Software AG melhora a segurança, a escalabilidade e a velocidade em toda a empresa ao migrar para o Atlassian Cloud Enterprise

A Software AG cresceu muito rápido e isso fez com que a quantidade de ferramentas no local aumentasse, elevando os custos e dificultando a segurança e a conformidade. Assim como muitas empresas europeias, ela não tinha certeza se uma implantação na nuvem atenderia aos rigorosos requisitos da União Europeia e da própria empresa. No entanto, ao trabalhar com a Atlassian e a Brainbits para implementar o Jira, Jira Service Management e Confluence Cloud, a Software AG está provando que é possível ser líder em inovação e segurança.

Não importa quantas vantagens haja em trabalhar na nuvem, muitas vezes há uma grande preocupação, sobretudo para as empresas europeias: segurança e conformidade. Embora os recursos necessários para atender aos requisitos de privacidade e soberania de dados sejam consideráveis, as consequências das ameaças à segurança e da intervenção do regulador — não apenas financeiras, mas também reputacionais e organizacionais — são ainda maiores. É fácil ver por que a segurança e a conformidade podem parecer obstáculos para as migrações na nuvem e um obstáculo à inovação. 

No entanto, onde muitas empresas veem esses desafios como obstáculos, a Software AG viu oportunidades. Ao mudar para uma abordagem que prioriza a nuvem e adotou os aplicativos Atlassian Cloud com a ajuda do Parceiros de soluções Brainbits, o pioneiro do software baseado na Alemanha ajudou mais de 5.000 funcionários a inovar, fortalecendo a segurança e a conformidade em 70 locais em todo o mundo.

Velocidade, segurança e escalabilidade levam a um impulso para a nuvem

A Software AG apoia as empresas em sua transformação digital todos os dias. De integrações e APIs a redes de análise e Internet das Coisas, sua tecnologia ajuda os clientes a prosperar no cenário tecnológico lotado de hoje. Para garantir que sua própria empresa pudesse prosperar à medida que crescia, a equipe também reavaliou suas ferramentas internas. Muitos dos sistemas na premissa da Software AG não estavam mais atendendo às suas necessidades. A velocidade e a disponibilidade estavam sofrendo, os custos estavam aumentando e estava se tornando cada vez mais complexo manter a segurança e a conformidade. Esses pontos problemáticos apenas piorariam à medida que a empresa continuasse crescendo.

Com o incentivo de seu novo CIO, Michael Sonne, a Software AG decidiu que era hora de mudar para uma abordagem que prioriza a nuvem. Assim que começaram a planejar essa transição, um ataque de ransomware acelerou os esforços. "A abordagem que prioriza a nuvem foi definida em 2021. Dissemos: 'Não vamos mais aceitar soluções no local'", afirma o vice-presidente de colaboração, local de trabalho e suporte, Radoslav Danchev. "As conversas sobre a mudança para a nuvem já estavam em andamento e esse incidente foi o definidor para que a gente fosse adiante."

Confiando no Atlassian Cloud Enterprise para uma solução rápida, flexível e segura

Com nova urgência, a Software AG começou a pesquisar novas soluções em nuvem para gestão de projetos, colaboração e gerenciamento de serviços. A empresa estava usando uma combinação de Plan.io, Microsoft Project, Excel e OTRS, todas soluções na premissa. A falta de integração entre as ferramentas prejudicou a eficiência e a visibilidade.

A equipe de P&D da Software AG já usava o Jira e o Confluence nas iniciativas do departamento e gostava dos resultados. Por isso, Tim e seus colegas de TI começaram a considerar o uso dessas ferramentas com o Jira Service Management Cloud e o Confluence Cloud, nas outras equipes da empresa.

A pesquisa mostrou que o plano Atlassian Cloud Enterprise não apenas atendeu aos rigorosos requisitos de residência de dados, segurança e característica da Software AG, mas também ofereceu flexibilidade, uma ampla coleção de aplicativos do Marketplace para impulsionar sua produtividade e várias instâncias. 

"A criação de várias instâncias sem custo adicional permite separar dados por motivos de segurança e adaptar vários casos de uso com a mesma solução, o que está em total acordo com a ideia que a gente tem de harmonizar o cenário de aplicativos da empresa", diz Radoslav. "Do ponto de vista funcional e técnico, dividir casos de uso também é útil para reduzir a complexidade geral de instâncias únicas, o que serve, sobretudo, para reduzir os efeitos colaterais se você precisar alterar as configurações de toda a instância ou quando um cenário usa muitos aplicativos."

Motivada pela promessa da solução Atlassian Cloud, a Software AG estava pronta para transformar seus planos de nuvem em realidade.

Uma parceria privilegiada para planejamento estratégico, testes e treinamento

Depois de conhecer a Brainbits em um evento da Atlassian em 2019, a Software AG se reconectou com sua equipe para explorar a possibilidade de trabalhar em conjunto. "A gente não tinha conhecimento sobre implementações e migrações de nuvem, então a gente resolveu trabalhar com a Brainbits como parceira externa", diz Radoslav Danchev, vice-presidente de colaboração, local de trabalho e suporte. Juntas, as equipes decidiram abordar o projeto com iteratividade. Depois de coletar os requisitos de cada departamento, a Brainbits ajudou a Software AG a desenvolver uma prova de conceito usando os fluxos de trabalho mais simples possíveis, testar com usuários reais, coletar feedback e fazer melhorias antes do lançamento. 

Ao longo de cada etapa, a Brainbits reformulou as conversas em torno de práticas em vez de aplicativos específicos. “A gente se concentrou em métodos e processos em vez de ferramentas. A primeira pergunta é sempre sobre como a gente pode alcançar a meta, não sobre como fazer algo dentro de certa ferramenta”, explica Patrick Schuh, proprietário e diretor administrativo da Brainbits.

Com a proximidade do lançamento, a Software AG colaborou com a Brainbits também no treinamento. "A gente trabalhou com a Brainbits para garantir que tivéssemos a quantidade suficiente de materiais de treinamento e para que os principais interessados e usuários estivessem bem preparados", esclarece Radoslav. Essa comunicação e educação proativas foram ingredientes essenciais para o sucesso da equipe.

Começar com simplicidade e depois escalar com rapidez

Desde que começou a operar seu ecossistema Atlassian Cloud, a Software AG elaborou mais de 200 projetos no Jira, preparou o terreno para o gerenciamento de serviços corporativos com o Jira Service Management e começou a testar o Confluence como uma base central de conhecimento. A empresa gosta muito da simplicidade e da segurança reforçada do Atlassian Guard no gerenciamento de identidade e acesso. 

O Planos e as automações no Jira se tornaram os favoritos da TI. Com o Planos do Jira, a equipe pode planejar e acompanhar projetos com rapidez, facilidade e flexibilidade. Usando automações nativas e aplicativos como o Deep Clone, a equipe também economiza tempo em tarefas pequenas, mas importantes (como cálculos de risco das alterações, notificação de grupos específicos quando um status muda e clonagem de templates de projeto). 

Além disso, a equipe simplificou e aumentou a segurança isolando projetos confidenciais para uma instância separada e aproveitando o Atlassian Guard. Radoslav diz: “Com o Atlassian Guard integrado ao Azure Active Directory, a gente tem uma visão geral abrangente de quais instâncias de nuvem cada usuário tem acesso. O Guard é um componente fundamental para garantir o gerenciamento de acesso regulamentado em toda a empresa na nuvem. É uma grande vantagem em relação às antigas instâncias no local, pois agora a gente consegue aplicar políticas de segurança com simplicidade.”

O que é ainda mais empolgante sobre essas melhorias inestimáveis é que elas são apenas uma amostra do que está reservado para a Software AG. "A gente ainda está no início da jornada com a Atlassian e tentando manter as coisas o mais simples possível. No entanto, há uma grande demanda por automações desenvolvidas pela empresa. A Atlassian é uma parceira estratégica para a gente e por esse motivo sempre vai ser o primeiro lugar para procurar novas capacidades", garante Radoslav. E ainda acrescenta: "A gente também vê o Jira Service Management se tornando o lugar único para automações e solicitações de serviços."

Juntas, essas ferramentas de nuvem não estão apenas ajudando a Software AG a melhorar a produtividade e a segurança hoje, mas também equipando a empresa para escalar ainda mais rápido e com mais confiança no futuro.

Inovação e conformidade com o Atlassian Cloud

Apesar das percepções comuns, a Software AG está provando que inovação e conformidade podem coexistir. Na verdade, a equipe reforçou os dois ao migrar para a nuvem. "Muitas pessoas acham que inovação e conformidade são contraditórias. Mas a gente precisa das duas. A gente impulsiona a inovação permanecendo em conformidade e mostrando que é a gente consegue cumprir as regulamentações", diz Radoslav.

A transferência da manutenção para uma plataforma central baseada em nuvem permitiu que a equipe economizasse tempo e recursos para um trabalho mais valioso. As atualizações automáticas também ajudaram a garantir que a Software AG sempre tenha as funcionalidades e as correções de segurança mais recentes, sem exigir tempo ou esforço de sua parte. Radoslav é categórico: "A nova funcionalidade é preenchida e implementada. Sou fã da abordagem 'use, descubra, conheça'."

Embora a Software AG acreditasse em um primeiro momento que a nuvem não poderia atender às suas necessidades, Radoslav está feliz que eles depositaram sua confiança na Atlassian e aproveitaram a oportunidade. "Na Alemanha, a gente precisa ser inovador e estar em conformidade com padrões regulatórios rígidos. Com o Atlassian Cloud, a gente pode fazer as duas coisas", diz. "A gente confia na Atlassian para cuidar da segurança, disponibilidade e escalabilidade, nos dando tempo para focar em tópicos mais estratégicos. Migrar para a nuvem foi a chance para melhorar agora e se preparar para o futuro."