Como a Sprout Social economizou US$ 180.000 e centenas de horas por ano com o Teamwork Collection e o Rovo

Desafio: conforme lidavam com ferramentas dispersas e custos elevados, o Sprout Social (um fornecedor líder de software de gerenciamento e análise de mídias sociais) precisava se consolidar para economizar dinheiro e aumentar a eficiência.

Solução: a empresa adotou o System of Work da Atlassian ao fazer o upgrade para o Teamwork Collection e o Jira Service Management Premium, todos impulsionados pelo Rovo.

Impacto: o Sprout Social economizou bastante tempo e dinheiro por ano com Teamwork Collection, Rovo e Recursos no Jira Service Management. Reinvestir em trabalhos de maior valor ajuda as equipes do Sprout a otimizar as operações, impressionar os clientes e melhorar os resultados.

System of Work: consolidação, aceleração e inovação

O excesso de ferramentas é um desafio muito comum para empresas em rápida expansão, como o Sprout Social, um fornecedor líder do setor de software de gerenciamento e análise de redes sociais. Após anos de rápido crescimento, as equipes do Sprout acumularam uma infinidade de sistemas para oferecer inovações constantes de produtos a 30.000 clientes em todo o mundo.

Os funcionários precisavam de boas ferramentas para fazer seu trabalho. A princípio, os líderes do Sprout decidiram consolidar ferramentas e reduzir custos com o Teamwork Collection. Eles só não sabiam como isso também transformaria a conexão, a implementação e a inovação para suas equipes. 

Ao unificar o Jira, o Confluence e o Loom com o Teamwork Collection, o Sprout Social reduziu US$ 180.000 em gastos anuais e conectou equipes em toda a empresa: agora elas podem se concentrar em trabalhos que agreguem mais valor, acelerar o lançamento de produtos e oferecer um excelente suporte ao cliente. Com o Rovo no Teamwork Collection e os Recursos no Jira Service Management, os fluxos de trabalho das equipes do Sprout ficaram mais eficientes, e o serviço ainda melhor. Agora a empresa conta com operações mais inteligentes, clientes mais satisfeitos e resultados cada vez melhores.

Economize mais e aproveite recursos aprimorados com o Teamwork Collection

Não é de hoje que as equipes do Sprout Social contam com o Jira, Confluence, Loom e Jira Service Management. Com o Teamwork Collection, elas consolidaram contratos e instâncias em uma plataforma conectada e ganharam acesso ao Rovo para pesquisa e automação com inteligência artificial.

"O Teamwork Collection nos ajudou a consolidar nossas ferramentas, uma economia de US$ 180.000 ao ano, além de simplificar a administração e integrar sem problemas os aplicativos. Também tivemos acesso a recursos incríveis que queríamos muito usar, como o Rovo", conta o diretor de TI Mason Proud.

Aumente a velocidade e a satisfação conectando o Jira, Confluence, Loom e Rovo

Mason diz que a unificação dos apps da Atlassian no Sprout Social com o Teamwork Collection tornou o trabalho diário muito mais rápido e fácil, ainda mais em reuniões, nas quais o tempo e as informações muitas vezes são perdidos. 

Por exemplo, as equipes usam a IA do Loom para fazer anotações de reuniões, automatizar a publicação delas nas páginas certas do Confluence e criar no mesmo instante tickets do Jira para os itens de ação discutidos. Esse fluxo de trabalho não apenas libera horas de trabalho manual, mas também garante que nada passe despercebido e facilita a localização das informações com a pesquisa alimentada por IA do Rovo. 

Mason conta que melhorias como essas aceleraram o trabalho tedioso de gerenciamento de projetos. "Eu passava cerca de duas horas por semana adicionando anotações de reunião ao Confluence e criando tickets no Jira. Agora, o Teamwork Collection faz isso por mim, e eu gasto só uns cinco minutos em pequenos ajustes. Isso foi um divisor de águas para mim e para a organização como um todo."

O Sprout também usou o Loom para agilizar a integração de novos funcionários. A equipe de TI trocou as sessões de configuração ao vivo de duas horas (muitas vezes programadas para acontecer à noite e aos finais de semana devido aos diferentes fusos horários) por vídeos do Loom. Assim, os funcionários assistem de acordo com sua própria agenda, em seu próprio ritmo. Ela também criou um Agente Rovo para responder a perguntas comuns de novos funcionários no canal New Hire do Sprout no Slack.

"Trocar sessões de integração ao vivo por vídeos do Loom e criar um Agente Rovo que responda a 80% das perguntas de novos contratados liberou mais de 360 horas de trabalho por ano. Isso gerou um crescimento mais rápido para os funcionários e uma redução drástica da carga de TI durante as primeiras semanas, que são críticas", diz Mason. 

Automação e Recursos: uma dupla poderosa que permite um serviço melhor e mais rápido em grande escala

O acesso ao Rovo e aos Recursos no Jira Service Management (agora parte do Service Collection da Atlassian) abriu caminho para o Sprout Social melhorar a eficiência e o serviço com IA e automação. 

Depois de fazer o upgrade para o Jira Service Management Premium, a equipe conseguiu acesso aos Recursos, que ela implementou para rastrear e automatizar o gerenciamento de dados, hardware e acesso dos funcionários. Então, o pessoal de TI usou o Rovo para tornar esses fluxos de trabalho mais fáceis e eficientes.

"As pessoas estão usando bastante o Rovo, ainda mais porque ele está incorporado ao nosso ecossistema Atlassian", afirma Mason. "Podemos fazer perguntas para entender o status ou obter informações o quanto antes, e estamos criando agentes para reduzir o tempo de resolução em todas as centrais de atendimento de dias para horas. O Rovo oferece outro nível de eficiência." 

O Sprout também está usando a integração nativa do Jira Service Management com o Workday para sincronizar todo dia os dados dos funcionários com a solução de ITSM da empresa. Dessa forma, o pessoal de TI pode trabalhar com mais rapidez e precisão. Se for necessária uma mudança, como atualizar o software de um laptop para fins de conformidade ou provisionar o acesso para novos funcionários, as automações vão criar um ticket do Jira pré-preenchido com as informações mais recentes e relevantes. 

A equipe de TI criou Agentes Rovo para atuarem como colegas de equipe de IA e lidarem com partes entediantes mas importantes do processo, como triagem de tickets, elaboração de respostas, garantia de qualidade com parâmetros de classificação de confiança e recomendação de documentação para preencher lacunas. "Em menos de uma hora, posso construir com facilidade um Agente Rovo que esteja 80% pronto para ser implantado na central de atendimento de uma equipe", conta Mason. "Com o Jira Service Management e o Rovo, estamos automatizando tarefas repetitivas, recuperando milhares de horas por ano e buscando ter uma central de atendimento autônoma de nível 1. Esse aumento na eficiência libera as equipes para resolver problemas mais difíceis, trabalhar com o que gostam e aprimorar suas habilidades para passar para o próximo nível."

Prepare o terreno para manter o ritmo e continuar avançando

O Sprout Social concentra a colaboração na Atlassian há mais de 10 anos. Eles ainda não viram nem metade do que vão conseguir daqui a 10 anos com uma plataforma mais conectada alimentada por IA. 

As equipes estão bem empolgadas em continuar descobrindo o que podem fazer com o Rovo no Teamwork Collection, no Jira Service Management, nas Metas e nas integrações com outras ferramentas do seu dia a dia, como o Slack. O objetivo de Mason é continuar expandindo o System of Work da Atlassian até que ele seja o único ponto de entrada para os funcionários, onde eles vão poder fazer uma pergunta e encontrar a pessoa, o local ou o agente que tenha a resposta ideal. 

A consolidação pode ter sido o catalisador do Sprout Social para unificar seus apps da Atlassian, mas as oportunidades encontradas estão se mostrando tão eficazes quanto a economia de tempo e custos. Segundo Mason, "a Atlassian está mudando bastante a forma como trabalhamos, não apenas nos ajudando a sermos mais eficientes conforme crescemos, mas também a criarmos uma empresa mais competitiva".