta: "O Jira nos ajuda a ter processos repetíveis. A Equipe Contracts usa o Jira para rastrear aquisições, então agora eu posso ver quando uma aquisição vai ser finalizada e quando os recursos vão ser iniciados."

Essas melhorias na visibilidade foram inestimáveis quando se trata de gestão de portfólio. "A grande vitória da Atlassian é comunicar as necessidades de negócios e a execução da engenharia e unir as duas coisas", afirma Ryan. "Isso ajuda a gente a restringir o foco ao que é mais importante para a empresa. Do ponto de vista do portfólio, a gente pode ver a linha do tempo para entregar uma iniciativa técnica e, em seguida, aprofundar as equipes de desenvolvimento que estão cumprindo essas metas, bem como ver de baixo para cima. Do ponto de vista da gestão de portfólio, a comunicação do programa com o nível técnico foi útil mesmo.”

Desde aumentar a segurança e a velocidade até tornar as informações mais fáceis de encontrar, usar e compartilhar, o DHCS está vendo grandes melhorias para equipes de todos os tipos e níveis.

Melhorar a saúde da agência e dos cidadãos que ela atende

A otimização das plataformas e processos do DHCS com o Atlassian Cloud Enterprise não só ajudou a melhorar a visibilidade, a colaboração e a entrega nos níveis individual e de equipe, mas também aumentou a velocidade e a economia para a agência.

Agora que o Jira e o Confluence Cloud são a única fonte de informações da DHCS, a agência planeja expandir a plataforma Atlassian para incluir o Opsgenie para gestão de alertas e de plantão, o Statuspage para gerenciamento de incidentes e o Jira Align para vincular a estratégia à execução e, assim, aprimorar a prestação de serviços aos residentes do estado, que é a essência do trabalho.

"Unir os negócios e a tecnologia para concretizar iniciativas é a essência do sucesso", diz Ryan. “A adição ao conjunto de ferramentas da Atlassian vai contribuir para a evolução aqui no DHCS e vai garantir que a gente esteja caminhando na mesma direção e com foco nas iniciativas mais importantes. Isso só vai ajudar a empresa a se tornar mais eficiente na prestação desses serviços aos californianos."