Como as equipes distribuídas no mundo da Remote economizaram mais de 20 mil horas de reuniões em dois anos com o Loom

Desafio: a Remote, criadora da principal plataforma de RH multifuncional para equipes distribuídas do mundo, precisava de uma ferramenta confiável para facilitar a comunicação assíncrona entre toda a sua força de trabalho internacional. 

Solução: a Remote usa o Loom para todas as comunicações assíncronas: anúncios, colaboração, análises de desempenho, treinamento, gerenciamento de serviços empresariais e de TI, vendas, suporte ao cliente e muito mais.

Impacto: os mais de 1.500 funcionários globais da Remote economizaram mais de 20 mil horas em apenas dois anos, ao mesmo tempo que melhoraram a comunicação em toda a empresa.

Tudo feito de maneira assíncrona

A Remote, criadora da principal plataforma de RH multifuncional para equipes distribuídas do mundo, ocupa uma posição de liderança em uma crescente tendência de trabalho distribuído, que está revolucionando as formas tradicionais de comunicação e colhendo os benefícios disso.

A Remote, que conta com mais de 1.500 funcionários em mais de 75 países, construiu uma organização eficiente que opera em regime remoto seguindo princípios da assincronia (o que significa que trabalho e comunicação não acontecem em tempo real), provando que criar equipes eficazes espalhadas pelo globo não é apenas possível, mas preferível. 

“O trabalho assíncrono é a forma de as equipes de alto desempenho produzirem mais com menos interrupções, maior eficiência e confiabilidade”, escreve o presidente e cofundador da Remote, Marcelo Lebre. Ele fundou a Remote como uma empresa distribuída, em 2019, e formou uma equipe dedicada a mostrar o valor do trabalho remoto tanto para a empresa quanto para os clientes. 

Levar uma startup ao status de unicórnio avaliado em bilhões de dólares é uma façanha rara, ainda mais pensando no contexto de uma empresa 100% distribuída. A equipe da Remote alcançou esses êxitos reunindo as pessoas certas e as equipando com os princípios, processos e plataformas necessários para impulsionar o trabalho. No caso das pessoas, a empresa olhou para o que já tinha. Para equipar essas pessoas, a empresa recorreu a um conjunto de ferramentas que ajudaria a fazer o trabalho assíncrono funcionar, entre elas, o Loom.

O uso o Loom para enfrentar a tirania dos fusos horários

À medida que a Remote crescia, seu conjunto de ferramentas de comunicação também aumentava. Para simplificar e padronizar o conjunto de ferramentas, a Remote optou pela utilização do Zoom nas reuniões com clientes e parceiros externos, o Google Meet nas reuniões internas em tempo real e o Loom e o Slack na comunicação assíncrona. 

Sean Stanley, parceiro de documentação e comunicações internas, diz que expandir o uso do Loom tem sido um facilitador para aumentar a eficiência e a colaboração, mesmo quando os funcionários não podem, ou não querem, se reunir no mesmo horário. 

“Não é querer ser assíncrono, é preciso ser, já que a gente é uma empresa global. O sucesso não viria se a gente tivesse que esperar para entrar em uma reunião para conversar sobre algo”, explica ele. "É por isso que o Loom é genial. Nossa reunião geral acontece uma vez por mês. Tirando isso, muito é feito por meio do Loom, do Slack e de outras ferramentas assíncronas."

Utilização criativa para comunicar tudo, de Marselha a Manila, passando por Montana

Desde que o Loom foi escolhido para a comunicação por vídeo, Sean diz que a ferramenta “se entrelaçou no tecido” da cultura da Remote. Para ele, foi uma agradável surpresa tanto a rapidez com que os funcionários de toda a empresa adotaram a ferramenta quanto a versatilidade que descobriram enquanto a utilizavam. 

Agora, todo mundo na empresa usa o Loom para tudo, desde comunicação e colaboração corporativa até avaliações de desempenho e treinamento, gerenciamento de serviços empresariais e de TI, capacitação de vendas e suporte ao cliente. 

Estas são apenas algumas histórias da equipe da Remote sobre as várias maneiras pelas quais eles estão usando o Loom para se comunicar mais e, ao mesmo tempo, se reunir menos.

Comunicação corporativa

"A liderança da Remote usa muito o Loom. Em um dia normal, uma líder compartilha um vídeo de um minuto sobre algo que ela quer sinalizar para a equipe, e outro líder grava a si mesmo respondendo às perguntas de uma entrevista em uma mídia assíncrona. 

Nosso CEO faz sessões regulares de 'Pergunte o que quiser' para responder às perguntas de maneira individual. Em uma empresa como a nossa, é difícil manter a visibilidade ou conversar face a face com mais de 1.500 pessoas. Os vídeos do Loom ajudam muito." - Connor Murphy, gerente global de comunicações, trabalhando do Oregon

"O Loom é indispensável para trabalhar com pessoas que não leem textos longos. Por exemplo, dá para enviar um Loom para aquela pessoa muito talentosa que não gosta de ler ou assistir nada. Essa pessoa pode clicar nele e assistir na velocidade 4, ou ler o resumo ou as transcrições da IA, que ficaram muito bons... A gente está alcançando mais pessoas com o gerenciamento de alterações e anúncios importantes.” - Sean Stanley, parceiro de documentação e comunicações internas, trabalhando da Carolina do Sul

Colaboração individual e entre funções

“O Loom permite compartilhar minha personalidade com pessoas que nem sempre vão me ver cara a cara. Ele transmite informações que minha comunicação escrita talvez deixasse escapar, em especial o tom, personalidade e meus valores como líder de equipe... Adoro os capítulos que o Loom cria, que facilitam ir para a frente. A capacidade de cortar pausas e pular partes desnecessárias com o Loom AI vale ouro!”  - Rebecca Applewhite, diretora de consultoria de soluções, trabalhando do Reino Unido

“Nossa equipe de consultoria de soluções precisa trabalhar com eficiência junto à nossa equipe de produtos, comunicar atualizações e entender nosso roteiro. É impossível colocar todo mundo em uma sala, então a gente usa o Loom para fazer perguntas uns aos outros.” - Rebecca Applewhite, diretora de consultoria de soluções, trabalhando no Reino Unido

“Uso o Loom para me comunicar com minha equipe e compartilhar as principais novidades, metas e feedback da empresa, apesar dos desafios de ter diferentes fusos horários e operações remotas.” - Pierre, vice-presidente controlador corporativo, trabalhando na França

Análises de desempenho e treinamento

“A gente tem um processo robusto de análise de desempenho gerencial na Remote. Eu contava com 12 subordinados diretos. Fiz um vídeo informal no Loom falando sobre os membros da equipe e, em seguida, usei a transcrição para construir uma análise de desempenho por escrito. Vou fazer isso de novo!” - Rebecca Applewhite, diretora de consultoria de soluções, trabalhando do Reino Unido

"Tenho dislexia, então o Loom mudou o jogo para mim, pois tenho mais facilidade de aprender com imagens. Também acho mais fácil usar recursos visuais para explicar meu processo de pensamento para outras pessoas. Trabalhar em uma empresa que é 100% remota e assíncrona e ter o Loom como ferramenta provocou uma mudança completa no meu fluxo de trabalho e não consigo me imaginar voltando a uma vida profissional que não inclua o Loom." - Funcionário remoto

"O Loom permite que as pessoas recebam atualizações e aprendam da maneira que quiserem. Por exemplo, os instrutores podem gravar e compartilhar conteúdo. Em seguida, os alunos praticam e enviam Looms gravados para que os instrutores revisem, comentem e certifiquem com base nesses vídeos."  - Rebecca Applewhite, diretora de consultoria de soluções, trabalhando no Reino Unido

Suporte de TI e gerenciamento de serviços empresariais

"A gente gravou os tutoriais do Loom para criar um corpus de conhecimento útil. Por exemplo, eu uso a ferramenta para responder a perguntas de suporte comuns e mostrar às pessoas como usar nossas ferramentas. Agora, em vez de ter que entrar no Zoom e orientar alguém sobre como fazer algo, basta enviar um link para um vídeo do Loom."  - Sean Stanley, parceiro de documentação e comunicações internas, trabalhando da Carolina do Sul

"Uso o Loom para colaborar com outras equipes em outros fusos horários, em especial para documentar funções e bugs e para vídeos educacionais." - Francisco, engenheiro de front-end, trabalhando de Portugal

“Você pode gastar todo seu dinheiro em tutoriais e produções profissionais que não vão valer nada em 18 meses ou usar um produto como o Loom, sem precisar de equipamentos sofisticados ou experiência com filmagem, e criar um vídeo de alta qualidade em minutos.” - Sean Stanley, parceiro de documentação e comunicações internas, trabalhando da Carolina do Sul

Capacitação de vendas e suporte ao cliente

“Eu uso os vídeos do Loom para explicar estratégias de vendas e produtos aos parceiros. Ele é ótimo para fazer comunicações internas, aprimorar habilidades e esclarecer processos complexos aos clientes com rapidez.” — Fiona, consultora sênior de soluções, Suécia

“Com o Loom, podemos explicar o que estamos vendo, analisar uma proposta ou outros materiais e fornecer capacitação adicional sobre o que fizemos, como um recurso que eles criaram.” — Rebecca Applewhite, diretora de consultoria de soluções, Reino Unido

“A melhor maneira de gerenciar reuniões é não ter reuniões.”

Embora os funcionários da Remote usem o Loom de inúmeras maneiras, há um benefício que todos conseguem aproveitar: o tempo economizado com o fim das reuniões. Para muitas equipes, as reuniões são a primeira etapa para uma boa colaboração e comunicação. Já para a Remote, elas são a última.

“A melhor maneira de gerenciar reuniões é não ter reuniões”, afirma Rebecca. Sean acrescenta: “Como podemos reduzir a necessidade de duas pessoas se reunirem para conversar? Muitas reuniões poderiam ser e-mails. Muitos e-mails poderiam ser mensagens do Slack. E muitos Slacks poderiam ser Looms.”

A cultura diferente da Remote e a facilidade de uso do Loom têm sido a combinação perfeita para uma significativa economia de tempo. De 2022 a 2024, os funcionários economizaram mais de 20 mil horas de reuniões. Essa mudança nos modos de comunicação é uma prova da crescente eficiência da Remote como empresa e de como ela vive de acordo com seus valores e serve de modelo para os clientes. 

“Somos os melhores no que fazemos porque acreditamos no que fazemos. Não estamos só fazendo trabalho remoto nem só trabalhando de forma assíncrona: estamos fazendo um trabalho remoto de forma assíncrona, e provando que esse pode ser um modelo de negócios bem-sucedido”, diz Sean. “O Loom é o melhor produto do mercado para dar suporte à comunicação assíncrona. Você pode transmitir muitas informações em um curto espaço de tempo, com confiança e sem muito esforço. Nenhum elogio que eu faça a esse recurso vai ser suficiente.”