Put the System of Work into Practice
Discover what Atlassian's Teamwork Lab has learned about how successful technology-driven organizations make teamwork work.
Enable all teams to drive impact, together
Our Lab-tested, team-approved Practices are the core behaviors that, together, establish a System of Work.
Alinhe tickets às metas
Plan and track work, together
Unleash collective knowledge
Aproveite todo o potencial dos colegas de equipe de IA
Alinhe tickets às metas
Teams with clear goals are 20% more productive.
When goals are visible and reflect business priorities, they become a powerful tool to align teams and drive meaningful progress. A great goal makes teamwork easier for everyone.
Práticas
- Set clear and ambitious goals
- Make goals visible
- Use goals to align work to priorities
Set clear and ambitious goals
Set only 3-5 goals per team annually
This forces you to deprioritize less important work and focus on what matters most. Each goal should state what you want to achieve and how you’ll measure if you’ve succeeded, and be ambitious enough to stretch everyone just beyond their comfort zones.
Set shared goals
When teams share a common goal, they’re more likely to collaborate effectively – and build the best solution.
Review goals quarterly (and evolve them if needed)
To be useful, goals need to reflect the most important work happening. If you find during a quarterly review that a goal no longer aligns to your top strategic priorities, update it.
Make goals visible
Document goals in a centralized platform
When everyone can see each other’s goals – and which projects and teams are driving them – silos and redundant work decrease.
Talk about where goals will get you
Paint an exciting vision for the future and outline how the goals you’ve set will help everyone get there. Connecting work to the bigger picture makes teams more motivated and engaged.
Share regular progress updates
Document monthly progress for goals and weekly progress for projects. Updates should be sent to key stakeholders, who can help teams get the support they need to keep moving forward.
Use goals to align work to priorities
Align all projects to goals
Nest projects under relevant goals to show what is needed to achieve that goal.
Rank goals in order of priority
Set up a monthly ritual to check that teams are still focused on the most important work. Re-prioritize goals only if absolutely necessary.
Plan and track work, together
Clear processes make teams 4.6x more likely to be productive.
When teams are clear on how the work will get done and why they’re doing it, they move faster and make better decisions. Team goals translate into meaningful work when processes are put in place that identify everyone’s top priorities.
Práticas
- Create an understanding of the plan and purpose
- Get clear on what needs to be done
- Learn and adapt plans for impact
Create an understanding of the plan and purpose
Write a clear brief at the start of every project
A useful brief outlines the problem you’re solving, your primary audience, the impact you want to drive, and everyone’s responsibilities. Keep things as simple as possible and ensure everyone has access to the brief.
Map stakeholders and collaborators
At the start of a project, identify who will be involved and how they can be most impactful. Set up the right communication channels and cadence to keep all parties informed and up-to-date.
Set working agreements
Create a clear understanding of how everyone will work and communicate during the project. Shared rituals and expectations help teams move faster and collaborate more effectively.
Get clear on what needs to be done
Break down work into clear tasks with clear owners
Assign an owner to each task – someone who will drive the work forward until that task is complete. Define what “done” looks like so that everyone knows when the job is finished.
Map task-level dependencies
Mark tasks that are connected. For example, “Send company-wide announcement” can't start until “Get approval from internal communications” is done. This makes it clear what work needs to happen when.
Keep project progress visible
Document progress on tasks and update their status in real time, and share weekly updates that include potential risks and key accomplishments with stakeholders.
Learn and adapt plans for impact
Build reflection points into every project
Plan for key reflection points throughout your project cycle, like pre-mortems, midpoint check-ins, and post-mortems. Reflection rituals help teams mitigate risks, avoid repeat issues, and improve and automate their processes.
Create processes to unblock work fast
Set up channels where teams can quickly get leadership support when needed. Offer guidance on when to escalate issues to leadership.
Set timebound milestones
Outline clear deadlines for project phases and review progress as a team every two weeks. Regular alignment on short-term plans helps teams stay focused on delivery and keep team members learning as they go.
Unleash collective knowledge
Self-serve knowledge helps teams work faster and smarter.
When teams can easily learn from each other, they waste less time searching for context and are better able to solve the right problems, together.
Práticas
- Share information async
- Prioritize quality over quantity
- Use IA para encontrar conhecimento
Share information async
Share monthly updates on top priorities
Communicate how current priorities connect to company goals and why they matter. Create an ongoing dialogue with teams to help them understand context, raise concerns, and continuously align their work to the company’s strategic direction.
Replace more meetings with high-quality content
Too many meetings are used to share information or talk about doing work, which eats up time and leaves no accessible record. Encourage teams to replace these types of meetings with high-quality written materials and videos.
Lead every meeting with a page
When meetings do happen, start with a page that lays out context, meeting goals, and key discussion points—then document any decisions made during the meeting. Your page then becomes part of your company’s shared knowledge system.
Prioritize content quality over quantity
Be clear and concise
Foque no que seu público precisa saber e por que isso importa, sem complicar. Mensagens claras e diretas se destacam e incentivam a ação.
Envolva vários colaboradores antes de compartilhar páginas com um público maior
Peça que vários colaboradores revisem e contribuam com as páginas antes de compartilhar fora da equipe. Fazer isso promove alinhamento e reduz a sobrecarga de conteúdo.
Adote transparência organizada: deixe o trabalho em estágio inicial acessível a todos, mas sinalize o status
Deixe claro se o conteúdo está em andamento ou aprovado. Use marcadores e espaços separados para mostrar se o conteúdo é inicial, está pronto para feedback ou já é orientação oficial. Com isso, todos podem aprender com o trabalho uns dos outros e criar a partir dele, sabendo no que podem confiar.
Use IA para encontrar conhecimento
Mantenha tudo on-line para que a IA possa acessar
Crie um ponto central para informações sobre metas, projetos e equipes. Quando o conhecimento é fácil de encontrar e está atualizado, ele se torna uma ferramenta poderosa para alinhamento, decisões mais inteligentes e inovação.
Crie rituais para atualizar a documentação
Crie hábitos simples e colabore com agentes de IA para manter a documentação atualizada. Quando as equipes atualizam o conhecimento com frequência, a IA mostra as informações certas no momento certo, e as pessoas confiam no que encontram.
Pesquise primeiro, pergunte depois
Resista ao impulso de chamar colegas ao buscar informações. Em vez disso, use a IA para consultar primeiro a documentação existente.
Aproveite todo o potencial dos colegas de equipe de IA
Equipes de sucesso incluem a IA como parte da equipe.
Vai além de automatizar tarefas. As equipes que mais aproveitam a IA incentivam a experimentação e criam com agentes para alcançar novos níveis de inovação e eficiência.
Práticas
- Use IA para acelerar o aprendizado
- Adote uma mentalidade de criação
- Torne a IA parte da equipe
Use IA para acelerar o aprendizado
Inclua contexto em todos os fluxos de trabalho
Trabalhe com agentes de IA para transformar dados dispersos em insights úteis em cada etapa do fluxo de trabalho, e tomar decisões mais inteligentes e rápidas.
Aproveite a IA para acelerar a pesquisa
Dê às equipes acesso rápido a insights e conhecimento especializados. A IA sintetiza e analisa com eficiência grandes conjuntos de dados, reduzindo barreiras à pesquisa e tornando o aprendizado mais rápido e acessível. Essa abordagem promove uma cultura de curiosidade, criatividade e inovação.
Use o aprendizado da comunidade para acelerar o impacto
As equipes aprendem a usar IA melhor umas com as outras, não por meio de treinamentos formais. Impulsione a adoção com impacto ao criar dias de demonstração, canais no Slack e grupos de comunidade onde as pessoas podem apresentar casos de uso reais, compartilhar insights e ajudar outras a descobrir novas formas de gerar valor com IA.
Adote uma mentalidade de criação
Crie e teste colegas de equipe com IA
Dê às equipes autonomia para criação e aprimoramento contínuos de agentes de IA que apoiam as tarefas diárias. Quando a IA se adapta às necessidades específicas da equipe e de cada pessoa, ela passa a participar da execução do trabalho.
Ganhe confiança para experimentar
Promova uma cultura que incentive a experimentação e capacite equipes a descobrir formas inovadoras de integrar IA aos fluxos de trabalho.
Gere confiança com transparência
A incerteza desacelera a experimentação. Ferramentas transparentes, políticas claras e comunicação aberta capacitam equipes a aprender e experimentar com IA com segurança e confiança.
Torne a IA parte da equipe
Transforme agentes de IA em colaboradores essenciais
Trate agentes de IA como parceiros criativos e técnicos para fazer brainstorming, iterar e refinar ideias. Use esses agentes como assistentes para automatizar tarefas rotineiras e liberar tempo para trabalho estratégico. Use agentes como consultores especializados para ampliar o conhecimento, melhorar a tomada de decisões e garantir que sua equipe inove e execute com eficiência.
Trabalhe com a IA para acelerar os ciclos de inovação
Transforme ideias em resultados concretos com mais rapidez. Com IA, as equipes passam com rapidez do brainstorming para rascunhos estruturados, apresentações ou protótipos, criando ciclos de feedback imediatos que garantem alinhamento. Ao ver resultados gerados por IA em segundos ou minutos, as equipes refinam o pensamento desde o início, reduzindo mal-entendidos e retrabalho.
Defina papéis claros para colegas de equipe de IA
As melhores equipes alinham o que precisa ser feito e como o trabalho vai acontecer. Equipes com pessoas e IA não são diferentes. Decida em equipe quais tarefas a IA vai assumir e como ela vai colaborar com o restante da equipe.
A ciência do trabalho em equipe eficaz
O Teamwork Lab da Atlassian reúne cientistas focados em desenvolver práticas recomendadas para equipes modernas. Essas descobertas orientam o design das Práticas e aplicativos da Atlassian, e ajudam as organizações a implementar o System of Work da Atlassian.
Acelere o sucesso com o manual de estratégias da equipe
O manual de estratégias da equipe da Atlassian é uma coleção de exercícios táticos criada para ajudar você a implementar as Práticas do System of Work. As táticas já provaram que ajudam equipes a trabalhar com mais eficiência e resolver desafios mais rápido.
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Compartilhe como tudo está indo sem agendar outra reunião.
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