Colaboração assíncrona, alinhada e automatizada para as equipes da Personio na Atlassian

A Personio eliminou a dispersão de aplicativos para adotar um ecossistema otimizado e organizado da Atlassian. O Rovo cuida das tarefas repetitivas, o Confluence torna o conhecimento acessível, o Jira mantém o trabalho no caminho certo, e as reuniões são assíncronas com o Loom.

Um ecossistema de ferramentas caótico e sem governança centralizada

A Personio já usa o Jira e o Confluence há algum tempo. Mas o ecossistema geral da empresa tinha pouca governança e padronização, e as equipes precisavam escolher suas próprias soluções e licenças, além de pagar por elas.

A mudança de contexto e as transições de tarefas complexas atrasavam as equipes. Além disso, a falta de supervisão relacionada às ferramentas aumentava os custos de licença e os problemas de segurança.

Garantindo conhecimento a todos com o Confluence

A Personio abandonou o Notion aos poucos e migrou todas as equipes para o Confluence, que passou a ser a central de conhecimento, recursos e notícias da empresa, reduzindo assim as perguntas repetitivas de suporte e aumentando o autoatendimento.

• 60% de aumento no uso da base de conhecimento do Confluence, impulsionando o autoatendimento: na nova central de conhecimento da Personio, há uma página dedicada às notícias e recursos de cada equipe e departamento. Os dados de análise do Confluence destacam o conteúdo mais pesquisado e relevante.

• Quadros brancos assistidos por IA: a Personio está usando a funcionalidade aprimorada de quadro branco do Confluence. Com prompts de apenas uma frase, o Rovo gera um diagrama completo ou notas adesivas para possibilitar a colaboração. Assim, as equipes começam a trabalhar mais rápido.

• Governança de conhecimento: todas as páginas do Confluence têm um proprietário ativo e ficam atualizadas para que o Rovo sempre use informações precisas. Com essa central, a Personio garante que todos tenham acesso à tecnologia necessária para trabalhar.

Processos de trabalho auditáveis e confiáveis com o Rovo

Como o Rovo fornece respostas e acelera o trabalho monótono, a Personio agrega mais valor com a Teamwork Collection, impulsionando o uso e a adoção do Jira e do Confluence.

• Agente de detecção de bugs duplicados: reduz o tempo de engenharia ao identificar possíveis bugs duplicados e sinalizar os falsos positivos durante a criação de um novo ticket. Dê adeus à investigação duplicada e se concentre nos reais defeitos.

• Agente de devolução de equipamentos para desligamentos: o Rovo melhora a confiabilidade e a eficiência do desligamento dos profissionais de TI, porque o agente engaja com proatividade com quem está saindo e oferece orientações sobre o processo de devolução de equipamentos. As equipes de TI e da empresa não precisam mais ficar correndo atrás de ninguém.

• Agente de consultoria sobre prioridade de tickets: avalia os tickets do Jira com base em regras de negócio claras e recomenda um nível de prioridade. Isso aumenta a consistência nas equipes e fazem com que as filas se concentrem no que é importante de verdade.

Uma nova experiência de reuniões com o Loom

A Personio adotou a abordagem assíncrona, eliminou centenas de reuniões desnecessárias e otimizou a comunicação com os clientes usando o Loom.

• Colaboração assíncrona: em vez de realizarem reuniões síncronas, os profissionais agora compartilham gravações do Loom explicando o que é preciso fazer.

  • Os destinatários podem comentar no vídeo, reagir com emojis e responder com outro vídeo do Loom.

  • Com cada vídeo, o Loom gera um documento de resumo e mensagens complementares que fornecem contexto.

• Capacitação e treinamento para os clientes: os vídeos do Loom são uma ótima maneira de substituir as chamadas ao vivo com os clientes, economizando o tempo de todos.

  • Em menos de cinco minutos, os profissionais podem editar um novo vídeo do Loom para que esteja impecável e pronto para os clientes.

  • Ao usar o Loom nos treinamentos, as equipes de suporte podem ajudar os clientes com o produto em uma experiência visual, em vez de apenas fornecer instruções.