Guide d'adoption du cloud
Obtenez les ressources dont vous avez besoin pour élaborer et exécuter un plan de gestion des changements et d'adoption efficace
Guide Atlassian sur l'adoption et la gestion des changements
Dans ce guide, nous vous présenterons des conseils et des bonnes pratiques visant à assurer, à grande échelle, un déploiement fructueux d'Atlassian Cloud au sein de votre organisation, afin de vous permettre d'opérer des changements durables dans la façon dont les équipes travaillent et collaborent. Le guide explique comment définir votre vision, constituer votre équipe principale, définir les métriques de réussite, obtenir le soutien de la direction, créer une communauté d'utilisateurs intensifs, concevoir une stratégie de communication et mettre en place une formation et un support efficaces.
Pourquoi la gestion des changements est-elle si importante pour votre organisation ?
Nos clients font confiance à Atlassian pour booster les processus métier critiques. Alors qu'ils adoptent la transformation digitale et des méthodes de travail Agile, bon nombre d'entre eux migrent leurs kits d'outils vers Atlassian Cloud afin de réduire la surcharge, de réaffecter les coûts d'infrastructure, d'accélérer la productivité, et de profiter d'une certaine tranquillité d'esprit grâce à la sécurité et à la conformité intégrées.
Pour tirer pleinement parti de votre investissement, vos équipes doivent utiliser activement Atlassian Cloud dans leur travail quotidien. Le succès dépend de l'adoption, ce qui implique d'accompagner les utilisateurs tout au long de ce changement.
Pour tirer le meilleur parti de votre nouvel investissement dans le cloud, vos équipes doivent établir une routine cohérente sur la manière dont elles utilisent les applications pour s'aligner et collaborer. Atlassian Cloud fournit ce framework, offrant aux équipes des bonnes pratiques reproductibles pour collaborer, partager leurs connaissances et évoluer à grande échelle. Au fil du temps, ces routines se transforment en habitudes qui renforcent le travail d'équipe et ont un impact commercial durable.
C'est pourquoi il est essentiel d'élaborer un plan de gestion des changements efficace. De l'adhésion des intervenants à la formation des utilisateurs, un plan bien conçu aide les équipes à adopter de nouveaux outils, à réussir leur migration et à tirer profit à long terme d'Atlassian Cloud. Nous allons découvrir tout cela en détail.
Un changement durable demande du travail
Une chose est sûre : d'une manière ou d'une autre, le changement provoque chez chacun d'entre nous un sentiment d'épuisement. Qu'il s'agisse d'un nouvel outil ou d'une nouvelle procédure à suivre, c'est comme si des changements se produisaient en permanence. Cet aspect doit être pris en compte, non seulement en cas de changements technologiques ou logiciels, mais aussi dans l'élaboration du plan de déploiement d'un quelconque changement auprès des équipes. Afin de minimiser les frictions dues au changement, il convient que toutes les composantes agissent dans le même sens. Cela signifie que les personnes, les processus et les outils doivent œuvrer de concert afin d'aboutir au changement et de garantir sa pérennité.
En fin de compte, l'adoption durable dépend de la façon dont le changement est ressenti au jour le jour. Lorsque les utilisateurs bénéficient d'avantages tangibles, tels que des résultats plus rapides, une réduction du travail manuel et de nouvelles possibilités, ils sont bien plus susceptibles d'accepter le changement. Efforcez-vous de créer un environnement dans lequel vos utilisateurs souhaitent réellement utiliser les outils cloud, car ils facilitent le travail et permettent d'obtenir de meilleurs résultats.
Les avantages d'un programme d'adoption et de gestion des changements efficace
Un programme stratégique d'adoption et de gestion des changements produit trois résultats essentiels :
1. Augmentation de la productivité
Une gestion des changements appropriée, associée à une formation et à un support ciblés, permet aux utilisateurs d'être opérationnels dès le premier jour. Au lieu de rechercher des identifiants de connexion ou de la documentation, les équipes restent concentrées sur les objectifs métier qui génèrent des résultats.
2. Réduction du Shadow IT
En déployant les applications Atlassian de manière stratégique, les équipes savent quand et comment utiliser chaque application en fonction de leurs besoins spécifiques. Si les exigences technologiques sont satisfaites grâce à des canaux de formation et de feedback appropriés, les équipes ne rechercheront pas d'alternatives non autorisées susceptibles de créer des risques techniques, de facturation et de sécurité.
CONSEIL : utilisez la découverte de produits automatique (disponible avec Atlassian Guard ou Cloud Enterprise) pour identifier les instances non autorisées au sein de votre organisation et les regrouper sous la gestion informatique officielle.
3. Gain de temps et d'argent
Un plan de migration complet avec un déploiement réfléchi permet de réduire le nombre de tickets de support après la migration et d'éviter des reprises coûteuses. Les équipes qui ne s'adaptent pas aux changements nécessitent souvent des réimplémentations coûteuses.
Obstacles courants à une adoption réussie
Malgré les avantages ci-dessus, le changement se produit rarement de manière organique. Les obstacles les plus fréquents sont les suivants :
- Inertie et résistance aux nouveaux procédés
- Des objectifs mal alignés entre les équipes métier et informatiques
- Un faible soutien de la part des principaux décideurs
- Un calendrier des phases de déploiement confus
- Une proposition de valeur pas assez claire pour les utilisateurs finaux
- Une surcharge d'outils sans directives d'utilisation
L'introduction d'un plan de gestion des changements permet aux équipes de comprendre ce qui change, comment, pourquoi et quand, tout en leur fournissant les connaissances et les ressources nécessaires pour réussir. Dans le reste de ce guide, vous trouverez les étapes qui ont fait leurs preuves pour vous préparer au changement et favoriser une adoption à long terme.
CONSEIL : téléchargez notre modèle de plan de gestion des changements pour organiser votre transformation numérique et appliquer les stratégies décrites dans ce guide. Le modèle de plan de gestion des changements vous guide dans la planification et l'exécution de votre migration vers le cloud tout en tenant toutes les parties prenantes informées et engagées.
Étape 7 : Élaborez votre plan de formation et de support
La formation permet aux équipes de se sentir à l'aise avec Atlassian Cloud dès le premier jour. Un plan bien pensé permet aux utilisateurs d'acquérir les connaissances nécessaires et met en place des canaux d'assistance continus qui favorisent l'adoption à long terme.
Créer un centre d'apprentissage
Donnez à vos utilisateurs accès à un centre d'apprentissage centralisé, qui sert de guichet unique et de source de référence pour tout ce dont ils ont besoin afin d'assurer une transition réussie vers Atlassian Cloud. Le centre devrait disposer de ressources comprenant un message de bienvenue, des liens vers des ressources d'apprentissage, des calendriers d'apprentissage, des fiches-conseils et des FAQ. Vous pouvez utiliser les modèles de hub de migration Jira, Confluence et Jira Service Management pour avoir des idées sur la façon de partager les informations clés.
CONSEIL : profitez de nos fonctionnalités intégrées à l'application, telles que l'intégration Jira personnalisée, pour mettre en valeur votre hub !
Concevoir des formations adaptées à tous les apprenants
Proposez des ressources sous différents formats afin de répondre aux différents styles d'apprentissage, tels que des guides écrits, des vidéos et des démonstrations interactives. Concentrez-vous sur les tâches que les utilisateurs effectuent le plus souvent, comme la création de tickets Jira ou la modification de pages Confluence, afin que la formation soit immédiatement pertinente.
Créer des checklists d'intégration
Fournissez une checklist simple aux nouveaux utilisateurs, couvrant à la fois les tâches universelles (par exemple, le réglage des fuseaux horaires) et les configurations propres à votre organisation. Des instructions claires réduisent la confusion et accélèrent la prise en main des nouveaux outils cloud.
Vous pouvez également diriger les utilisateurs vers nos cours de formation à la demande afin de mettre en évidence les différences entre le Data Center et le cloud, ce qui permet une transition rapide vers Jira, Confluence et Jira Service Management.
Renforcer les compétences de vos informaticiens et champions
Formez votre réseau d'administrateurs informatiques et de champions aux côtés des utilisateurs finaux. Ainsi, votre équipe de support sera prête à résoudre rapidement les tickets, tandis que les champions pourront répondre aux questions et partager les bonnes pratiques au sein de leurs équipes.
Offrir un support continu
Configurez des canaux Slack ou Teams où les utilisateurs peuvent poser des questions et obtenir des réponses rapides. Encouragez les champions à surveiller ces espaces, afin d'étendre le support au-delà du service informatique.
CONSEIL : utilisez ce guide et votre propre document de FAQ personnalisé comme base de formation pour les applications cloud. Le guide décrit les changements importants à couvrir avant le lancement et peut être utilisé pour examiner les questions posées par les nouveaux utilisateurs. Ensuite, utilisez votre propre FAQ comme un document évolutif pour recueillir et traiter les questions fréquemment posées tout au long du cycle de vie de l'application.
Étape 8 : tests d'acceptation utilisateur
L'adoption est réussie lorsque les équipes constatent que des problèmes concrets ont été résolus. Concentrez votre déploiement sur les cas d'usage les plus importants pour chaque service, afin que les utilisateurs puissent immédiatement intégrer les apps Atlassian à leur travail quotidien.
Découvrir les défis
Pour cela, vous devez identifier les défis actuels et déterminer comment vous pouvez utiliser les apps Atlassian pour vous aider à les relever. Collaborez avec les experts métier pour identifier les difficultés rencontrées par les équipes. Demandez-leur où les processus ralentissent, où les transferts échouent et où le travail se perd. Ces défis constituent vos meilleurs points d'entrée pour l'adoption.
Définir les cas d'usage
Une fois que vous aurez défini le périmètre de votre déploiement et que vous aurez classé par ordre de priorité les services qui procéderont en premier à l'implémentation, vous pourrez choisir les cas d'usage par service. Là encore, travaillez avec vos experts métier pour identifier les cas d'usage appropriés, car ceux-ci peuvent être différents dans le cloud ou être entièrement nouveaux.
Voici un exemple de la manière dont vous pourriez identifier les cas d'usage que vous aimeriez voir apparaître dans chaque service (ou dans l'ensemble de l'organisation) :
Service | Défis actuels | Cas d'usages |
|---|---|---|
| Marketing | Défis actuels
| Cas d'usages
|
| RH | Défis actuels
| Cas d'usages
|
| Facteurs juridiques | Défis actuels
| Cas d'usages
|
| Opérations | Défis actuels
| Cas d'usages
|
Vous découvrirez peut-être plus de cas d'usage que vous ne pouvez en traiter à la fois, alors commencez modestement et établissez un ordre de priorité parmi ceux à traiter en premier. Priorisez en fonction de l'impact commercial et de la préparation de l'équipe, puis lancez un projet pilote avec un groupe volontaire. Les premiers succès créent des études de cas internes et une dynamique favorable à un déploiement plus large.
CONSEIL : ne vous contentez pas de reproduire vos anciens workflows dans le cloud. Profitez de votre migration pour simplifier, moderniser et explorer les nouvelles fonctionnalités intégrées à Atlassian Cloud.
Confirmez que tout est prêt
Avant de généraliser l'adoption, assurez-vous que votre déploiement soutiendra les équipes dès le premier jour. Définir un produit minimum viable (MVP) et effectuer des tests d'acceptation utilisateur (UAT) garantit la stabilité et la continuité des activités lors de votre migration.
Le MVP décrit les fonctionnalités essentielles dont les équipes ont besoin pour réussir immédiatement après le lancement. Cela devrait couvrir 70 à 80 % des tâches quotidiennes, en mettant l'accent sur les workflows et les fonctionnalités critiques pour l'entreprise. Une fois le MVP défini et approuvé, il sera utilisé dans le cadre des tests d'acceptation utilisateur (UAT) afin de déterminer les tests à effectuer.
Les UAT valident le MVP auprès d'utilisateurs réels avant la migration. Les tests d'acceptation utilisateur confirment que les workflows, les intégrations et les fonctionnalités clés fonctionnent comme prévu, ce qui donne confiance aux équipes et permet de mettre en évidence les améliorations dès le début.
CONSEIL : les utilisateurs pilotes des UAT doivent notamment inclure des champions, des utilisateurs intensifs, des administrateurs et au moins un représentant de chaque service clé. Ces utilisateurs doivent faire part de leurs commentaires de manière exhaustive, réduire les surprises et donner le ton pour une adoption positive dans toute l'organisation.
1. Changement = Personnes + Processus + Outils
Le secret d'un changement réussi, c'est l'humain. De nombreuses initiatives rencontrent des difficultés parce qu'elles se concentrent uniquement sur les processus ou les technologies. Mettez en avant et expliquez clairement les avantages pour les individus, les équipes et l'organisation afin de susciter l'intérêt et l'enthousiasme. Si les employés constatent à quel point ce changement pourrait faciliter leur travail, ils sont plus susceptibles de l'adopter.
2. L'adoption est un processus continu.
Communiquer sur le changement n'est que le début. Sa véritable adoption prend du temps, car les gens doivent en prendre connaissance, l'accepter et s'adapter. Renforcez votre message par des mises à jour régulières et n'oubliez pas que la technologie évolue également. Tenez les utilisateurs informés des nouvelles fonctionnalités et des améliorations afin que l'adoption continue d'augmenter.
CONSEIL : si vous disposez déjà d'une newsletter, d'un intranet ou d'un canal Slack/Teams, pensez à communiquer des conseils et astuces, les points forts des nouvelles fonctionnalités et les possibilités de formation chaque mois.
3. Rencontrez les utilisateurs où ils se trouvent
Montrez aux équipes comment les nouvelles applications s'intègrent à leurs workflows existants. Soyez clair sur ce que le nouveau processus ou outil remplacera, et reliez l'adoption directement à leur travail quotidien. L'empathie est essentielle : lorsque les utilisateurs voient de la continuité plutôt que des perturbations, le changement semble gérable.
CONSEIL : démontrez comment les apps Atlassian telles que Jira s'intègrent à des outils tels que Slack. Les intégrations facilitent les transitions et montrent aux utilisateurs comment le Cloud améliore leur travail plutôt que de le perturber. Pour en savoir plus sur les intégrations, cliquez ici.
4. Donnez le ton au niveau hiérarchique supérieur
Lors de la planification de votre déploiement, le fait d'impliquer des cadres dirigeants pour qu'ils soutiennent le changement peut contribuer à une plus grande acceptation par l'organisation. Outre vos sponsors exécutifs officiels, envisagez de demander à d'autres cadres dirigeants de promouvoir le changement. Ils peuvent par exemple simplement transmettre l'annonce à leurs services pour montrer leur accord et leur soutien. Nous recommandons également d'héberger une session de formation spécialement destinée aux cadres supérieurs afin qu'ils puissent découvrir l'impact sur leurs équipes.
L'adhésion des dirigeants accélère l'adoption. Aux côtés de votre sponsor exécutif, impliquez d'autres cadres dirigeants pour promouvoir le changement. Même de simples gestes de leur part, tels que la transmission des annonces de déploiement ou leur participation à une session de formation, montrent à leurs équipes que cette initiative est importante. Nous recommandons également d'organiser une formation dédiée aux dirigeants pour les aider à comprendre à la fois les outils et le point de vue de l'utilisateur.
5. Développez très tôt votre communauté de champions
Impliquez vos champions, à tous les niveaux, dès que possible. Leur enthousiasme et leur crédibilité contribuent à accélérer l'adoption au sein des services avant le déploiement à grande échelle. Un programme pilote pour les Champions leur permet de tester les outils en premier, d'intégrer leurs pairs et de fournir des commentaires précieux qui renforcent votre lancement à plus grande échelle. Les champions vous indiqueront si le message passe bien et où il peut être amélioré, vous donnant ainsi l'occasion de corriger le tir et d'augmenter le succès de votre déploiement.
6. Amusez-vous
Si cela est approprié, rendez l'adoption ludique en proposant des activités plus légères qui créent une dynamique et un engagement.
- Organisez des compétitions amicales entre les services sur l'utilisation des outils
- Essayez d'obtenir les cas d'usage les plus créatifs possible
- Présentez des réussites et des cas d'usage dans une newsletter mensuelle
7. Joignez le geste à la parole
Une démonstration sera toujours plus efficace que de simples instructions. Générez votre plan de formation en montrant aux utilisateurs comment les outils fonctionnent dans des scénarios réels.
- Organisez des sessions de déjeuner-formation où les équipes peuvent tester des applications sur le terrain
- Proposez une formation spécifique au service, adaptée à des cas d'usage réels (idéalement animée par des Champions)
- Enregistrez ces sessions pour les réutiliser dans le cadre de l'intégration de nouveaux employés
8. Assurez une boucle de feedback continue
Votre déploiement est plus efficace si les utilisateurs se sentent écoutés. Définissez la manière dont les commentaires seront collectés et traités, que ce soit via les Champions, les canaux Slack ou Teams, des enquêtes ou votre centre de services. Une bonne boucle de rétroaction vous aide à répondre rapidement à vos préoccupations, à identifier les bonnes pratiques et à suivre les résultats commerciaux liés à l'adoption. Une résistance peut apparaître, mais vous pouvez y remédier directement par le biais de communications qui réitèrent les raisons du changement, les moyens et le soutien que vous mettrez à disposition, ainsi que les canaux de retour d'information disponibles.

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