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Kit d'outils pour l'adoption du cloud

Modèles d'e-mail pour lancer un plan de communication et tenir les équipes informées tout au long du déploiement de l'offre Cloud

Sommaire

Modèles d'e-mails et de bannières d'annonce pour présenter les apps Atlassian Cloud

La réussite de votre migration vers le cloud dépend de la prise de conscience de vos équipes quant à cette migration et de leur adoption effective des nouvelles applications cloud. À ce stade de votre migration, vous êtes probablement conscient de l'importance d'une communication réfléchie dans le cadre de votre plan de gestion des changements. Les équipes devront entendre le message plusieurs fois et de différentes manières avant d'apporter un changement. En laissant à vos équipes le temps nécessaire pour s'habituer au nouveau changement, vous vous assurez qu'elles y seront réceptives et prêtes lorsque celui-ci sera mis en œuvre. Lorsque le message provient d'une personne de confiance, elles sont plus enclines à écouter.

Pour faciliter la mise en œuvre du cloud auprès de vos équipes, nous avons conçu une série de modèles d'e-mails et de bannières d'annonce modifiables destinés à les informer de ce lancement.

Qu'est-ce qu'une bannière d'annonce ?

Les bannières d’annonce sont des notifications placées en haut des interfaces utilisateur des applications Atlassian visant à attirer l'attention, et à fournir aux utilisateurs un accès simple et immédiat aux informations essentielles. La configuration des bannières d’annonce peut être effectuée par des administrateurs ou des personnes disposant des privilèges d’administration appropriés dans les apps Atlassian, comme Jira et Confluence.

Quand utiliser ces modèles

Ces modèles d’e-mails et de bannières d’annonce sont conçus pour sensibiliser les utilisateurs à la nouvelle expérience cloud et pour favoriser son adoption.

Comment utiliser ces modèles

  • Déterminez les canaux que vous utiliserez pour chaque communication. Ces modèles sont conçus comme des e-mails et des bannières d'annonce intégrées aux applications. Si vous décidez d'utiliser Slack, MS Teams ou une autre plateforme, vous devrez actualiser la copie en conséquence.
  • Définissez les destinataires pour chaque type de communication. Par exemple, certaines communications peuvent ne concerner que les administrateurs ou votre équipe de déploiement, tandis que d'autres doivent être transmises à tous les utilisateurs. Évaluez selon les besoins qui doit recevoir l'information et à quel moment.
  • Copiez le modèle fourni ci-dessous et collez-le dans un nouvel e-mail, une nouvelle bannière d'annonce ou tout autre outil de communication de votre choix.
  • Personnalisez le [ variable ]. Vous pouvez personnaliser le nom de l'application (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, etc.) à différents endroits. En fonction de la ou des applications que vous lancez, vous devrez actualiser le texte.
  • Ajoutez du contexte supplémentaire pour aider vos utilisateurs à comprendre comment et pourquoi votre organisation adopte Atlassian Cloud.
  • Supprimez tout contenu qui n'est pas pertinent pour vos utilisateurs.
  • Lorsque vous utilisez des modèles d'e-mails, envoyez-les à vos utilisateurs en les invitant à essayer les nouvelles applications et à donner leur avis en réponse.

CONSEIL : envisagez de personnaliser davantage ces modèles pour des fonctions ou des services spécifiques qui perçoivent peut-être le changement différemment. Par exemple, si vous déployez Confluence Cloud pour la première fois auprès de l'équipe financière, le message envoyé devra être différent de celui transmis aux équipes de développement lors du déploiement de Jira Cloud.

Modèles d'e-mails et de bannières d'annonce

Annonce concernant Atlassian Cloud

Ces cinq premiers modèles d'e-mails doivent être envoyés avant que n'ait lieu la migration afin de vous assurer que les équipes utilisant les produits Data Center sont informées et bien préparées aux changements à venir.

E-mail

objet :

Nous prévoyons de migrer vers Atlassian Cloud ! [ Nom d'une ou des applications, le cas échéant ]

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,
En [ année ], nous allons migrer [ nom(s) du/des produit(s) ] de Data Center vers Atlassian Cloud.

Pourquoi Atlassian Cloud ?

Nous migrons vers le cloud afin de :

  • Regrouper le travail sur une plateforme cloud connectée où les équipes, les outils et les données sont centralisés
  • Bénéficier d'expériences intelligentes, telles que Rovo, qui réduisent les changements de contexte et accélèrent les workflows
  • Réduire les frais administratifs liés à la gestion de l'infrastructure sur site
  • Accéder à de nouvelles fonctionnalités cloud, à une sécurité renforcée et à une évolutivité élastique

Vous trouverez ci-dessous des informations concernant la migration vers Atlassian Cloud, y compris où obtenir plus de détails.

Quand aura lieu la migration ?

La migration sera finalisée au [ trimestre , année ]. Un calendrier général présentant les principales étapes menant à la migration est disponible ici [ URL ].

Qui est concerné ?

Tous les utilisateurs de [ Nom d'une ou des applications], y compris les propriétaires, les administrateurs et les partenaires collaboratifs, migreront vers Atlassian Cloud.

Où puis-je obtenir des informations supplémentaires ?

Notre hub de migration [ URL ] contient une FAQ, les dernières annonces, des informations régulières et notre calendrier de migration. D’autres communications seront partagées dans les semaines et les mois à venir pour vous aider à vous préparer à la migration. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter sur le [ canal Slack ] ou à cette [ adresse e-mail ]

Merci,

[ Nom ]

Planification pour Atlassian Cloud

E-mail

objet :

Planification pour Atlassian Cloud : éléments migrés, nouvelles fonctionnalités et ressources de formation

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,
Veuillez trouver ci-dessous des informations détaillées sur ce qui sera migré vers Atlassian Cloud, un premier aperçu de Rovo et comment suivre davantage de formations.

Éléments migrés : voici un document évolutif [ URL ] qui contient une liste complète de ce qui sera migré ou non pour [ Nom d'une ou des applications ]. Ce document sera actualisé tout au long des phases de préparation et de test.

Office Hours : vous avez des questions sur ce qui va migrer ? Rejoignez-nous lors de l'une de nos prochaines sessions « Office Hours » [ URL ]. Vous ne pouvez pas y assister ? Nous veillerons à ce que les questions soient ajoutées à notre FAQ [ URL ].

Nouvelle fonctionnalité phare : Rovo ! Encouragez vos équipes de travailler plus intelligemment grâce à Rovo en intégrant l'IA à leurs tâches quotidiennes ! Pour en savoir plus, rendez-vous sur le Hub d’adoption Rovo.

Guides comparatifs :

Vous souhaitez suivre une formation complémentaire ? Nous avons compilé une liste de ressources de formation sur [ lien vers les supports de formation (matériel de formation personnalisé de votre organisation ou ressources issues de la liste élaborée par Atlassian) ] pour vous aider à être rapidement opérationnel.

Merci,

[ Nom ]

Invitation à participer aux tests d'acceptation utilisateur (UAT)

E-mail

objet :

Atlassian Cloud - Invitation à participer aux tests UAT

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,

Vous êtes invité à participer à nos prochains tests UAT pour Atlassian Cloud. Les tests UAT sont réservés à un groupe d'utilisateurs restreint, qui comprend [ ajoutez ici les noms des groupes d'utilisateurs ]. Vous trouverez plus de détails sur les attentes et les scénarios de test dans le hub UAT [ URL ]. Vous recevrez un e-mail au début de la semaine prochaine avec les dates confirmées, un guide UAT, des scénarios de test et des invitations à des sessions Office Hours facultatives.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter sur le [ canal Slack ] ou à envoyer une demande de support ici [ URL ]

Merci,

[ Nom ]

Les tests d'acceptation utilisateur (UAT) sont prêts à être effectués

E-mail

objet :

Les tests UAT Atlassian Cloud sont désormais disponibles !

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,

Notre nouvel environnement UAT Atlassian Cloud est prêt à être testé !

À quoi dois-je m’attendre ?

  • La phase UAT se déroulera du [ saisir les dates ]
  • Les fonctionnalités suivantes, disponibles en production, ne seront pas disponibles dans l’instance UAT :
    • Les notifications par e-mail et Slack seront désactivées
    • Les e-mails entrants seront désactivés
    • Les API qui n’ont pas encore été migrées devront être accessibles via ce lien [ URL ]
    • La liste complète des fonctionnalités indisponibles se trouve sur cette page [ URL ]

Comment puis-je effectuer les tests ?

Consultez notre page Instructions pour les tests UAT Atlassian Cloud [ URL ] pour plus d’informations.

Où puis-je obtenir de l'aide ?

Rejoignez nos sessions Office Hours sur l'UAT d'Atlassian Cloud ! Vous trouverez le calendrier ici [ URL ].

Des questions ? N’hésitez pas à nous contacter sur le [ canal Slack ] ou à envoyer une demande de support ici [ URL ].

Déploiement des produits Atlassian Cloud

E-mail

Objet :

Nous déployons [ Nom d'une ou des applications ] Cloud

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,
Comme vous le savez, nous nous efforçons de migrer [ Nom d'une ou des applications ] vers le cloud. Ce changement vous permettra, à vous et vos équipes, de travailler plus efficacement, de bénéficier d'une interface utilisateur moderne et d'accéder plus rapidement à de nouvelles fonctionnalités.

La migration est en bonne voie et vos applications Cloud devraient être lancées le [ date ] à [ heure ]. Après la migration, vous assisterez à certains changements, et nous voulons nous assurer que vous êtes prêt.

  • Pendant la migration du [ date ] à [ heure ], d'une durée prévue de [ heures ], les applications suivantes ne seront pas disponibles :
    • [ Liste des URL Data Center ].
    • Veuillez planifier votre travail en fonction de cette fenêtre.
  • Au lancement, vous pourrez accéder à vos apps via les URL suivantes : [ https://votredomaine.atlassian.net/ ]
  • Après la migration, vous noterez peut-être certaines différences en termes de fonctionnalités, de terminologie et d'interface. Consultez [ ce/ces ] guide(s) de démarrage rapide pour avoir un aperçu de ces changements [ incluez uniquement les liens pertinents ci-dessous ] :
  • Nous avons compilé certaines ressources de formation sur [ lien vers les supports de formation (matériel de formation personnalisé de votre organisation ou ressources issues de la liste élaborée par Atlassian) ] pour vous aider à être rapidement opérationnel.

Pour un plan de projet détaillé et des informations supplémentaires, veuillez consulter : [ URL ].

Pour toute question concernant la période de migration, envoyez un e-mail à l'adresse [ adresse e-mail ].

Pour signaler des problèmes après la migration, veuillez [ instructions ].

Merci,
[ Nom ]

Bannière d'annonce (pour les instances de Server ou de Data Center)

Le [date] à [heure], nous migrerons nos données [ nom du ou des produits ] vers le Cloud. Pendant cette période, les applications actuelles seront indisponibles. Veuillez suspendre tous les ajouts et toutes les modifications jusqu'à ce que nous ayons annoncé que le projet de migration est terminé. Une fois la migration terminée, nous vous enverrons des informations de connexion et des détails pour vous aider à démarrer sur le Cloud. Pour plus d'informations sur ce projet, veuillez consulter [Annonce vidéo, canal Slack, page Confluence,etc.].

La migration vers Atlassian Cloud est terminée : MERCI !

E-mail

objet :

Merci pour votre soutien lors de la migration vers Atlassian Cloud.

contenu :

Bonjour,

Nous sommes ravis d’annoncer que la migration vers Atlassian Cloud s’est déroulée avec succès. [ Nom d'une ou des applications ] est/sont désormais disponible(s) dans le cloud depuis aujourd’hui, [ Date ].

Merci à toutes les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier à notre équipe de direction.
Vos conseils et votre soutien ont été essentiels à notre réussite.

[ Ajouter une ou deux phrases pour chaque groupe impliqué dans la migration - voir l’exemple dans le paragraphe suivant ]

Nous tenons également à remercier l'équipe [ Nom de l’équipe de migration ] pour son travail acharné et son dévouement. Elle a joué un rôle déterminant en veillant à ce que les instances sur site restent opérationnelles, en mettant en place les instances héritées et en gérant les redirections dès le premier jour.

Nous sommes convaincus que cette migration sera un actif précieux pour nos équipes. Elle nous permettra de travailler et de collaborer plus efficacement, et d'accéder plus rapidement à de nouvelles fonctionnalités.

Merci encore à toutes les personnes qui ont participé à ce projet. Nous sommes impatients de constater les avantages de cette migration dans les mois et les années à venir.

Cordialement,

[ Nom ]

Commencer à utiliser Atlassian Cloud

E-mail

Objet :

Commencez à utiliser [ Nom de l'application ] Cloud !

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,

La migration de [ Nom d'une ou des applications ] est terminée ! Vous pouvez désormais vous lancer en accédant aux nouvelles applications Cloud à l’adresse : [ URL ].

Mettez à jour vos favoris avec ce ou ces lieux et connectez-vous avec [ informations d'identification ].
Vous noterez certaines différences en termes de fonctionnalités, de terminologie et d'interface Consultez [ ce/ces ] guide(s) de démarrage rapide pour avoir un aperçu de ces changements [ incluez uniquement les liens pertinents ci-dessous ] :

1. Guide de démarrage rapide pour Confluence Cloud
2. Guide de démarrage rapide pour Jira Software Cloud
3. Guide de démarrage rapide pour Jira Service Management Cloud

Votre ancien site [ nom du produit ] sera disponible jusqu'au [ date/heure ] en lecture seule, puis sera fermé et archivé. [ Modifier le cas échéant ]

Des informations et des supports de formation supplémentaires sont disponibles sur : [ lien vers les supports de formation (matériel de formation personnalisé de votre organisation ou ressources issues de la liste élaborée par Atlassian) ]

Pour signaler un problème ou obtenir de l'aide, veuillez [ instructions ].

Pour des questions générales sur la migration, envoyez un e-mail à l'adresse [ adresse e-mail ].

Merci,
[ Nom ]

Bannière d'annonce (pour les instances Cloud)

La migration de [ Nom d'une ou des applications ] Cloud est terminée ! [ Cette/Ces ] nouvelle(s) application(s) Cloud [ est/sont ] située(s) à l'adresse : [ URL ]. Veuillez marquer d’un signet [ ce(s) lieu(x) ] et vous connecter avec [ informations d’identification ]. Des informations supplémentaires et du matériel de formation sont disponibles sur [ la page Confluence, le canal Slack, etc. ]. Cette application sera disponible pendant environ [ durée ], mais aucune nouvelle information ne peut être ajoutée et aucun changement ne peut être apporté. Pour signaler un problème ou obtenir de l’aide, veuillez [ instructions ].

Trucs et astuces pour Atlassian Cloud

E-mail

Objet :

Trucs et astuces pour [ Nom de l'application ] Cloud

contenu :

[ Ajoutez l'image de la bannière de l'organisation si elle est disponible ]

Bonjour,

Nous espérons que vous appréciez [ Nom de l'application ] Cloud et que sa prise en main s'est déroulée de manière fluide.

Maintenant que vous avez eu quelques semaines pour vous adapter, nous voulions partager certains des conseils, astuces et nouvelles fonctionnalités les plus populaires au sein de l'organisation :

  • Téléchargez les nouvelles apps mobiles pour pouvoir travailler où que vous soyez !
  • Abonnez-vous au blog Atlassian Cloud où les changements apportés aux applications sont annoncés chaque semaine afin de vous informer des dernières fonctionnalités
  • [ Ajoutez toutes les actions clés que vos utilisateurs devraient réaliser à ce stade ]

Des informations et des supports de formation supplémentaires sont disponibles sur : [ lien vers les supports de formation (matériel de formation personnalisé de votre organisation ou ressources issues de la liste élaborée par Atlassian) ]

Pour signaler un problème ou obtenir de l'aide, veuillez [ instructions ].

Merci,
[ Nom ]

Bannière d'annonce (pour les instances Cloud)

Nous espérons que vous avez apprécié [ Nom d'une ou des applications ] Cloud ! Pour rendre votre expérience avec [ Nom d'une ou des applications ] Cloud encore plus agréable, nous vous recommandons de consulter nos ressources et instructions sur [ la page Confluence, le playbook de l’entreprise, etc. ] pour utiliser le ou les outils au maximum de [ son/leur ] potentiel.

Demande de feedback sur Atlassian Cloud

E-mail

Objet :

Quel est votre avis sur [ Nom de l'application ] Cloud ?

contenu :

Bonjour,

J'espère que vous avez eu l'occasion de tester [ Nom de l'application ] Cloud. Si vous utilisez [ Nom de l'application ] Cloud, vous savez déjà que la version Cloud peut être utilisée pour toutes vos activités (et bien plus encore) et en moins de clics. De plus, elle permet de collaborer plus facilement avec les membres de votre équipe.

Vous utilisez [ Nom de l'application ] Cloud depuis maintenant 30 jours, et nous aimerions donc connaître votre avis. Merci de prendre quelques minutes pour répondre à notre enquête de satisfaction [ ajouter un lien ] pour partager votre opinion et vos commentaires concernant ces nouveaux produits. [ À modifier en fonction du mécanisme utilisé pour la collecte du feedback ]

[ Exemples de questions que vous pourriez inclure dans une enquête : ]
1. Quelle(s) application(s) utilisez-vous au quotidien ?
2. Sur une échelle de 1 à 10, êtes-vous à l'aise avec [ Nom de l’application] Cloud ?
3. Quels sont vos principaux cas d'usage avec [ Nom de l'application ] Cloud ?
4. Qu’est-ce qui fonctionne bien pour votre équipe aujourd'hui ?
5. Êtes-vous chargé de former votre équipe à l'utilisation de [ Nom de l'application ] Cloud ?
6. Souhaiteriez-vous bénéficier d'une formation et de ressources supplémentaires ? Pour quelles applications/fonctionnalités ?

Merci pour votre participation,
[ Nom ]

Bannière d'annonce (pour les instances Cloud)

Votre feedback est important ! Cela fait 30 jours que vous utilisez [ Nom d'une ou des applications ] Cloud, et nous aimerions donc connaître votre avis. Merci de prendre quelques minutes pour répondre à notre enquête de satisfaction [ URL ] et partager votre opinion et vos commentaires concernant ces nouveaux produits.

Annonce des mises à jour des fonctionnalités de l'application Atlassian

E-mail

Objet :

[ Nom de l'application ] Cloud n'a jamais été aussi simple ! Découvrez les nouvelles fonctionnalités

contenu :

Bonjour,

Bonne nouvelle ! Nous avons travaillé d'arrache-pied pour améliorer [ Nom de l'application ] Cloud et optimiser vos activités. Nous sommes donc très heureux de vous annoncer que les nouvelles fonctionnalités suivantes sont désormais disponibles :

  • [ Fonctionnalité 1 ] : grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez [ expliquer en quoi cette fonctionnalité bénéficiera à l'utilisateur ].
  • [ Fonctionnalité 2 ]: grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez [ expliquer en quoi cette fonctionnalité bénéficiera à l'utilisateur ].
  • [ Fonctionnalité 3 ]: grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pourrez [ expliquer en quoi cette fonctionnalité bénéficiera à l'utilisateur ].

Ces fonctionnalités sont conçues pour améliorer votre expérience intégrée de l'application et nous pensons que vous profiterez encore davantage de [ Nom de l'application ] grâce à ces mises à jour. Pour en savoir plus, consultez notre guide de l’utilisateur. [ Insérer un lien vers le guide de l’utilisateur/playbook sur les produits, la page Confluence ou le wiki, qui contiennent des informations supplémentaires sur l’utilisation des nouvelles fonctionnalités pour améliorer son workflow ].

Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant ces mises à jour, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support [ insérer un canal Slack (ou autre) permettant de contacter l'équipe de support ]. Nous sommes toujours là pour vous aider !

Si vous souhaitez vous tenir au courant des fonctionnalités à venir, abonnez-vous à la feuille de route Atlassian Cloud.

À bientôt,
[ Nom ]

Bannière d'annonce (pour les instances Cloud)

Nous avons amélioré [ Nom d'une ou des applications ] Cloud pour que vous puissiez travailler au mieux. Découvrez les nouvelles fonctionnalités qui sont désormais à votre disposition : [ ajouter un lien ]. Si vous avez des questions sur ces nouveautés, n’hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance [ ajouter un lien/des instructions ].

La communication constitue un parcours continu

Les modèles d'e-mail ci-dessus sont conçus pour des scénarios spécifiques, à savoir la présentation de vos apps Atlassian. Une fois vos utilisateurs opérationnels, vous pourrez diminuer la fréquence de vos communications. Mais n'allez pas trop loin : le silence radio est déconseillé. Nous vous recommandons d'utiliser le dernier modèle pour envoyer des newsletters mensuelles ou trimestrielles afin de mettre en avant les nouvelles fonctionnalités, les success stories et les cas d'usage des apps Atlassian. Ou, si vous avez déjà mis en place une newsletter informatique reprenant les mises à jour apportées à votre ensemble d'outils, vous pouvez tout aussi bien intégrer des changements spécifiques d'Atlassian à votre newsletter existante.

CONSEIL : abonnez-vous à la feuille de route Atlassian Cloud pour vous tenir au courant des nouvelles fonctionnalités Cloud disponibles et à venir. Vous pourrez ainsi planifier des tests d’acceptation utilisateur supplémentaires et préparer vos utilisateurs.

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