Guide d'adoption du cloud
Obtenez les ressources dont vous avez besoin pour élaborer et exécuter un plan de gestion des changements et d'adoption efficace
Guide Atlassian sur l'adoption et la gestion des changements
Dans ce guide, nous vous présenterons des conseils et des bonnes pratiques visant à assurer, à grande échelle, un déploiement fructueux d'Atlassian Cloud au sein de votre organisation, afin de vous permettre d'opérer des changements durables dans la façon dont les équipes travaillent et collaborent. Le guide explique comment définir votre vision, constituer votre équipe principale, définir les métriques de réussite, obtenir le soutien de la direction, créer une communauté d'utilisateurs intensifs, concevoir une stratégie de communication et mettre en place une formation et un support efficaces.
Pourquoi la gestion des changements est-elle si importante pour votre organisation ?
Nos clients font confiance à Atlassian pour booster les processus métier critiques. Alors qu'ils adoptent la transformation digitale et des méthodes de travail Agile, bon nombre d'entre eux migrent leurs kits d'outils vers Atlassian Cloud afin de réduire la surcharge, de réaffecter les coûts d'infrastructure, d'accélérer la productivité, et de profiter d'une certaine tranquillité d'esprit grâce à la sécurité et à la conformité intégrées.
Afin d'obtenir le retour sur investissement complet, il ne suffit pas d'acheter un abonnement. Vos équipes doivent aussi utiliser activement Atlassian Cloud pour optimiser leur travail quotidien. Le succès dépend de l'adoption, ce qui implique d'accompagner les utilisateurs à travers ce changement.
Pour tirer le meilleur parti de votre nouvel investissement dans le cloud, vos équipes doivent établir une routine cohérente sur la manière dont elles utilisent les applications pour s'aligner et collaborer. Atlassian Cloud fournit ce framework, offrant aux équipes des bonnes pratiques reproductibles pour collaborer, partager leurs connaissances et évoluer à grande échelle. Au fil du temps, ces routines se transforment en habitudes qui renforcent le travail d'équipe et ont un impact commercial durable.
C'est pourquoi il est essentiel d'élaborer un plan de gestion des changements efficace. De l'adhésion des intervenants à la formation des utilisateurs, un plan bien conçu aide les équipes à adopter de nouveaux outils, à réussir leur migration et à tirer profit à long terme d'Atlassian Cloud. Nous allons découvrir tout cela en détail.
Un changement durable demande du travail
Une chose est sûre : d'une manière ou d'une autre, le changement provoque chez chacun d'entre nous un sentiment d'épuisement. Qu'il s'agisse d'un nouvel outil ou d'une nouvelle procédure à suivre, c'est comme si des changements se produisaient en permanence. Cet aspect doit être pris en compte, non seulement en cas de changements technologiques ou logiciels, mais aussi dans l'élaboration du plan de déploiement d'un quelconque changement auprès des équipes. Afin de minimiser les frictions dues au changement, il convient que toutes les composantes agissent dans le même sens. Cela signifie que les personnes, les processus et les outils doivent œuvrer de concert afin d'aboutir au changement et de garantir sa pérennité.
En fin de compte, l'adoption durable dépend de la façon dont le changement est ressenti au jour le jour. Lorsque les utilisateurs bénéficient d'avantages tangibles, tels que des résultats plus rapides, une réduction du travail manuel et de nouvelles possibilités, ils sont bien plus susceptibles d'accepter le changement. Efforcez-vous de créer un environnement dans lequel vos utilisateurs souhaitent réellement utiliser les outils cloud, car ils facilitent le travail et permettent d'obtenir de meilleurs résultats.
Les avantages d'un programme d'adoption et de gestion des changements efficace
Un programme stratégique d'adoption et de gestion des changements produit trois résultats essentiels :
1. Augmentation de la productivité
Une gestion des changements appropriée, associée à une formation et à un support ciblés, permet aux utilisateurs d'être opérationnels dès le premier jour. Au lieu de rechercher des identifiants de connexion ou de la documentation, les équipes restent concentrées sur les objectifs métier qui génèrent des résultats.
2. Réduction du Shadow IT
En déployant les applications Atlassian de manière stratégique, les équipes savent quand et comment utiliser chaque application en fonction de leurs besoins spécifiques. Si les exigences technologiques sont satisfaites grâce à des canaux de formation et de feedback appropriés, les équipes ne rechercheront pas d'alternatives non autorisées susceptibles de créer des risques techniques, de facturation et de sécurité.
CONSEIL : utilisez la découverte de produits automatique (disponible avec Atlassian Guard ou Cloud Enterprise) pour identifier les instances non autorisées au sein de votre organisation et les regrouper sous la gestion informatique officielle.
3. Gain de temps et d'argent
Un plan de migration complet avec un déploiement réfléchi permet de réduire le nombre de tickets de support après la migration et d'éviter des reprises coûteuses. Les équipes qui ne s'adaptent pas aux changements nécessitent souvent des réimplémentations coûteuses.
Obstacles courants à une adoption réussie
Malgré les avantages ci-dessus, le changement se produit rarement de manière organique. Les obstacles les plus fréquents sont les suivants :
- Inertie et résistance aux nouveaux procédés
- Des objectifs mal alignés entre les équipes métier et informatiques
- Un faible soutien de la part des principaux décideurs
- Un calendrier des phases de déploiement confus
- Une proposition de valeur pas assez claire pour les utilisateurs finaux
- Une surcharge d'outils sans directives d'utilisation
L'introduction d'un plan de gestion des changements permet aux équipes de comprendre ce qui change, comment, pourquoi et quand, tout en leur fournissant les connaissances et les ressources nécessaires pour réussir. Dans le reste de ce guide, vous trouverez les étapes qui ont fait leurs preuves pour vous préparer au changement et favoriser une adoption à long terme.
CONSEIL : téléchargez notre modèle de plan de gestion des changements pour organiser votre transformation numérique et appliquer les stratégies décrites dans ce guide. Le modèle de plan de gestion des changements vous guide dans la planification et l'exécution de votre migration vers le cloud tout en tenant toutes les parties prenantes informées et engagées.
Étape 4 : Définir le périmètre du déploiement
Votre stratégie de déploiement donne le ton pour l'adoption. Que vous procédiez par étapes ou en une seule fois, choisissez l'approche qui correspond le mieux à la taille, à la culture et aux objectifs de votre organisation. Un périmètre clairement défini permet aux équipes de savoir à quoi s'attendre et renforce leur confiance dans le changement.
Déploiement de grande envergure
Introduisez Atlassian Cloud dans l'ensemble de votre organisation en une seule fois grâce à une approche « lift and shift ». Cette méthode est particulièrement efficace pour les transformations numériques à l'échelle de l'entreprise ou les initiatives menées par la direction, car elle permet d'obtenir un alignement et une dynamique instantanés.
Déploiement progressif
Déployez par service ou par groupe pilote, en appliquant les leçons apprises à chaque nouvelle phase. Cette approche permet d'apporter un soutien ciblé, de réduire les risques et de créer rapidement des success stories qui suscitent l'enthousiasme.
Hiérarchiser les services
Si vous optez pour un déploiement progressif, commencez par les services qui collaborent étroitement. Ces utilisateurs utilisent généralement les mêmes outils et peuvent travailler ensemble pour normaliser les nouveaux processus. Cela vous aidera à prioriser les cas d'usage par la suite (détaillés à l'étape 5). Vous devriez peut-être également envisager des équipes ou des services réputés pour être ouverts au changement, afin de vous heurter à moins de résistance au départ.
Quelle que soit l'approche que vous choisissez, veillez à tenir compte de la formule du changement :
- Qui est concerné ? (Personnes)
- Comment ces personnes seront-elles affectées ? Qu'est-ce qui va changer ? (Processus)
- Quels outils seront utilisés ? (Outils)
CONSEIL : si vous migrez plus de 1 000 utilisateurs, contactez les experts Atlassian pour valider votre approche. Des conseils personnalisés vous garantissent un déploiement fluide, évolutif et optimisé pour réussir.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Étape 6 : Identifiez les principaux cas d'usage
L'adoption est réussie lorsque les équipes constatent que des problèmes concrets ont été résolus. Concentrez votre déploiement sur les cas d'usage les plus importants pour chaque service, afin que les utilisateurs puissent immédiatement intégrer les apps Atlassian à leur travail quotidien.
Découvrir les défis
Pour cela, vous devez identifier les défis actuels et déterminer comment vous pouvez utiliser les apps Atlassian pour vous aider à les relever. Collaborez avec les experts métier pour identifier les difficultés rencontrées par les équipes. Demandez-leur où les processus ralentissent, où les transferts échouent et où le travail se perd. Ces défis constituent vos meilleurs points d'entrée pour l'adoption.
Définir les cas d'usage
Une fois que vous aurez défini le périmètre de votre déploiement et que vous aurez classé par ordre de priorité les services qui procéderont en premier à l'implémentation, vous pourrez choisir les cas d'usage par service. Là encore, travaillez avec vos experts métier pour identifier les cas d'usage appropriés, car ceux-ci peuvent être différents dans le cloud ou être entièrement nouveaux.
Voici un exemple de la manière dont vous pourriez identifier les cas d'usage que vous aimeriez voir apparaître dans chaque service (ou dans l'ensemble de l'organisation) :
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Vous risquez de trouver plus de cas d'usage que vous ne pouvez en gérer à la fois, alors commencez modestement et priorisez ceux par lesquels vous souhaitez commencer. Priorisez en fonction de l'impact métier et de la préparation de l'équipe, puis lancez un projet pilote avec un groupe volontaire. Les premiers succès créent des études de cas internes et une dynamique favorable à un déploiement plus large.
Étape 7 : Élaborez votre plan de formation et de support
La formation permet aux équipes de se sentir à l'aise avec Atlassian Cloud dès le premier jour. Un plan bien pensé fournit aux utilisateurs les connaissances dont ils ont besoin et crée des canaux de support continus qui favorisent l'adoption à long terme.
Concevoir des formations adaptées à tous les apprenants
Proposez des ressources sous différents formats afin de répondre aux différents styles d'apprentissage, tels que des guides écrits, des vidéos et des démonstrations interactives. Concentrez-vous sur les tâches que les utilisateurs effectuent le plus souvent, comme la création de tickets Jira ou la modification de pages Confluence, afin que la formation soit immédiatement pertinente.
Créer des checklists d'intégration
Fournissez une checklist simple aux nouveaux utilisateurs, couvrant à la fois les tâches universelles (par exemple, le réglage des fuseaux horaires) et les configurations propres à votre organisation. Des instructions claires réduisent la confusion et accélèrent la prise en main des nouveaux outils cloud.
Vous pouvez également rediriger les utilisateurs vers nos modules de formation à la demande afin de mettre en évidence les différences entre les offres autogérées et cloud, ce qui facilite la transition vers Jira, Confluence et Jira Service Management.
Renforcer les compétences de vos informaticiens et champions
Formez votre réseau d'administrateurs informatiques et de champions aux côtés des utilisateurs finaux. Ainsi, votre équipe de support sera prête à résoudre rapidement les tickets, tandis que les champions pourront répondre aux questions et partager les bonnes pratiques au sein de leurs équipes.
Offrir un support continu
Configurez des canaux Slack ou Teams où les utilisateurs peuvent poser des questions et obtenir des réponses rapides. Encouragez les champions à surveiller ces espaces, afin d'étendre le support au-delà du service informatique.
CONSEIL : utilisez ce guide et la FAQ comme base de formation aux applications cloud. Il inclut les changements importants à aborder avant le lancement et répond aux questions fréquemment posées par les nouveaux utilisateurs.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Comment identifier les champions ?
Vous souhaitez créer une communauté de Champions... C'est un bon début, mais comment identifier les bonnes personnes ? Commencez par celles qui font déjà preuve d'un fort engagement. Les journaux d'audit peuvent vous aider à repérer les utilisateurs intensifs qui se connectent, créent des tickets Jira ou modifient des pages Confluence de manière régulière. À partir de là, élargissez cette approche à d'autres collègues motivés, même s'ils ne sont pas des experts techniques.
Vous pouvez consulter les journaux d'audit en accédant à Paramètres > Système > Audit
CONSEIL : consultez notre documentation de support pour en savoir plus sur les activités d'audit dans Jira Cloud et Confluence Cloud.
Les entreprises qui possèdent plusieurs apps Atlassian peuvent effectuer des recherches similaires à l'aide de journaux d'audit à l'échelle de l'organisation qui affichent les données de tous les produits Cloud dans une seule vue. Dans votre organisation sur admin.atlassian.com, accédez à Sécurité > Surveillance > Journal d'audit pour rechercher les principales actions intégrées à l'application, notamment :
Logged in to account (Connecté au compte)
A créé un site
A supprimé une page Confluence
REMARQUE : pour accéder aux journaux d'audit de l'organisation, vous devez posséder un abonnement actif à Atlassian Guard Standard, qui est inclus dans toutes les offres Enterprise ou peut être acheté séparément. Le suivi des activités créées par les utilisateurs à l'aide de journaux d'audit à l'échelle de l'organisation est exclusivement disponible avec les offres Enterprise.
CONSEIL : si vous disposez d'une offre Premium ou supérieure, utilisez les Analyses Confluence pour mettre en avant vos contributeurs les plus actifs.
1. Changement = Personnes + Processus + Outils
Le secret d'un changement réussi, c'est l'humain. De nombreuses initiatives rencontrent des difficultés parce qu'elles se concentrent uniquement sur les processus ou les technologies. Réfléchissez à la manière dont chaque rôle, équipe ou service sera affecté, et répondez clairement à la question : « Quels sont les avantages pour moi ? ». Si les employés constatent à quel point ce changement pourrait faciliter leur travail, ils sont plus susceptibles de l'adopter.
2. L'adoption est un processus continu.
Communiquer sur le changement n'est que le début. Sa véritable adoption prend du temps, car les gens doivent en prendre connaissance, l'accepter et s'adapter. Renforcez votre message par des mises à jour régulières et n'oubliez pas que la technologie évolue également. Tenez les utilisateurs informés des nouvelles fonctionnalités et des améliorations afin que l'adoption continue d'augmenter.
CONSEIL : si vous disposez déjà d'une newsletter, d'un intranet ou d'un canal Slack/Teams, pensez à communiquer des conseils et astuces, les points forts des nouvelles fonctionnalités et les possibilités de formation chaque mois.
3. Rencontrez les utilisateurs où ils se trouvent
Montrez aux équipes comment les nouvelles applications s'intègrent à leurs workflows existants. Soyez clair sur ce que le nouveau processus ou outil remplacera, et reliez l'adoption directement à leur travail quotidien. L'empathie est essentielle : lorsque les utilisateurs voient de la continuité plutôt que des perturbations, le changement semble gérable.
CONSEIL : démontrez comment les apps Atlassian telles que Jira s'intègrent à des outils tels que Slack. Les intégrations facilitent les transitions et montrent aux utilisateurs comment le Cloud améliore leur travail plutôt que de le perturber. Pour en savoir plus sur les intégrations, cliquez ici.
4. Donnez le ton au niveau hiérarchique supérieur
Lors de la planification de votre déploiement, le fait d'impliquer des cadres dirigeants pour qu'ils soutiennent le changement peut contribuer à une plus grande acceptation par l'organisation. Outre vos sponsors exécutifs officiels, envisagez de demander à d'autres cadres dirigeants de promouvoir le changement. Ils peuvent par exemple simplement transmettre l'annonce à leurs services pour montrer leur accord et leur soutien. Nous recommandons également d'héberger une session de formation spécialement destinée aux cadres supérieurs afin qu'ils puissent découvrir l'impact sur leurs équipes.
L'adhésion des dirigeants accélère l'adoption. Aux côtés de votre sponsor exécutif, impliquez d'autres cadres dirigeants pour promouvoir le changement. Même de simples gestes de leur part, tels que la transmission des annonces de déploiement ou leur participation à une session de formation, montrent à leurs équipes que cette initiative est importante. Nous recommandons également d'organiser une formation dédiée aux dirigeants pour les aider à comprendre à la fois les outils et le point de vue de l'utilisateur.
5. Développez très tôt votre communauté de champions
Impliquez vos Champions le plus tôt possible. Leur enthousiasme et leur crédibilité contribuent à accélérer l'adoption au sein des services avant le déploiement à grande échelle. Un programme pilote pour les Champions leur permet de tester les outils en premier, d'intégrer leurs pairs et de fournir des commentaires précieux qui renforcent votre lancement à plus grande échelle.
6. Amusez-vous
Si cela est approprié, rendez l'adoption ludique en proposant des activités plus légères qui créent une dynamique et un engagement.
- Organisez des compétitions amicales entre les services sur l'utilisation des outils
- Essayez d'obtenir les cas d'usage les plus créatifs possible
- Présentez des réussites et des cas d'usage dans une newsletter mensuelle
7. Joignez le geste à la parole
Une démonstration sera toujours plus efficace que de simples instructions. Générez votre plan de formation en montrant aux utilisateurs comment les outils fonctionnent dans des scénarios réels.
- Organisez des sessions de déjeuner-formation où les équipes peuvent tester des applications sur le terrain
- Proposez une formation spécifique au service, adaptée à des cas d'usage réels (idéalement animée par des Champions)
- Enregistrez ces sessions pour les réutiliser dans le cadre de l'intégration de nouveaux employés
8. Assurez une boucle de feedback continue
Votre déploiement est plus efficace si les utilisateurs se sentent écoutés. Définissez la manière dont les feedbacks seront collectés et traités, que ce soit via les Champions, les canaux Slack ou Teams, des enquêtes ou votre centre de services. Une bonne boucle de feedback vous aide à répondre rapidement à vos préoccupations, à identifier les bonnes pratiques et à suivre les résultats commerciaux liés à l'adoption.