A Expedia “migra” para a plataforma Atlassian Cloud, alimentada por IA, 55% mais rápido para impulsionar a colaboração e a inovação

Desafio: como a Expedia, uma das maiores agências de viagem on-line do mundo, cresceu rápido para atender à demanda dos consumidores, o conjunto de ferramentas da equipe ficou difícil de gerenciar. Ela precisava de uma plataforma de alto desempenho e baixa manutenção que ajudasse as equipes a colaborar, escalar e inovar na missão de impulsionar viagens globais a qualquer hora, em qualquer lugar. 

Solução: a Expedia se inscreveu no programa FastShift da Atlassian e migrou para o Atlassian Cloud Enterprise, que conecta 100% das equipes de produto e tecnologia junto com 80% das equipes de negócios em toda a empresa.  

Impacto: equipes de toda a empresa já estão achando mais fácil ser mais eficientes e eficazes. Economizar tempo com menos trabalho manual, mudança de contexto e novas funcionalidades quer dizer que elas podem se concentrar em trabalhos mais estratégicos e inovadores.

Impulsionar viagens globais exige uma plataforma global poderosa

Mais de 12.000 espaços do Confluence e 1.000 projetos do Jira. Três meses. Foi esse o tempo que o Expedia Group levou para concluir uma migração massiva na nuvem e começar a melhorar o trabalho em equipe em um System of Work único e conectado.

Como muitas das viagens que os clientes planejam na plataforma de viagens da Expedia – uma das maiores do mundo –, esse esforço estava longe de ser uma empreitada solo. Por meio de uma colaboração estreita com a Atlassian como parte do programa complementar FastShift, a Expedia acelerou a migração para o Atlassian Cloud Enterprise, minimizou interrupções, reduziu riscos e disponibilizou o valor da nuvem para usuários e para a empresa.

A necessidade de dimensionar e se manter à frente da concorrência impulsiona a migração

Para a Expedia, estar à frente das expectativas dos clientes é essencial, ainda mais em um cenário em que elas mudam cada vez mais rápido. "Precisamos nos adaptar logo, cumprir as normas e inovar para podermos oferecer experiências de viagem de nível internacional”, afirma o gerente de engenharia Himanshu Singh. 

O crescimento orgânico e as aquisições impulsionaram a expansão da empresa e a transformaram em uma das maiores agências de viagens online do mundo. Por outro lado, a expansão acelerada gerou novos desafios para diferentes equipes. E, com o avanço das reservas de viagens online, a procura pelos serviços da Expedia também disparou.

Do caos à tranquilidade, calma e conexão na nuvem

Como líder de gerenciamento de tickets de TI, que gerencia as ferramentas de produtividade do local de trabalho da Expedia, a diretora sênior de aplicações corporativas, Becky Wilson, viu o ecossistema de tecnologia da empresa se tornar o que ela chama de caos. O número de ferramentas e personalizações dificultava o gerenciamento de sistemas pelos administradores, o melhor desempenho dos usuários nos trabalhos e a continuidade do crescimento e adaptação dos negócios. 

"Uma coisa enorme que diminui a produtividade é a dívida tecnológica. Os engenheiros querem resolver problemas e inovar, mas a dívida tecnológica vai continuar aumentando se a gente não dedicar o tempo adequado a isso", diz Becky. Himanshu acrescenta: "A gente estava com dificuldades para gerenciar tantos servidores, bancos de dados separados e milhares de vulnerabilidades, o que significava deixar tudo de lado para fazer correções."

O gerenciamento de trabalho de TI discutiu durante anos quando e como resolver esses desafios antes de determinar o melhor plano: centralizar tudo na Atlassian e migrar para a nuvem. "Era difícil ver minhas equipes se sobrecarregando para ajudar os funcionários", lembra Becky. "Saber que não há tempo para trabalho criativo e para resolver problemas comerciais me impulsiona, como líder, a tomar decisões estratégicas mais desafiadoras e buscar formas de apoiar melhor as equipes."

O FastShift acelera a migração em 55% e impulsiona o sucesso na nuvem

O Gerenciamento de Trabalho de TI passou o ano seguinte criando um caso de negócios e organizando o ambiente Atlassian da Expedia para se preparar para uma migração em fases, que eles esperavam que minimizasse as interrupções para os usuários. Quando a equipe ficou sabendo sobre o programa complementar FastShift da Atlassian, percebeu que poderia fazer parceria com especialistas da Atlassian para concluir a migração em uma fração do tempo, começar a ver o valor da nuvem com mais rapidez e ainda proporcionar uma transição tranquila para os usuários. 

"O programa FastShift foi um ponto de virada fundamental para a gente", lembra Himanshu. "Durante um workshop presencial de três dias, a gente conseguiu resolver os bloqueadores técnicos e definir a estratégia da migração, o que deu confiança e reduziu as verificações pré-voo de seis horas para oito minutos." 

Becky acrescenta: "A migração levou cerca de 90 dias – 55% mais rápido do que o esperado no início. A experiência com o programa FastShift foi incrível. Da liderança até a equipe de engenharia, os responsáveis foram ótimos parceiros durante todo o processo."

Trabalhando mais rápido e melhor, juntos no Atlassian Cloud

Poucos meses depois de concluir a migração e começar a padronizar as formas de trabalho, Becky diz que as equipes da Expedia começaram a perceber como a vida profissional é muito melhor com o Atlassian Cloud Enterprise.

Colaboração mais fácil entre departamentos

"100% das equipes de produto e tecnologia, junto com 80% das equipes de negócios, usam a Atlassian", diz Becky. "Além dos tecnólogos, outras equipes como RH, Financeiro e até mesmo a Equipe SOX estão começando a adotar e usar os dados dele. Poder colaborar em dependências e tarefas em que a gente trabalha em conjunto fica mais fácil."

Mais tempo para trabalhos mais importantes

"A gente não está mais gastando tempo gerenciando a infraestrutura complexa", explica Himanshu. "Agora o foco está em iniciativas estratégicas, como aproveitar o Rovo e outras capacidades de IA, além de estabelecer a governança e os padrões adequados, para que todos possam aproveitar ao máximo essa plataforma."

Uma fonte única de informações para relatórios mais precisos e intuitivos

 "Conectar todos os trabalhos e planejar com visualizações de fácil acesso... gera tempo de entrega mais rápido, visibilidade e relatórios melhores sobre como a gente está indo em conjunto como empresa. Por causa do Atlassian Cloud, a gente consegue fazer mais com menos", diz Becky.

Maior produtividade 

"A gente está obtendo produtividade no Data Center como nunca foi feito antes, aproveitando automação, IA e muitas das funcionalidades do Jira Cloud e do Confluence Cloud às quais a gente não tinha acesso", diz Becky. "Por exemplo, agora que o Rovo está ativado no Jira e no Confluence, os funcionários conseguem acessar dados com mais rapidez. Você não precisa saber como escrever uma consulta JQL para ter informações sobre projetos, status, colegas de trabalho ou progresso. Você pode usar o Rovo para fazer isso!"

Potencializar inércia e inovação com ferramentas e funções nativas da nuvem

Como Becky observou, a migração para o Atlassian Cloud Enterprise não apenas começou a aliviar muitos dos desafios que a Expedia estava enfrentando no Data Center, mas também abriu oportunidades para unificar ferramentas e equipes com um System of Work alimentado por IA. 

"Agora que a gente está na nuvem, é possível usar o tempo disponível para ajudar a empresa a inovar e acelerar o crescimento. É possível aproveitar a automação, o Rovo, as Metas e muitas das funcionalidades do Jira e do Confluence Cloud a que a gente não tinha acesso antes", diz ela. 

Rovo como um colega de equipe de IA eficiente

A Expedia tem sido intencional sobre como usa IA e descobre maneiras de melhorar a experiência de clientes e funcionários. Na empresa, os funcionários estão adorando como o Rovo ajuda com tarefas que consomem muito tempo, como encontrar informações, fazer consultas e relatórios usando linguagem natural, monitorar itens e se comunicar com clareza com outras pessoas. Eles também estão fazendo um brainstorming sobre como a IA poderia ajudar a melhorar a experiência do cliente.

"Em oito semanas após a adoção completa, o Rovo foi usado por 70% da empresa. "A gente tem cerca de 200 agentes Rovo que não só estão ajudando esses funcionários, mas também estão impulsionando mais produtividade e aumentando a capacidade", diz o vice-presidente global de tecnologia e vice-CIO, Chris Burgess. "Estou na área de tecnologia há muito tempo... não me impressiono com tecnologias com tanta frequência, mas o Rovo me surpreendeu."

Metas para planejamento e alinhamento integrados de OKR

Antes, as equipes da Expedia acompanhavam objetivos e resultados-chave com planilhas ou outras ferramentas – um processo complicado, estático e sem visibilidade. Agora, com o Atlassian Metas como parte nativa da plataforma Atlassian na nuvem, as equipes acham mais fácil definir metas, acompanhar o progresso e manter o alinhamento com as prioridades estratégicas. 

"A gente tem conversado com a liderança nos últimos anos sobre formas de trabalhar e pensar em como mapear projetos para metas, marcos e prioridades em geral como empresa", diz Becky. "Houve dificuldades para encontrar uma boa ferramenta para mostrar o progresso do OKR. O aplicativo Metas e o Atlassian Home vão ajudar a fazer isso."

Automação para economia de tempo e para conformidade 

Os funcionários estão economizando tempo, melhorando a governança e tornando os dados mais utilizáveis com a ajuda da automação nas ferramentas da Atlassian. Por exemplo, o arquivamento automatizado e baseado em regras de projetos inativos do Jira, espaços do Confluence e itens do Jira Service Management facilita a localização de informações e reduz a manutenção, mantendo a conformidade. 

As equipes também podem criar relatórios e painéis por automação direto no Jira, economizando tempo e melhorando a precisão dos dados. "Muitas das equipes costumavam fazer relatórios no Excel ou em algum lugar fora do Jira quando a gente estava no Data Center, mas agora esses relatórios e visualizações estão começando a ser criados direto no Jira Cloud", diz Becky. "Antes, era preciso alternar muito o contexto ao longo do dia entre diferentes ferramentas. Quanto menos for preciso fazer isso, melhor."

Com as Automações da Atlassian, é possível economizar até 500 horas de esforço manual por mês. 

Evolução na colaboração entre equipes visível para os funcionários e percebida pelos clientes

Com a transformação de seus processos e plataformas, as equipes da Expedia estão mais preparadas do que nunca para viabilizar viagens para todos em qualquer lugar do mundo. Mesmo que os clientes não percebam de forma direta como a Expedia melhora sua experiência, eles sentem o impacto no dia a dia. 

Chris compartilha um exemplo de um cliente da Expedia chamado "Carlos":

• Se Carlos enfrenta um erro na reserva por conta de bagagem fora do padrão, o sistema cria um bug automático no Jira e os desenvolvedores fazem a correção.

• Os desenvolvedores consultam playbooks no Confluence e usam automações no Jira Service Management para gerenciamento de incidentes e alterações. 

• Em seguida, eles usam o Rovo para coletar dados sobre o incidente e se comunicar logo com os executivos. 

Esse exemplo hipotético do Carlos pode ser multiplicado por milhões de clientes. Nossa plataforma da Atlassian está criando uma experiência muito melhor para os clientes da Expedia, sem que eles percebam isso de forma direta", diz Chris. 

Ele acrescenta: "Quanto menos as equipes se dedicarem à manutenção de múltiplas ferramentas e se concentrarem mais em inovação, melhor. A Atlassian tem sido essencial para isso."